Detalhe do Case

Apresentação BLUMAR TURISMO
A Blumar Turismo é uma operadora de turismo com mais de 25 anos de experiência e líder de mercado.
Atuamos nos seguintes segmentos:
- Turismo Receptivo Internacional
- Turismo Exportativo Nacional e Internacional
- Viagens Coorporativas e de Incentivo
- Organização de Congressos e Eventos

Missão
Satisfazer as necessidades dos clientes e superar suas expectativas no que diz respeito a lazer, cultura e negócios, provendo serviços de acomodação, transporte e acompanhamento de alta qualidade. O quadro de funcionários da empresa atualmente é de 145 profissionais, sendo 10 exclusivos do departamento de eventos. A equipe Blumar é multilíngüe, contamos com funcionários que falam fluentemente inglês, espanhol, alemão, russo, japonês, francês e italiano.

Eventos
A Blumar é hoje uma das empresas líderes no segmento de eventos, sendo a que opera o maior número de Congressos Mundiais na Área Médica. Nosso departamento de eventos conta com 10 profissionais experientes e comprometidos com o sucesso do evento, oferecendo um trabalho de alta qualidade. A Blumar se orgulha da qualidade de seus serviços e de ter a melhor estrutura do ramo, direcionada para o perfeito atendimento aos Convidados e Congressistas.

Nossos diferenciais
* Excelência em serviço comprovada pelo altíssimo índice de satisfação dos clientes.
* Exclusivo sistema de reservas online, com confirmação em tempo real;
* Departamento especializado em Eventos com equipe multilíngüe treinada e habilitada a responder a todas as solicitações prontamente, com plantão 24 horas durante o evento;
* Call center para eventos, com toll free
* Operação de Eventos em todo o país, contando com apoio local e deslocamento da equipe especialmente para o evento.
* A Blumar Turismo é a única empresa de Turismo Receptivo e Eventos do Brasil que possui um Seguro de Responsabilidade Civil Profissional emitido pela ACE, seguradora reconhecida mundialmente, com garantia de cobertura até R$2.110.000,00.
* Dispomos de uma equipe interna especializada e totalmente voltada para o desenvolvimento e suporte ao nosso sistema e à nossa página na Internet. Construímos um site para cada evento operado, com informações e fotos dos serviços prestados.
* Chat online para esclarecimento de dúvidas e quaisquer outras informações adicionais.

Sobre a Sociedade Brasileira de Dermatologia:

A SBD é a única instituição reconhecida oficialmente pelo Conselho Federal de Medicina e pela Associação Médica Brasileira como representante dos dermatologistas no país. Além disso, é a segunda maior sociedade dermatológica no mundo, com cerca de 6 mil associados e presente em 23 estados brasileiros por intermédio de suas regionais, bem como em 67 hospitais universitários credenciados à instituição.
A SBD contribui para a orientação e seleção de aspectos médicos-sociais da Dermatologia; delimitação de área de atividade do dermatologista e outros assuntos de interesse do exercício da profissão para a sociedade, como por exemplo, ser o canal de referência para propor, às entidades competentes, medidas a fim de preservar, disciplinar e fiscalizar o exercício da Dermatologia.

Diretoria da SBD:

Presidente: Denise Steiner

Vice-Presidente(a): Gabriel Teixeira Gontijo

Secretária Geral: Leandra D' Orsi Metsavaht

Tesoureira: Leninha Valério do Nascimento

1º Secretária Flávia Alvim Sant'Anna Addor

2º Secretário: Paulo Rowilson Cunha

Conta Corrente:

Além de atendermos aos eventos da SBD, somos também a agência responsável pelo corporativo da sociedade. Qualquer assunto relacionado à logística de viagem e eventos da diretoria, staff e convidados, palestrantes, entre outros de responsabilidade da SBD, fica à cargo da Blumar Turismo. Temos um funcionárioe uma Assistente, que juntos atendem com exclusividade aos pedidos da sociedade, com resposta imediata, telefone 24 horas, chat.
SOBRE O CONGRESSO BRASILEIRO DE DERMATOLOGIA
A História do Congresso Brasileiro:

Em 1912, 18 médicos se reuniram e fundaram a Sociedade Brasileira de Dermatologia. Dentre os 18 fundadores, somente 10 se dedicavam apenas às doenças cutâneas, numa época em que as reuniões agregavam somente um número muito pequeno de especialistas no assunto.
Entretanto, seu desenvolvimento foi rápido. Um ano após a fundação, já alcançara 81 sócios, dos quais 52 eram do Rio de Janeiro. Atualmente, o quadro de associados é enorme. Em 2012, foram 07 mil aproximadamente, o que mostrou a força, a importância e o respeito que a SBD conquistou no decorrer desses anos.
Durante um século de existência, a SBD trabalhou de forma intensa e incansável para melhorar a trajetória histórica da associação, desempenhando um papel importante na solidificação dos conhecimentos adquiridos, por meio de reuniões anuais que contribuem cientificamente para o desenvolvimento da Dermatologia.
Este progresso permitiu à SBD trilhar o seu caminho em direção ao segundo século.
A Comissão Organizadora esmerou-se em preparar uma programação farta e variada, que abordou os principais temas da especialidade, visando a atender a todos os interesses. Contou com a presença de nomes eminentes da Dermatologia Brasileira, bem como de convidados internacionais, com reconhecida experiência nos temas abordados.
Os acompanhantes tiveram a oportunidade de participar da programação social do evento, assim como de atividades de lazer e entretenimento, especialmente para eles elaborada.

