Detalhe do Case

Fundada em 9 de Janeiro de 1991, a Colibri Móveis do Brasil começou atuando na produção de mesas e cadeiras em madeira natural de cerejeira. Já em 1995 esta linha cedeu lugar à produção de racks e estantes. Neste mesmo ano, a Colibri Móveis do Brasil instalou-se em uma sede própria com maior estrutura para comportar seu crescimento e atender melhor seus clientes.
Em 2003, mudou-se para a nova unidade fabril, com 42.000m², iniciando também a produção de dormitórios, e se destacando mais para o mercado brasileiro e internacional.
E para contribuir com o sucesso dos parceiros, aumentando sua visibilidade, diferencial e rentabilidade perante o cliente final, a Colibri Móveis do Brasil tem investido cada vez mais em maquinários de última geração e design, bem como na preparação de seus profissionais, sempre visando a satisfação e conforto de todos os envolvidos.
Com essa ampliação a Colibri finaliza os projetos previstos em seu planejamento estratégico, iniciado em 2002. Agora possui 27mil m² de área construída.
Atualmente a Colibri possui uma equipe de representantes comerciais em todo o Brasil. Essa equipe reune-se anualmente para discutir as estratégias da empresa e traçar as metas para o ano. Essa convenção regional é especialmente importante nos anos em que ocorre a Movelpar.
Considerada uma das principais feiras do mercado moveleiro, a movelpar é realizada na cidade de Arapongas a cada dois anos. É uma oportunidade única para a equipe comercial da Colibri que deve estar preparada para receber os clientes e aproveitar a semana para realizar negócios e levar os clientes para conhecerem a sede da empresa que fica próximo ao centro de exposições

Pela primeira vez em 22 anos a Colibri procurou assessoria para a organização de sua convenção de vendas e convidou a Atmosfera Eventos para auxiliar no processo desde sua estratégia até a execução.

:: O Briefing ::

Nos últimos anos, a Colibri passou por várias mudanças procurando se profissionalizar e traçar uma linha estratégica para seus negócios. A empresa contratou profissionais do mercado e reconstruir sua identidade visual, reavaliou sua linha de produtos, linha de produção, seu mercado.
Para a convenção de vendas 2013, a empresa precisava passar essa nova Colibri para seus representantes comerciais. Precisávamos trabalhar em especial que a empresa agora possuía rumo, orientação graças ao seu novo planejamento estratégico.
A empresa queria que trabalhássemos os conceitos chave de trabalho em equipe, garra, determinação, superação e liderança.
Ainda na reunião de briefing, a diretoria nos pediu para trabalharmos a situação competitiva do mercado, com grandes players competindo diretamente com pequenas empresas como a Colibri.
Com um público predominantemente masculino, precisávamos de uma temática que trabalhasse todos os conceitos que a empresa queria transmitir e associa-los ao novo vôo que a Colibri irá fazer neste ano.

:: Senta a Púa! ::

Em 1944 o Brasil participou da 2a guerra mundia com o 1º Grupo de Aviação de Caça. Foram 445 missões onde os pilotos chegaram a voas 2 e até mesmo 3 missões no mesmo dia. Foi quando nasceu o o grito de guerra que foi a inspiração para todos os pilotos: "Senta a púa" também conhecido como desça o porrete. Criado pelo Capitão Major-Brigadeiro Fortunato Câmara de Oliveira, comandante da esquadrilha azul.
O resultado do 1º grupo de aviação foi surpreendente: com apenas 5% das decolagens, os pilotos brasileiros foram responsáveis por 15% dos veículos inimigos destruídos, 28% das pontes, 36% dos depósitos de combustível danificados e 85% dos depósitos de munição danificados.
E assim, o 1º Grupo de aviação de caça foi condecorado com a "Presidential Unit Citation ", concedido pelo governo norte americano às unidades que de distinguiram por "haver demonstrado heroísmo e determinação e espirito de corpo no cumprimento de sua missão."
Esse capítulo em nossa história serviu de inspiração para nossa convenção. E do brasão original do Senta a Pua foi recriado nosso tema para convenção e o Avestruz foi substituído pelo Colibri.

:: O evento ::

O evento deveria ser realizado em 1 dia, no domingo que antecede a Movelpar. Os representantes chegariam à cidade de Londrina no sábado e encontraram em seus quartos o crachá personalizado, a camiseta da convenção, uma carta de boas vindas e orientações para chegada no local da convenção, assim como um minibolo de brigadeiro gourmet personalizado.

O espaço escolhido para o evento foi um buffet próximo a um dos hoteis onde os representantes estavam hospedados: o buffet moress.
O local deveria comportar tanto as apresentações quanto o almoço no meio do dia. Por essa razão, trabalhamos com formato de mesas em meia lua para esse evento.

