A Hypermarcas, através do Programa de Relacionamento Aliança ? Juntos Somos Mais, patrocinou a 1ª. Missão Técnica Internacional ? NY, e para tornar essa experiência memorável a AVM Eventos preparou uma agenda intensa para o período de 10 a 18 de janeiro de 2013.
Com a intenção de promover o desenvolvimento pessoal e profissional dos clientes e assim contribuir para o desenvolvimento do mercado e dos negócios conjuntos, a programação foi composta pelos seguintes momentos:
1) Pré-evento
A comunicação com os convidados foi intensa e promoveu o estreitamento do relacionamento já antes da viagem à medida que a data do evento se aproximava. Foram enviados 05 e-mail marketing: Confirmação de Presença e Emissão de Passagem para clientes e equipe interna Hypermarcas; Confirmação de Hospedagem; Jantar de Boas Vindas e Confirmação de Hospedagem no Caesar Guarulhos Intl Airport antes do embarque.
A AVM Eventos coordenou e realizou previamente todas as inscrições dos convidados na NRF ? Retail?s Big Show. Isso envolveu o preenchimento de fichas de inscrição, organização dos pagamentos e upload de todos os dados dos convidados no site do evento.
Um mês antes da viagem, ainda em 2012, foi realizada uma reunião onde a Hypermarcas apresentou a programação e entregamos um Kit de Boas Vindas, composto por: uma caixa com um cristal com a gravação do nome do evento The Ones e uma maçã, representando a big apple, e um voucher com a seguinte inscrição: ?Você receberá seu iPhone 5 em Nova Iorque?. Além disso, o kit também era composto por um Guia de Viagem personalizado, um porta passaporte, 03 tags de bagagem, um porta-dólar e uma mala de bordo. Todas as peças foram personalizadas com o logo The Ones.
Na última semana de dezembro de 2012 realizamos mais uma ação de ativação: enviamos para cada participante uma ?Farmacinha Hypermarcas?: uma nécessaire personalizada com produtos Hypermarcas. Aproveitamos para reenviar e-ticket, voucher de seguro viagem e confirmação de hospedagem em Nova Iorque. Com mais este cuidado buscamos tornar a programação de cada um mais confortável e tranquila e assim ajudar com os preparativos para a viagem.
2) Agenda
1º. Dia:
Na véspera da viagem hospedamos os clientes de fora de São Paulo no Caesar Guarulhos Intl Airport, e realizamos um jantar de boas vindas para marcar o início da viagem.
Acompanhamos o embarque de todos os passageiros, inclusive dos convidados que por motivo de agenda tiveram que viajar depois, durante os 03 dias seguintes ao embarque do grupo. No pré-embarque entregamos um kit viagem contendo uma almofada de pescoço do tipo Fom, um par de meias emborrachadas para andar no avião e um porta-moedas com uma nota de 5 dólares para locação do carrinho de bagagem no aeroporto de Nova Iorque.
Chegada a NYC ? Receptivo no aeroporto:
Na chegada ao aeroporto de Nova Iorque, os participantes foram recebidos por nossa equipe de receptivo, identificada com placas de sinalização The Ones, e receberam um kit frio: um cachecol, um gorro, um par de luvas e protetor labial. Afinal, a temperatura local era de 6oC.
Chegada a NYC ? Receptivo no hotel:
Nossa equipe acompanhou o traslado exclusivo do aeroporto até o Sheraton NY Times Square Hotel, que continha água Perrier para o conforto dos convidados. No hotel, eles foram recepcionados em balcão de check-in exclusivo, localizado em frente a um videowall que passava uma vinheta The Ones com imagens da cidade e dava as boas-vindas. Nesse momento eles receberam: chave de quarto personalizada The Ones (o pré check-in já havia sido realizado por nossa equipe) e um iPhone 5, contendo aplicativo exclusivo desenvolvido especialmente para o grupo.
Aplicativo:
O aplicativo para iPhone 5 continha a agenda do grupo dia a dia, todos os contatos de todos os participantes do grupo, para poderem falar entre si, e mapa com localização dos principais pontos da cidade e de locais de visitação. Além disso, o iPhone 5 já vinha com um chip local com franquia para ligações locais e ligações para o Brasil, acesso à internet, mensagens de texto, e aplicativo da feira NRF Big Show 2013 já instalado.
