Detalhe do Case

CILAD 2018 ? 22º Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología

O 22º Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología ? CILAD 2018 é um evento de perfil ICCA ? International Congress & Convention Association, realizado a cada dois anos e de rotatividade Ibero-Americana (é realizado em países onde português ou espanhol são as línguas predominantes).

O evento é promovido pelo Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología ? CILAD, uma organização sem fins lucrativos que reúne mais de 4 mil membros dermatologistas de 23 países. Fundado em Havana ? Cuba, em 1948 o Cilad conta com quase 70 anos de história e tem por objetivo fomentar o desenvolvimento científico da especialidade e promover a união dos profissionais atuantes na área, através do intercâmbio científico.

Para a edição em São Paulo, o representante brasileiro a postular a candidatura da capital paulista foi o Dr. Paulo Cunha, que contou com o profissionalismo da organizadora de eventos Interevent e com o apoio do São Paulo Convention & Visitors Bureau (doravante SPCVB) na captação do evento.

O CILAD se mobilizou então para realizar a 22ª edição do Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología, que acontecerá de 14 a 17 de novembro de 2018, no Sheraton São Paulo WTC Hotel. Atraindo aproximadamente 5.000 participantes, estima-se que mais de 2.000 sejam estrangeiros e 3.000 brasileiros. O evento contará também com uma área de exposição de 1.200 m².

Será a primeira vez que São Paulo sedia esse congresso, que em seu esforço contínuo para integrar e atualizar seus membros e dermatologistas da América Latina, Espanha e Portugal, promove a realização deste encontro e a internacionalização da dermatologia brasileira. O objetivo do evento é reunir um grupo de destaque de intelectuais da área, que difundirão suas ideias através de apresentações e discussões. O programa científico contará com novidades em dermatologia, no formato de Conferências Magistrais, Cursos Práticos, Fóruns, Simpósios, Sessões Interativas e Workshops.

O evento vem sendo realizado desde 1950 cabendo ressaltar que sua 1ª edição aconteceu em setembro daquele ano na cidade do Rio de Janeiro. O histórico de algumas edições anteriores revela a amplitude e importância desse:

2014 ? Rio de Janeiro, Brasil ? 5000 participantes
2012 ? Sevilha, Espanha ? 3000 participantes
2010 ? Cancún, México ? 3000 participantes

O evento captado em outubro de 2016 acontecerá em novembro de 2018.

- Critérios de pesquisa e identificação do evento como potencial

O SPCVB está constantemente buscando eventos potenciais para o destino São Paulo em diversos bancos de dados e em 2014, durante uma pesquisa focada em eventos com mais de 3.000 participantes e de rotatividade Ibero-americana, identificou-se o Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología ? CILAD como potencial evento para anos mais distantes, visto que o evento estava confirmado para acontecer no Rio de Janeiro naquele mesmo ano. Estabeleceu-se então que os contatos para a prospecção desse evento seriam realizados futuramente, no momento mais oportuno. Coincidentemente em julho de 2015, a organizadora de eventos Interevent contatou o SPCVB para solicitar apoio, informando que havia possibilidades de candidatar São Paulo para receber o Congresso em 2020.

- Sensibilização da entidade para a candidatura de São Paulo

Através de pesquisa, constatou-se que o Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología aconteceu por três vezes na cidade do Rio de Janeiro, em 1950 (em sua 1ª edição), 1983 e 2014, sendo que na última edição na cidade carioca, o evento obteve um record de público, com 5.000 participantes, vendas comerciais bastante exitosas para os expositores e patrocinadores, além de ter triplicado o número de brasileiros sócios do CILAD.

Tendo em vista o grande sucesso que foi realizar esse evento no Rio de Janeiro, a entidade se viu então ainda mais motivada a realiza-lo pela primeira vez na maior cidade do Brasil - São Paulo, objetivando organizar um evento ainda maior do que o de 2014. Assim, através de uma parceria entre a organizadora do evento e do SPCVB, iniciou-se o processo de elaboração de proposta para postulação da candidatura da Cidade para receber o Congresso em 2020.

