Desde a sua inauguração há 15 anos, o parque aquático Wet?n Wild sempre sediou eventos de confraternização com grande sucesso.
Porém vários outros eventos não aconteciam por falta de um espaço exclusivo e adequado. Com a construção do White Pavilion o parque poderia finalmente abrigar eventos corporativos, que trariam ocupação para os dias de semana, e os sociais que preencheriam sextas e sábados.
Mas um ano após a inauguração a empolgação deu lugar a frustração e preocupação: enquanto os corporativos tinham boas perspectivas, os eventos sociais não tinham nenhuma.
Ao constatar isso a direção do parque decidiu contratar uma agencia de eventos e promoções
para se debruçar sobre o problema e propor uma solução para atingir o objetivo abaixo com prazo definido:
? Captar casamentos e eventos sociais para ocupar sua pauta de sextas e sábados, sendo que o primeiro casamento deveria ocorrer num prazo inferior a um ano!
Não se tratava de escolher uma agência para organizar um evento que já tinha programação, verba e objetivos definidos. Ao contrário: a agência escolhida, no caso a DB Events, teria que partir do zero.
Antes de propor uma solução analisamos o porque da falta de interesse dos noivos em visitar o espaço e identificamos os seguintes obstáculos:
ESPAÇO DESCONHECIDO:
Recente e sem publicidade, o White Pavilion era desconhecido como local de casamento, tanto por parte dos noivos e das famílias como por parte dos fornecedores e players do setor.
Nenhuma tradição no segmento :
Nunca aconteceu um casamento no White Pavilion. Isso assusta os noivos. Quem quer ser o primeiro?
Ausência de Portfólio
Enquanto os concorrentes mostram vídeos e álbuns de centenas de casamentos realizados, e decorações lindíssimas, não tínhamos sequer fotos para mostrar como ficaria um casamento no local. Sem material fica difícil
Abordagem equivocada: tratavam casamentos e eventos corporativos da mesma forma.
As linguagens são diferentes. Afinal, Corporativo é a razão, casamento emoção.
Corporativo é tecnologia, casamento é glamour, e por aí vai. Era preciso descobrir qual é o sonho de cada casal e mostrar como ele pode ser realizado no White Pavilion.
Mas como assim, casar num parque aquático?
As referências de espaços para casamentos são sempre as mesmas: Salão de festas, buffets, hotéis, chácaras, sítios e lógico, igrejas com espaço para recepção.
Mas para casamento em parque aquático não existem referências. A falta de referências gera incerteza, incerteza pressupõe risco e risco não combina com casamento, pois não é uma festa que está em jogo, é o sonho do casal.
A LUZ NO FIM DO TÚNEL
Se por um lado quem não conhece o espaço não se vê casando ali, por outro lado os casais que iam até lá e percebiam a perfeita harmonia entre o espaço, o parque, aquela vista e a estrutura fantástica, mudavam de opinião e aprovavam o fato de ser dentro do parque.
Ora, então nem tudo estava perdido.
Mas, se levar clientes para visitarem o espaço já era difícil, imagine convencê-los a serem os primeiros a casar ali.
Era um tabú e ninguém se dispunha a quebrá-lo com o próprio casamento.Para quebrar esse tabú, precisávamos urgentemente do primeiro casamento.
Solução e Estratégia:
Criar um concurso com premiação capaz de levar centenas de noivos até o pavilhão para conhecer o espaço. Porém não quando vazio e sim durante um evento promocional inédito: uma fantástica festa de casamento modêlo, criada e produzida para proporcionar aos clientes potenciais uma experiência única de ver e sentir todo o glamour e sucesso que o White Pavilion e o Wet?n Wild juntos podem proporcionar.
E assim surgiu o evento Agora Eu Caso!
Para conferir o maior realismo possível à experiência dos casais eles não seriam meros espectadores, mas sim personagens no papel de parentes, padrinhos ou amigos dos?noivos?. Para tanto receberiam um convite de casamento e teriam que comparecer ao Casamento dos Sonhos vestidos a rigor, como verdadeiros convidados do noivo ou da noiva.
Escopo da Idéia:
1- Evento promocional? Agora eu Caso!!: O seu Casamento dos Sonhos está aqui!
Realização de uma Festa de Casamento Modelo no White Pavilion, para 300 convidados, (150 casais de noivos participantes do concurso cultural abaixo que aconteceria durante o próprio evento, inclusive a premiação.
2-Concurso cultural Agora eu Caso!
Presentear cinco casais de noivos com os seguintes Prêmios:
1º. Lugar: Uma Festa de Casamento completa
2º. Lugar: 50% de desconto.
