A Stora Enso procurou a Agência Um para desenvolver um modelo de evento que permitisse reunir os funcionários da empresa com cargo de confiança (altos executivos), mesclar as áreas de trabalho e trazer à presidência para que juntos participassem de um grande evento e discutissem de forma sutil e construtiva o momento da empresa.
O evento acontece uma vez por ano, sempre na Europa, mais precisamente na Suécia ou Finlândia, onde a Stora Enso tem suas sedes. Como foi um ano de destaque para Brasil e América Latina, eles decidiram trazer o evento para o nosso país. O desafio era fazer com que o evento tivesse um grande impacto e mostrasse um pouco da nossa cultura. Mais do que isso, o evento precisava trazer também um pouco das culturas dos outros países da América Latina onde a Stora Enso atua. Outro desafio foi achar um nome para falar de liderança, alguém que tivesse total conhecimento do tema e que pudesse abordá-lo de forma motivadora e lúdica.
O palestrante escolhido foi o Bernardinho, devido à sua grande experiência em liderar times campeões nas quadras de vôlei. Além disso, o evento tinha um grande apelo sustentável, um dos princípios da Stora Enso, portanto precisávamos criar um ambiente com o máximo de materiais reaproveitados e, ao mesmo tempo, muito VIP.
Pensando nisso, foi desenvolvido um projeto cenográfico com materiais de reaproveitamento. Foram utilizados os seguintes materiais: tecido de algodão proveniente de materiais naturais, com baixa utilização de produtos químicos no processo de produção e biodegradável; ecoverniz elaborado à base de óleos naturais e substância vegetal; carpete de forração do palco com textura plana 100% de PET e resina sintética; todas as madeiras utilizadas no processo possuíam certificado FSC (Conselho Brasileiro de Manejo Florestal) e DOF (documento florestal emitido pelo IBAMA) para as empresas beneficiadas que garantem que os produtos são de áreas manejadas.
A Stora Enso queria que o evento terminasse com uma grande festa, mas que não tivesse cara de sala de hotel. A ideia foi construir um ambiente de PUB, para que os participantes se sentissem em outro lugar. No PUB tínhamos jogos como atração principal - pebolim, dardos e sinuca - e muita música.
Para fechar num clima bem brasileiro, tivemos uma apresentação de escola de samba, que invadiu o ambiente com muita alegria, irreverência e samba no pé.
Após essa apresentação, a atração ficou por conta do DJ e de um sistema interativo criado para o evento, que permitiu que os convidados escolhessem os sons que embalavam a pista. Com os Ipads nas mãos, eles competiam para saber qual seria a música mais votada.
O evento teve pontos altíssimos, mas o principal foi saber mesmo antes do final do evento, através da fala do principal diretor, que seria difícil superar esse evento no próximo ano, pois o tema foi amarado do começo ao fim e foi possível experimentar as várias faces do bom líder.
Tema do evento
O tema ? The Art of Lidership - foi construído com base no momento que a empresa se encontrava, onde era preciso estabelecer novos princípios para os líderes. Então, decidimos tratar a liderança de uma maneira mais lúdica, segundo a inspiração abaixo, e durante o evento eles puderam experimentar e vivenciar a Arte de Liderar. O tema foi traduzido para o inglês, uma vez que seria o idioma de todo o evento.
Inspiração:
Arte é a aptidão ou habilidade de fazer algo. Liderança é a capacidade de influenciar ou mobilizar um grupo em direção à realização de metas e objetivos. Estamos em um momento no mundo, com grandes mudanças e crises, em que precisamos entender que líderes nunca foram tão necessários. Líderes fortes. Diferenciados. Que estejam à frente. E para isso precisamos entender que liderança é uma qualidade. E que deve estar dentro de todos que fazem parte de uma instituição, em todos os níveis hierárquicos. No Leadership Forum uniremos todos para alinhar a direção a atender às expectativas, e vamos demonstrar na prática que Liderar é uma ARTE.
O evento teve como grande guarda-chuva o tema principal, e para exemplificar cada uma das habilidades de um grande líder, o evento foi dividido em vários momentos, cada um deles nomeado com uma dessas habilidades. Isso fez com que a agenda repleta de conteúdo para um único dia fosse dinâmica, de fácil assimilação e versátil.
Objetivos (além dos mencionados acima):
- Discutir ideias e objetivos para o ano de 2013.
