Detalhe do Case

Há mais de 12 anos no mercado de eventos, a HZ é uma agência prestadora de serviço de casting, closet e buffet, buscando sempre soluções eficientes, agregando valor aos negócios com muita criatividade e experiências únicas.

Atendemos diferentes perfis de eventos corporativos, de pequeno a grande porte, tais como congressos, convenções e feiras, além de ações de ativação e marketing promocional (PDV e sampling), em todo o território nacional.

Nossa equipe é formada por profissionais multidisciplinares e versáteis, comprometidos em realizar o melhor atendimento, alicerçado no amplo know-how e experiência, a fim de oferecer serviços que superem sempre as expectativas.

Nossos clientes são nossos parceiros, e, através desta sinergia, mostramos o caminho para o surpreendente, sempre de forma objetiva, assertiva e criativa na geração de resultados positivos aos negócios, traçando soluções que potencializem o relacionamento entre as pessoas e a marca.

É esse sentimento que buscamos transmitir em cada trabalho, proporcionando uma identidade exclusiva, cuidando de cada detalhe e, consequentemente, garantindo os melhores resultados.

Ao longo de sua história, a HZ vem acumulando em seu portfólio importantes eventos, dentre os quais destacamos o Salão do Automóvel, do qual participamos desde 2006, marcando presença nas mais conceituadas montadoras.

Na edição de 2016, atendemos 19 estandes com mais de 460 promotores e 20 profissionais responsáveis por toda coordenação e logística.

Dentre as montadoras que atendemos, destacamos a Volkswagen, para a qual prestamos serviço de casting com mais de 60 promotores, além da confecção de uniformes de toda a equipe.

Portanto, considerando a dimensão que compreendeu o serviço e, consequentemente, os desafios e as grandes experiências que pudemos adquirir, sem deixar de citar a importância da Volkswagen para o mercado automobilístico brasileiro, acreditamos que este case reflete de modo completo os serviços que prestamos, e como o nosso trabalho é realizado, visando sempre o sucesso do evento e a satisfação de nossos clientes.

FICHA TÉCNICA DO EVENTO:
Evento: Salão Internacional do Automóvel de São Paulo 2016
Edição: 29ª
Cliente: Volkswagen do Brasil
Data: 08 a 20 de novembro de 2016 (sendo que dia 08.11 foi a coletiva de imprensa e 09.11 a avant-première)
Periodicidade: Bienal
Local: São Paulo Expo - Rodovia dos Imigrantes, Km 1,5
Serviço prestado: casting e confecção de uniformes

O Salão Internacional do Automóvel de São Paulo é o quarto maior do mundo e um dos mais importantes eventos para a economia brasileira, com a presença de todas as marcas de automóveis comercializadas no País.

Em 2016, com o conceito #nadaserácomoantes, a 29ª edição do evento contou com grandes novidades, a destacar o seu local de realização ? São Paulo Expo, que permitiu a organização de inéditas atrações, como cinco áreas de Test Drive, o Desfile das Supermáquinas, além do Espaço dos Sonhos com a exposição de luxuosos carros.

Sempre se destacando em todas as edições do Salão do Automóvel, a Volkswagen apresentou o maior estande do evento, com aproximadamente 5.000 m² (4.500 m² de área interna e 450 m² de espaço externo), alicerçada nos valores da conectividade, tecnologia e inspiração na vida das pessoas.

CASTING

Tendo em vista a grandeza do espaço de exposição e as várias atrações presentes no estande da Volkswagen, era fundamental a presença de uma equipe de profissionais altamente comprometida e engajada, que refletisse apropriadamente a identidade e os valores da empresa aos visitantes. E a HZ teve a oportunidade de ser escolhida para prestar o serviço de casting para a Volkswagen, o que incluiu promotores para todas as atrações e serviços oferecidos no estande.

O casting foi composto por homens e mulheres escolhidos durante duas seleções presenciais realizadas nos meses de março e abril de 2016, levando em consideração os diferentes perfis solicitados pelo cliente, conforme os requisitos exigidos para cada serviço/atração.

