Detalhe do Case

Portfólio da empresa e do congresso.
A JZ BRASIL é empresa líder na organização de congressos desde 1972. Nossa versatilidade nos permite organizar desde congressos regionais até grandes congressos mundiais, sempre com um atendimento ágil e personalizado. Nosso portfólio de clientes inclui sociedades médicas, associações, federações e empresas.
Prestamos assessoria completa desde a fase de captação até a realização dos eventos. O nosso grande diferencial é a parceria que estabelecemos com os nossos clientes e o comprometimento que assumimos com a qualidade e com os resultados financeiros.
Somos um time formado por gestores com sólida trajetória neste mercado. E a JZ é a única empresa brasileira especializada na área de congressos médicos que faz parte da IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers). Para fazer parte desta associação, é necessário passar por um rigoroso processo de comprovação de qualificação e experiência, e é portanto um chancela que nos diferencia e atesta que estamos de acordo com os padrões mundiais de qualidade.
São mais de 600 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes. JZ Brasil oferece a gestão financeira de responsabilidade, promoção e marketing eficazes para obter mais participantes, enquanto a equipe comerial busca ativamente o aumento do número de patrocinadores e expositores. Além de trabalhar com os mais atualizados serviços de inscrição de participantes e gestão de trabalhos científicos.

Resumo do case
O Congresso Brasileiro de Neurocirurgia é um evento técnico científico, voltado à capacitação profissional e networking. Paralelo ao evento acontece uma exposição de empresas farmacêuticas que apresentam os últimos produtos e equipamentos desenvolvidos para a especialidade.
O mercado hoje oferece diversas facilidades para obtenção de informações e capacitações. A tecnologia permite aos profissionais o acesso imediato ao lançamento de pesquisas e novos estudos. Por isso os congressos precisam cada vez mais oferecer diferenciais e focar em networking, para agregar valor e atrair participantes e patrocinadores.
Esse foi o foco de trabalho da JZ Brasil. Criar situações que proporcionasse ao congressista uma maior integração com os palestrantes, expositores e demais participantes.
Desde o I CBN realizado em 1958 na cidade de Petrópolis, até hoje, os Congressos têm crescido
exponencialmente em audiência, em número de expositores e principalmente em qualidade científica, priorizando temas atuais e abrangentes nas diversas subespecialidades da neurocirurgia.
O objetivo que a comissão organizadora pediu para a JZ, foi auxilia-la a preparar um evento de alto padrão científico, que superasse as edições anteriores, para que ao final do evento, os novos conhecimentos adquiridos nestes poucos dias no Rio de Janeiro enriquecessem a prática neurocirúrgica.
Quando à parte social, o briefing era oferecer atividades que conseguissem agradar a maioria dos congressistas e seus acompanhantes, dando a todos liberdade e oportunidade de escolha

O evento acontece a cada 2 anos, sempre em uma cidade diferente. As últimas edições foram:
29° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.012 Rio de Janeiro
28° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.010 Salvador
27° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.008 Foz do Iguaçu
26° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.006 Florianópolis
24° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.004 Goiânia