- Compartilhar cases e situações vivenciadas nos diferentes departamentos.
- Alinhar as estratégias para o próximo ano.
- Definir metas e práticas para um crescimento baseado na Arte de Liderar.
- Integrar os funcionários de todas as regiões e nacionalidades.
Perfil do público-alvo:
- Funcionários que exercem cargo de liderança | 70% Homens e 30% Mulheres
- Regiões de cada participante: 19 Europa | 15 América Latina | 46 Brasil
Número de participantes convidados: 80 participantes.
Número de participantes presentes: 79 participantes.
Local: Caesar Park SP International Airport | Guarulhos | São Paulo.
Data: 29 a 31 de outubro de 2012.
Periodicidade: anual.
Abrangência: internacional.
Agenda e Conteúdo:
Ações pré-evento
- Envio de save the date eletrônico para reserva de agenda.
- Envio de teaser/convite eletrônico para repassar as informações mais importantes do evento, formato de reserva de hospedagem, pedido/reserva de passagem aérea e detalhes sobre a importância do evento.
- RSVP via e-mail para controle das informações faltantes para providenciar a passagem, acompanhamento e assessoria para a vinda ao evento.
- Reminder eletrônico | Contagem regressiva, informações finais, divulgação dos e-tickets e informações sobre o ponto de encontro no aeroporto.
Evento
A agenda foi divida por temas que falavam um pouco mais sobre o tema central, como as características do bom líder.
1° Dia | 29 de outubro de 2012
The Art of Welcoming (A Arte de Receber) | Coquetel de Abertura
A ideia era convidar os participantes a conhecer um pouco dos países que fazem parte da região "anfitriã". Mesmo o evento sendo no Brasil, era a América Latina que dava boas-vindas a todos os participantes.
Entã, para esse coquetel, foi criada uma cenografia que envolvia uma grande silhueta do mapa da América Latina e México, aplicada no chão da sala do coquetel.
Foram montadas cinco ilhas de comidas e bebidas dos países anfitriões, onde a Stora Enso possui escritório/representação: Brasil, Argentina, Chile, Uruguai e México. Nessas ilhas, além das comidas típicas que enriqueceram o coquetel e deram um sabor especial ao evento, TVs apresentavam clipes com imagens e frases de efeito sobre cada um desses países.
Durante o coquetel, o presidente mundial e o vice-presidente Brasil da Stora Enso deram as boas-vindas e explicaram como seria a dinâmica do evento e como foi a escolha do tema do evento.
Para criar um clima ainda mais harmonioso e descontraído entre os participantes, eles foram convidados a responder perguntas sobre os países através de um sistema de quiz via SMS nos celulares.
A pergunta aparecia nas telas das Tvs e cada participante respondia via SMS. Cada resposta era computada via sistema e depois de alguns minutos aparecia na tela. As perguntas eram todas de cunho cultural sobre os países anfitriões.
2° Dia | 30 de outubro de 2012
The Art of Informing (A Arte de Informar) | Reunião oficial
Todos foram recebidos na entrada da sala com uma música alta e um ambiente diferente do esperado para uma reunião de presidência, onde seriam discutidos os objetivos de trabalho para o ano seguinte. A sala estava montada em formato lounge, cada grande nicho estava numerado (de acordo com os números nos crachás) para que os grupos fossem compostos por pessoas de áreas e países diferentes.
O ambiente, além de descontraído, induzia à conversa e discussão em grupo.
A agenda do dia foi focada em alguns pontos de acordo com o tema do bloco em discussão:
Manhã | The Art of Sharing (A Arte de Dividir)
- Apresentação da diretoria sobre o desempenho passado e atual, investimentos estratégicos e as incertezas para lidar com os novos desafios.
- Diálogo com a equipe Pathfinder | Apresentação de case.
- Workshop: Spaceship (sustentabilidade e responsabilidade) com os temas: corte de energia, como nasceu o novo propósito dos Pathfinders, apresentação do novo propósito, resumo do novo propósito.
Almoço | The Art of Serving (A Arte de Servir)
Na hora do almoço, os participantes foram surpreendidos com a grande diretoria (VPs ? um de cada área) vestida com um avental e posicionada atrás do buffet. A ideia era mostrar que um bom líder é um líder que serve, que está disposto a entender a necessidade da sua equipe. Mais uma forma descontraída de quebrar o gelo entre os participantes, bem como introduzir cada vez mais o tema na discussão dos grupos.