Foram selecionadas oito recepcionistas destaque, sendo que cinco delas eram fixas e representavam carros-conceito ou modelos novos no mercado brasileiro, sendo estes: Budd-e, Golf GTE Sport, T-Cross, Gol Vision e Amarok. As outras três modelos eram consideradas itinerantes, ou seja, substituíam as outras no momento de intervalo ou refeição, por exemplo. Além disso, havia casos em que os carros eram expostos em plataformas giratórias, o que tornava exaustivo para as modelos ficarem por um longo tempo, sendo necessário o revezamento entre elas de hora em hora.

Os demais promotores (cerca de 60 profissionais) foram posicionados nas atrações e serviços oferecidos pela Volkswagen aos visitantes: Espaço Mulher, Espaço Kids, Banco Volkswagen, Ativação Saveiro, Ativação Bike, Ativação Simulador GTI Power, Ativação Simulador Globe, Ativação Esfera, Talento Design, Balcão de Informações, Peças & Acessórios, Sorveteria, Test Drive, Arena e Área Vip.

Todos os profissionais foram contratados de acordo com as leis trabalhistas. Dessa forma, tendo em vista o grande número de documentos que precisavam ser coletados para cadastro, reservamos datas no mês de outubro para o atendimento exclusivo dos promotores, seja para entrega de documentos pendentes, assinatura de contrato, ou para tirar possíveis dúvidas a respeito do evento ou da própria contratação.

Nessa ocasião, também realizamos um workshop com dicas de postura e comportamento a serem aplicadas durante o evento, bem como aproveitamos para informar as datas e os horários dos treinamentos da Volkswagen (que foram realizados nos dias 06 e 07 de novembro, no próprio estande da montadora), além das escalas de trabalho, que compreenderam dois turnos de oito horas cada (nos dias da coletiva de imprensa e da avant-première os horários foram diferenciados).

É importante destacar que o pré-evento também envolveu toda a organização e alinhamento da logística dos horários de chegada de cada promotor, a escala de horários para cabelo/maquiagem, refeições e intervalos, além do credenciamento de cada profissional no evento e a entrega das credenciais.

Foi preparado ainda um material, ao coordenador responsável, com todas as informações referentes ao serviço, como: contato de todos os promotores; mapa do estande com a posição de cada profissional; e as escalas de trabalho (horário de chegada/saída, cabelo/maquiagem; refeições; intervalos).

Considerando o grande número de profissionais envolvidos, foram contratados dois coordenadores exclusivamente para o estande da Volkswagen, sendo responsáveis por: controlar a chegada e saída dos promotores; certificar se todos estavam adequadamente uniformizados e utilizando os acessórios pertinentes; entregar e recolher, diariamente, as joias utilizadas pelas promotoras; organizar o rodízio para as refeições, bem como efetuar a entrega dos tickets.

Enfim, os coordenadores tiveram a importante responsabilidade de oferecer toda assistência necessária aos promotores e cliente durante o período do evento, solucionando problemas/imprevistos e garantindo a excelência do serviço.

CLOSET

Paralelamente à prestação do serviço de casting, a HZ também foi escolhida para desenvolver e confeccionar os uniformes de toda a equipe do estande da Volkswagen.

Cada uniforme foi pensando levando em consideração o perfil da posição (universitários, promotores, modelos destaque e a equipe de funcionários da Volkswagen), além da própria identidade da marca.

Dessa forma, durante a pré-produção, foi imprescindível a realização de uma intensa pesquisa sobre a Volkswagen, considerando a sua história e valores, a fim de assegurar que os uniformes transmitissem de forma plena o conceito da marca. Além disso, em relação aos uniformes das modelos destaque, foi necessário entender o perfil dos carros expostos, visto que eles deveriam ser a inspiração para o desenho das roupas.

Juntamente com a apresentação do projeto, também foi sugerido um cronograma de ações, que compreendiam:

? Aprovação dos modelos a serem confeccionados;
? Apresentação das peças piloto;
? Aprovação e/ou alteração das peças piloto;
? Aprovação final das peças piloto;
? Coleta das medidas dos promotores (na agência) e dos estagiários e colaboradores da Volkswagen (na sede da montadora em São Bernardo do Campo);
? Produção das peças;
? Prova de roupa na equipe;
? Ajustes;
? Prova final de roupa na equipe;
? Entrega final de figurinos.

Considerando que foram 13 dias de evento, foi necessária a confecção de no mínimo duas peças por pessoa, o que se fez imprescindível o alinhamento de um planejamento que garantisse que todos os prazos fossem cumpridos adequadamente.

