Nos tópicos abaixo, apresentaremos as principais fases para a concretização da captação XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira, por meio do relato das estratégias e ações executadas pela equipe ao longo de 10 anos de trabalho:
a. Pesquisa
Com o trabalho contínuo de pesquisa do SPCVB, foi detectada a Conferência Nacional da Advocacia Brasileira, de grande representatividade, e com última edição em São Paulo em 1970. A possibilidade da primeira captação do referido evento, tornou-se um objetivo comum e cobiçado pelo São Paulo Convention & Visitors Bureau.
b. Apresentação e aproximação à entidade
Em 29 de abril de 2008, foi realizada reunião de apresentação do São Paulo Convention & Visitors Bureau para membros da Diretoria da OAB-SP. Após dois meses, a Diretora de Eventos Nacional ? Elenice Zaparoli, esteve em reunião com o Presidente da gestão vigente ? Dr. Luiz Flávio Borges D´Urso, para prospecção da XXI Conferência Nacional dos Advogados em 2011.
c. Postulação de Candidatura em 2010 para a XXI Conferência Nacional dos Advogados - Edição 2011
Em 2010 ocorreram diversas reuniões de planejamento para traçar as estratégias que seriam utilizadas no processo como um todo, assegurando a OAB-SP, suporte técnico, operacional e uma base de informações completa que garantissem que a cidade de São Paulo contava com as melhores condições de infraestrutura para a realização de um evento de grande porte e com sucesso garantido.
O conceito para elaboração do dossiê da candidatura foi apresentar as especificações técnicas da cidade, enfatizando a importância da nossa infraestrutura local, bem como ofertas de Centros de Convenções e Exposições para a realização do evento, meios de hospedagens, facilidade de acesso, transporte aéreo, rodoviário e terrestre, sem contar as opções de lazer, compras, gastronomia e cultura.
Determinados a captar tão representativo evento para a cidade, contemplamos todos os pré-requisitos exigidos pela entidade promotora, obtendo cartas de apoio junto a órgãos públicos das esferas municipal e estadual.
No dia 27 de julho de 2010, em Brasília/DF, foi feita apresentação e defesa de candidatura de São Paulo, durante reunião com Presidente e Diretoria do Conselho Federal da OAB.
Após o aceite da cidade como possível sede para 2011, em 25 e 26 de agosto de 2010 foram feitas visitas de inspeção nos seguintes espaços: Bar des Arts, Transamérica Expo Center, Hotel Transamérica São Paulo, Credicard Hall, Sheraton São Paulo WTC/ Golden Hall, Expo Center Norte, Novotel Center Norte e Tivoli São Paulo ? Mofarrej. Na ocasião estiveram presentes membros da Diretoria do Conselho Federal da OAB, bem como da OAB-SP.
Em 16 de setembro de 2010, recebemos um Ofício do Conselho Federal da OAB, solicitando planilha com custos para realização do evento.
Destinos concorrentes: Brasília/DF, Belo Horizonte/MG e Curitiba/PR.
Em 24 de setembro de 2010, foi decidido, pela Diretoria do Conselho Federal da OAB, que a cidade sede seria Curitiba, por melhor relação de custo/benefício.
d. Reaproximação à entidade
Em 2012, estivemos em reunião no Conselho Federal da OAB, em Brasília/DF, para reiterarmos a postulação da XXII Conferência Nacional dos Advogados para 2014. Manifestamos o interesse do SPCVB, novamente, para o Presidente da OAB-SP em sediar o citado evento.
e. Monitoramento de postulação de nova candidatura
Novas tentativas foram realizadas para prospecção da edição de 2014, porém, sem sucesso. São Paulo não concorreu no processo de candidatura.
f. Postulação de Candidatura em 2015 para a XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira - Edição 2017
Por solicitação da Seção OAB-SP, nos foi orientado retomar o contato na próxima troca de gestão para darmos início ao processo de candidatura. Sendo assim em 18 de dezembro de 2015, foi feita a primeira reunião para o mencionado evento.
Tendo a Seção São Paulo da Ordem dos Advogados demonstrado interesse em se candidatar à XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira para 2017, o SPCVB deu continuidade ao processo, oportunidade em que realizou diversas reuniões no início de 2016, bem como agendamento e acompanhamento da primeira Visita de Inspeção. A visita inaugural se deu, em março, no São Paulo Expo Exhibition & Convention Center. Àquela altura foi feita análise do espaço a fim de viabilizar a posterior visita do Presidente da OAB-SP.
Disponibilizamos banco de dados com prestadores de serviços associados ao SPCVB, através de envio de Oportunidade de Negócios para os segmentos de: Agências de Viagens, Turismo e Receptivo; Centros de Convenções; Promotores de Feiras e Organizadores de Eventos.