- Plano de ação

Já na primeira reunião com a Interevent para a elaboração de um plano de ação, o SPCVB orientou a organizadora quanto ao apoio que seria possível oferecer, tais como: confecção de dossiê de candidatura (Foto 1), obtenção de cartas de apoio de órgãos públicos, apresentação da infraestrutura do Brasil e de São Paulo, indicação de fornecedores, fornecimento de material promocional e vídeos institucionais e orientação quanto à obtenção de apoio da EMBRATUR, entre outros.

A Interevent e o Dr. Paulo Cunha demonstraram interesse em prosseguir com a candidatura e o SPCVB deu início então às articulações de contato com órgãos públicos como: EMBRATUR, Prefeitura Municipal de São Paulo, São Paulo Turismo e DEATUR ? Delegacia Especializada em Atendimento ao Turista para solicitações de cartas de apoio; ao levantamento de informações dos Centros de Convenções adequados à realização do evento e aos demais dados necessários para compor o bid book. Após intenso e contínuo trabalho do SPCVB e da Interevent foi possível entregar a proposta de São Paulo dentro do prazo estipulado e essa etapa foi concluída com sucesso.

- Por que devemos vencer?

Devemos vencer essa categoria porque embora sendo o primeiro Presidente do CILAD um Professor Emérito da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo, Dr. João de Aguiar Pupo, a 1ª reunião do Cilad foi convocada durante a VII Reunião Anual dos Dermatologistas Brasileiros em setembro de 1950 que ocorria na cidade carioca, então capital do Brasil e essa se transforma no I Congresso Latino-americano de Dermatologia. Depois disso, outros dois congressos foram realizados por tradição no Rio de Janeiro e nunca, nos 69 anos de existência do Cilad foi possível realiza-lo em São Paulo.

Assim através de uma parceria bem-sucedida entre uma empresa organizadora de eventos (com um histórico de organização de evento de sucesso para a entidade) e um Convention Bureau, rompemos uma barreira ao conseguir sensibilizar os membros do conselho no Brasil a realizar um evento em São Paulo. A parceria resultou na captação desse congresso que beneficiará não somente a cidade de São Paulo, mas o estado e o país como um todo, visto que os eventos possuem a característica de serem multiplicadores e distribuidores de riquezas e mobiliza mais de 50 categorias do setor.

Através também de articulações de contatos entre entidades, órgãos públicos e cadeia produtiva do turismo, foi possível com o apoio do SPCVB captar um evento de 5.000 participantes para São Paulo, que poderá gerar um impacto econômico de R$10.556.000,00* para a cidade em gastos com serviços e mais de 14.000 room nights para a hotelaria.

*Cálculo realizado considerando que do total de participantes (5.000), 70% são de fora de São Paulo e que permaneceram pelo menos 4 dias na cidade (duração do evento) e gastaram em média R$754,00 por dia (média utilizada pelo Observatório do Turismo).

- Estratégias de sensibilização para a captação

A proposta para receber o evento em São Paulo consistiu em argumentos como:

- É na cidade e estado de São Paulo em que estão localizados alguns dos principais e melhores hospitais, centros médicos brasileiros e centros de pesquisa que são referência na área médica, inclusive na dermatologia;
- São Paulo é o centro econômico do país, onde se concentra a maior parte dos potenciais patrocinadores para o evento, especialmente da indústria farmacêutica que vem desenvolvendo inúmeras inovações na área da dermatologia; por estarem sediados em sua maioria na capital paulista os patrocinadores prezam pela facilidade em expor seus produtos e pela visibilidade que terão, já que um evento realizado em São Paulo traz comprovadamente 20% a mais de visitantes devido ao interesse e concentração de público local;
- Um evento com a quantidade de 5.000 participantes, no qual estima-se que aproximadamente 40% sejam estrangeiros, requer um destino com uma malha aérea abrangente e uma excelente infraestrutura para eventos (centros de convenções, pavilhões, hotéis e A&B próximos); nesse sentido, São Paulo é a cidade que melhor atende a esses requisitos;
- A edição de 2014 do Congresso, que aconteceu no Rio de Janeiro, apresentou record de público, vendas comerciais expressivas e triplicou o número de brasileiros sócios do CILAD. Logo, realiza-lo na maior cidade do Brasil, centro financeiro do país, pode significar organizar a maior edição de todos os tempos desse evento. Além disso o CILAD estará completando em 2018 70 anos de existência.