Serviço oferecido
Na organização do XXIX Congresso Brasileiro de Neurocirurgia a JZ Brasil ofereceu serviços completos de organização e gestão do evento.
Um Gerente de Projeto foi selecionado e esteve em contato direto e constante com o comitê organizador local. Um cronograma foi criado para abranger todos os aspectos do ciclo de vida do congresso, desde o agendamento das primeiras reuniões, bem como o pré-programa da logística, a elaboração do orçamento, a impressão de materiais, a promoção, os convites aos palestrantes, o recebimento e gerenciamento das inscrições e dos trabalhos científicos, a obtenção de patrocínios, a locação de estandes, logística para o local e logística de reuniões pós-congresso.
Como consultores de confiança do comitê executivo, os profissionais da JZ Brasil compartilham todo seu conhecimento e experiência na gestão de congressos médicos, para aumentar a lucratividade do congresso, sem perder em qualidade organizacional e científica.
Os serviços oferecidos foram:
1. Serviço de recebimento de trabalhos científicos
2. Gerenciamento do programa científico e dos palestrantes
3. Promoção e marketing
4. Orçamentos, controle e gestão financeira
5. Gestão da Exposição e patrocínios
6. Recebimento e controle de inscrições
7. Gestão no local do evento
8. Materiais e impressões para o congresso
9. Programa social
10. Passagem e hospedagem
11. Administração, relatórios e controladoria
Ficha Técnica do Congresso:
Nome: XXIX Congresso Brasileiro de Neurocirurgia
Tema: Uma viagem ao mundo da Neurocirurgia moderna
Presidente do Evento: Dr. Marco Aurélio Marzullo
Data: 7 a 12 de setembro, 2012
Local: Riocentro, Rio de Janeiro, RJ
Periodicidade: Bienal
Abrangência: Nacional
Entidades promotoras: Sociedade Brasileira de Neurocirurgia
Número participantes: 1799, sendo:
? 1583 do sexo masculino (88%)
? 216 do sexo feminino (12%)

Categoria Quantidade %
Acadêmico de Medicina 199 11.06%
Inscrição de Grupo 59 3.27%
Não-sócios (Profissionais, pós-graduandos, doutorandos e mestrandos) 328 18.23%
Participante 14 0.77%
Profissionais em Áreas Correlatas 101 5.61%
Residentes em Áreas Correlatas 9 0.50%
Residentes MEC 124 6.89%
Residentes SBN 200 11.11%
Sócio da SBN (Estrangeiro) 5 0.27%
Sócios da SBN (Profissionais, pós-graduandos, doutorandos e mestrandos) 649 36.07%
Sócios da SBN Jovem ? até 35 anos 111 6.17%

Total de Inscritos por Curso
PC 1 ANATOMIA MICROCIRURGICA 26
PC 2 COLUNA / SPINE 57
PC 3 BASE DE CRÂNIO 28
PC 4 FUNCIONAL E DOR 18
PC 5 PEDIÁTRICA ? NEUROENDOSCOPIA VENTRICULAR 47
PC 6 TRAUMA / NEUROINTENSIVISMO 37
PC 7 VASCULAR / ENDOVASCULAR 22
PC 8 ENTRANDO NO MUNDO DA NEUROCIRURGIA 43
PC 9 NEUROENDOSCOPIA DA BASE DE CRÂNIO 80
PC 10 COLUNA - CURSO AOSPINE 136
PC 11 NERVO PERIFÉRICO 25
PC 12 ONCOLOGIA 37
PC 13 PEDIÁTRICA 9
SIMPÓSIO VICCA 79
TOTAL DE INSCRITOS 644

Comercial
Número de stands vendidos: 62 estandes
Número de empresas patrocinadoras: 75 empresas
M2 vendidos na exposição: 981m²
Simpósios Vendidos: 6 Simpósios Satélites + 3 Workshops

Os seguintes patrocínios foram vendidos:
? Anúncios no Programa Final
? Blimp
? Blocos
? Boas Vindas no Credenciamento
? Canetas
? Capa de Chaves
? Capa de Cadeiras
? Crachás e Cordões
? Estação Carioca
? Festa de Confraternização
? Inserção de material nas pastas dos congressistas
? Jantar de Confraternização
? Mega Grade Cientifica
? Mouse Pads
? Pastas dos congressistas
? Simpósios Satélites
? Workshops
Tema Livre
Número total de trabalhos recebidos: 579
Trabalhos apresentados em forma de Mini Conferências e Apresentação de Casos: 268
Trabalhos apresentados em forma de Pôster: 296 (divididos nos temas: CEREBROVASCULAR, COLUNA / NERVOS PERIFÉRICOS, EXERCÍCIO PROFISSIONAL / EDUCAÇÃO / SOCIOECONOMICOS, FUNCIONAL, INFECÇÕES E PARASITOSES, MISCELÂNEA, PEDIÁTRICA, TRAUMA / NEUROINTENSIVISMO, TUMORES)
Trabalhos apresentados em forma de Vídeo: 15
Programação Científica
? 111 Sessões Plenárias
? 725 Temas apresentados
? 365 Palestrantes nacionais
? 18 Palestrantes nacionais em plenária
? 43 Palestrantes internacionais

