No conteúdo foram enfatizados os pontos fundamentais levados em consideração na prestação de serviço de uma agência de turismo. Agora nesse tópico será abordado a atuação em cada evento.
Nosso primeiro desafio foi participar da concorrência para agência de turismo oficial. Analisamos o briefing e estudamos o público alvo e outros eventos do mesmo segmento que também realizamos. Estudamos o mercado e as possibilidades de vendas para o mesmo.
Montamos a proposta, na qual tivemos uma resposta positiva e partirmos para a assinatura do contrato.
Agendamos reuniões com a organização para entender as necessidades do cliente e as expectativas dos mesmos referente a prestação de serviço. As reuniões foram pautadas e estudadas posteriormente por nossa equipe interna.
Nomeamos uma equipe responsável pelo mesmo, composta pela Vanessa Claudino (Diretora de Eventos), Saize Silva (Supervisor de Coordenação), Thuani Pereira (Supervisor de vendas) e Muryllo (Departamento Financeiro).
Para atingirmos um alto nível de atendimento, a equipe passa por constantes treinamentos internos e externos, trabalhando sempre para a melhoria nos processos. A todos da equipe é repassado as exigências do cliente e os mesmos passam por treinamentos específicos, com público alvo, informações pertinentes ao local do evento, hotéis, etc. Todos os documentos e informações pertinentes, ficam salvos em uma rede segura, assim como todas as necessidades e peculiaridades. As atividades são realizadas seguindo o cronograma pré- estabelecido.
Começamos as negociações com os fornecedores. Para as cias aéreas, como as origens dos participantes eram diversificadas, não foram realizados bloqueios aéreos, mas sim negociado descontos para todos que adquiriam as passagens através de nossa agência. Com a Gol foi obtido 20%, mesmo desconto autorizado pela Tam, e com a Oceanair apenas 15%.
Já com o meio de hospedagem, foi realizada cotação prévia e agendada visita técnica para reavaliação das condições, distância, higiêne, segurança, além de outros itens que merecem uma atenção especial. Após essa visita, fechamos parcerias com os principais da região: Sheraton São Paulo WTC, Gran Estanplaza, Quality Berrini, Estanplaza Berrini, Estanplaza Nações Unidas, Estanplaza Funchal, Mercure Berrini, Blue Tree Verbo Divino, Novotel Morumbi, The Time Othon Flat, Hilton São Paulo, entre outros com poucas comercializações.
Todos os patrocinados do evento ficaram hospedados no hotel oficial, o que facilitou o nosso controle. Os mesmos tiveram direito a transfer, e com isso disponibilizamos uma equipe nos dois aeroportos de São Paulo: Aeroporto de Congonhas e Aeroporto Internacional de Guarulhos, a fim de acompanhar as chegadas, recepcionar os passageiros e os embarcar nas vans com destino aos hotéis.
Nossa empresa ainda contou com parcerias com empresas de outros países para auxiliar a vinda de participantes estrangeiros. Esses parceiros auxiliam principalmente em questões e dúvidas referente a passaportes e vistos.
Em todos esses anos de experiência, em nenhum momento foram identificados problemas com vistos negados para participantes de nossos eventos. É muito importante deixar claro tudo o que o Brasil exige para não termos surpresas nas vésperas do evento. É obrigação da agência enfatizar sempre as documentações exigidas para o embarque.
Revertendo o foco para o auxílio à divulgação do evento, costuma-se dizer que quanto mais adesões, melhor para todos os envolvidos. Portanto, divulgação é essencial para seu sucesso.
Pensando nisso, inovamos nossas newsletter quinzenais, com informações de hotéis, aéreos, valores, promoções entre outras. Utilizamos as mídias sociais e desenvolvemos um aplicativo gratuito para posicionar aos seguidores todas as novidades do evento; se for ocorrer um evento do mesmo segmento tendo uma autorização prévia, é enviada uma equipe local para divulgação deste. O mesmo ocorre em pontos de grande movimentação do público alvo; é realizado um RSVP ativo através dos meios de comunicação: email e telefone. Para o email funcionar de uma forma correta, dispomos de ferramentas essenciais para minimizar erros e bloqueios com spam.
Atrelado ainda a tecnologia, contamos com reservas e pagamentos on-line através de site, o que facilita e agiliza os processos. Foi desenvolvido pela equipe, um sistema gerencial que possibilita a comissão organizadora acompanhar todas as reservas em tempo real, através de um link em nosso site, acessado por um login e senha disponibilizados apenas para a comissão organizadora. Nesse sistema, a comissão consegue acompanhar não só as reservas, como também toda a movimentação de valores para o evento em questão.
Pensando nos atrasos, foram enviados à todos vouchers com horários específicos que deveriam ser seguidos, além de ser reconfirmado a presença de todos para evitar noshow, acarretando custos adicionais.
Os vouchers das hospedagem e os etickets foram enviados em duas situações:
Patrocinados pelo evento ? enviado no ato da emissão
Congressistas ? enviado pós confirmação do recebimento do pagamento
Todas essas comercializações foram lançadas nosso sistema de reservas interno da empresa, podendo ser acompanhados através de diversos modelos de relatórios e planilhas. Esse sistema também é acompanhado pelo administrativo e contábil da nossa empresa.
A preocupação com imprevistos é inevitável, ainda por se tratar de uma prestação de serviços. Entretanto foram poucos os identificados, o que facilitou seu bom andamento.
A equipe esteve também presente no local do evento, onde foi instalada uma estrutura com banners, computadores, impressoras e material de divulgação. Ficamos à disposição para esclarecer dúvidas referente ao serviço prestado, assim como realizar alterações e check-in online para facilitar o embarque. Auxiliamos a comissão organizadora na programação social e na programação de acompanhantes, disponibilizando os guias e os veículos para realização dos mesmos.
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