Detalhe do Case

Título: Congresso Internacional de Citricultura (Internacional Citrus Congress ? ICC)
Local: Mabu Thermas & Grand Hotel ? Foz do Iguaçu, Paraná.
Data: 18 a 23 de setembro de 2016
Periodicidade: De 4 em 4 anos
Abrangência: Internacional
Site do evento: http://www.icc2016.com
Resumo da programação científica: 18 sessões científicas simultâneas, 10 palestras principais, 9 workshops além de 3 eventos paralelos de abrangência internacional.
Entidades promotoras: Instituto Agronômico do Paraná (IAPAR), Instituto Agronômico de Campinas(IAC), Sociedade Internacional de Citricultura.

Realizado desde o ano de 1973, o ICC é o congresso mais importante de citricultura do mundo. O evento já aconteceu em todos os continentes, tendo em 2016 sua primeira edição no Brasil com 1009 participantes de 35 países. A maioria dos congressistas eram estrangeiros, representando 71% do número de inscritos. Os países com maior número de representantes além do Brasil foram: Estados Unidos (99), Argentina (65), China (48), México (34), Uruguai (30), Espanha (23), entre outros.

Com o tema ?Citricultura Sustentável: o papel do conhecimento aplicável?, o Congresso Internacional de Citricultura foi construído usando cinco pilares maiores para o sucesso total: presença dos melhores palestrantes mundiais; Seções plenárias paralelas visando cobrir o estado de arte de 18 campos científicos; Tours pré e pós-evento em para importantes regiões produtoras de citros do Brasil e Argentina; Show room tecnológico com a exposição de 30 empresas do setor, proporcionando networking e novos negócios.

A programação social foi de alto nível com diversas atrações para proporcionar o relacionamento entre os participantes e a oportunidade de conhecer a cultura brasileira.

Organização: F&B Eventos. A F&B eventos é uma empresa de destaque nacional, que atua na organização de eventos científicos e corporativos em todo o país e no exterior. Com uma equipe altamente qualificada, a empresa possui um portfolio extenso, tendo atendido mais de 150.000 participantes, construindo ao longo de sua história, sólida reputação, resultado do comprometimento nos trabalhos em que atua.

Com a grande responsabilidade de organizar pela primeira vez o maior evento internacional no ramo de citricultura em solo brasileiro, a F&B eventos teve o desafio de realizar um evento que superasse as expectativas de diversos participantes internacionais, e que mostrasse as grandes qualidades do Brasil e sua potência no mercado e pesquisa de Citricultura.
A F&B desenvolveu todas as peças gráficas do evento, já que não existia um layout pré-definido. Em 2014 foi criada a logomarca e a partir daí, todos os materiais de divulgação.
Um ponto forte do trabalho da F&B é a elaboração do projeto de comercialização do evento, em que constam todas as peças disponíveis para a venda, os valores e o layout tentativo de cada peça. Este material foi enviado para mais de 300 empresas possibilitando assim a captação de patrocínio com eficiência proporcionando expressiva lucratividade para o promotor do ICC.
Durante todo o congresso foram utilizados elementos ligados a citricultura, na entrada do Resort foram colocadas bandeiras sinalizando o evento e também um balão gigante em formato de laranja, a secretaria do evento e os auditórios foram construídos por uma empresa de cenografia , na passagem do auditório para área de estandes, foi construída uma ponte que estimulava a parte sensorial das pessoas que ali passavam, com cheiros cítricos e a sensação do participante estar caminhando por um pomar com plantas reais e imagens cenográficas e sons de pássaros, no fim da caminhada o participante se deparava com uma gigante caixa de laranjas que representa o Brasil com o maior produtor de laranja do mundo, foram necessários 300 quilos de frutas selecionadas para montar a caixa super cênica. que foi a sensação do evento, chamando a atenção de emissoras de TV para o local.
Muitos estande foram construídos com elementos ligados ao tema e decorados com frutas cítricas apresentando o colorido laranja, verde que chamou a atenção dos participantes.

