Detalhe do Case

Fundada em 1996, a Agência Um é uma das maiores empresas especializadas em eventos corporativos e viagens de incentivo da América Latina. Com uma bagagem de mais de 12 mil eventos organizados, a agência se dedica hoje a implantar, em todos os projetos, o conceito de experiências únicas e transformadoras. São aproximadamente 100 funcionários em prol da excelência na prestação de serviços. Entre os principais clientes estão Citibank, Johnson Controls, Fiat, Nextel, Santander, Albert Einstein, Ericsson e Bosch.
Outros pontos fortes da empresa são as criações de convenções de vendas, encontros corporativos e de relacionamento, sejam eles sociais, de responsabilidade social, sustentabilidade, ligados ao esporte ou até mesmo à cultura. Conferências internacionais, lançamento de produtos, campanhas de vendas, premiações e viagens de incentivo são outros projetos organizados com maestria pela agência. Completam a gama de serviços planejamentos para comunicação interna e endomarketing.
Vale ressaltar que a Agência Um é considerada pelo CIEE | IBOPE Solution como umas das melhores empresas para se estagiar no Brasil. Fora isso, em 2011 e 2012, a Agência Um foi a empresa com o maior número de eventos reconhecidos no Prêmio Caio, considerado o ?Oscar dos Eventos?. Para mais informações, acesse www.agenciaum.com.br.

Todos os anos a DuPont premia os melhores trabalhos de pesquisa que foram desenvolvidos pelos pesquisadores durante o período de junho 2012 a junho de 2013. Os pesquisadores vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram metas estabelecidas. Como forma de reconhecimento é oferecida uma viagem para destino internacional, onde seja possível visitar várias atrações turísticas da cidade, apresentar aos outros pesquisadores os trabalhos desenvolvidos, ter contato com produtores e pesquisadores do país em questão, além é claro de fazer visitas técnicas as fazendas e universidades.

Essa é uma viagem que tem como grande objetivo premiar os vencedores, mas oferecer uma viagem que não poderia ser paga, caso cada um deles quisesse. É propor uma experiência única na carreira e na vida de cada um deles.

Esse prêmio é muito visado entre os pesquisadores e um grande estímulo para todos os envolvidos. Desta forma, a Agência Um foi contratada para desenvolver o programa da viagem, que esse ano foi em São Francisco, Califórnia, Estados Unidos.

Título: DuPont Expert Team Cereais Pesquisadores 2013 EUA
Tema: Gerar conhecimento é Cultivar conhecimento

Objetivos (além dos mencionados acima):
- Ampliar o conhecimento nas culturas de pesquisa;
- Motivar a equipe participante a estar sempre entre os ganhadores da viagem;
- Aproximar a equipe participante dos funcionários da DuPont que acompanham a viagem;
- Oferecer uma viagem impagável, com experiências únicas;
- Criar a oportunidade de nivelamento de conhecimento entre todos os participante

Perfil do Público Alvo:
- Pesquisadores e influenciadores da área de pesquisa agrícola | 95% homens e 5% mulheres.

Número de participantes convidados: 41 participantes
Número de participantes presentes: 40 participantes
Local: Hotel Fisherman?s Whraf | San Francisco | Estados Unidos
Data: 23 a 28 de junho de 2013
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Agenda e Conteúdo:
Ações pré-evento
- Envio de comunicado interno da vice Presidência do setor agrícola para divulgar os ganhadores
- Envio de save the date para reforçar os ganhadores e pedido de reserva de agenda
- Envio de teaser/convite eletrônico para repassar as informações mais importantes do evento.
- RSVP Ativo e Receptivo para preenchimento de todas as informações para providenciar a passagem, acompanhamento e assessoria para visto americano e possíveis dúvidas sobre a viagem;
- Reminder eletrônico | Contagem regressiva, informações finais, divulgação dos e-tickets e informações sobre o ponto de encontro no aeroporto.

1º dia | 23.06 - domingo
Embarque:
No aeroporto os convidados receberam um kit embarque com: crachá de identificação, guia de viagem com informações úteis e dicas, voucher de seguro, tag para bagagem e kit higiene para o voo. Todos foram direcionados para o embarque na companhia área internacional (American Airlines - AA) e receberam instruções para o preenchimento da declaração de alfândega, despache de bagagem na conexão e o orientação para o próximo ponto de encontro: portão de embarque.

2º dia | 24.06 - segunda-feira
Chegada à conexão | Dallas:
Um dos guias desembarcou antes para orientar e levar todo o grupo para a imigração na alfândega.
Após a imigração, todos foram direcionados a tomar um café verdadeiramente americano enquanto aguardavam o voo nacional.

