Detalhe do Case

A CCM é uma empresa especializada em gerenciamento, desenvolvimento e organização de eventos médicos atuante desde 2002. Entendemos que, para realizar um congresso é importante estudar e compreender as características específicas do cliente e do local escolhido. Reconhecemos, em cada nova experiência, aquilo que a integra com o todo. Este é nossa forma de entender que um conjunto de ações singulares resulta da aplicação do conhecimento adquirido em nossos desafios e no ajuste dos objetivos de cada parte envolvida.
Título: International Cardiology Symposium
Tema: Congresso científico na área médica voltado a especialidade de Cardiologia e área afins como Endocrinologia, Diabetologia, clínica geral.
Número de participantes: 500. Local: Dubai Convention and Exhibition Centre. Emirados Árabes Unidos.
Data: 16 a 18 de maio de 2013.
Periodicidade: Bienal.
Abrangência: Internacional.
Atividades paralelas:Diabetes Forum / Submissão de trabalhos científicos / área de exposição
Entidade promotora: CCM Worldwide Medical Congresses (CCM)/Congress Solution International (CSI)
A ideia desse evento originou-se de um projeto anterior denominado Glocal Meeting, realizado em março de 2012. Neste, o governo nos Emirados Árabes, convidou, através da CCM, importantes lideranças de diferentes especialidades médicas para encontro em Dubai com o objetivo de fortalecer as relações e negócios envolvendo a promoção e a atualização médica entre os dois países.
A escolha de convidar lideranças brasileiras ocorreu pelos congressos médicos realizados em nosso país estarem hoje entre os maiores do mundo, a situação econômica estável e o sistema de saúde implantado aqui também chamava a atenção dos governantes emiratis para construção dessa parceria através da participação em workshops denominados: ?Glocal Meeting?. O governo brasileiro enviou o livro AMRIK (desenvolvido pela Coordenação de Divulgação do MRE) sobre a história da presença árabe na América do Sul, o qual foi recebido por todos com grande satisfação e surpresa acerca do tamanho da influencia de sua cultura em nossa região.
Após esse primeiro contato, surgiu a oportunidade de desenvolver um evento na área de Cardiologia. A delegação brasileira contou com 144 pessoas e congressistas de diferentes país com grande ênfase aos emiratis mas também europeus, de outros países do Oriente Médio (Arábia Saudita, Omã, Catar), da África (Egito, Tunísia) e da Ásia (Índia, Rússia, Ucrânia).
Maiores informações: www.ics201

O evento tinha como objetivo, sobretudo, aproximar a expertise médica (técnica e científica) dos brasileiros e também de toda América aos profissionais árabes. Para tanto foi proposto o estabelecimento de ?pontes? de contato entre América-Europa-Oriente Médio.
Esse diálogo continental foi promovido pela aproximação das diferentes Sociedades que apoiaram a realização do evento (Sociedade Brasileira de Cardiologia, Sociedade Brasileira de Diabetes, Sociedade Europeia de Cardiologia, Sociedade Internacional de Arterioscleroses, Sociedade de Cardiologia dos Emirados, Sociedade de Diabetes dos Emirados). Além disso, a inscrição e consequentemente participação de congressistas de diferentes países dessas regiões reforça a ideia proposta pelo projeto que buscava a integração dos diversos profissionais envolvidos com a problemática das áreas abarcadas pelo evento.
O maior desafio na organização desse evento foi conciliar os diferentes pontos de vistas dos profissionais envolvidos já que havia dois grupos de trabalhos, um no Brasil e outro dos Emirados Árabes. Para tanto, foi necessário o estabelecimento de padrões comuns a todas partes, adotou-se o inglês como idioma oficial e também institui-se audioconferências semanais entre os membros das duas equipes para que fosse analisado a situação atual, problemas que precisavam ser resolvidos em comum acordo entre as partes. Além disso, foi necessário disposição dos profissionais envolvidos para ensinar, debater e aprender processos diferenciados que precisavam de uma resolução única.
Acredita-se que em um mundo globalizado, onde os países estão cada vez mais próximos, apesar de manter suas culturas com identidades próprias e processos locais, é cada vez mais importante e urgente que as empresas e organizações possam trabalhar de forma integrada, apreendendo as tradições diferenciadas e chegando, através de diálogo, a um denominador comum, a resultados positivos para todos, à resolução dos problemas, e no caso de iniciativas como esse Simpósio, ao sucesso do evento.
Focando no desenvolvimento desse case - evento internacional organizado para público de diferentes continentes, prevendo uma integração de especialistas, ao espraiamento de conhecimentos técnicos científicos brasileiros reconhecidamente de alto nível pelos dirigentes de outra nação, acredita-se que o evento International Cardiology Symposium diferencia-se dos demais projetos e merece destaque de todos. Os eventos e as empresas organizadoras brasileiras estão inseridos nesse novo contexto internacional que nosso país se encontra: o Brasil é exemplo por sua excelência técnica, admirado pela competência de seus profissionais, tornou-se competitivo em termos mundiais, investe cada vez mais na qualificação da mão de obra, na adoção de novas tecnologias e na melhoria da prestação de serviços e na qualidade de seus produtos.
Além disso, promover a resolução dos problemas comuns de saúde da população mundial é um dever de todos profissionais: o debate sobre as práticas adotadas, as atualizações de procedimentos e formas de tratamento e o reconhecimento das particularidades é de extrema necessidade uma vez que essa problemática torna-se cada vez mais global.

