Briefing / Desafios:
Recebemos um briefing da Panpharma pedindo uma campanha de incentivo voltada para o público de vendas. São cerca de 1000 colaboradores participando da campanha. O objetivo era motivá-los para alavancar as vendas dos produtos farmacêuticos dos laboratórios da distribuidora. Junto à campanha, foi pedida a realização de dois eventos: um para encerramento da campanha e lançamento da próxima campanha, e outro para a venda de cotas de patrocínio da campanha, junto aos laboratórios farmacêuticos. Sendo assim, o desafio era alinhar todas essas necessidades do cliente, pensando nos diversos públicos envolvidos e diferentes questões que precisavam ser trabalhadas harmoniosamente para alcançar os objetivos finais.
Conceito / metas:
Em resposta à proposta da Panpharma, criamos a campanha Circuito Pan e o evento de incentivo. A Campanha de Incentivo Circuito Pan é dividida em edições, sendo que cada uma tem duração de 3 meses e o tema é sempre relacionado com uma destas estações do ano: Verão ou Inverno. O Circuito Pan Inverno 2013, por exemplo, acontece de junho a agosto. O Evento de Incentivo acontece ao se encerrar uma edição e lançar a próxima. Sendo assim, o objetivo do evento é realizar o encerramento da campanha passada, mostrando os resultados positivos para a Panpharma; premiar os ganhadores da campanha, fazendo dessa premiação um incentivo para todos os colaboradores; e promover o lançamento da próxima campanha, com metas e métricas. Não seria possível levar todos os participantes da campanha ao evento, por isso optamos por levar apenas os destaques da campanha. Decidimos realizar tudo em um único evento visando diminuir os custos do cliente e transmitir aos participantes da campanha a ideia de que o evento é um marco: encerramento de um ciclo e recomeço do próximo. E funcionou! O cliente gostou da ideia e os participantes aguardam ansiosos pelo momento do evento.
O projeto de venda dessa campanha foi pedido no briefing e desenvolvido pela Tradecom. A campanha é vendida para os laboratórios que, ao comprarem, viram patrocinadores desse evento e da campanha no geral. Dessa forma, os patrocinadores alavancam as vendas dos seus produtos.
Ações / Soluções desenvolvidas:
Para o Circuito Pan Inverno 2013, realizamos todas as ações necessárias para garantir que o evento fosse completo:
Comunicação:
- Save the Date: Para que os participantes pudessem se programar, enviamos um Save the Date com antecedência ao evento.
- Convite: Uma semana após o Save the Date, enviamos os convites do evento com todas as informações necessárias.
- E-mail marketing: Enviamos um e-mail marketing solicitando que os participantes entrassem no hotsite e fizessem seu pré-cadastro para o evento, dando informações que seriam confirmadas posteriormente no RSVP.
- Vouchers: Os vouchers de voo foram enviados aos participantes com 3 semanas de antecedência, para leitura e confirmação de voo.
- RSVP: Uma equipe de RSVP fez a confirmação dos horários, aeroportos e informações necessárias de todos os participantes.
- Comunicação visual do evento: faixas laterais; backdrop; banners expostos em locais estratégicos nas unidades, visando a lembrança e motivação constante da campanha; folders com todas as informações sobre a mecânica e métricas da campanha, bem como seu regulamento.
Ação para os convidados Vips:
Desenvolvemos uma ação especial para os convidados Vips. Um dia antes do evento, os convidados Vips ficaram hospedados no renomado Hotel Renaissance, em São Paulo. Preparamos uma surpresa: eles entraram em um ônibus-balada sem saber para onde estavam indo. Dentro do ônibus, o clima era de animação, com a ajuda de uma drag queen contratada por nós, que entrou no ônibus no meio do caminho, surpreendendo a todos e divertindo os convidados. Eles foram levados para jantar no Bourbon Street, um ambiente com música, considerado internacionalmente como um dos melhores clubes de Jazz & Blues.
Hospedagem:
O Circuito Pan é uma campanha nacional, então trouxemos os colaboradores do Brasil todo, que ficaram hospedados no Tauá Hotel Atibaia, localizado no interior de São Paulo. Ficando próximo ao aeroporto de Guarulhos, a localização do hotel facilitou a logística. Além disso, o hotel apresenta ótimo custo-benefício, oferecendo salas amplas, boa estrutura e recepção exclusiva aos convidados da Panpharma.
Recepção dos convidados:
Organizamos uma recepção especial para todos os convidados. Ao chegarem ao hotel, uma equipe da Tradecom já os aguardava com os check-ins realizados e os participantes precisaram apenas assinar uma lista para a retirada das chaves dos quartos. Havia um espaço especial para bagagens sinalizado com um banner, e as recepcionistas colocaram tag de mala nas bagagens dos convidados para identifica-las. Enquanto almoçavam no hotel, as bagagens dos convidados foram levadas para seus quartos. Chegando aos quartos, os participantes encontraram um Welcome Kit: camiseta da campanha, cronograma do evento e credencial.
Plenária:
Realizamos uma plenária onde aconteceram as ações principais do evento: lançamento da campanha de inverno, game interativo com os participantes, palestra, encerramento da campanha de verão e premiação dos ganhadores.
- Lançamento do Circuito Pan Inverno 2013: Ao entrarem na plenária, os convidados receberam um cachecol. Preparamos toda uma ambientação na sala lembrando o clima de inverno. Havia um mestre de cerimônia direcionando a plenária. Começamos com o vídeo de lançamento da campanha de inverno, e apresentamos aos participantes as metas, regulamento e comunicação visual da nova campanha.
