Detalhe do Case

Fundada em 1996, a Agência Um é uma das maiores empresas especializadas em eventos corporativos e viagens de incentivo da América Latina. Com uma bagagem de mais de 12 mil eventos organizados, a agência se dedica hoje a implantar, em todos os projetos, o conceito de experiências únicas e transformadoras. São aproximadamente 100 funcionários em prol da excelência na prestação de serviços. Entre os principais clientes estão Citibank, Johnson Controls, Fiat, Nextel, Santander, Albert Einstein, Ericsson e Bosch.
Outros pontos fortes da empresa são as criações de convenções de vendas, encontros corporativos e de relacionamento, sejam eles sociais, de responsabilidade social, sustentabilidade, ligados ao esporte ou até mesmo à cultura. Conferências internacionais, lançamento de produtos, campanhas de vendas, premiações e viagens de incentivo são outros projetos organizados com maestria pela agência. Completam a gama de serviços planejamentos para comunicação interna e endomarketing.
Vale ressaltar que a Agência Um é considerada pelo CIEE | IBOPE Solution como umas das melhores empresas para se estagiar no Brasil. Fora isso, em 2011 e 2012, a Agência Um foi a empresa com o maior número de eventos reconhecidos no Prêmio Caio, considerado o ?Oscar dos Eventos?. Para mais informações, acesse www.agenciaum.com.br.

A FIAT NO TOPO | JUNTOS, CONQUISTAMOS MAIS
287 participantes (80% homens e 20% mulheres)
Windsor Atlântica | Rio de Janeiro
25 a 27 de março de 2013
Periodicidade: Anual
Abrangência: Regional
Dinâmica: Eagle?s Flight (Windjammer)
Palestra: Lars Grael
Mestre de Cerimônias: Dani Monteiro

Recebemos a solicitação de fazer uma Convenção com os funcionários no início de 2012. Este evento deveria ocorrer no mesmo ano, mas sem uma data definida.

Desenvolvemos toda comunicação e a logística para o evento que tinha como objetivos:
? Divulgar resultados 2012.
? Divulgar objetivos de 2013.
? Celebrar e reconhecer conquistas.
? Integrar e motivar o time.
? Contagiar a todos demonstrando que são líderes e que se trabalharem juntos, com uma visão estratégica bem integrada, podem alcançar melhores resultados e chegar ainda mais longe.

Para atender alguns dos objetivos do evento, foi solicitado um palestrante para motivar a equipe e uma Consultoria para integrar os funcionários.

Essa integração teve como principal objetivo trazer os conceitos aprendidos para a realidade dentro dos negócios da empresa, focando a visão estratégica.

Após validarmos grande parte das atividades, comunicação e grandes fornecedores, por razões estratégicas da FIAT, prorrogaram o evento para início de 2013 e tivemos que negociar com todos os fornecedores para que a agenda do evento casasse com a agenda dos grandes executivos da empresa.

Através dessas negociações foi possível transferir o evento para março de 2013, realizando algumas adaptações.

Toda a comunicação deste evento foi baseada no Alpinismo, fazendo a alusão de que eles estavam no topo, por serem líderes de vendas no Brasil há 11 anos.

Os textos sempre traziam o clima de celebração dos resultados e no evento além de comemorar, também foi trabalhada a visão estratégica para continuar líder de vendas do setor automotivo.

O evento aconteceu no hotel Windsor Atlântica, no Rio de Janeiro e todos os participantes foram hospedados no hotel, depois de muitas negociações para a liberação dos apartamentos e salas que havíamos bloqueado no período anterior.

Para garantir a energia e o clima do evento, contratamos a apresentadora Dani Monteiro como Mestre de Cerimônias, que fazia parte do contexto esportivo que demos ao evento, e o velejador Lars Grael como Palestrante motivacional.

Havia apenas uma sala para os participantes e muitas atividades acontecendo em dois dias plenária. Para que tudo pudesse acontecer, utilizando apenas uma sala, onde foi necessário adaptar a sala durante o intervalo do evento para que os participantes pudessem se dividir em grupos.

Também adaptamos o tempo da dinâmica, para que não comprometesse a agenda, mas com o desafio de não interferir no resultado da Consultoria, por se tratar de um alto investimento.