Os principais desafios do evento eram:
1) Comunicação: considerando-se que havia médicos de 3 continentes com culturas diferentes envolvidos na organização da programação, o primeiro ponto importante foi estabelecer rotinas e padrões para o desenvolvimento dos trabalhos. As principais soluções foram:
a. Centralização das decisões científicas no Brasil
b. Realização de Audioconferências semanais para follow up
c. Estabelecimento de parceria com empresa em Dubai, CSI, responsável pela logística local
d. Definição de temas científicos de interesse das 3 regiões (Europa, América e Oriente Médio), em especial a interface Diabetes ? Cardiologia
2) Financeiro: por ser a primeira edição de um evento, tornou-se necessário estabelecer 2 frentes para a comercialização de patrocínios e divulgação dos congressos, uma frente nas Américas, liderada pela CCM, e outra no Oriente Médio e Europa, liderada pelo seu parceiro, CSI.
3) Político: eventos na área de cardiologia são vários ao redor do mundo. Normalmente estão entre os maiores eventos médicos. Portanto, para viabilizar um novo projeto nessa área, foi necessário organizar uma rede política entre as principais sociedades dos 3 continentes de forma a garantir que os eventos não teriam oposição política. Nesse sentido, buscou-se e conseguiu-se apoio das principais entidades de cardiologia (Sociedade Brasileira de Cardiologia, Sociedade Européia de Cardiologia e Sociedade de Cardiologia dos Emirados Árabes) bem como os apoios das sociedades de diabetes (Sociedade Brasileira de Diabetes e Sociedade de Diabetes dos Emirados Árabes)
4) Interface Científica: como apontamos, eventos médicos são muitos ao redor do mundo. Criar mais um evento sem uma proposta de valor diferenciada não teria sucesso. Nesse sentido, propusemos um evento de Interface científica, onde a Cardiologia e as principais comorbidades (Diabetes e Obesidade) fossem discutidas em conjunto, atraindo o interesse de médicos que atendem pacientes que normalmente apresentam esses problemas conjuntamente.
5) Estabelecimento de Metas de Sucesso: para termos a convicção de que os resultados poderiam ser alcançados e de que desta forma continuássemos a organizar esse evento, estabelecemos metas e reuniões semanais de acompanhamento dos resultados, através de uma ferramenta que desenvolvemos, denominada ?Sinaleira? na qual avaliávamos o evento, em função dos resultados que estavam sendo obtidos como Vermelho (ou seja, indo por um mau caminho), Laranja (em desenvolvimento) e Verde (meta será alcançada). As metas projetadas eram alcançar 20% de lucratividade e obter um lucro de 45%, entre outras.
O grande desafio desse evento é que todas as medidas precisavam ser tomadas para diferentes públicos alvos, com idiomas diferentes e dentro de uma vasta distância geográfica. No entanto, não se podia perder a identidade da marca bem como os valores comuns do evento. Assim foi necessário desenvolver um projeto de comunicação visual que contemplasse materiais especialmente eletrônicos, mas também impressos para serem entregues aos possíveis congressistas.
Acordou-se o desenvolvimento de programa comercial, anúncios em periódicos da área, folder, programa avançado, newsletters, banner e contratação de assessoria de imprensa.

