Desafios do Projeto:
Inicialmente foi solicitada pelo cliente a construção de uma tenda externa, dentro da planta e ao lado da fábrica, para abrigar o evento. Isso implicou em estudos do terreno, condições climáticas, levantamento de todas as necessidades de serviços de apoio anexos (ar condicionado, cozinha, banheiros, camarins, sala VIP para autoridades, logística de receptivo e estacionamento, geradores) e estudo de viabilidade deste projeto.
Após análise dos estudos e orçamentos levantados, por sugestão do cliente optou-se por realizar o evento dentro do CD ? Centro de Distribuição do Grupo Hypermarcas, com mais de 32 mil posições pallet distribuídas por 25,4 mil metros quadrados de área construída, em instalações com pé direito superior a 20 metros. A terceira visita técnica definiu as bases para a produção e operação do evento. Neste momento já tínhamos a informação de que a Presidenta não poderia estar presente no evento, o que também implicou em ajustes de todo o cerimonial e principalmente protocolos de segurança.
A AVM Eventos elaborou então um planejamento detalhado de todos os serviços necessários e estabeleceu um cronograma em tempo recorde para realizar um evento inédito: uma solenidade de inauguração dentro do maior complexo farmacêutico da América Latina, realizado dentro do Centro de Distribuição do Grupo Hypermarcas, que concentra as atividades de envio dos medicamentos do Grupo para todo Brasil. Por este motivo, o CD não podia parar: tínhamos que coordenar, em conjunto com a Diretoria da Fábrica e do CD, os horários de montagem do evento e de trabalho do CD, que funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Contando com informações detalhadas sobre o funcionamento do CD e com um planejamento minucioso, organizamos a montagem de forma a permitir que o CD continuasse a enviar os medicamentos pelas docas, sem que tivéssemos que parar a montagem em outra área do mesmo local.
O único momento em que o CD realmente parou seu funcionamento temporariamente foi durante o evento, período de 3 horas, para logo em seguida, ainda durante a desmontagem, retomar seus trabalhos em ritmo acelerado.
Pré-projeto:
Para que tudo isso fosse possível, seguimos as seguintes fases de planejamento e execução.
1-) Fizemos o reconhecimento dos locais de visitação e dos itinerários internos para a Apresentação da Fábrica (visita técnica a setores da fábrica, por convidados selecionados, após a Solenidade de Inauguração); fizemos o reconhecimento prévio das autoridades convidadas e demos início aos contatos com os assessores diretos das autoridades, órgãos públicos nas diferentes esferas, além do início dos contatos com as empresas fornecedoras envolvidas no projeto (manobristas, recepcionistas, credenciamento e RSVP, segurança patrimonial, A&B, cerimonialista e mestre de cerimônias, transfers, hospedagem, banheiros químicos, ambulância, fotógrafos, rádios transmissores para visitas técnicas, cenografia, equipamentos e decoração).
2-) Demos então início à produção, revisamos o briefing com as empresas prestadoras de serviço, além da continuidade do contato pessoal com órgãos públicos e autoridades convidadas com foco na parte das visitas.
Produzimos teasers eletrônicos, convites e crachás, a placa inaugural para a ?Unidade Industrial Brainfarma. Maior Complexo Farmacêutico da América Latina.? e a placa inaugural e chave inaugural para a inauguração do ?Centro Municipal de Educação Infantil ? CMEI.?, uma parceria da Hypermarcas com a Prefeitura de Anápolis.
Confirmamos a jornalista Rosana Jatobá como mestre de cerimônias para o evento. O acompanhamento do serviço de RSVP, emissão de passagens e confirmação de hospedagem foi intenso, pois tínhamos que garantir a agilidade nas respostas em função do curto tempo de confirmação. Nosso trabalho em conjunto com a assessoria de imprensa foi importante para fecharmos o roteiro do evento atendendo a todas as expectativas dos envolvidos.
Aprovamos a estrutura de cenografia, composta por 110 metros quadrados de fundo de palco, 30 banners de tecido de 1,5 x 12m, portal de entrada externo, portal de boas vindas interno, 10 balcões, 8 tendas com decoração em lycra, além de biombos, banners, placas de sinalização e o fechamento do fosso da balança.