Tendo em vista o grande número de profissionais, e para facilitar a identificação dos uniformes, cada peça de roupa foi personalizada com o nome do profissional que o usaria, bem como os acessórios e calçados.

A Volkswagen teve a preocupação em conceder um espaço para o armazenamento de todas as roupas e demais acessórios. Além disso, disponibilizamos uma figurinista e uma costureira em tempo integral, a fim de realizar eventuais reparos nas peças.

Contamos ainda com uma coordenadora e três assistentes encarregadas pela organização de todas as peças, sendo suas responsabilidades: a entrega e retirada das roupas e acessórios junto aos promotores; conferência diária das peças, a fim de verificar se contemplavam alguma avaria para conserto; alinhamento da logística e do cronograma de envio e recebimento das roupas da lavanderia.

Gerenciar pessoas é sempre um desafio, considerando as imprevisibilidades típicas do comportamento humano. Logo, compreender suas necessidades e subjetividades é fundamental, a fim de que se consiga conciliar com os objetivos do serviço a ser prestado, mobilizando os profissionais sobre a importância do trabalho, e, consequentemente, engajando-os a representarem a marca de forma autêntica.

O nosso objetivo principal, como agência responsável, era que os promotores compreendessem que eles eram peças fundamentais naquele contexto, visto que manteriam o contato direto com os visitantes e potenciais clientes, logo, sendo a imagem da Volkswagen no evento.

Desenvolver um relacionamento humanizado foi a chave para criar a percepção do cuidado junto aos promotores, e, assim, pudessem se sentir motivados a oferecer o seu melhor, e minimizar possíveis problemas, como a falta de pontualidade e postura, que são dificuldades que diretamente prejudicam o adequado andamento do serviço, e podem comprometer a credibilidade da empresa.

Dessa forma, tivemos a preocupação em oferecer o melhor ambiente de trabalho, sendo esse cuidado refletido em diferentes sentidos:
? Decoração do camarim para criar um ambiente mais receptivo e acolhedor;
? Disposição de informativos com dicas de comportamento, postura e relaxamento;
? Disponibilização de kits de higiene e farmácia;
? Prestação de serviço de massagem e reflexologia.

Além disso, é importante destacar que a equipe foi dividida em dois turnos de trabalho. Essa estratégia possibilitou definir melhor as escalas de intervalo/descanso dos promotores, contribuindo para que tivessem uma carga de trabalho mais flexível e menos cansativa, e, consequentemente, deixando-os mais dispostos a prestarem um serviço com mais qualidade.

Evidencia-se ainda o cuidado que se teve em oferecer um treinamento para toda equipe antes do evento, permitindo que os promotores se sentissem familiarizados com os valores da montadora e com as ativações que seriam realizadas, garantido, por sua vez, que o público visitante se sentisse de fato ?abraçado? pela marca.

Destaca-se também o fundamental papel dos coordenadores, uma vez que tinham como principal função mobilizar a equipe, deixando-a sempre motivada e engajada quanto as suas responsabilidades. Para tanto, investir tempo e atenção em cada promotor foi o diferencial, uma vez que foi uma forma de criar um relacionamento de confiança e compreensão mútua.

Tendo em vista os uniformes, durante a projeção e confecção das peças, houve o cuidado em assegurar o conforto aos promotores, já que eles precisariam utilizar as peças diariamente durante 13 dias. Neste contexto, destacamos os calçados, uma vez que a maioria da equipe permaneceria em pé grande parte do tempo. Assim, tivemos a preocupação em selecionar modelos mais confortáveis, especialmente aqueles com salto.

Por fim, apesar das incríveis tecnologias presentes no estande e das ativações diferenciadas, quem esteve por trás do pleno funcionamento de todas as atividades, sendo responsável pela receptividade e garantia de experiências inesquecíveis aos visitantes, foi uma comprometida equipe de profissionais, o que não podia ser diferente, considerando o pilar central da Volkswagen no evento: ser totalmente inspirada em pessoas.

Dessa forma, em todos os momentos, buscamos garantir que os nossos profissionais também se sentissem inspirados em fazer parte daquela história, e que vibrassem com a energia positiva do ambiente de trabalho, uma vez que é inegável que pessoas que se sentem felizes com o trabalho produzem os melhores resultados.