No apartamento:
Preparamos o apartamento de cada convidado com atenção aos detalhes: uma carta de boas-vindas explicando os detalhes do iPhone 5, número de telefone e pacote inserido, informações sobre a estadia e despesas, direcionamento sobre as ações do dia seguinte e um kit com roupão, pantufas, camisa térmica e o convite para nosso jantar de boas vindas. Tudo personalizado com a marca The Ones para receber a todos calorosamente! Após o jantar que estava à disposição no hotel, a noite foi livre para descanso.
2º. Dia:
Nosso dia começou com café da manhã privativo servido às 7h na sala ?Conference Room E?, onde tivemos a Reunião de Abertura, os consultores do grupo fizeram as honras da recepção e abordaram a agenda do dia e agenda prevista para todo o período. Em seguida, o grupo saiu para visitas técnicas na cidade de Nova Iorque, previamente agendadas pela Hypermarcas. O restaurante escolhido para almoço do grupo entre as visitas técnicas foi reservado e brifado pela AVM. O jantar de Boas Vindas foi no restaurante Ai Fiori, localizado no Hotel Setai na 5ª. Avenida. Após um coquetel de boas-vindas, os convidados sentaram-se à janela em área privativa, podendo observar o movimento nas ruas da cidade que nunca dorme. Para o coquetel, realizado em uma sala privativa separada da área do jantar, montamos equipamentos de audiovisual para transmissão de vinhetas e discurso de boas-vindas e música ambiente. Ao retornarem ao hotel, os convidados encontraram no apartamento uma caixinha de som ?big apple?, compatível com o iPhone 5, com um cartão personalizado.
3º. Dia:
Após o café da manhã e reunião de revisão de agenda às 7h, saímos para um tour de compras no Outlet Woodbury. Entregamos um mapa do local com a lista de todas as lojas para que todos pudessem programar suas compras. Guias especializados bilíngues acompanharam o grupo durante todo o dia. Os ônibus exclusivos tiveram dois horários de retorno, e a noite foi livre. Nos apartamentos foi colocado o convite do jantar da noite seguinte.
4º. Dia:
Primeiro dia da Retail?s Big Show. Começamos com nosso tradicional café da manhã e reunião de revisão de agenda às 7h, onde os consultores repassaram o roteiro para melhor aproveitamento deste grande evento do varejo mundial. Às 7h50 saímos para o Jacob K. Javits Convention Center, localizado a aproximadamente 30 minutos do Hotel Sheraton.
A AVM também foi responsável pela contratação dos fones de tradução simultânea, retirada prévia destes fones e dos crachás e material do evento, para que os convidados recebessem tudo com antecedência no hotel e não precisassem se preocupar com isso para a ida ao evento.
Nesse dia retornamos ao hotel às 15h30, pois à noite preparamos uma noite especial para vermos Nova Iorque de outro ponto de vista: um Dinner Cruise a bordo do Duchess World Yacht. Navegamos pelos East River e Hudson River até a Estátua da Liberdade. No retorno ao hotel os convidados encontraram mais um gift: um livro de fotos de Nova Iorque, e o convite para uma noite espetacular no dia seguinte.
5º. Dia:
Começamos com nosso café da manhã e reunião de revisão de agenda às 7h, com saída para o Retail?s Big Show às 7h50. Retornamos às 16h e saímos às 17h45 para uma experiência diferenciada: Broadway! Os convidados foram recepcionados no VIP Room do teatro com um coquetel de uma hora. Assistiram ao show da Broadway, Spider-Man: Turn Off the dark, seguido de um VIP Backstage Tour, onde puderam tirar fotos com o Siper-Man em cima do palco, conhecer os bastidores, camarins, toda a parte subterrânea do teatro e equipamentos, guiados pelo diretor de cena. Com o apoio de 03 intérpretes contratados pela AVM, todos puderam fazer perguntas e interagir de maneira exclusiva com esse espetáculo da Broadway. O jantar foi livre, e no retorno ao hotel havia um porta-retrato da Broadway em cada apartamento.
