Detalhe do Case

Sobre a CANTO DE PALCO

Presente desde 2006 no mercado de eventos, a CANTO DE PALCO BACKSTAGES introduziu um novo conceito de fornecimento / prestação de serviços no mercado: Os serviços de Hospitalidade para Bastidores.

Abastecimento de camarins, Hospitalidade de Palco, Estações All Day, Toalheiro, Catering/Refeitórios para equipes artísticas e de produção e muitos outros pedidos fazem parte do ?Hospitality Rider?, documento contratual enviado pelas grandes turnês nacionais e internacionais

Há mais de 7 anos no mercado somos a cada dia mais reconhecidos como uma empresa formada por profissionais com know-how, de logística apurada e com estoque específico para atender exclusivamente as demandas de bastidores.

Nos orgulhamos em atender grandes clientes e eventos. Durante esses anos de atividade são centenas as turnês, festivais e gravações que contaram conosco


O case em concorrência

Gostaríamos de apresentar ao corpo de jurados nossos serviços prestados ao Festival Lollapalooza Brasil 2013.

O Evento:

Evento: Lollapalooza Brasil 2013
Serviços: Serviços de Hospitalidade Artística de Bastidores

Cliente: Geo Eventos S/A

Trata-se da segunda edição realizada no Brasil de um dos maiores festivais musicais do mundo, que ocorre desde 1991 em Chicago nos Estados Unidos da América e se consolidou em 2013 como o maior festival de música de São Paulo.

O evento foi promovido pela GEO EVENTOS, empresa do grupo Globo, entre os dias 29 e 31/03 no joquei club de São Paulo, contou com mais de 80 atrações/shows divididos em cinco palcos com funcionamento simultâneo e com um público médio diário de 55 mil pessoas.

Os sr. Breno Ferreira, diretor de produção da GEO EVENTOS, em conjunto com sua equipe de coordenadores Keyla Amorim e Alvaro Nascimento, foram os responsáveis diretos pelo envio do briefing e acompanhamento dos nossos serviços.


O que Fizemos:

Fomos responsáveis novamente pelos serviços de hospitalidade de bastidores do festival.

Com número superlativos e uma logística complexa com mais 5.824 pedidos diferenciados, 35 mil itens, quase 2 toneladas em refeições, mais de 4 mil toalhas, dezenas de fornecedores o serviço foi um grande desafio para nossa empresa.

A execução e planejamento foi assinada por João Filippos e Guilherme Fumagali e a coordenação de operação contou com Diego Pompeo e Gabriel Coutinho.

Buscamos com esse resultado o primeiro Jacaré de nossa empresa.

Saudações,

O desafio proposto pelo cliente, consistiu em atender demandas superlativas e complexas de backstage do festival.

Diante do sucesso do nosso serviço prestado na primeira edição do Festival, fomos convidados a assumir o desafio proposto e oferecer novamente, só que agora em maior proporção, um serviço com alta complexidade logistíca. Um dos maiores desafios na história de nossa empresa.


Fomos responsáveis pelos seguintes desafios:

- Decupagem orçamentária e estratégica de 80 riders artísticos, grande parte em Inglês;

- Abastecimento e atendimento de 70 camarins/dia simultaneamente, totalizando 210 camarins no período, cada qual com seus pedidos especificos;

- Montagem de 7 estações com Maquinas de Café, Bebidas e Snacks com funcionamento non stop 24 horas por dia, durante 4 dias consecutivos;

- Serviços em todos os 5 palcos com toalheiro, abastecimento de bebidas nas trocas de shows e posicionamento de stage coolers;

- Atendimento de exigências de A&B, para passagens de som, ocorridos durante as madrugadas;

- Fornecimento de refeições artísticas, com montagem de restaurante e cozinha equipada no backstage com menu internacional e serviço bilingue para a média de 600 refeições diarias;

- Atendimento e fornecimento da área de parceiros ?partners?, dedicada aos idealizadores do festival nos EUA com bar de caipirinhas, "coktails", e serviço de refeições internacionais para 50 pessoas por dia;

- Administração de um lounge nos bastidores com serviço continuo de bebidas oferecidos pelo patrocinador do evento, destinado aos artistas e convidados nos bastidores, incluindo separação de copos para reciclagem;

Serviços estes, prestados em diversos pontos, em toda a extensão do Joquei Club com distâncias entre pontos de serviços medidas muitas vezes em Kilômetros.

Durante todo o processo de montagem do Festival, oferecemos auxílio ao cliente quanto a divisão lógica e operacional do serviço, levando em consideração o cronograma do evento e recebendo do mesmo completa assessoria quanto as nossa necessidades operacionais.

Podemos destacar como desafios encontrados:

1. Desafio:

Abastecer e Atender simultaneamente 70 camarins ao dia, cada qual com seus diversos pedidos específicos

Solução:

Realizamos a integração de todos os pedidos individualmente em nosso sistema de gestão de Backstages. Realizamos a preparação e separação prévia e antecipada de todos os pedidos por caixas/camarins utilizando porções pré-determinadas.


2. Desafio:

Realizar a ?blindagem? (ocultação da marca) de bebidas que artistas ocasionalmente levassem ao palco e pudesse gerar conflito com a marca patrocinadora face a transmissão ao vivo dos shows pela tv.

