Detalhe do Case

Fundada em 1996, a Agência Um é uma das maiores empresas especializadas em eventos corporativos e viagens de incentivo da América Latina. Com uma bagagem de mais de 12 mil eventos organizados, a agência se dedica hoje a implantar, em todos os projetos, o conceito de experiências únicas e transformadoras. São aproximadamente 100 funcionários em prol da excelência na prestação de serviços. Entre os principais clientes estão Citibank, Johnson Controls, Fiat, Nextel, Santander, Albert Einstein, Ericsson e Bosch.
Outros pontos fortes da empresa são as criações de convenções de vendas, encontros corporativos e de relacionamento, sejam eles sociais, de responsabilidade social, sustentabilidade, ligados ao esporte ou até mesmo à cultura. Conferências internacionais, lançamento de produtos, campanhas de vendas, premiações e viagens de incentivo são outros projetos organizados com maestria pela agência. Completam a gama de serviços planejamentos para comunicação interna e endomarketing.
Vale ressaltar que a Agência Um é considerada pelo CIEE | IBOPE Solution como umas das melhores empresas para se estagiar no Brasil. Fora isso, em 2011 e 2012, a Agência Um foi a empresa com o maior número de eventos reconhecidos no Prêmio Caio, considerado o ?Oscar dos Eventos?. Para mais informações, acesse www.agenciaum.com.br.

Anualmente ocorre o evento Marketing Meeting, que reúne a equipe de marketing do Grupo FIAT de toda América Latina. Para 2012, a Agência Um desenvolveu o logo, conteúdo, atrações e contratação de brindes.

O evento contou com a participação de 50 funcionários de 12 países da América Latina.

Anualmente a área de Marketing da FIAT Brasil promove um encontro com todos os gerentes de marketing do Grupo FIAT da América Latina. A cada ano este evento acontece em países diferentes. A versão de 2012 aconteceu no Brasil, na cidade de São Paulo, no Hotel Caesar Business Faria Lima, com uma atração diferente a cada noite.

Neste ano, o evento aconteceu na mesma semana do Avant-Première do Salão Automóvel de São Paulo, para conciliar com um dia de visita no evento mais querido deste público.

O objetivo principal do evento era mostrar aos participantes que é possível, através da experiência de marca e produto, gerar envolvimento, interesse e, consequentemente, venda.
Deixar claro que experiência de marca vai muito além de comunicação ou eventos. Ela passa por atendimento e relacionamento.
Por conta de um conteúdo muito extenso, o dia em plenária era bastante cansativo. O grande desafio foi trazer algum elemento lúdico para dentro da plenária e proporcionar noites bastante agradáveis com atrações ou lugares diferentes para os participantes.
Os participantes começaram a chegar na parte da tarde do dia 21 de outubro. Então, os recebemos com espumante e frutas secas para relaxar depois de horas de viagem. A programação para esta noite era mais tranquila, mas muito agradável: os convidados foram jantar na Pizzaria Veridiana, no bairro Jardins.

No dia 22 de outubro, os convidados jantaram no elegante Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi. Um jantar exclusivo e privativo para os participantes com a cantora Carolina Soares representando músicas brasileiras com um piano de calda.

Na terceira noite, dia 23 de outubro, foi reservada para o Avant-Première do Salão do Automóvel de São Paulo, onde foi organizado um sofisticado coquetel para os convidados.

Dia 24 de outubro foi o dia dos participantes conhecerem e realizarem a reunião na agência de publicidade da FIAT no Brasil. Saindo de lá, o almoço foi na típica churrascaria Fogo de Chão, na Avenida Bandeirantes. Em seguida, os participantes foram visitar o Salão do Automóvel para conferir as novidades do mercado. Depois de um dia cheio, a descontração ficou por conta do samba na esquina mais famosa de São Paulo ? Avenida Ipiranga com Avenida São João ? no Bar Brahma. Lá os convidados se divertiram, degustaram petiscos apetitosos e tomaram uma cerveja bem gelada. E, para fechar com chave de ouro, o grupo de samba contratado cantou uma música em homenagem à FIAT, e todos subiram ao palco para comemorar o sucesso do evento.