A primeira noite de evento foi destinada a celebração das conquistas. E para completar o clima de festa, os participantes foram convidados para um jantar no Restaurante Zozô, ao pé do Morro da Urca com direito a atração especial: uma Escola de Samba e festa com DJ até a madrugada.

COMUNICAÇÃO

Para trazer na comunicação a liderança em vendas da FIAT, usamos o tema Alpinismo, que demonstra amplitude de visão, esforço, garra, técnica, estratégia, coragem e liderança. Atributos importantes para motivar e desafiar os participantes do evento.

Assim demonstramos que a FIAT está preparada e que eles terão à disposição todas as ferramentas para encarar com confiança os grandes desafios de 2013.

?No topo?, podemos ampliar o olhar para o nosso mercado e enxergar longe.

Nas peças utilizamos imagens de alpinismo e do Rio de Janeiro, sede da Convenção deste ano.

Inspiração da Comunicação
Não é fácil se destacar nas vendas, chegar ao TOPO e se manter lá.
Primeiro você precisa conhecer o tamanho do DESAFIO.
Depois, precisa CONFIAR em si mesmo e no próprio TRABALHO.
Saber trabalhar em EQUIPE.
Pensar em cada passo, cada ESTRATÉGIA, para manter a liderança e ultrapassar os LIMITES.
E nunca deixar de acreditar.
Nenhum obstáculo é grande demais para quem tem FORÇA DE VONTADE E GARRA.
A Convenção Comercial FIAT 2013 mostrará que nosso time não tem limites para conquistas.
Que podemos nos manter fortes no topo e chegar ainda mais longe.

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HOTSITE

Além das peças de comunicação, como Save the Date, Convite e Reminder, também criamos e desenvolvemos o Hotsite para o evento, onde os participantes se cadastravam e obtinham mais informações da agenda e do local.

AGENDA

25.03 | Segunda-feira
13h00 Almoço
14h00 Plenária | Boas-Vindas, Resultados 2012 e Visão 2013
16h15 Coffee Break
16h45 Plenária | Premiação de Cases de Sucesso
18h15 Encerramento
20h30 Saída para Festa no restaurante Zozô

26.03 | Terça-feira
08h30 Plenária | Diretoria
10h00 Coffee Break
10h30 Plenária | Palestra
12h00 Almoço
13h30 Plenária | Dinâmica
16h30 Coffee Break
17h00 Plenária | Homenagem e Encerramento

LOGÍSTICA

Um dos nossos primeiros desafios para a logística do evento foi a grade de camisetas, pois havíamos produzido as camisetas com a grade anterior a mudança de data. Desse modo nas peças haviam o tema da convenção, na parte da frente, e o nome da Convenção e o ano de 2012, nas costas.

Eram mais de 300 camisetas que não poderiam ser descartadas, por isso, desenvolvemos junto ao fornecedor uma forma de aplicar Convenção de Vendas FIAT 2013 sobre a data anterior.

Recebemos uma nova grade no prazo limite de produção e a otimizamos com a que já tínhamos, produzindo assim somente o necessário, mas por algum motivo as camisetas da segunda remessa chegaram com uma grade menor. Não havia mais tempo hábil para retornar ao fornecedor e produzir novas, por isso, levamos todas as camisetas que tínhamos para realizar as trocas necessárias.

No primeiro dia do evento, fizemos um balcão de troca de camisetas. Tivemos muitas trocas e todos os participantes foram atendidos com sucesso.

CENOGRAFIA

Toda cenografia do evento foi composta por elementos que remetiam ao Alpinismo, desde o palco até os totens de sinalização, onde o Set Fotográfico acabou sendo uma grande atração. Os participantes poderiam tirar fotos com capacetes fingindo estarem escalando o cume de uma montanha ou apenas fotos em grupo.

Como tínhamos a presença da Dani Monteiro, como Mestre de Cerimônias, e do Lars Grael, como Palestrante, eles dedicaram alguns minutos para serem fotografados junto aos participantes do evento.

JANTAR TEMÁTICO

Para encerrar as atividades do primeiro dia de evento, preparamos um jantar no Restaurante Zozô seguido de festa. Nosso desafio para esta noite foi comportar todos os integrantes, instrumentos e fantasias da Escola de Samba no piso superior do espaço, para que os participantes fossem surpreendidos enquanto estivessem no coquetel.