Ficha Técnica do Evento:

Nome do Evento: 67º Congresso da SBD
Periodicidade: Anual
Data: 01 a 04 de Setembro de 2012
Local: Centro de Convenções Riocentro
Promotor do evento: JZ Congressos

Nº de inscritos: 6.243

Nº Participantes ? Geral: 6.980

Expositores: 90 ? entre eles estão: Abott, Adcos, Allergan, Avon, Buona Vita, Colgate Palmolive, Cristália, Derma Dream, Dermalis, Dermatus, FMQ, Galderma, GlenMark, HV, ISDIN, J&J, KLD, L´oreal, LBT, Leo Pharma, Libbs, LMG, Medline, Medpro, Med Systems, Medson, Marz-Biolab, Natura, Nutrilatina, Pfizer, Protected Body do Brasil, Pura Inova, Ramsor, Rhose, Shiseido, Skinrec, Sprim, Strattner, Sun Cover, Valean.

Palestrantes: 41 palestrantes Internacionais, de 18 diferentes países, e 469 palestrantes Nacionais.

Presidente do Congresso: Dra Márcia Ramos e Silva

Vice Presidentes: Luna Azulay-Abulafia (RJ) e Tania Ferreira Cestari (RS)

Secretária Geral: Beatriz Moritz Trope (RJ)

Tesoureiro: Marcio Soares Serra (RJ)

Serviço: Agência de Turismo Oficial

Dados da Empresa:
Blumar Brazil Nuts Rio Turismo Ltda.
Endereço: Rua Visconde de Pirajá 550, subsolo 108
Ipanema ? Rio de Janeiro ? RJ
CEP: 22410-002
CNPJ: 40.339.657/0001-00
Inscrição Municipal: 00-858-85

A Blumar tem sido agência oficial de congressos da SBD desde 2011, quando fomos nomeados para esta mesma função nos eventos IV Simpósio de Cosmiatria e Laser da SBD e III Teraderm e XVII Reunião Internacional de Terapêutica. Depois desses, ainda realizamos as edições de 2012 e 2013 desses mesmos eventos. Sem contar com o Congresso Brasileiro de 2012, o qual estamos tratando neste case, e o Brasileiro de 2013, realizado no Centro de Convenções Ulysses Guimarães, em Brasília.

CAPTAÇÃO:

Entramos na concorrência para agência oficial do congresso em Março de 2011. Em Maio do mesmo ano recebemos a carta de credenciamento, nomeando a Blumar Turismo como agência oficial do 67º Congresso Brasileiro da SBD.

Para este congresso em específico, a Blumar assumiu em contrato o compromisso em prestar os seguintes serviços:

1. Bloqueio, negociação, reservas, venda e confirmação de acomodações dos participantes do evento, em hotéis;
2. Emissão de bilhetes aéreos para palestrantes convidados e participantes;
3. Programação de turismo opcional a ser oferecido no ?Hospitality Desk? e no material de divulgação;
4. Programação de ?tours? antes, durante e após o evento de caráter opcional;
5. Serviços de transportes de modo geral.

Todos os serviços acima citados foram cumpridos com excelência pela Blumar, o que foi um grande desafio, já que se tratava de um congresso de grande porte, com uma demanda de hotéis significativa.

DESAFIOS:

Após termos sido eleitos como agência oficial do congresso, iniciamos os bloqueios junto aos hotéis localizados na Barra da Tijuca, local onde está localizado o Centro de Convenções Riocentro, onde aconteceu o congresso. Porém, como a Barra da Tijuca não dispõe de número de apartamentos suficientes para a demanda do evento, tivemos que recorrer aos hotéis localizados na Zona Sul do Rio, e também no centro da Cidade. Também porque o evento contou com participantes internacionais, o que fez com que a procura por essas regiões fosse grande.

O grande desafio da Blumar foi conseguir as melhores negociações junto aos hotéis, pois com a grande quantidade de sites de hospedagem, e ofertas online, é muito difícil controlar e cumprir o compromisso de oferecer as melhores tarifas para os participantes do congresso.

Além disso, por ser um público extremamente exigente, com médicos, residentes, e seus acompanhantes, tivemos que fazer uma busca e seleção pelos melhores hotéis, porém com tarifas atrativas. Inspecionamos todos os hotéis selecionados, a fim de melhor atende-los, evitando o transtorno durante a estada.