Recebemos Ofício do Conselho Federal da OAB com prazo para a entrega do Dossiê de Candidatura até dia 31 de julho de 2016, que deveria conter as seguintes informações: apresentação sucinta da cidade; opções de local para a realização do evento, com especificação das respectivas capacidades e, preferencialmente, anexo das plantas arquitetônicas dos espaços; sugestões de hotéis que possam servir de sede para o encontro; rede hoteleira disponível, com indicação do número total de leitos existentes; malha aérea acessível; detalhes sobre o turismo local, como gastronomia e lazer; patrocinadores potenciais; estimativa de orçamento global para a organização do evento.
No dia 12 de agosto de 2016 foi realizada visita de inspeção no São Paulo Expo Exhibition & Convention com o Dr. Marcos da Costa ? Presidente da OAB-SP e suas assessoras. Nos dias 23 a 26 do mesmo mês, as visitas ocorreram nos seguintes espaços: Anhembi Parque, Holiday Inn Parque Anhembi, Intercontinental São Paulo e Renaissance São Paulo Hotel.
A defesa da edição de 2017 foi um processo que contou com reuniões e visitas de inspeção do Conselho Federal da OAB e suas proponentes.
Por aclamação, no dia 21 de outubro de 2016, durante o 37° Colégio de Presidentes de subseções da OAB-SP, em Campinas/SP, foi definido que a cidade de São Paulo continha todos os pré-requisitos exigidos para realizar o evento em 2017, garantindo assim que a XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira seja realizada com sucesso (A Conferência neste ano será marcada por uma mudança em sua nomenclatura: deixa de ser ?dos advogados? para se chamar ?da advocacia?, contemplando as diferenças de gênero). Destacamos que o fator que contribuiu para esta conquista foi: a articulação com a entidade local, planejamento, projetos bem elaborados, e também foco e determinação em superar os desafios.
Em 08 de novembro de 2016, a Diretora de Eventos Nacional ? Elenice Zaparoli, esteve presente na Reunião do Conselho Pleno da OAB em Brasília/DF, juntamente dos Diretores da OAB-SP, do Instituto dos Advogados de São Paulo (IASP) e Associação dos Advogados de São Paulo (AASP) para o anúncio oficial da cidade sede da XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira, onde o Dr. Marcos da Costa referendou apresentando vídeo e material promocional da cidade.
g. Ações de Apoio Institucional ao evento captado
Em 19 de janeiro de 2017, foi realizada reunião na sede da OAB-SP, com membros da Diretoria objetivando a apresentação do briefing da XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira para os Organizadores de Eventos pré-selecionados pelo Conselho Federal da OAB, através da Oportunidade de Negócios enviada pelo SPCVB.
No dia 10 de abril de 2017, ocorreu o Lançamento Oficial da XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira na sede da OAB ? SP, com a participação da Diretoria do Conselho Federal da OAB e da Seção São Paulo da Ordem dos Advogados do Brasil.
No mesmo mês, devido à necessidade em complementar a experiência dos participantes do evento para aproveitar o Destino São Paulo, iniciamos a elaboração de um projeto junto ao Grupo MICA para verificar a possibilidade e viabilidade de criar um ?Restaurant Week? durante a semana do evento, com menu personalizado para o jantar através de reserva pelo aplicativo, objetivando atender a demanda de uma forma diferenciada. Após diversas reuniões o projeto foi aprovado e será colocado em prática durante o evento.
Com o propósito de facilitar o acesso dos advogados no deslocamento para a Conferência, a OAB-SP realizou reunião de planejamento em sua sede no dia 29 de maio de 2017, com a presença do Secretário Municipal de Mobilidade e Transportes, Sr. Sergio Henrique Passos Avelleda, diretores da OAB-SP e SPCVB.
Na semana seguinte, já na sede da Secretaria, com a presença de representantes do Conselho Federal da OAB, OAB-SP, SPCVB, EMTU, DSV, DTP, SPTRANS e Secretaria de Transportes Metropolitanos foram apresentadas estratégias para mobilidade no período do evento.
Reunião similar foi realizada também na Secretaria de Estado dos Transportes Metropolitanos.
No dia 24 de agosto de 2017, na sede da OAB-SP, estiveram presentes Diretores da SPTuris, SPCVB, OAB-SP e representantes da Gerência de Eventos do Conselho Federal da OAB, para alinhamento das ações de apoio institucionais para o bem receber de todos os participantes da Conferência, como: instalação da Central de Informação Turística, posto de atendimento diferenciado do DEATUR, materiais promocionais da cidade de São Paulo para os kits de boas vindas, elaboração de programação social.
Com o objetivo de destacar a grandiosidade do evento e a importância da arrecadação do RoomTax, promovemos as Palestras com os seguintes temas: "Como cumprir o Código de Defesa do Consumidor e Fidelizar o seu Cliente? e "Riscos Jurídicos Ocasionados pela Falta de Segurança do Hotel", com o apoio da OAB-SP, para a Rede Hoteleira no dia 12 de setembro de 2017, na sede da OAB-SP.
Ressaltamos que o São Paulo Convention & Visitors Bureau, faz parte da Comissão Organizacional da XXIII Conferência Nacional da Advocacia Brasileira, onde são discutidos assuntos relevantes para a realização do evento, divididos em comissões.