No conteúdo foram enfatizados os pontos fundamentais levados em consideração prestação de serviço de uma agência de turismo. Agora nesse tópico será abordada a atuação específica no evento.
Nosso primeiro desafio foi participar da concorrência para agência de turismo oficial. Analisamos o briefing e estudamos o público alvo e outros eventos do mesmo segmento que também realizamos. Estudamos o mercado e as possibilidades de vendas para o mesmo.
Montamos a proposta, na qual tivemos uma resposta positiva e partirmos para a assinatura do contrato.
Agendamos reuniões com a organização para entender as necessidades do cliente e as expectativas dos mesmos referente a prestação de serviço. As reuniões foram pautadas e estudadas posteriormente por nossa equipe interna.
Seguimos o projeto para eventos, que iniciou com a análise geográfica do Guarujá. A cidade que esta localizada a 77 quilômetros da capital, não conta com aeroportos, sendo os mais próximos: Aeroporto Internacional de Guarulhos e o Aeroporto Congonhas. Pensando nisso, definimos horários e datas para traslados regulares, saindo dos dois aeroportos, com destino ao hotel oficial do evento. Também elaboramos o trecho inverso, com saída apenas do hotel oficial, para facilitar o agrupamento dos usuários.
Partimos então para a negociação com os fornecedores. Para as cias aéreas, como os participantes vinham de diversas localidades, não foi realizado bloqueio aéreo, mas sim negociado descontos para todos que adquiriam as passagens através de nossa agência. Com a Gol foi obtido 15% e com a Tam 20% de desconto em cima dos valores comercializados pelo site das próprias cias aéreas. Demais cias aéreas não tiveram suas parcerias firmadas.
Para a negociação com hospedagem, primeiramente foi estudado a quantidade base de apartamentos que precisávamos bloquear. Esse estudo é muito importante, para os participantes não ficarem sem apartamentos e para a agência não ter prejuízos futuros com no- show. Após a definição desses números, partimos para as cotações / negociações e foi agendada visita técnica nos principais hotéis da cidade. Na visita foi analisada as condições, distância, higiene, segurança, além de outros itens que merecem uma atenção.
Após essa visita, foram excluídos hotéis avaliados como impróprios para nossa utilização e acrescentados outros que não eram de conhecimento prévio. Levamos em consideração todos os tipos de categoria, para atender desde médico, a estudantes e residentes que contam com uma verba menor.
Como o evento foi realizado na Praia de Pernambuco, onde a oferta de hospedagem é baixa, abrangeram-se as opções da Praia da Enseada, onde encontra- se um número muito grande de hotéis/pousadas.
Bloqueamos uma média de 300 apartamentos, divididos por 09 hotéis da região, em torno de 06 meses antes do início do evento.
Para os traslados, foram estudado todas as possibilidades, desde empresas de São Paulo, como Santos e Guarujá, sendo levado em consideração aspectos relacionados a segurança / infra estrutura / preço. A empresa nomeada vencedora dessa concorrência e intermediada por nós foi de São Paulo, por apresentar um destaque em todos os pontos mencionados acima, e por ter uma ampla frota de veículos próprios, que são vistoriados regularmente. Foi solicitada à mesma a documentação que comprovasse seu alvará para funcionamento.
Outra parceria realizou-se com uma empresa de Santos responsável por todos os shuttles internos, assim como os passeios. Essa empresa disponibilizou um colaborador para acompanhar a nossa equipe ao evento, comercializando seus produtos e passando informações sobre os principais pontos turísticos e horários adequados para a visitação; dicas de restaurantes, bares e até mesmo danceterias para os adeptos a vida noturna.
Também contamos com estagiários, indicados por universidades locais, que acompanharam de perto todo o evento.
Definida toda a negociação, passamos para nomeação da equipe responsável composta pela Vanessa Claudino (diretora de Eventos), Saize Silva (supervisora de coordenação - agência / fornecedor), Jordana Aquino (supervisora de vendas - agência / cliente), Andreza Souza (RSVP ? palestrantes) e Lucirene Carvalho (departamento financeiro - pagamento / recebimento). O evento foi acompanhado no local pela supervisora de vendas e pela responsável aos palestrantes.
Com essa equipe definida e com todos cientes de suas responsabilidades, conseguimos ter um maior controle e acompanhamento do evento, garantindo o sucesso de nossa participação, como aconteceu no referido evento e nos demais com os quais trabalhamos.
Para atingirmos um alto nível de atendimento, a equipe passou por constantes treinamentos internos e externos, trabalhando sempre para a melhoria nos processos. Todos os documentos e informações pertinentes ficam salvos em uma rede segura, e disponibilizados a todos do departamento, fazendo que com a equipe esteja a par de todas as necessidades e peculiaridades, seguindo o cronograma pré- estabelecido.