Em termos financeiros o evento obteve lucro na ordem de 20% da receita bruta, o que apesar de não ser a parte mais importante desse evento justifica-se em razão dos custos e também da transferência de valores e seus respetivos encargos entre os países.
O evento obteve grande cobertura da imprensa, tendo sido divulgado pela mídia impressa e eletrônica através de diversos canais de comunicação em suas diferentes fases, tanto pré, quanto trans e pós.
Abaixo segue alguns endereços dessas indicações eletrônicas:
http://www.ameinfo.com/director-dubai-health-authority-international-cardiology-341873
http://www.zawya.com/story/Director_General_of_Dubai_Health_Authority_opens_International_Cardiology_Symposium_And_Diabetes_Forum-ZAWYA20130516101933/
http://www.dubaicityguide.com/site/news/news-details.asp?newsid=43676
http://www.dubib.com/news/50509_director-general-of-dubai-health-authority-opens-international-cardiology-symposium-and-diabetes-forum
http://www.automobilsport.com/essa-al-haj-al-maidoor-director-general-dubai-health-ics---111208.html
http://asiatoday.com/pressrelease/director-general-dubai-health-authority-opens-international-cardiology-symposium-and-di
http://www.dubaicityinfo.com/cityguide/press_news_18901.aspx
http://gulfnews.com/news/gulf/uae/health/control-diabetes-to-prevent-heart-failure-specialists-1.1184299
http://www.tradearabia.com/news/HEAL_236086.html
http://www.zawya.com/story/عيسى_الحاج_الميدور_يفتتح_المنتدى_العالمي_لأمراض_السكري_والقلب_والأوعية_الدموية-ZAWYA20130516101115/
http://www.ameinfo.com/ar-273084.html
http://www.alkhaleej.ae/portal/6c2b1e1a-fa64-4cae-995a-c96e57a8950d.aspx
http://www.albayan.ae/across-the-uae/news-and-reports/2013-05-17-1.1885286
http://www.kuna.net.kw/ArticleDetails.aspx?id=2311233&language=ar
http://www.alittihad.ae/details.php?id=48204&y=2013

A análise das equipes envolvidas foi bastante positiva, tendo sido ressaltado especialmente a disponibilidade dos profissionais em ouvir o outro e propor soluções que contemplassem as diferenças das tradições, mas sempre de uma forma respeitosa e tolerante dentro da diversidade de visões. Os processos adotados no Brasil como realizados pelos árabes são bastante próximos, apesar de uma diferença de execução e de cuidado com os detalhes. Ressalta-se a necessidade das pessoas conhecerem a cultura da outra Sociedade, pois se trata de tradições distintas que podem até mesmo chocar quando visto de um ponto de visto unicamente ocidentalizado ou orientalizado. Como sugestão para próximas oportunidades de trabalho conjunto registrou-se a necessidade de estabelecimentos de medidas, prazos previamente bem como um diálogo maior e preferencialmente ao vivo entre os responsáveis pelos principais setores dos projetos. Acredita-se que esse encontro auxiliaria bastante no entendimento dessas divergências de entendimento da cultura e da realidade de trabalho de cada grupo. Segue exemplo da avaliação desenvolvida pela equipe:

THE FOLLOWING ITEMS WERE DISCUSSED

? Project meetings
o There?s a challenge to find a balance between required info for all parties involved and overkill: some meetings were perceived too lengthy
o Meetings closer to the congress dates should have focussed more on onsite issues (registration follow-up, CME points and certificates, ?)
o There?s a need to involve the registration team from an earlier stage so that set-up and ultimate outcome better relate to each other
o Use Outlook diary reminder to receive weekly input from staff involved

? Logistics
o No major comments: clearly defined deadlines and distribution of tasks
o Onsite: hiccups with registrations - cf. dedicated registrations feed-back

? Registrations
o EBMS preparations pre-congress were lengthy and did not provide the guarantee to a successful follow-up onsite
o The set-up and testing onsite were delayed by two hours and hence the registration set-up was not ready by the time the volunteers arrived
o Testing of the front-end screen and facilities consequently had to be postponed to onsite
o Search facilities on last name and first name are not sufficient (account record or order number should also be options)
o Printing itself went fine, but there were issues with finding names, changing names, tracking badges printed, tracking delegates checked-in,?
o EBMS does not provide consistent, detailed and reliable info on the registration status and progress nor break-downs that could be used by the sales team to meet requests from sponsors onsite
o Registration staff to be involved in the registration process from the start so they better understand the implications of the registration policy and can anticipate issues
o To investigate cost to work with Evento on a package deal versus investing in new software
o To investigate the possibility to have customised software programmed by EK IT (Prem)
o To check registration system used for Hello Dubai
o Schedule more time for onsite briefing of staff, hostesses, volunteers (preferably the registration set-up is finished one day earlier and staff and hostesses can be briefed one day before the meeting and have plenty of time to get used to the regs set-up)
o Produce a FAQ sheet for all regs staff

? Volunteers
o Suggestion to work with professional hostesses again in the future
o Quality service volunteers was average
o Volunteers showed up late, provided wrong information, had internal quarrels which the coordinator was not able to solve, were hardly motivated, did not show up for the free sessions on Saturday and collected several luncheon boxes before running away from the meeting (Saturday)
? Tours
o Need to have an AA representative onsite
o The B2C system is slow and does not allow to check availability of tours within 48 hrs
o The B2B alternative suggested by AA just did not work

? Visas
o Some initial confusion on who was to follow up on the visas
o Visa processing itself went smooth

? Media
o Provide separate desk away from VIP desk

? Exhibition
o The Exhibitors? manual requires changes: should be more concised and better structured
o To include in manual: check list/FAQ overview for rapid consultation and follow-up of orders by the exhibitor
o Template to be produced in Word, which can easily be altered by CSI staff ? JP to follow-up
o Operations manager to be appointed for future meetings
o Need to brainstorm on ways to create traffic and interaction on stands:
 Catering stations to be integrated into stands so as to create flow?
 Have permanent set-up of snacks?
 Sell catering facilities to exhibitors, located on the stand
 Create delegates passport to be stamped at each stand and linked to a raffle or free registration
 Make the exhibition (and the congress) an experiential event
 Define interest from delegates (through more elaborate registration system) and suggest customised itineraries to them
 Build community by collecting more info on delegates and providing it online (linked to social media)
 Organise dedicated slots where delegates can meet visitors on a F2F basis
 Use registered delegates to do viral marketing
o Visit Brazilian doctors to stands was much appreciated ? to further develop this approach
o Create separate accounts online for sponsors and provide them with the excel group booking list info based on their order, for them to complete and update ? link web and EBMS to be investigated
o Include access to chairman?s dinner in the number of free badges that an exhibitor is entitled to, based on the number of sq m booked

? Rooms
o Basic set-up worked well
o Positive comments from the speaker as to the set-up and assistance onsite
o Quality service of technicians was again below acceptable level

Tendo sido este o primeiro evento que efetivamente consolidou a parceria e a planejada aproximação entre os médicos brasileiros e emiratis e por ter sido um projeto de sucesso especialmente em termos científicos, financeiros, o qual consolidou novas redes de trabalho e de debate, espera-se firmar novas parcerias e dessa forma continuar aprendendo, ensinando, inovando e trocando ensinamentos e experiências na área de eventos.