3º. Lugar: 40% de desconto.
4º. Lugar: 30% de desconto.
5º. Lugar: 20% de desconto.
Etapas da Promoção:
Fase 1: Captação dos noivos
Fase 2: Captação dos parceiros
Fase 3: Organização
Fase 4: Produção
Fase 5: Casamento modelo e premiação
PÜBLICOS-ALVO:
Público ? Alvo 1: Clientes Potenciais
Noivos da região que ainda não definiram o local do casamento
Condição de participação:
Comparecer à Festa de Casamento Modelo no White Pavilion na noite da premiação, vestidos a rigor, como se fossem convidados ou padrinhos do noivo ou da noiva.
Estratégia de captação:
Lançamos o AGORA EU CASO! nas Feiras de Noivas de Campinas e de Jundiaí, onde estava o nosso público alvo. Os noivos adoraram a idéia inédita, a notícia se espalhou e nossos stands viraram atração nas 2 feiras, atingindo a marca de 306 casais inscritos, somente casais que ainda não tinham definido o local do casamento.
Público ? Alvo 2: Patrocinadores e Parceiros
Captação de patrociníos
Bem, precisávamos de uns R$200 mil para produzir uma festa cinematográfica e mais uns outros 200 para prêmiar os vencedores.
Sem essa verba prevista no orçamento nosso cliente desaprovou o projeto. Só poderia dispor de 20 mil e o próprio espaço.Se quisessemos tocar o projeto deveríamos buscar patrocínio de outras empresas.
Resolvemos arriscar:
Utilizamos a verba de 20 mil na captação do público alvo com os stands nas duas feiras de noivas e o banners e impressos para lançar o Agora eu Caso!
Como o nosso evento não era um evento de massa e sem poder oferecer inserções em uma mídia bastante expressiva, não tínhamos a menor chance de captar patrocínios financeiros de grandes empresas para cobrir os altos custos de produção.
Estratégias de captação:
A solução encontrada foi tentar transformar fornecedores em patrocinadores, assumindo cada um os custos de seus serviços, tanto para o casamento modelo quanto para as festas prêmio para os vencedores.
Com nosso público alvo já confirmado apresentamos a eles uma proposta de oportunidade dupla e o retorno do investimento.
A primeira oportunidade era a chance de poder demonstrar ao vivo para 150 casais clientes potenciais a qualidade de seus serviços, coisa que não é possível quando participam de feiras de casamento ou anúncios
A segunda oportunidade seria se tornar parceiro oficial do espaço sendo chamado para trabalhar em quase todos os eventos sediados no pavilhão.
Resultado:
A estratégia deu certo e os contratos foram sendo fechados um a um até que em 40 dias havíamos completado todo o quadro de parceiros.
UFA! Agora já podíamos confirmar o evento para o dia 6 de novembro, conforme planejado.
O EVENTO
A festa ocorreu exatamente como foi previsto:
Todos os 150 casais compareceram vestidos a rigor, de convidados dos noivos.
Eles foram recebidos na portaria principal do parque com tapete vermelho, encaminhados ao belvedere de onde puderam ter uma vista sensacional do parque com iluminação cênica destacando-se ao fundo o pavilhão às margens da piscina de ondas.
Em seguida havia uma fileira de carros para noivas incluindo limusines, carros antigos e modernos. Ali cada casal embarcava em um carro que o levava até a entrada do pavilhão.
No foyer onde foram montados diversos lounges com vista panorâmica para o parque os convidados eram recepcionados com um coquetel e interagiam com os demais casais
Em seguida foram encaminhados ao salão das cerimônias religiosas . Ali assistiram 3 tipos diferentes de cerimônia devidamente explicadas pelo oficiante de casamento, também parceiro.
Puderam ver vários modelos de vestidos de noiva ,roupas de noivos e padrinhos, a decoração floral a iluminação cênica e a performance dos músicos da orquestra que embalou as cerimônias.
Finalizada a cerimônia abriram-se as portas do salão nobre para o jantar e os convidados ficaram impressionados com a beleza e a decoração do espaço.
Ao entrar cada casal recebeu seu cupom de participação no concurso cultural agora eu caso bem como o regulamento da promoção.
Na frente do cupom eles colocariam seus dados e responderiam à seguinte pergunta: O que é para você o casamento dos sonhos?
PRESTIGIANDO OS PARCEIROS:
Já no verso do cupom havia uma relação de serviços executados no evento e em frente a cada um dos itens o casal deveria escrever o nome do respectivo parceiro fornecedor, sem o que seriam desclassificados.