PARÊNTESES: Concurso Garota Top Motor

Outra estratégia que utilizamos para a valorização dos promotores (especificamente o casting feminino) foi a realização do concurso Garota Top Motor. Além de ter sido um forte instrumento motivacional, indiretamente foi uma forma de trabalhar a performance das modelos, uma vez que as candidatas eram selecionadas pelos representantes das montadoras para as quais estávamos prestando serviço.

Em 2016, realizamos a terceira edição do concurso, e contamos com o patrocínio do Açúcar Caravelas, e a parceria das seguintes empresas: Kia Motors, Dermiwil, Sawary, Reebok Sport Club, Herbalife Nutrição, Posture Saúde Corporativa, OC, Restaurante Sallvattore, Studio LRK, Mais Estética e Laser, Marcos Sales Instituto de Beleza.

No dia 19 de novembro, após o encerramento do evento, foi realizado, no estande da Kia Motors, o concurso com desfile de todas as candidatas (duas representantes por montadora), que foram avaliadas por um conjunto de juris representantes das empresas parceiras, patrocinadora e clientes. As modelos fizeram duas entradas: a primeira com camiseta personalizada da HZ e calça da Sawary (parceira do evento); e a segunda foi com a roupa utilizada no Salão do Automóvel.

Para as três vencedoras do concurso (primeira ? Miss Top Motor, segunda ? Miss Elegância e terceira ? Miss Simpatia), foi concedida uma premiação em dinheiro e presentes oferecidos pelas empresas parceiras.

O Salão Internacional do Automóvel de São Paulo compreende a maior ferramenta de live marketing do setor, uma vez que permite o contato direto das marcas com profissionais da área, representantes de mídias, governos e, em especial, com potenciais clientes. Portanto, é o momento ideal para ações de branding e lançamento de produtos, que estimulem a geração de novas oportunidades de negócios.

Paralelamente, o Salão do Automóvel também foi uma vitrine do trabalho da HZ junto a outros expositores e visitantes (que na edição de 2016, correspondeu a mais de 715 mil), especialmente pelo fato de que estávamos presentes em 19 estandes, deixando, assim, o nosso trabalho sempre em evidência. Dessa forma, o evento possibilitou criar um ambiente favorável para a expansão do networking da agência e, consequentemente, dar abertura para novas possibilidades de negócios.

Considerando especificamente o serviço prestado para a Volkswagen, seja em relação ao casting, como a confecção dos uniformes, o feedback do cliente não podia ter sido melhor. Tivemos um alto grau de satisfação, e nossos promotores foram amplamente elogiados. Para o cliente, foi uma das equipes mais comprometidas de todas as edições do evento em que esteve presente.

É importante destacar que 2016 foi o terceiro ano que atendemos a Volkswagen no Salão do Automóvel, o que reflete os resultados bem-sucedidos alcançados nos anos anteriores, e que, consequentemente, foram fundamentais para criar e consolidar um relacionamento de parceria e confiança em relação ao nosso trabalho e equipe.

Tendo em vista o retorno financeiro obtido, o Salão do Automóvel é o evento que proporciona maior rentabilidade para agência, uma vez considerado o número de dias em que acontece e a quantidade de promotores contratados. O mesmo vale em relação aos uniformes, que, no caso da Volkswagen, foram aproximadamente 300 peças confeccionadas.

Considerando o ponto de vista dos promotores, também tivemos um retorno favorável, seja pelos comentários apresentados em redes sociais ou diretamente aos coordenadores, como através da energia positiva e a satisfação que se podia ver e sentir em cada profissional quanto ao trabalho que estavam exercendo.

Seguem abaixo considerações apresentadas por alguns de nossos promotores:

?Trabalhar no estande da Volkswagen foi a melhor escolha que fiz. Além de uma equipe super profissional, eram também acolhedores e muito atenciosos conosco (promotores)?.

?Fomos uma família durante duas semanas. Todos se ajudam e vestem a camisa mesmo. Clima agradável, povo educado. Cansativo sim, mas muito prazeroso. Quando acaba, sentimos falta?.

Por fim, o sucesso somente foi possível ser alcançado pela inspiração de profissionais que deram o seu melhor para tudo acontecer, envolvendo tanto a equipe interna da HZ, como os coordenadores e promotores que estiveram in loco, que realmente abraçaram os valores da marca, para transmitir da forma mais verdadeira esse sentimento em seu trabalho, tornando-se partes fundamentais dessa jornada.