Foram 32 hotéis administrados exclusivamente pela Blumar, quantidade suficiente para acomodar os convidados da Sociedade, os congressistas, e os expositores. A Blumar efetivou a venda de 1566 apartamentos no total. Neste número estão incluídos não só os passageiros individuais, mas também 15 grupos, compostos pela indústria farmacêutica e seus convidados. Para alguns desses grupos, a Blumar não só administrou a hospedagem, como também pequenas reuniões paralelas e transporte.

Para os palestrantes internacionais e nacionais, a Blumar prestou atendimento completo, que incluiu Hospedagem, passagem aérea e traslado in e out. Enviamos um formulário para cada um deles, que precisavam apenas preenchê-lo com os dados da viagem e preferências, para que a Blumar fizesse todo o restante, facilitando o trabalho da sociedade, e assegurando o conforto do convidado.
Foram no total 294 transfers IN e 331 transfers OUT, para os convidados nacionais, e 27 transfers In e out atendendo os convidados internacionais.


SERVIÇO DE TRANSPORTE:

A Blumar organizou junto com a parceira JW transportes, o serviço de shuttle para todos os congressistas. Foram 07 diferentes rotas entre os hotéis e o Riocentro, sendo 03 delas passando pelos hotéis da Barra da Tijuca e Recreio, 03 na Zona Sul, e uma em Niterói. Na ida os ônibus passavam pelos hotéis em três horários diferentes, e na volta, saíam do centro de convenções em 04 horários. Toda essa logística para melhor atender aos mais de 06 mil inscritos.

Todos os serviços oferecidos pela Blumar para o evento constavam no site, e as reservas podiam ser feitas imediatamente através do mesmo, que foi criado exclusivamente para o evento. A hospedagem era confirmada online, com envio instantâneo de voucher. O pagamento podia ser feito em até 06 vezes sem juros no cartão de crédito, ou à vista no boleto bancário.

Para o congresso foram disponibilizados 72 ônibus que atenderam 3.240 passageiros/ dia (04 dias). Além de 04 vans e 04 carros executivos que transportaram os convidados Vips durante 05 dias.

Para os eventos sociais foram disponibilizados:

Jantar privativo com o Presidente: 10 ônibus, atendendo a 400 passageiros
Festa de abertura: 72 ônibus, atendendo a 3.150 passageiros
Festa de encerramento: 153 ônibus, para atender 6.800 passageiros.

Resultados obtidos:

Nº total de inscritos: 6.243
Número de Expositores: 90

Apartamentos vendidos para grupos/ expositores: 492
Apartamentos vendidos - individual: 720
Apartamentos vendidos para Convidados da SBD: 354
Total de apartamentos vendidos: 1566

Total de bilhetes aéreos emitidos para Congressistas e Expositores: 105
Total de bilhetes aéreos emitidos para os Convidados: 261

Transfer IN para os convidados Nacionais - 294
Transfers OUT para os convidados Nacionais ? 331
Transfer IN e OUT para os convidados Internacionais ? 27


Estudo de Resultados:

O resultado obtido foi de total sucesso, tendo em vista que efetivamos a venda de apartamentos duplos em sua maioria. Com isso estima-se que a Blumar atendeu à cerca de 2500, dentre os 6.243 inscritos. Isso significa que conseguimos atingir a cerca de 40% do público total.

Este percentual para a agência oficial é realmente um número muito satisfatório, já que hoje contamos com um forte concorrente, que é a Internet. Todo o público tem acesso a outros meios, e fontes de pesquisa, e com isso fica cada vez mais difícil para a Operadora conquistar bons resultados.

Nossas estratégias para conseguir chegar a este percentual foram:

- Envio de mailings mensal para os expositores e congressistas ? mailings criados pela própria equipe de design da Blumar, que com agilidade conseguiu elaborar materiais criativos e de excelente conteúdo.

- Forma de pagamento ? oferecemos uma forma de pagamento diferenciada para os congressistas, com parcelamento de até 06 vezes sem juros ou à vista no boleto bancário. Parcelamentos e descontos estudados caso a caso no caso dos grupos.

- Boa negociação com os hotéis selecionados para hospedar os participantes do evento. Conseguimos oferecer os valores mais baixos do mercado no período. Mais atrativos que os oferecidos pelo próprio hotel, e por outros meios.

Outro grande resultado obtido foi com a venda direta aos expositores/ patrocinadores do evento. Isso porque a maioria das empresas da indústria farmacêutica já tem a sua própria agência, que está habituada a entrar em contato direto com os hotéis e fazer a sua própria reserva. Ou se não tem a sua própria agência, possui um departamento especialmente para cuidar dessa questão, e estes também tem tarifas especiais com os hotéis, e costumam fazer suas reservas sem o intermédio de uma agência.

Como a Blumar já fez este evento e outros congressos médicos com a participação de empresas em comum, já adquirimos a confiança deste público. Eles fazem as suas reservas diretamente com a Blumar, certos de que terão um bom atendimento, a melhor tarifa, e bons hotéis, que são selecionados com cautela pelos profissionais da Blumar.