Foi possível oferecer ao público uma programação com alta qualidade científica, atendimento de qualidade pré, durante e pós-evento, elementos visuais de alta qualidade e experiência das melhores características brasileiras.
Nessa edição o congresso criou o Prêmio Jovem Cientista, a fim de promover os esforços de pesquisadores da carreira inicial.

Durante o evento a F&B teve a preocupação de apresentar para os participantes a cultura brasileira.
Os participantes foram recepcionados por apresentação de música brasileira executada por uma violinista. No término da solenidade de abertura os participantes tiveram uma surpresa especial, após a abertura das portas de saída do auditório principal a bateria da Mangueira aguardavam os mesmos com mestre sala e porta bandeira e muito samba conduzindo os participantes até o coquetel de abertura do congresso.
O coquetel na beira da piscina contou com show de Samba pela bateria da Mangueira do Rio de Janeiro com ilha de caipirinhas e decoração especial.
O jantar de confraternização também teve apresentação de banda de músicas nacionais no Hotel Recanto das Cataratas com chef formado na escola renomada de gastronomia Le Cordon Bleu, o qual executou pratos utilizando ingredientes cítricos em homenagem ao congresso.
Durante os intervalos da programação do evento foram servidos coffee-breaks sempre acompanhado de sucos e produtos cítricos.
No terceiro dia do evento os participantes fizeram um Tour no Complexo binacional de Itaipu e nas Cataratas do Iguaçu.

Buscando um evento diferenciado e que impactasse os seus participantes, desde o início do evento até o final, foram pensados acontecimentos que pudessem agregar à experiência total do evento mostrando sempre a beleza brasileira.
Logo no primeiro dia de evento em sua recepção de boas vindas, com grande pompa, samba e alegria, a Estação Primeira de Mangueira surpreendeu a todos no Mabu Thermas & Grand Hotel, com um show de dar orgulho do Brasil. Além disso, um cardápio planejado com comidas típicas brasileiras valorizando principalmente ingredientes cítricos e caipirinhas receberam os convidados em Foz do Iguaçu. A preocupação com o cardápio típico foi inserida em todas alimentações do evento.
Apesar de o evento ter superado as expectativas do público em geral, a comissão organizadora encontrou diversos desafios durante o seu planejamento. Ocorrido no mesmo ano das Olimpíadas, o alto custo de passagens aéreas principalmente para os participantes internacionais, o aumento geral dos preços de compras, juntamente com o auge da epidemia de dengue no Brasil, preocupou não apenas a comissão organizadora, mas também diversos participantes internacionais. A F&B Eventos, preocupada com as possíveis repercussões, realizou um levantamento de casos de Zika em Foz do Iguaçu e proximidades, juntamente com a Prefeitura de Foz do Iguaçu. Apenas dois casos foram registrados e a Prefeitura declarou a cidade como uma área não endêmica. Esse retorno foi encaminhado para os participantes por e-mail, tranquilizando a todos e possuindo um retorno de público recorde do evento.
Outro diferencial foi a proposta de um corredor com plantas de laranja e produção sonora com barulhos da natureza, perfumando o caminho dos estandes. Além disso, para interatividade com os participantes do evento, no painel de videowall, era colocado informações do evento e frases de feedback de participantes em tempo real.
Diversos itens foram distribuídos para os participantes do evento, sendo alguns deles mouses pads, bolsas, camisetas com ?Bem vindo? escrito em diversas línguas, e brindes especiais para os palestrantes: geleias cítricas. Com o cuidado e atenção com tudo do evento e todos, pode-se afirmar que o evento concluiu com impressão positiva do Brasil, melhorando sua imagem. Todas as etapas foram executadas e finalizadas com perfeição com um ótimo retorno dos participantes e comissões, resultando em um sucesso total de evento.