Chegada a São Francisco:
Ao chegarem ao aeroporto, todos foram recepcionados pela equipe regional para receber as boas vindas e seguirem para o hotel. A fim de facilitar toda a comunicação entre os participantes, havia o guia regional de turismo e um intérprete para repassar todas as informações para o idioma português.

No check in privativo do hotel, eles tinham a disposição água, sucos e muffins. Além disso, receberam: um mapa da região com a localização dos pontos turísticos; principais vias de acesso até o hotel e as principais lojas para compras.

No quarto foi colocada uma carta de boas vindas, a agenda com a programação para as atividades em grupo para os próximos dias e um adaptador universal como brinde; útil para todos os dias da viagem.

Após 1h30 da chegada, todos seguiram para o almoço em um dos mais tradicionais restaurantes de São Francisco: Bubba Gump. Os participantes puderam tirar fotos com o sósia do Forest Gump que animou o almoço de todos, além é claro de dar uma volta pelo Pier 39; um dos pontos turísticos da cidade.

Terminando o almoço, todos foram convidados a fazer um city tour, panorâmico pela cidade, passando pelas duas pontes mais importantes de acesso a cidade, esculturas e monumentos, bem como outros pontos turísticos. Ao final do tour, todos ficaram maravilhados com as lojas Target e Best Buy, onde muitas compras foram feitas.

O retorno para o hotel foi livre, por isso o jantar de boas vindas foi no próprio hotel.

3º dia | 25.06 - terça-feira
Esse dia da viagem era especial, pois cada um dos pesquisadores teria a oportunidade de apresentar, em 20 minutos, o estudo que cada pesquisou durante o ano.

Peças de comunicação:
No caminho da recepção a sala do evento: placas de sinalização indicando a sala para a reunião.
No hall da sala: lamás que identificavam o tema do evento, além das áreas de pesquisa que seriam discutidas: Herbicidas, Inseticidas e Tratamento de Sementes.

Bloco personalizado
Caneta personalizada

No início da reunião, todos permaneceram na mesma sala, para um alinhamento geral já com as regras e expectativas da campanha para o ano seguinte, bem como sugestão de locais de viagem e para que todos pudessem assistir a palestra de um dos pesquisadores da DuPont que está hoje sediado na Califórnia.
Após a palestra e o coffee, todos foram convidados a se dividirem em 02 grandes grupos, de acordo com o ramo/cultura de pesquisa: Herbicidas e Inseticidas para então, cada um apresentar o próprio trabalho. Após todas as apresentações, há um debate sobre todos os pontos discutidos.

O dia foi finalizado com uma jantar em espaço exclusivo na churrascaria Espetus, uma das melhores churrascarias da cidade.

06h00 às 08h00 | Café da manhã no Hotel
08h00 | Reunião | Abertura ? Grupo todo
10h00 | Coffee Break Manhã
10h30 | Reunião | Divisão Grupo Herbicidas e Inseticida
12h00 | Almoço Hotel
14h00 | Reunião | Divisão Grupo Herbicidas e Inseticida
16h00 | Coffee Break Tarde
16h30 | Reunião | Encerramento ? Grupo todo
20h00 | Jantar no Espetus Churrascaria


4º dia | 26.06 - quarta-feira
O dia começou cedo e cheio de expectativas, afinal, esse dia da viagem, foi destinado aos passeios externos pelo estado da Califórnia: visita a Universidade da Califórnia em Davis, assim como os campos de pesquisa experimental; visita a um produtor na região de Oakville Research que pertence também a Universalidade da Califórnia; e finalizando a tarde com uma visita a Vinícola Domaine Chandon com degustação de espumantes da região.

Durante todo o trajeto o guia tradutor acompanhou o grupo fazendo a interface entre os interlocutores e os participantes, pois nem todos dominavam o idioma dos palestrantes regionais.

Em cada local visitado existia um grupo de apoio local para recepcionar o grupo, dando as boas vindas ao estilo americano, explicando o modo de vida nessas comunidades agrícolas e explicando a forma de trabalho e combate as pestes agrícolas.

06h00 | Café da manhã no Hotel
07h30 | Saída para Universidade da Califórnia, Davis
09h00 | Visita Universidade da Califórnia ? Davis College of Agriculture
11h30 | Ida para Vacaville
12h00 | Almoço no Home Town Buffet
13h15 | Ida para Oakville
14h00 | Visita Universidade da Califórnia ? Oakville Research
15h00 | Visita a Domaine Chandon - Vinícola e Vinhedo
17h00 | Retorno San Francisco
20h00 | Jantar no Tarantino´s Restaurant

5º dia | 27.06 - quinta-feira
Assim como nos dias anteriores, esse dia era esperando com grande ansiedade, afinal era o dia destinado às compras. Nenhuma viagem aos Estados Unidos seria completa sem um dia em um dos gigantescos outlet que o país oferece. Por isso, esse dia foi dedicado a isso.
Todos os participantes receberam no ônibus a caminho do outlet, o mapa com todas as lojas, assim ficaria mais fácil a logística de compras.