6º. Dia:
Esse foi nosso último dia de Retail?s Big Show. Seguimos com nossa agenda de café da manhã às 7h e reunião de revisão da programação, e o dia foi todo dedicado ao aproveitamento da feira. A noite foi livre.
7º. Dia:
Nosso dia começou com nosso tradicional café da manhã, seguido de um workshop especial das 8h30 às 10h30. Na sequência saímos para a tarde de visitas técnicas. O almoço no restaurante escolhido para o grupo também foi organizado pela AVM. Entregamos nos apartamentos o convite para o jantar de Encerramento e uma balança de bagagem, e a noite foi livre para descanso.
8º. Dia:
Nessa manhã o café estava disponível a partir das 7h, e entre 8h30 e 12h os convidados participaram de um workshop da área. A tarde foi livre para descanso e lazer, e à noite preparamos um momento mais do que especial, único!
O jantar de Encerramento foi no Top of the Rock, no 67º. andar do Rockefeller Center. Locamos o espaço exclusivamente para os convidados, contratamos cenografia, decoração, equipamentos (iluminação, efeitos visuais, sonorização), catering, tudo para uma festa digna de topo do mundo, com a cidade Nova Iorque aos seus pés!
Como o local escolhido, o Top of the Rock, é um local turístico de visitação intensa na cidade, toda a logística para montagem do evento teve que ser minuciosamente organizada. Toda a documentação de licença para servir bebida alcoólica durante um evento, seguro do evento por parte da agência, foi apresentada ao espaço antes do início da montagem. A montagem começou às 3h, com descarregamento dos equipamentos de audiovisual e catering, mobiliário e decoração. Com o principal de cabeamentos e cozinha prontos até 7 da manhã, o espaço foi aberto para visitação, e pudemos retomar a montagem às 14h, período que começava nossa locação exclusiva do espaço.
Às 18h estava tudo pronto, realizamos reunião de staff para repassar todo o roteiro e 18h30 estava tudo pronto para a recepção dos convidados.
Na chegada, um coquetel com som ambiente e a noite clara proporcionou momentos de descontração e ótimas fotos de todos com o skyline de Nova Iorque e as luzes da cidade.
Os convidados tiveram um momento antes do jantar para reforçar a aliança para os novos desafios, e juntos numa contagem regressiva brindaram a chegada de um novo tempo. Tivemos homenageados, e ao final dos agradecimentos o jantar foi servido, seguido de show com um quarteto de jazz, que contava com uma vocalista brasileira. E para fechar a noite com chave de ouro, claro que não podia faltar a famosa música de Frank Sinatra ? New York, New York! Ela inclusive estava estampada no convite criado para o jantar de Encerramento.
Ao retornarem para o hotel, deixamos para cada convidado um cartão de agradecimento e um abridor elétrico de vinho como brinde de saída, bem como um pen drive com todas as fotos do evento e aulas dos workshops realizados.
9º. Dia:
Chegamos ao final da nossa 1ª. Missão Técnica Internacional. O café da manhã estava disponível a partir das 8h, e realizamos o acompanhamento do check-out e traslado para o aeroporto de todos os convidados, de acordo com os voos programados.
3) Pós-Evento
Após o evento preparamos um kit composto por um álbum de fotos, uma carta de agradecimento e um CD com as fotos do evento para ser entregue a todos os participantes. O book foi uma amostra dos momentos especiais que passamos juntos e marcou o início da parceria com a Hypermarcas.
4) Considerações
Para que pudéssemos planejar um cronograma detalhado, realizamos uma visita técnica dois meses antes do evento para selecionar todos os locais, realizar reuniões de negociação e alinhamento com fornecedores e parceiros locais, verificar quais ações seriam exclusivas e quais seriam imprescindíveis para tornar a experiência do grupo The Ones algo inesquecível.
Além de todo o planejamento, organização e coordenação dessa agenda, é importante citar que cuidamos também dos serviços de registro fotográfico, receptivo e profissionais de apoio, tradução e intérpretes, e coordenamos o rooming list do Hotel Sheraton e malha aérea em parceria com a agência de viagens da Hypermarcas, com atualizações constantes para os convidados através do envio de e-mails de comunicação.