A defesa de candidatura do CILAD aconteceu em outubro de 2016, na Argentina, em Buenos Aires (Fotos 2, 3, 4 e 5), durante a 21ª edição do Congresso, quando os membros da entidade votaram em qual seria a próxima sede. Os finalistas eram São Paulo, Lima e Santiago.

A Interevent informou que eles teriam um estande durante o Congresso em Buenos Aires para a promoção de São Paulo antes da votação. O SPCVB sugeriu então que eles levassem materiais da cidade para serem distribuídos ao público, membros e ao board, a fim de angariar mais votos a favor de São Paulo como sede para 2020 (Fotos 6 e 7).

Outra estratégia que o SPCVB adotou ainda para o fortalecimento da candidatura de São Paulo foi orientar a Interevent quanto à possibilidade de solicitar o apoio da EMBRATUR através da Portaria nº 62 de 30 de junho de 2015, que prevê o Programa de Apoio à Captação e Promoção de Eventos Internacionais. O SPCVB articulou os contatos com o órgão nacional e enviou as solicitações para a confecção de materiais de promoção do evento e de São Paulo, visando a captação do mesmo para o respectivo destino.

- O grande momento da decisão e o desafio que estava por vir

A candidatura de São Paulo para receber o evento foi então apresentada durante o 21º Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología, em Buenos Aires, em outubro de 2016 e foi muito bem avaliada, visto que atendia a todos os requisitos exigidos pelo CILAD e que o destino proposto, São Paulo, apresentou infraestrutura adequada para receber um evento com as características desse. Os esforços do SPCVB e da Interevent em providenciar materiais para divulgação do destino também se comprovou como uma excelente estratégia de sensibilização, visto que a capital paulista teve a maioria dos votos e foi confirmada como sede do evento para o ano de 2020.

No entanto, em fevereiro de 2017, a Interevent informou ao SPCVB que o Panamá, cidade que receberia o evento em 2018 estava passando por problemas de política interna na entidade local, fazendo com que o destino declinasse de receber o Congresso que estava previsto para aquele ano, possibilitando que São Paulo pudesse realiza-lo antes do planejado.

Contudo, aceitar realizar o Congresso em 2018 significava antecipar sua organização em dois anos em relação à data prevista inicialmente, o que representava um grande desafio. Porém, a organização do Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología em São Paulo já estava bem encaminhada e o evento estava praticamente todo formatado. Assim, ao receber a notícia sobre a desistência do Panamá, a Interevent logo já contatou o SPCVB, que começou a contatar seus associados centros de convenções e a solicitar orçamentos e propostas para serem analisados pelo comitê organizador.

Toda a rapidez e eficiência com que São Paulo e todos os players envolvidos se articularam para atender às demandas que estavam sendo solicitadas foram fundamentais para provar ao CILAD que o destino estava realmente preparado para receber o congresso dois anos antes do que o previsto. Após todo esse processo, o Congresso que aconteceria em 2020 na cidade de São Paulo, foi então adiantado para 2018 e definido para acontecer no Sheraton São Paulo WTC Hotel, de 14 a 17 de novembro.

- Ações adotadas após a definição de São Paulo como sede para o Congresso em 2018

O 22º Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología 2018, foi então definido para a Cidade de São Paulo e iniciou-se a etapa do planejamento de promoções do evento e de indicação de fornecedores. Como o CILAD já contava com a Interevent como empresa organizadora de eventos para a administração do Congresso, de forma a prover valor agregado ao mesmo, tais como: captação de patrocínio, gerenciamento logístico, gestão e negociação com fornecedores, gestão da qualidade, entre outros aspectos ligados à organização e realização do evento, o SPCVB indicou seus associados e fornecedores de acordo com as demandas da Interevent.