Solução:

Treinar e disponibilizar a equipe adesivos escuros e lisos para a ocultação de marcas conflitantes. Copos em Stand By ficaram com nossa equipe de palcos.

3. Desafio:

Minimizar a quantidade de toalhas extraviadas em palco. ( Mais de 4.000 utilizadas)


Solução:

Criamos um cronograma de ?busca de toalhas?, sendo responsabilidade de nosso coordenador de palcos e respectiva equipe executa-lo. Cestos foram disponibilizados nas saídas de palco. Comparado a edição anterior houve uma redução de 36% nos extravios.




Realizamos uma inclusão altamente detalhada em sistema, processo esse que levou 3 semanas para a sua conclusão e nos possibilitou ?ver o evento? em seus mínimos detalhes.


Um sistema exclusivo, totalmente idealizado e programado dentro de nossa empresa desde 2009, o ?Smart Backstage?, que constantemente sofre melhorias foi uma das peça chave para a viabilização do serviço que contou com:

- 170 Colaboradores;

- 4 automóveis para logística interna de carga/abastecimento ( 2 elétricos, 1 refrigerado e 1 a gasolina);

- 5 automóveis de carga e 1 motocicleta para logística externa;

- 3 containers Refrigerados;

- 4 tendas para estoque;

- 1 Escritório para logística e coordenação de operação;

- 1 Escritório exclusivo para solução de imprevistos e atendimento ao (s) cliente(s) ;

- 1 Escritório de RH com receptivo para equipe, vestiário para uniformes, guarda volumes, mesa de comes e bebes full time e monitoramento dos perfis em redes sociais da equipe afim de controlar a privacidade artística e do cliente nos bastidores;

- 1 Trailler com dormitórios, banheiros e cozinha equipada para aqueles colaboradores que por ventura encontrassem dificuldade de locomoção para chegar ou sair do Joquei;

- 1 Cozinha Industrial .



Um grande desafio traz um grande resultado, com o qual buscamos a conquista com muito orgulho do primeiro Jacaré de nossa empresa.

Para que a demanda fosse atendida com excelência, sem falhas logísticas e desperdícios:

- Foram criados ?departamentos? internos e exclusivos para o evento, sendo eles: Operação de Camarins Geral, Operação de Camarins Premium, Dept de Palcos e Estações, Dept de Refeições, Centro de Logistica e Soluções e RH;

- As refeições contaram com menu bilíngue e opções vegetarianas e veganas devidamente sinalizadas.
Comidas ?pesadas?, com maiores riscos de indigestão foram evitadas no menu, afim de garantir o bem estar dos artistas e equipes nas apresentações. Os menus e a preparação foram acompanhados por nutricionistas e um controle de qualidade que. Na entrada do salão recepcionistas e garçons bilingues auxiliavam os convidados internacionais;

- Todos os ites destinados ao abastecimentos de camarins foram pré-separados em caixas especificas e catalogados previamente dentro de nossa empresa, garantindo assim um abastecimento mais ágil e a redução drástica das manipulações alimentares dentro do evento;

- Descartáveis e outros itens muitas vezes desperdiçados de acordo com nosso histórico, foram pré divididos de acordo com a exata demanda de cada camarim, evitando desperdícios. Copos descartáveis do tipo ?Solo Cup USA? garantiram a média de utilização de uma unidade por pessoa ao dia, em razão da resistência do material e crescente consciência ecológica da classe artística em geral. Foram utilizados copos de papel para bebidas quentes nas estações com máquinas automáticas e camarins reduzindo assim o uso de plástico.


Com número superlativos e uma logística complexa com mais 5.824 pedidos diferenciados, 35 mil itens, quase 2 toneladas em refeições, mais de 4 mil toalhas, dezenas de fornecedores o serviço foi um grande desafio para nossa empresa que foi executado com excelência.

Resultados positivos foram gerados com a presença de nossos serviços nos bastidores do Festival, garantindo a satisfação e economia para o cliente, além de colaborar com o meio ambiente. Dentre eles podemos destacar:

- Centralização de várias demandas em uma única cadeia de fornecimento, resultando em menor circulação, custo e credenciamento nos bastidores;

- Profissionalização da operação no Festival;

- Satisfação Artística, garantindo apresentações com maior performance, contentamento e interação com o público. O backstage é a primeira impressão do evento para a equipe artistica e patrocinadores. Um serviço organizado incentiva "bons humores" nos negócios e apresentações;

- Redução de uso de desperdício de descartáveis nos bastidores, comparado ao ano anterior;

- Redução de extravios de toalhas, comparado ao ano anterior. A cronograma de busca a toalhas garantiu economia ao cliente e a nós;

- Reconhecimento da marca CANTO DE PALCO, como expert em operações logísticas complexas. A operação demonstrou que o sistema de logistica exclusiva desenvolvido por nós possibilita diversos modelos de atendimento massivo com certeza de cumprimento de todos os detalhes.


Acreditamos também que a prestação de nossos serviços com precisão colaborou para a geração de críticas positivas quanto a organização do festival e pontualidade nas atrações.




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