Apesar dos grandes desafios e de sua primeira vez no Brasil, o Congresso Internacional de Citrus foi considerado um grande sucesso por todos e ultrapassou as expectativas. Lotando a capacidade do hotel sede do evento, Mabu Thermas Grand Hotel, foi recebido mais de 15 países diferentes. Seu grande público e apoio das entidades patrocinadoras resultou em lucro expressivo.
O Congresso movimentou e repercutiu bastante na mídia, com 21 matérias em sites internacionais, 104 matérias em sites nacionais, 11 matérias para a televisão, 06 matérias para jornais impressos e 02 revistas. Todas as publicações retratavam o Congresso de maneira positiva, sendo outro componente de avaliação do resultado do evento.
A reutilização de materiais é um componente importante para a promoção de sustentabilidade, sendo um fator que a F&B Eventos se preocupa em seus eventos e em sua diretriz. Além disso, na programação do evento, foram discutidos diversos assuntos sobre responsabilidade ecológica e sustentável, promovendo a conscientização dos participantes.
O ICC teve um expressivo lucro financeiro para a comissão organizadora do evento, muito maior do que o esperado, possibilitando o financiamento de várias atividades de pesquisa nacionais e internacionais.
Os expositores também fizeram muitos negócios no evento e ficaram muito satisfeitos pela participação.
Além dos lucros diretamente aplicados nas instituições promotoras do evento, o ICC movimentou todo o setor econômico da cidade de Foz do Iguaçu. Segundo dados do Convention & Visitors Bureau, o gasto médio de um congressista, não residente na cidade do evento, é de R$ 350,00 por dia. Enquanto um participante residente gasta R$ 50,00. Desta forma o ICC gerou uma renda de R$ 1.400.000,00 para Foz do Iguaçu durante o evento. Renda que se distribui entre os mais diversos setores da economia local.
Outro ponto positivo foi que 90% dos participantes do evento se hospedaram nos hotéis credenciados ao evento, movimentando o setor hoteleiro.


Depoimentos:

?Esse congresso é muito bem organizado, mesmo em detalhes pequenos. A organização de congresso é algo extremamente difícil, pois apesar de o importante ser a parte científica, se o café for mal servido, é isso que as pessoas irão lembrar?.
LUIS NAVARRO, IVIA ? ESPANHA

 "Esta é a minha terceira viagem ao Brasil, desta vez foi muito impressionante, trazendo uma oportunidade a todos os cientistas para fazerem parte da comunidade internacional e trocar conhecimentos, fortalecendo conexões que podemos usar para resolver os problemas no mundo cítrico, isso é um tipo de laboratório ".
PROFESSOR ZORA SINGH, DA UNIVERSIDADE DE CURTIN / AUSTRÁLIA

"A organização do congresso é realmente boa. A escolha dos temas, a coordenação das discussões. O tema principal é muito interessante. Tudo o que posso dizer sobre a organização é muito favorável. Para nós, produtores de frutas frescas para exportação, o importante é o conhecimento e a tecnologia, principalmente a inovação sobre nossa maior ameaça: o HLB. Na região eu vivo na Argentina, não temos HLB, mas é necessário conhecer toda a experiência daqueles que estão lutando "
GLÓRIA PEREZ, AFINOA ? ARGENTINA

"O congresso está muito bem organizado, é uma oportunidade para discutir questões e idéias de pesquisa para o futuro. Mas, na minha opinião, a parte mais importante acontece aqui, na área de suporte, e não nas palestras. O lugar é acolhedor e confortável, algumas outras conferências em que eu estive não possuíam esse nível de organização. O ambiente realmente melhora as conversas que participam entre as sessões, entre pesquisadores, indústria e produtores. Sem problemas, sem erros, foi um bom trabalho ".
DR. ERAN RAVEH - CITRUS EXPERT DA ORGANIZAÇÃO DE INVESTIGAÇÃO AGRÍCOLA EM ISRAEL

"A impressão desde o início é muito boa, a festa da recepção foi realmente boa, ótimas conversações. Tudo está bem organizado ".
SHALOM SHMUELI, SERVIÇO DE EXTENSÃO DO MINISTÉRIO DA AGRICULTURA DE ISRAEL

Estou realmente impressionado com toda a organização e configuração. Com certeza, foi uma ótima idéia convidar todas as partes interessadas para Foz do Iguaçu, que é uma excelente localização. Além das conversas, para mim, o importante é que temos tantas empresas e pesquisadores aqui, e as redes foram excelentes até agora ".
KAI WIRTZ - GLOBAL PRODUCT MANAGER PARA BAYER CROPSCIENCE AG