Todos então se perguntavam onde e como iriam descobrir quem eram os fornecedores que prestaram serviços já que nenhuma relação havia sido entregue
Nesse momento o mestre de cerimônias informou que as respostas às perguntas do verso do cupom eles encontrariam no slide show que ele iria apresentar em seguida, homenageando todos os parceiros que ajudaram a viabilizar aquele evento. É fácil imaginar que todos prestaram muita atenção na apresentação sem conversas paralelas.
OS ELEMENTOS SURPRESA
De tempos em tempos a programação era intercalada com elementos de surpresa cada um deles visando destacar um determinado diferencial do espaço.
-ELEMENTO SURPRESA 1
Quando surgiu nos telões o slide do curso de dança de salão um casal de dançarinos entrou no salão e fez uma performance espetacular no estilo de dança dos famosos.
Enquanto todos prestavam atenção na dança nossos montadores recolhiam silenciosamente a parede móvel que dividia o salão com o foyer e ao final da dança todos se surpreenderam com a súbita ampliação do espaço,incorporando o lounge e a vista panorâmica da piscina de ondas ao Salão da Festa.
O Mestre de Cerimônias explicou que aquilo foi para demonstrar como os painéis podem ser usados para montar salões de acordo com tamanho de cada evento.
ELEMENTO SURPRESA 2 -
Alguns slides mais tarde, um dos noivos recém "casados" na cerimônia pega o microfone e pede ajuda para localizarem sua noiva pois ela sumiu!! Alguém da coordenação então informa que ela saiu de carro dizendo que voltaria logo e apresentação prossegue.
Minutos depois ouve-se um ronco de carro e uma buzina fanhosa bip bip. O mestre de cerimônias interrompe a apresentação e pergunta de onde vem isso?? Não pode ser aqui em cima, aqui não sobre carro!!
Neste momento a porta de correr se abre e entra no salão um carro Ford 1920 estilo Al Capone até o meio do salão e pára entre as mesas.
Aquele noivo vai até o carro, abre a porta de trás e eis que surge sua mulher com um lindo vestido de noiva.
Surpresos encantados muitos convidados se levantam aplaudem, cercam o veículo e tiram fotos.
ELEMENTO SURPRESA 3 -
Terminada a apresentação o diretor da DB informa que naquele momento será servido o jantar ao som de um talentoso DJ.
Neste instante um sujeito de uma mesa distante se levanta e fala alto:
- Olha está tudo maravilhoso mas uma festa como essa merecia uma banda!!!
O mal estar é geral: Os convidados atônitos comentam entre si: que sujeito inconveniente!
Alguns até que se levantam para olhar quem é.
Tranqüilo o diretor responde: desculpem-me, achamos que não seria necessário. Mas se o senhor quiser posso providenciar uma banda agora.
O sujeito desdenha, dá risada e diz: -- Quero só ver, não tem palco e nem espaço para uma banda.
O diretor responde que espaço tem de sobra e encerra com uma ordem para a equipe: --
Produção, por favor, uma banda AGORA!
Instantaneamente um som potente de banda invade o salão surpreendendo a todos: Os convidados se perguntam: mas de onde vem este som? Será mesmo uma banda? onde ela está?
De repente os painéis centrais da parede do fundo começam a se mover e raios laser invadem o salão. As pessoas se levantam para ver o que está acontecendo, os painéis se deslocam e a banda completa vai aparecendo , o palco, o painel de led, etc. Uma abertura emocionante da pista de dança!
Uma jogada ensaiada mas de forte apelo emocional.
A PREMIAÇÃO
No final da festa foram anunciados os 5 casais vencedores do concurso cultural em clima de apoteose.
Programação do Evento
19:00 às 20:00
? Chegada e Recepção dos convidados na portaria principal do Wet.
19:30 as 20:30
? Translado interno da entrada do parque à entrada do pavilhão em limusines, carros antigos e de luxo utilizados em casamentos.
20:00 - 21:00 ?
? Coquetel de recepção no foyer White Pavilion com vista panorâmica para o parque.
21:00 as 22:00
? Cerimônias modelo no Salão AB
23:00 as 00:00
? No Salão de Festa:
? Apresentação dos parceiros
? Performance de dança dos noivos cenográfica
? Elementos surpresa:
00:00 as 01:30 ?
? Jantar
? O Elemento surpresa da Banda Invisível
? Show com banda
? Performance do DJ
? Show com DJ + Banda Live
?01:30 as 02:00
Premiação