A noite foi ainda mais especial, pois foi a noite de premiação, onde oficialmente cada um dos pesquisadores vencedores seria chamado ao palco para receber a placa de homenagem. O clima foi bastante descontraído e muito animado.

Peça de comunicação: Troféu estilizado com a imagem da Golden Gate informando que a DuPont tinha a honra de conceder o reconhecimento pela parceria por mais um ano junto, com trabalhos brilhantes e preparados para o ano seguinte

07h00 às 08h00 | Café da manhã no Hotel
08h30 | Saída para Gilroy | Outlet
12h00 | Almoço Livre (Cash)
17h00 | Retorno a São Francisco
20h00 | Jantar no Restaurante Harris Steakhouse

6º dia | 28.06 - sexta-feira
Último dia na cidade de São Franscico, dia de fazer as malas, arrumar as compras, dar uma passeada a pé pela cidade, pegar um bondinho, ir até a Lombard street e se preparar para voltar para casa

06h30 às 07h30 | Café da manhã
08h00 | Check Out
08h45 | Saída para Aeroporto
11h00 | Almoço no aeroporto (cash)
12h40 | Voo de volta para o Brasil

7º dia | 29.06 - sábado
09h00 | Chegada ao Brasil

Ação pós-evento
A Agência Um criou um portfólio que chamamos de book pós-evento | apresentado em power point para o cliente, contendo as fotos com os melhores momentos e uma apresentação, com o resumo de todas as ações e comunicações do evento, bem como o resultado da pesquisa.

Na segunda-feira após a chegada de todo o grupo foi enviado eletronicamente o certificado atestando a participação no evento e a contribuição de cada um ao evento. Além de um teaser eletrônico com as fotos de todo o grupo nas atividades da agenda.

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, enaltecer a importância técnica da viagem e propor atividades que o participante não pudesse comprar, caso fizesse uma viagem para o mesmo destino.

Desafios x Soluções

1 ? Como adequar as regras de segurança exigidas pela DuPont em um hotel que já tem as próprias normas de segurança?
Foi necessária uma visita técnica, prévia ao evento, a todos os espaços que o grupo teria acesso, quem acompanhou todos os trâmites foi o engenheiro de segurança da DuPont. Foram analisados todos os pontos de possíveis riscos, desde: cinto de segurança em todos os veículos para os transfers, prazos de extintores, condição das cozinhas e manuseio de alimentos, higienização dos filtros de ar condicionado, aterramento elétrico e planos alternativos para chuva com a sinalização das áreas não indicadas para acesso.

2 - Como prover uma viagem a brasileiros em um país onde o idioma não é dominado por todos os participantes?
Durante todo o evento, havia um guia/tradutor destinado a auxiliar todos os participantes com o idioma. Seja, para as compras, passeios e contatos com os palestrantes locais. Foi utilizado sistema de rádio de tradução, porém sem cabine, com um sistema móvel e de longo alcance, uma vez que a maioria das traduções foi feita em campo aberto.

3 ? Como criar localizar um local turístico que possibilitasse diversão, conhecimento e visitas técnicas?
A Agência Um tem um grande parceiro nos Estados Unidos que auxilia nessa pesquisa, alinhando os 03 pilares principais da viagem: diversão, conhecimento e visitas técnicas. Assim foi possível desenvolver dentro do tempo da viagem uma programação completa e de grande aproveitamento a todos.

Diferente de todas as outras versões anteriores, a pesquisa | avaliação foi respondida após a viagem, via RSVP. Foi esquematizado dessa forma para que um novo contato fosse feito com o participante e para provocar respostas mais verdadeiras e efetivas:

Os pontos com melhor média foram: Tradutor, hospedagem, Equipe DuPont, Transporte Terrestre, Local da Viagem, Agência, Atendimento durante o evento;

A localidade mais citada pelos participantes para o próximo evento foi Estados Unidos;

A maioria dos comentários sobre o evento foi: ?Evento muito bom!?.

- Pesquisa de satisfação: média total do evento 9,44
Atendimento pré-evento: 9,0
Atendimento durante o evento: 9,5
Pontualidade: 9,4
Agenda: 8,9
Universidade Davis: 9,1
Nappa Valle: 9,6
Hospedagem: 9,8
Restaurante Externos: 9,2
Outlet: 9,5
Tradutor | Claudio Puríssimo: 9,9
Transporte aéreo: 9,6
Transporte terrestre: 9,7
Duração da viagem: 9,0
Local da viagem: 9,7
Equipe DuPont: 9,8
Agência: 9,59

Desempenho econômico
Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

A receita total do evento ficou em R$ 578.575,60 para o total de 40 participantes, sendo o valor per capta de R$ 14.464,39 por participante.