- Palestra: Foi realizada uma palestra com foco em vendas.
- Coffee Break: para que a plenária não ficasse cansativa, servimos um coffee break como intervalo.
- Game: retornando do intervalo, os convidados participaram de um game interativo. O objetivo era despertar o interesse e motivá-los. Era basicamente um jogo de perguntas e respostas, onde o participante que acertasse ganhava um prêmio. O jogo deu um toque a mais de animação ao evento, proporcionando a interação dos participantes e fazendo com que se sentissem parte de tudo, além de ajudar na explicação sobre a campanha.
- Encerramento do Circuito Pan Verão: esta foi a última etapa da plenária. Os patrocinadores foram homenageados no palco, pela parceria na campanha. Integrantes de uma Escola de Samba participaram da plenária trazendo o clima de animação entre os anúncios dos patrocinadores e das unidades vencedoras. Quanto à premiação, as unidades vencedoras foram premiadas uma a uma, conforme o ranking, e subiram no palco para receber medalhas e tirar foto. Ao final das premiações, o mestre de cerimônia agradeceu aos participantes e a Escola de Samba levou todos ao local da festa.
Festa:
Para a festa de encerramento da campanha de verão, escolhemos um tema que combina bastante com a estação: Boteco. A festa temática divertiu os participantes e proporcionou a descontração necessária para comemorar as conquistas da campanha. Toda a decoração lembrava o tema Boteco, com mesinhas e cadeiras de madeira, bares, e comida típica. Havia mesas de sinuca, uma banda karaokê e pista de dança. Os participantes aproveitaram a festa para jantar, interagir com os colegas, e se divertir muito!
Brindes:
Além dos brindes já mencionados, os convidados receberam um aquecedor de caneca USB ao final do evento, lembrando que a campanha de inverno estava por vir. Além disso, os participantes receberam um brinde de cada laboratório patrocinador.
Ação para os patrocinadores:
Chegando ao evento, os patrocinadores ficaram em uma sala vip. Durante a plenária, foram chamados ao palco para serem homenageados pela parceria na campanha e, para selar esse momento, ganharam um troféu de reconhecimento. Além disso, lembramos que foi organizado um café da manhã na Panpharma apresentando toda a campanha, durante a venda das cotas de patrocínio.
Estrutura:
O evento contou com toda a estrutura necessária para que tudo ocorresse bem. Para o transporte, preparamos receptivo nos aeroportos de Congonhas e Guarulhos, com placas de identificação; coordenador de transporte no hotel (IN e OUT); transporte terrestre das unidades Panpharma Brasil para os aeroportos mais próximos (IN e OUT); monitoração das chegadas dos voos. Organizamos toda a estrutura de som e iluminação necessária para os espaços do evento. Tivemos transmissão simultânea em dois momentos: lançamento da nova campanha, premiação e reconhecimento da campanha passada. Havia um fotógrafo registrando todos os momentos da festa. Para ambientar tanto o tema de inverno como de verão, realizamos decorações que transmitiam a ideia desses temas e faziam com o que os participantes entrassem no clima.
Equipe:
Havia uma equipe operacional atendendo durante todo o evento; coordenadora; produtores que ficavam em áreas fixas monitorando o andamento do evento e minimizando imprevistos; recepcionistas aprovadas pelo cliente.
Assessoria:
Prestamos assessoria do começo ao fim da campanha, não apenas para o evento. Estávamos sempre disponíveis para qualquer dúvida, problema, alteração; enfim, qualquer solicitação do cliente.
Programação do Evento:
24 de Maio ? Vips e voos antecipados
25 de Maio ? Evento
26 de Maio ? Check out
24 de Maio:
Malha aérea com chegada ao aeroporto até 12h30.
12h30 ? Os Vips chegam em São Paulo no Aeroporto de Congonhas e uma van os leva para o Hotel Renaissance.
13h00 ? Chegada dos Vips no hotel Renaissance para o almoço. Nos quartos os participantes encontraram as camisetas, crachás e cronograma simples do evento.
15h00 ? Saída dos Vips do Almoço e ida para Hotel.
15h30 ? Chegada no hotel ? Tempo Livre.
15h00 ? Término do almoço ? Tempo livre.
18h00 ? Sala de reunião ? Diretoria Panpharma
19h00 ? Embarque no ônibus balada. Serviço de bordo ? comidas e bebidas.
21h00 ? Chegada no Bourbon Street.
00h00 ? Serviço de van ? Bourbon Street para Hotel Renaissance.
02h00 ? A última van - disponível para levar os convidados embora.
02h30 ? Chegada no hotel.
- Voos antecipados:
Chegada em Guarulhos até as 17h00. Transporte à espera para levá-los para o Hotel Tauá.
18h30 ? Chegada ao Hotel Tauá. Um produtor para recepcioná-los e ajudar no check in. Nos quartos, as camisetas, crachás e cronograma simples do evento aguardam os participantes.
19h30 ? Jantar. Depois, horário livre.
25 de Maio:
10h00 ? Saída dos Vips para Hotel Tauá.
Até 13h00 ? Chegada de todos os participantes. Check in ? apartado.
13h00 às 14h30 ? Almoço no Hotel
14h30 ? Subida nos quartos para retirar as camisetas e credencial.
15h00 ? Início da Plenária.
16h30 ? Coffee Break.
18h00 ? Término da plenária. Tempo livre.
21h00 ? Jantar e festa de lançamento.
01h00 ? Término do jantar.
26 de maio:
Até 12h00 - Término do check out, com kit lanche nas vans.