A decoração incluía uma sala VIP, 2 camarins, mesa diretora e cadeiras auditório para a Solenidade de Inauguração, mesas bistrô, banquetas, pufes, aparadores e arranjos para o lounge, área da Confraternização Comemorativa.
Projetamos uma estrutura de equipamentos com 8 geradores configurados em redundância para não ter apagões, disponíveis em: 2 para som e projeção, 4 para iluminação e 2 para o catering, sendo suficiente para energizar toda a rede elétrica do evento.
O sistema de som estava dividido na área de recepção com line array, subwoofer para 500 pessoas e microfones UHF Sennheiser®, e na plenária tínhamos um sistema line array, Subwoofer e caixa de delay para até 1000 pessoas. Programamos também um sistema de projeção com 2 projetores Barco HDX W18 - 18.000 Ansi Lumens e um sistema de gerenciamento de vídeo via Mac pro Xeon, Switcher Kramer® 725na full HD e Matriz de vídeo Kramer® 8x8 para distribuição de sinal nas telas.
O sistema de iluminação estava composto por: iluminação geral de palco com spot fresnel com bandeiras e corretivo, iluminação de serviço com mini brut + mesa dimmer + rack digital e iluminação para púlpito com elipsoidal. Para o coquetel tínhamos 16 moving lights e moving wash.
Configuramos a necessidade de staff em conjunto com a empresa de segurança e atendimento, conforme abaixo:
Vigilantes ? 20
Recepcionistas ? 23
Credenciamento ? 8
Brigadistas ? 4
Manobristas ? 15
Localizados nas áreas: Rotatória externa, Portaria Brainfarma, Receptivo, Corredor de acesso tenda, Recepção CD, Credenciamento, Escada/saída de emergência, Pórtico entrada do evento, Área interna do evento, Palco, Saídas emergência/estacionamento, Ambulância, Saída cozinha, Área VIP, Corredor Palhetes x evento, Mezanino, Apoio e escolta saída Hotel Castro Goiânia, Medicamento em exposição.
Esse staff foi briefado, distribuído em seus postos de trabalho e realizaram um exercício simulado completo.
Evento:
O evento teve início às 11h com um welcome coffee para convidados.
Os convidados eram recepcionados na entrada do Centro de Distribuição, com serviço de valet e recepcionistas em função.
Direcionados ao balcão de credenciamento, recebiam suas credenciais e passavam à área onde era servido o welcome coffee.
Em conjunto com a assessoria de imprensa, recebemos a imprensa, representantes de jornais, canais de televisão e blogs e os direcionávamos para o local reservado.
O ministro da Saúde, Sr. Alexandre Padilha, compareceu à inauguração e concedeu uma coletiva de imprensa, pouco antes do início da cerimônia.
A mestre de cerimônias Rosana Jatobá deu início à cerimônia de ato inaugural do Complexo Brainfarma, e convidou a todos para assistir à exibição de um vídeo institucional da Hypermarcas. Na sequência, convidou os membros da mesa diretiva, composta por: Sr. Amaraí Furtado Silva, Diretor Executivo Industrial; Sr. Carlos Roberto Scorsi, Diretor Executivo de Operações; Sr. Luiz Eduardo Violland, Presidente da Área Farma; Sr. Antonio Roberto Otoni Gomide, Prefeito de Anápolis; Sr. Dirceu Barbano, Presidente da Anvisa; Sr. Alexandre Baldy, Secretário da Indústria e Comérico do Estado de Goiás; Sr. Cláudio Bergamo dos Santos, CEO da Brainfarma, uma empresa do Grupo Hypermarcas; Sr. Marconi Perillo, Excelentíssimo Governador do Estado de Goiás e Sr. Ronaldo Nazário, garoto-propaganda do Grupo Hypermarcas.
Finalizada a etapa de pronunciamentos, tivemos o momento de descerramento da placa inaugural do Complexo Brainfarma.
Em seguida foi realizado o descerramento da placa inaugural da Creche CMEI - Centro Municipal de Educação Infantil, que foi construída e doada à comunidade pela Brainfarma. O CEO da Brainfarma Sr. Cláudio Bergamo dos Santos entregou a chave simbólica da creche ao Prefeito de Anápolis.
Desfeita a mesa diretiva, convidamos a todos para o brunch servido no lounge.