Não havia a necessidade da criação de um tema específico para este evento, pois trabalhamos o nome do evento com grafismos dentro das cores do logo do cliente e suas combinações para garantir que a comunicação chamasse a atenção do participante.

Toda a comunicação deveria estar em português e espanhol, para isso contratamos um tradutor.

O formato da plenária deveria ser bastante diferente e aconchegante. Tínhamos aqui o desafio da sala do hotel que era grande para um público pequeno.

Conseguimos solucionar esse ponto fazendo uma montagem em meia lua com cadeiras bastante confortáveis com rodinha, para fácil locomoção. A projeção foi em telas de 120 polegadas, além de TVs de plasma para apoio (com logo do evento e do cliente).

Além disso, contratamos uma empresa para desenhar o evento na medida em que o mesmo acontecia. A desenhista fazia os desenhos em folhas de flip chart e as colava na parede da sala, fazendo uma exposição dia a dia do evento. Isso tornou o evento mais acolhedor e fez da sala um ambiente de exposição que entretinha os participantes nos intervalos e servia de lembrete aos palestrantes para os assuntos já tratados anteriormente.

Como se tratava de um público que participa de muitos eventos como esse, havia o desafio de entregar brindes diferentes, um a cada dia.

Sendo assim, na chegada dos participantes, dia 21 de outubro, foram entregues na recepção crachá, pin de ouro da FIAT e carta de bem-vindos. Nos apartamentos já estavam colocados champanhes com a marca FIAT, brigadeiros de goiabada (bem brasileiros) e cesta de frutas.

No primeiro dia de plenária, 22 de outubro, entregamos um bloco de anotações tipo moleskine e uma caneta vinda da Itália especialmente para o grupo, referente ao carro modelo 500. No final deste mesmo dia, em plenária, foram entregues aos convidados uma camiseta oficial da Seleção Brasileira de Futebol e um chinelo da FIAT, junto a uma sacola personalizada e um bilhete.

O brinde do dia 23 de outubro foi uma mochila bastante diferenciada da FIAT no apartamento de cada convidado.

No último dia de evento, 24 de outubro, os brindes foram miniaturas diversas de carros FIAT, livro da história da FIAT no Brasil e no mundo e bilhete de agradecimento.

E, por fim, no check-out no dia 25 de outubro, os participantes levaram de recordação um CD com fotos de todos os dias do evento, inclusive as fotos da festa que tinham acabado de chegar, um desafio lançado à nossa produtora fotográfica que, em tempo recorde, entregou mais de 500 fotos tratadas em CD com logo do evento impresso e capa personalizada.

Desempenho econômico
A receita total do evento ficou em R$ 185.577,83 para o total de 50 participantes, sendo o valor per capta de R$ 3.711,55 .
Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

-Staff
Pré-evento: 3 profissionais Agência Um | diretos.
Durante: aproximadamente 50 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.
Pós-evento: 2 profissionais Agência Um | diretos.

- Refeições
Foram servidos o total de 50 welcome drinks, 250 cafés da manhã, 250 almoços, 300 jantares e 250 coffee breaks, entre hotel e restaurantes.

- Transportes
Todos 50 participantes utilizaram transporte aéreo. Para a locomoção deles no período do evento, foram utilizados carros executivos da marca FIAT e vans modelo Fiorino com motoristas bilíngues.

- Sustentabilidade
Toda a sobra do material deste evento foi doado para instituições correspondentes a utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos ou material escolar para orfanatos.
A responsabilidade social está incorporada as filosofias da Agência e da Fiat, que a cada evento buscam conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre são realizadas a realização da coleta seletiva e a doação de materiais.
Neste evento, como em todos realizado pela Agência, levamos a prática da sustentabilidade, onde todos os arranjos florais eram plantados, mantendo-os vivos para reutilização, todas as lixeiras eram de coleta seletiva, todo o papel utilizado era certificado ou reciclado, o gerador contratado continha biocombustível e os materiais, que foram descartados, foram doados para institutos de reciclagem.