Tarde | The Art of Motivating (A Arte de Motivar)
Para falar de liderança e motivar o time, o palestrante convidado escolhido para o evento foi o Bernardinho. Com toda a sua experiência de liderança nas quadras, ele trouxe de forma ilustrativa como é liderar um time para que ele tenha os resultados esperados.
The Art of Reinventing (A Arte de Reinventar)
Discussão sobre o tema: Inovação e Responsabilidade Global.
The Art of Dialoguing (A Arte de Dialogar)
Painel criado pelos GETs (diretoria) para criar um diálogo aberto com os demais líderes.
Noite | The Art of Integrating (A Arte de Interagir) | Festa de Confraternização
Para celebrar tudo que foi vivenciado durante o dia da convenção, montamos um verdadeiro PUB irlândes. O ambiente era composto por set fotográfico com moto real, objetos e elementos típicos de PUBs, mesas de bilhar, mesas de pebolim e dardo para uso dos convidados.
Além disso, quem deu o tom da festa foram os próprios participantes, que através de um sistema criado para Ipad podiam escolher qual seria o próximo som da festa tocado pelo DJ.
Para fechar a noite com cara de Brasil, tivemos uma apresentação de escola de samba, que tocou alguns hits famosos e envolveu a todos no samba.
Ação pós-evento
A Agência Um criou um portfólio que chamamos de book pós-evento, apresentado em power point para o cliente, contendo as fotos com os melhores momentos, e uma apresentação com o resumo de todas as ações e comunicações do evento, bem como o resultado da pesquisa.
No dia seguinte ao término do evento, os participantes receberam um teaser de agradecimento pela presença e pela colaboração no evento.
A Stora Enso é o rethinker (repensar) da ideia global: papel, biomateriais, produtos de madeira e indústria de embalagens. A empresa sempre repensa o velho e expande para o novo para oferecer aos clientes soluções inovadoras baseadas em materiais renováveis. A Stora Enso emprega cerca de 28.000 pessoas em todo o mundo, e é uma empresa de capital aberto listada em Helsínquia e Estocolmo.
Dessa forma, a Stora Enso tem um lema: "jogamos com as mesmas regras do jogo em todos os lugares", e foi assim que o evento todo foi desenvolvido e coordenado.
No evento
- Foi utilizado material reutilizável na cenografia (madeira de fonte sustentável) e destinada para reaproveitamento.
- Toda a vegetação para ornamentar a sala era plantada, mantendo-a viva para reutilização.
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva.
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado.
- Foi feito o uso de gerador biodiesel.
- A grande maioria da equipe que trabalhou no evento era da regional (de São Paulo), gerando empregos diretos e indiretos.
- Os materiais de apoio distribuídos na reunião foram: blocos feitos de material reciclado e com papel certificado.
- Todos os fornecedores utilizaram material de EPI, garantindo a segurança de cada pessoa envolvida.
- Além dessas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.
Sustentabilidade dentro da Agência Um
A Agência Um se preocupa com a qualidade de vida e bem-estar de seus funcionários, realizando periodicamente treinamentos e acompanhando semanalmente o desenvolvimento de seus profissionais. No mês de agosto de 2012, foi lançado a todos os funcionários o Comitê de Sustentabilidade Agência Um, que passou a instituir novas práticas da sustentabilidade dentro da agência, certificar ações que já aconteciam e propagar as práticas para o dia a dia de cada colaborador.
Entre as ações de sustentabilidade está a coleta seletiva de lixo, o reuso do verso de papel inutilizado, utilização de papel reciclado, substituição de copos plásticos por canecas de porcelana, envio semanal de dicas com o "você sabia", recolhimento de pilhas, baterias e remédios para o descarte correto dos mesmos, além de campanhas anuais, como a Campanha do Agasalho.
Toda a sobra de material dos eventos é doada para instituições correspondentes à utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos, material escolar para orfanatos ou lonas para confecção de artesanato.
A responsabilidade social está incorporada às filosofias da Agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva, a doação de materiais, a utilização de gerador com biodiesel, a utilização de iluminação em LED e a compensação de CO² com a plantação de árvores. Em alguns casos é incentivado o trabalho com portadores de deficiência física no time de campo dos eventos.