- Staff
Pré-evento: 02 pessoas

Durante o evento: 02 pessoas da equipe da Agência Um + 02 guias, sendo um técnico em agricultura e 01 guia de turismo; além de toda a equipe do hotel, fazendas e locais visitados e os motoristas.

Pós-evento: 02 pessoas
Horas trabalhadas: Aproximadamente 78h | fechamento do evento, envio de certificado e acompanhamento e envio do resultado da pesquisa.

- Refeições: 453 refeições entre cafés da manhã, coffee-break, água e café na sala, almoços e jantares

- Ocupação hoteleira: 01 hotel, 36 apartamentos nas categorias SGL e DBL, totalizando 144 diárias

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta | internacional: 43 | Considerando o staff do Brasil
Nº de passagens aéreas de ida e volta | nacional: 28 | Considerando apenas os pesquisadores, uma vez que o staff e os funcionários da DuPont que acompanharam a viagem são de SP.

Nº ônibus para transfer IN e OUT (aeroportos), durante a viagem: 01 ônibus de luxo com sistema de wifi, tomadas, frigobar, banheiro e sistema de áudio/som.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois o grupo teve a oportunidade de fazer compras nas lojas de artigos regionais, compras no outet e lojas da região, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com o nossa viagem.

A DuPont é uma empresa de Ciência e que coloca a Ciência para trabalhar na criação de soluções que tornam a vida das pessoas melhor, mais segura e mais prática. Com operações em mais de 70 países, a companhia oferece ampla variedade de produtos e serviços inovadores para mercados como segurança, agricultura, alimentação, casa e construção, comunicação e transporte (fonte: WWW.dupont.com.br).

Por isso, a DuPont ? uma das primeiras empresas a estabelecer publicamente metas ambientais há 20 anos, no Brasil ? ampliou seus compromissos de sustentabilidade para além da redução interna de impactos ambientais, incluindo metas de mercado tanto em termos de receita quanto de investimentos em Pesquisa e Desenvolvimento. Os objetivos estão diretamente associados com o crescimento dos negócios, especialmente com o desenvolvimento de novos produtos mais seguros e mais aprimorados do ponto de vista ambiental para os principais mercados globais.

Hoje, além da premissa instituída no programa Global Collaboratory campanha essa que mostra que juntos podemos mudar a realidade próxima do mundo, pois em 2050 seremos mais de 9,3 bilhões habitantes, e para isso será necessário mais alimentos, mais segurança, mais combustível e mais uma série de recursos, durante os eventos, esse conceito de responsabilidade corporativa é prioridade, principalmente o quesito segurança de todos os envolvidos.

No evento
- Foi utilizado material reutilizável na cenografia (lona tensionada para os cenários);
- Toda a vegetação para ornamentar a sala era plantada, mantendo-a viva para reutilização;
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva;
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado;
- Foi feito o uso de gerador biodiesel;
- A grande maioria da equipe que trabalhou no evento era regional, ou seja, de Campinas, auxílio para empregos diretos e indiretos;
- Os materiais de apoio distribuídos na reunião foram: papéis para uso frente e verso e blocos com papel certificado;
- Todos os fornecedores utilizaram material de EPI, garantindo a segurança de cada pessoa envolvida e
- Além destas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.

Sustentabilidade dentro da Agência Um
A Agência Um se preocupa com a qualidade de vida e bem estar de seus funcionários, realizando periodicamente treinamentos e acompanhando semanalmente o desenvolvimento de seus profissionais. No mês de Agosto de 2012 foi lançado a todos os funcionários o Comitê de Sustentabilidade Agência Um que passou a instituir novas práticas da sustentabilidade dentro da Agência, certificar ações que já aconteciam e a propagar as práticas para o dia a dia de cada colaborador.

Entre suas ações de sustentabilidade está a coleta seletiva de lixo, o reuso do verso de papel inutilizado, utilização de papel reciclado, substituição dos copos plásticos por canecas de porcelana, envio semanal de dicas com o: você sabia, recolha de pilhas, baterias e remédios para o descarte correto dos mesmos e além de campanhas anuais, como a do Agasalho.
Toda a sobra de material de eventos é doada para instituições correspondentes a utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos, material escolar para orfanatos ou lonas para confecção de artesanato.
A responsabilidade social está incorporada as filosofias da Agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva, a doação de materiais, a utilização de gerador com biodiesel, a utilização de iluminação em LED e a compensação de CO² com a plantação de árvores. Em alguns casos é incentivado o trabalho com portadores de deficiência física no time de campo dos eventos.