Nossa empresa ainda contou com parcerias com empresas de outros países para auxiliar a vinda de participantes estrangeiros. Esses parceiros auxiliam principalmente em questões e dúvidas referente a passaportes e vistos.
Em todos esses anos de experiência, em nenhum momento foram identificados problemas com vistos negados para participantes de nossos eventos. É sempre muito importante deixar claro tudo o que o Brasil exige para não ocorrerem surpresas nas vésperas do evento. É obrigação nossa enfatizar sempre as documentações exigidas para o embarque.
Revertendo o foco para o auxílio à divulgação do evento, costuma-se dizer que quanto mais adesões, melhor para todos os envolvidos. Portanto, divulgação é essencial para seu sucesso.
Pensando nisso, soltávamos newsletters quinzenais contendo os hotéis comercializados, nossos contatos, promoções entre outras. Pelas mídias sociais (facebook e blog Levitatur), além da agenda, postávamos informações do evento. Durante a participação em outros eventos do mesmo segmento, divulgamos com banners e equipe local a disposição para esclarecer dúvidas.
O evento nos disponibilizou o mailing de inscritos, possibilitando a agência entender e acompanhar a real necessidade de bloqueios, assim como entrar em contato com os mesmos através de telefone e email. Para o email funcionar de uma forma correta, dispomos de ferramentas essenciais para minimizar erros e bloqueios com spam.
Atrelado ainda a tecnologia, contamos com reservas e pagamentos on-line através de site, o que facilita e agiliza os processos. Foi desenvolvido pela equipe, um sistema gerencial que possibilita a comissão organizadora acompanhar todas as reservas em tempo real, através de um link em nosso site, acessado por um login e senha. Nesse sistema, a comissão consegue acompanhar não só as reservas, mas toda a movimentação de valores.
Nosso marketing para facilitar a visibilidade de nossos colaboradores, desenvolveu toda a parte de material gráfico para os pontos de embarques dos traslados, assim como a sinalização dos veículos e camisetas com o logo do evento para os receptivos nos aeroportos.
Realizamos anúncios no ADWorlds, sistema de anúncios do canal Google de pesquisa, fazendo que o nosso site aparecesse sempre em segundo lugar, atrás do site oficial do evento. Em nosso site, ficou disponibilizado todos os produtos totalmente on- line, como passagem aérea, traslados, hotelaria, passeios; gerando uma maior comodidade e economia para o cliente, pois além reservas, conseguia fazer o pagamento através de boleto ou cartão de crédito, sem sair de casa, a qualquer hora do dia e com segurança.
Para os processos de vendas não acumularem, assim que os serviços eram confirmados, enviávamos voucher do hotel, traslado e eticket por email, solicitando que os clientes confirmassem o recebimento do mesmo, sendo estabelecidas duas situações:
Patrocinados pelo evento ? enviado no ato da emissão;
Congressistas ? enviado pós- confirmação do recebimento do pagamento;
Todas as comercializações foram controladas internamente por um sistema de reservas, sendo acompanhados pela diretoria através de diversos modelos de relatórios e planilhas. Esse sistema também é acompanhado pelo administrativo e contábil da nossa empresa.
Começando o evento, nossa preocupação estava atrelada aos desembarques nos aeroportos e procuras adicionais pelos traslados. Deixamos uma equipe durante o período do evento nos dois aeroportos. Essa equipe contava com uma maquineta de cartão para os participantes que quisessem adquirir o serviço, mediante a disponibilidade. No aeroporto, treinamos nossa equipe para alguns problemas que pudessem ocorrer, e enfatizamos o bom atendimento e motivação para atender todos com muita educação e presteza. A preocupação com imprevistos é inevitável, ainda por se tratar de uma prestação de serviços.
A equipe esteve também presente no local do evento, onde foi instalada uma estrutura com banners, computadores, impressoras e material de divulgação (mapa turístico / informações de passeios). Estavamos à disposição para esclarecer dúvida referente aos serviços prestados, assim como realizar alterações e check-ins online para facilitar os embarques. Como já citado, contou-se com o apoio de estagiários locais, assim como de um colaborador de uma empresa de receptivo.
Durante o evento, nossa atenção era voltada as alterações de voo, acréscimo de diárias, vendas de traslados, acompanhamento no coquetel de abertura, acompanhamento no jantar, entre outros serviços solicitados.
Acabando o evento, fomos analisar se todas as nossas expectativas foram atingidas, assim como acompanhar o que podemos manter, melhorar e aprimorar para os próximos eventos.