Durante todo o evento, foram usados diversos equipamentos que pudessem beneficiar e causar impactos aos convidados perante sua estrutura.
Para os dois dias de palestras foi utilizado salas do hotel Aria Resort & Casino com pé direito mais alto (7,5m), palco de 3 x 8m feito de praticáveis, ao fundo uma imagem impressa em tecido por sublimação e presa a placas de PVC. Esta estrutura estava presa por cabo de aço ao teto e na parte de trás havia uma cortina.
A escolha do mobiliário veio de encontro a peças modernas e que impactassem o público pelo bom gosto, substituindo o padrão standard oferecido por modelos mais confortáveis e visualmente mais atrativos.
Na sala de eventos foi servido um café da manhã e por isso optou-se por uma configuração em mesas redondas com 10 lugares em cada.
No primeiro dia de palestras foram utilizadas forrações pretas nas mesas, a imagem do painel do palco retratava a cidade de Las Vegas junto a fogos de artifício - fazendo alusão a celebração das conquistas e parcerias. Este foi o mote de abertura no discurso do presidente da Midway - Wilton Colle. Ao fundo havia uma cortina preta para alinhar com a forração utilizada e assim harmonizar o ambiente.
Nas laterais dois banners impressos em adesivos e fixados em um painel de madeira. A chamada era: Aposte no seu sucesso, fazendo assim uma brincadeira com o ato de apostar (jogos do cassino x sair da zona de conforto acreditando em si mesmo). Também nas laterais do painel do palco havia uma repetição de frases como: Challenge yourself (desafie a você mesmo) e Let's Celebrate (vamos celebrar) - uma forma de chamar a todos para assumir o controle e buscar o novo.
Todos os convidados foram presenteados com camisetas para usar neste dia com a frase: Let's Celebrate. Como neste dia a empresa Pacific World estava lançando o esmalte em gel e a máquina de secagem, foi montado um salão de beleza em uma parte da sala para que as mulheres pudessem testar o produto. Ao final todas receberam um kit contendo a máquina de secagem, bem como vários esmaltes.
No segundo dia de palestra a forração foi amarela, o painel de fundo de palco todo amarelo, pois o apoiador Banana Boat fez um lançamento de produto. A cortina do fundo de palco foi azul (mesma cor utilizada na logomarca do produto). As camisetas foram amarelas com golas azuis. Foram colocados 7 banners espalhados pela sala, pois no lançamento a Banana Boat falava de 7 motivos para utilizar protetor solar.
Ao final deste dia todos os participantes receberam uma sacola contendo os produtos do lançamento (linha de protetores solares Banana Boat em embalagens spray).
Para os dois dias de palestras foram utilizados uma iluminação cenográfica no teto e no chão, para dar ênfase aos elementos do painel do fundo, principalmente no momento em que o palestrante estivesse fazendo a apresentação.
Toda a montagem foi iniciada um dia antes da primeira palestra e assim que terminou o primeiro dia já se iniciou a desmontagem e montagem do segundo dia. Para esta montagem de estrutura de palco, catering para café da manhã, iluminação e som foram envolvidos mais de 25 pessoas nos dois dias.
Todo o serviço oferecido durante as palestras teve presença da equipe do Aria Resort & Cassino, também a equipe de eventos e entretenimento do complexo MGM Resorts e fornecedores terceirizados para impressão dos banners e tecido do palco.
Toda a parte de segurança foi contratada pelo hotel, bem como adequação e adaptação a procedimentos de bombeiros, legislação, etc.
Para a realização do evento foi contratado com o hotel um seguro contra incêndio, acidentes com prestadores de serviços durante a montagem e desmontagem, atendimento de unidade móvel de saúde para emergências (visto que todo o grupo possuía cartão de assistência de viagem).
Toda a logística do evento como bilhetes aéreos, reservas de hotel, tours e tickets para espetáculos foram de responsabilidade da Fuego Incentivos, bem como toda a gestão e organização de detalhes do evento.
Como estrutura do evento, foram desenvolvidos:
- Convite virtual;
- Hot site;
- Recebimento de login e senha para confirmar presença;
- e-mail Marketing com dicas e informações importantes do evento e viagem;
- kit de viagem enviado a residência contendo: caixa personalizada, porta voucher, tag de bagagem, guia com programação e dicas, porta passaporte, bilhetes aéreos, voucher de hotel, cartão de assistência de viagem, etc;
- durante todos os dias cartas contendo lembretes de horários com a programação do dia seguinte;
- staff no lobby do hotel 24 horas para informações e dicas aos convidados
- ônibus de luxo para traslados;
Para esta edição do evento foi utilizado de maneira mais eficaz a ferramenta do hot site, onde os vídeos de entrevistas feitas no evento eram postadas ao final de cada dia, possibilitando que todos pudessem acompanhar o evento online.
Para isso foi necessário uma equipe maior de captação de imagens e a presença de 3 editores que trabalharam full time no evento utilizando ilhas modernas de edição para garantir que o vídeo com a compilação das imagens estivesse no ar no máximo até o início da manhã do próximo dia.
Um dos desafios colocados foi conseguir fazer com que esta equipe de edição pudesse realizar o trabalho técnico x conhecimento dos objetivos do evento e traduzir todo este pacote no vídeo.
Foi colocado um staff dedicado a produção do roteiro das entrevistas e marcação de imagens junto com o editor para assim garantir que o trabalho fosse executado com sucesso.
Nos momentos de lazer houve como desafio identificar os participantes para captação de imagens em vídeo, bem como fotografias. Um dos momentos mais críticos era o dia do tour de compras em um Outlet da cidade. Como nestes passeios o grupo não utiliza camiseta nem crachá, a solução adotada foi o uso de uma pulseira de cor vermelha. Pois assim, os fotógrafos e cinegrafistas facilmente identificariam os convidados.
Um momento que deve ser destacado no III Midway Celebration é o seu jantar de encerramento, para impressionar e fechar com chave de ouro o evento em Las Vegas, os convidados da Midway desfrutaram de um espaço exclusivo para curtir a última noite na cidade em grande estilo em um dos seus mais atraentes pontos turísticos, no topo de Vegas. O Stratosphere Tower se localiza no ponto mais alto da cidade onde se pode ter uma dimensão panorâmica de toda a cidade. Toda uma estrutura foi reservada para esta noite, decoração personalizada, boa música, um excelente jantar e para surpreender, brinquedos radicais para os convidados se deliciarem no topo da torre do Stratosphere Tower de Las Vegas.
No final do evento todos os convidados respondem a uma pesquisa de satisfação de toda a estrutura, programação e detalhes do evento. A Fuego Incentivos obteve o resultado de 94% com nota excelente e 6% com nota bom. Muitos elogios referente a aproximação cliente x Midway que o evento possibilita. Fazer com que a Presidência, diretoria e todo o corpo gerencial da empresa consiga gerar a confiança necessária nos convidados para que as oportunidades de negócio possam surgir naturalmente.
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