O espaço do piso superior era onde aconteceria a festa com DJ, por isso tivemos que contratar staff suficiente para ajudar a arrumar o espaço no piso superior em minutos, assim que a Escola de Samba fosse embora e não comprometer o timing dos acontecimentos durante a noite de comemoração.

DINÂMICA PERSONALIZADA

Foi escolhida a Consultoria Eagle?s Flight para aplicar a dinâmica ao grupo, porém tivemos que adaptar a sala e o tempo para esta dinâmica.

Contratamos staff para ajudar a carregar materiais, montar as mesas em grupos e distribuir os materiais para cada grupo, depois recolher tudo para que a plenária seguisse em formato auditório, como anteriormente.

O desafio maior, foi personalizar a característica da dinâmica, pois o Windjammmer faz alusão ao esporte de vela e nosso esporte era o alpinismo. Todos os materiais foram adaptados e recriados para que o jogo fizesse alusão à escalada, inclusive o uniforme da empresa de Consultoria foi adaptado para isso.

SURPRESA

Durante o evento tivemos a informação que o ex-jogador Ronaldo estava no Rio de Janeiro fazendo alguns trabalhos para o Grupo FIAT e a empresa conseguiu com que ele fosse gravar no hotel e fizesse uma visita surpresa ao grupo que estava no evento.

Tínhamos pouco mais de uma hora para conseguirmos atender as necessidades do Ronaldo dentro do evento, negociamos a Suíte Presidencial como cortesia para que o ex-jogador pudesse ficar mais a vontade antes de entrar em cena. Conversamos com ele para que entrasse pela porta dos fundos da sala com a camiseta do evento, passando pelas mesas durante a dinâmica e dando palpites no jogo até ser reconhecido. Em segundos a plenária toda já estava com os celulares nas mãos registrando o momento. O Fenômeno subiu ao palco para ter uma breve entrevista com a Dani Monteiro.

Também tivemos que contar com a ajuda dos seguranças do hotel para nos dar a direção de rota de fuga pelas escadas internas do hotel, pois não tínhamos previsto uma celebridade deste porte. Tudo ocorreu tranquilamente depois de negociarmos tudo com o hotel minutos antes da chegada do Ronaldo.

HOMENAGEM

Ao final do evento, havia uma homenagem para um Diretor que estava se aposentando. Passamos um vídeo e a família dele entrou de surpresa na sala para homenageá-lo junto aos executivos da FIAT.

Para que ele não desconfiasse de nada, deixamos a família dele escondida nas dependências do hotel e depois os levamos para a porta que dava acesso ao backstage do hotel. Foi tudo muito ensaiado, com o DJ da plenária, câmera man, técnico da iluminação, assistente de palco e produtores para que fosse um momento de muita emoção.

Para que tivéssemos qualidade e responsabilidade com o budget do evento, cada item foi cotado com mais de dois fornecedores diferentes, tanto de São Paulo como do Rio de Janeiro, para que pudéssemos comparar valores e qualidade de cada serviço e produto que contrataríamos.

Ficamos dentro da estimativa de custo que havíamos previsto antes do evento, mesmo com os contratempos conseguimos negociar descontos ou cortesias com os fornecedores e parceiros.

Foi um dos eventos em que os participantes efetivamente mais participaram. Pelo terceiro ano consecutivo fizemos a Convenção da FIAT e este ano foi o evento melhor avaliado, entendemos que pelo conteúdo que foi desenvolvido e exibido, mas também pelas experiências e emoções que os participantes viveram durante o evento.


Desempenho Econômico ? indicar geração de empregos diretos e indiretos e negócios gerados para a comunidade e para o ?trade? em geral, em função da realização da convenção. Ocupação hoteleira, utilização de transportes aéreos e terrestres, geração de receitas diretas e indiretas para a cidade-sede da convenção.

Durante o evento, para o setor hoteleiro tivemos a ocupação de 164 apartamentos para duas diárias.

Não fomos à agência responsável pelo transporte aéreo, mas sabemos que este evento gerou impacto por emissões de passagens aéreas, uma vez que trazia funcionários de várias regiões do Brasil.

Utilizamos a maioria dos serviços locais, tais como Alimentação & Bebidas, Transporte, Atrações, Recepcionistas, Produtores, Roteirista e o restante de staff indireto.