O cronograma do evento foi o seguinte:

8h00 Boa Vindas - Fala do presidente
8h15 - Abertura da área Comercial
8h30 - Palestra do Mercado Moveleiro (Sr. Nei - Moveis Brasilia)
10h00 Coffe Beak
10h30 Apresentação dos lançamento de sala
12h00 Almoço
13h30 Apresentação dos lançamentos de quarto
14h30 Apresentação do novo catálogo e folder
15h00 Apresentação da política comercial e movelpar
16h00 Coffee Break
16h30 Palestra Motivacional
18h00 - transfer para o Recanto da Licença
18h30 - Confraternização (cozinha mineira com show de dupla sertaneja local)
21h30 - encerramento


Ao término do dia, levamos a equipe para um restaurante rural (Recanto Da Licença) onde a equipe comercial pode ter um momento de descontração com música ao vivo. No Jantar foram entregues os Trofeus Colibri para os melhores vendedores da equipe.

A noite encerrou cedo já que a equipe entraria a partir de segunda feira em ritmo de feira e vendas.

A empresa procurou pela primeira vez uma agencia para a organização do seu evento anual de vendas. Essa procura veio de encontro com as novas estratégias da empresa que está buscando uma profissionalização de seus serviços.
Por ser uma primeira experiencia, era muito importante para a agencia entender qual a expectativa do cliente e criar um evento dentro da medida esperada, tanto em estrutura quando em orçamento. Essa é uma das premissas da agencia, porém no caso de clientes que não usam agencia de eventos, esse ponto torna-se ainda mais relevante.
Um dos pontos que trabalhamos neste evento em conjunto com a equipe de marketing da Colibri, foi a organização das idéias e das mensagens que o cliente queria transmitir para então definir o formato e o cronograma.
Um outro ponto do briefing que foi trabalhado foi a comunicação pré evento. Pela primeira vez essa comunicação foi padronizada e elaborada dentro do padrão da convenção, criando uma unidade na comunicação do evento. Os representantes receberam as informações sobre a convenção antes da sua viagem à cidade, evitando confusão no dia do evento.
Ao chegarem nos seus hoteis, cada representante recebeu seu kit com camiseta, carta de boas vindas e orientacões, assim como crachá personalizado e mini bolo dentro de seus quartos. No dia do evento, transformamos de forma simples um buffet em um ambiente de apresentações. Para assegurar que todos pudessem ver a apresentação, transmitimos o material em duas telas laterais.

A avaliação pós evento realizada ao término do evento via questionário não identificado com perguntas fechadas e abertas demonstra um alto grau de satisfação dos participantes. Do 110 colaboradores presentes, 58 preencheram o formulário.
A organização geral do evento teve 100% de avaliações "excelente" e "bom" conforme apresentado nos gráficos anexos.

Os comentários dos representantes não deixam dúvidas quanto à satisfação com o evento: "Na minha opinião esta foi a melhor convenção da história da familia Colibri, pois o verdadeiro valor foi resgatado tanto na questão pessoal, como na questão comercial. Muito obrigado." avaliou um representante.
"Foi bom demais, convenção perfeita, estamos abastecidos para a vitória" comenta outro representante.

Mesmo com uma estrutura relativamente simples, os resultados foram percebidos pela equipe e agregaram valor ao evento. A organização do cronograma e a criação da temática deram o senso de organização e profissionalismo que a empresa procura transmitir. Esse evento demonstra que nem sempre são necessários grandes investimentos para obter excelentes resultados. É necessário uma avaliação criteriosa das necessidades e expectativas do cliente para que se possa obter os melhores resultados possíveis dentro do budget disponível. O que particularmente surpreendeu o cliente é que foi investido o mesmo valor das outras convenções porém o resultado percebido foi nitidamente superior.

Para esse evento foram contratados os seguintes produtos/ serviços:

> Alimentação:
- 2 coffee breaks para 130 pessoas (um pela manhã e outro à tarde)
- 1 almoço para 130 pessoas
- 1 Jantar de confraternização para 130 pessoas

> Locação do espaço

> Estrutura
- Sonorização do evento com 4 caixas ativa, 2 microfones sem fio
- pulpito
- Iluminação cenica
- Iluminação de palco (elipso)
- 2 projetores de 2500 ansilumes
- 1 trave em box truss 10x3m para back drop
- 1 trave em 3x3.5 para banner lateral
- 1 palco 4x3m
- 1 palco 3x3m para show no jantar
- 1 sonorização e iluminação para o show


> Video: produção de vídeo de 4min com a temática da convenção

> Comunicação Visual e decoração
- Banner de boas vindas 1x2m
- Back drop em lona fosca com elios (10x3m)
- Lona para piso do palco 2x3m
- Banner lateral 3x3,4m
- 150 cartas de boas vindas
- 150 crachás
- 150 camisetas da convenção
- 150 minibolos de brigadeiro gourmet
- 25 centro de mesa
- 12 plantas altas
- 100 aviões em isopor
- Logo do evento


> RH:
- 1 palestra motivacional
- 1 dupla sertaneja local para show ao vivo no jantar
- 1 técnico de som e liz
- 1 fotógrafo
- Assessoria e organização

Total do investimento: R$ 40.092,64