- Promoções do 22º Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología 2018

Ao identificar que alguns doutores do comitê organizador local viajariam em março de 2017 para participar do Congresso da American Academy of Dermatology, nos Estados Unidos, em Orlando, o SPCVB e a Interevent providenciaram materiais promocionais de São Paulo e do CILAD 2018 para serem entregues aos participantes do mesmo, a fim de divulgar o Congresso e atrair um número maior de participantes (Foto 8).

No dia 25 de setembro de 2017 aconteceu o lançamento comercial do evento no Sheraton São Paulo WTC Hotel e realizou-se uma visita de inspeção com a Interevent e com o comitê organizador local, que foram acompanhados pelo SPCVB (Fotos 9, 10 e 11).

- Retorno social

As doenças de pele representam a quarta maior causa de incapacitação no planeta, segundo um estudo liderado pela Universidade de Colorado, nos Estados Unidos, que revisou registros hospitalares e mais de 4 mil pesquisas publicadas entre 1980 e 2013 ao redor do mundo. Logo, a importância de sediar um congresso desse porte, se dá com base na relevância do tema para a comunidade local e a sociedade como um todo, devido à aplicabilidade do conteúdo e discussões científicas que são gerados em um congresso desse tipo e que poderão ser revertidos para a comunidade científica local e para o bem geral da população.

Considerando também que o evento atrairá um público de 5.000 participantes, sendo grande parte dele de estrangeiros, o Congresso contribuirá também para a disseminação da cultura brasileira.

- Retorno Técnico/Científico

É importante destacar que além do aumento do fluxo de visitantes na cidade de São Paulo, a vinda do Congresso do CILAD trará profissionais e empresas do ramo altamente capacitados, influenciando de modo positivo o campo de estudo. Conforme palavras do próprio Presidente do Congresso, Dr. Paulo Cunha, ?O evento reunirá um grupo de destaque de intelectuais em dermatologia que difundirão suas ideias através de apresentações e discussões expondo questões de interesse no amplo campo da dermatologia em benefício do paciente?. Logo, os olhos mundiais da dermatologia estarão voltados para o Brasil, já que o Congresso do CILAD se constitui num dos mais importantes eventos da área.

- Retorno econômico

O retorno econômico para toda a cadeia produtiva de eventos é elevado, contando que o número de participantes será em torno de 5.000. Estima-se que o impacto econômico gerado será de R$10.556.000,00* para a cidade em gastos com serviços e mais de 14.000 room nights para a hotelaria.

*Cálculo realizado considerando que do total de participantes (5.000), 70% são de fora de São Paulo e que permaneceram pelo menos 4 dias na cidade (duração do evento) e gastaram em média R$754,00 por dia (média utilizada pelo Observatório do Turismo).

Outro ponto importante, e que fundamenta também o trabalho do SPCVB é a geração de oportunidades de negócios para todos os setores da cadeia produtiva de eventos. Essa ação começa desde as primeiras visitas de inspeção. Segundo a Organização Mundial do Turismo (OMT), um evento internacional pode demandar serviços de mais de 50 segmentos da economia, como transporte, hospedagem, lazer, alimentação, comércio e demais serviços especializados que um evento pode demandar ou oferecer.

O segmento MICE ? Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions (encontros, incentivos, convenções e feiras) movimenta em todo o mundo mais de 30 bilhões de dólares por ano, segundo dados da Caribbean Tourism Organization e no Brasil, segundo o Observatório de Turismo em seu anuário estatístico de 2016, reporta que a arrecadação de ISS do turismo corresponde a R$ 277,4 milhões, o equivalente a 2,5% do total de tributos (R$ 10,8 bilhões) arrecadados em todas as atividades econômicas.

Em resumo, o retorno sobre investimento em um evento como o Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología é elevado, uma vez que geram-se inúmeras oportunidades de negócios (em variados setores), agrega-se visibilidade internacional para a cidade/país que o sedia, e da mesma forma, impacta positivamente na área social, com a troca de conhecimentos técnicos, científicos e culturais. Esse evento nunca havia acontecido em São Paulo e será uma honra para todos nós recebe-lo.

Bienvenido Congreso del Colegio Ibero Latinoamericano de Dermatología ? São Paulo - 2018