Como parte do processo criativo, a JZ auxiliou a SBN na criação de novos formatos para o programa científico, atuando como consultores para proporcionar maior interação entre palestrantes e participantes, antes, durante e após o congresso.
Uma das inovações do programa científico foi o alto nível dos mais renomados neurocirurgiões brasileiros e estrangeiros, que mostraram com suas sólidas experiências, uma abordagem inovadora desde a microanatomia, viajando pelos exames de neuroimagens e culminando com os tratamentos neurocirúrgicos mais atualizados. A JZ foi responsável por oferecer soluções tecnológicas para proporcionar o melhor funcionamento das palestras e demais sessões científicas.
A Programação Social montada pela JZ Brasil contou com diversas opções, para que os participantes pudessem sentir o clima carioca no evento.

SOLENIDADE DE ABERTURA
8 de setembro
Local: Riocentro - Pavilhão 5
Horário: 19h30
Mestre de Cerimônia: Christiane Torloni
Apresentação: Espetáculo Matéria - Imagens e Sensações da Lumini Cia de Dança
Traje: Passeio Completo

FESTA DE CONFRATERNIZAÇÃO
10 de setembro
Local: Riocentro - Pavilhão 5
Horário: 20h
Apresentação: Banda Celebrare
Tema: Rio Antigo - Botequim Carioca
Traje: Esporte
Foi trabalhando intensamente a caracterização do estilo carioca em toda a decoração da festa.

JANTAR DO PRESIDENTE
8 de setembro
Local: Espaço La Martine
Apresentação: Músico Eduardo Laje
Traje: Gala
Jantar de Gala para convidados especiais. A JZ escolheu um espaço diferenciado, e montou uma decoraçõ refinada.

PROGRAMA PARA ACOMPANHANTES
Uma das demandas da SBN foi à criação de um programa para acompanhantes diferenciado, para que os familiares dos congressistas que viajaram junto para o Rio de Janeiro pudessem desfrutar da cidade e participar de atividades interessantes
A JZ criou momentos, pensado e repensado com a intenção de proporcionar a todos dias inesquecíveis e realmente proveitosos no Rio de Janeiro. Por se tratar de um grupo grande de pessoas resolvemos dar opções diversas a todos os tipos de interesses. Desde aqueles mais tradicionais, até aqueles passeios feitos pelos próprios cariocas, como por exemplo: um passeio ecológico a Floresta da Tijuca e ao Jardim Botânico ou um passeio ao Rio antigo. Oferecemos ainda visita a spas, shoppings e salões de beleza.
Criamos também o ESPAÇO MULHER BRASILEIRA, inaugurado no dia 9 de setembro (domingo) no Hotel Sheraton, às 10h com um Welcome Drink para todos os acompanhantes, seguido de sorteios e de uma palestra sobre o AMOR.
Nesta área era possível tirar todas as suas dúvidas sobre as programações, se inscrever para os passeios, dicas de restaurantes e servir como um ?ponto de encontro? no Congresso. Foi entregue como brinde uma sandália havaiana, combinando com o estilo carioca.
Outro cuidado pensado pela JZ, foi incluir uma pequena planta com a localização de cada sala onde a atividade científica iria acontecer. Visto que a programação científica era muito intensa e o espaço do RioCentro é grande e pode ser complicado se localizar a primeira vista.

A Sociedade Brasileira de Neurocirurgia tinha como principal desafio tornar o evento mais interativo entre público e patrocinador, para potencializar as oportunidades de negócios geradas para os expositores/patrocinadores.
O Congresso Brasileiro de Neurocirurgia é a principal fonte de renda da Sociedade, que depende do sucesso financeiro do evento para ter recurso em caixa para viabilizar sua missão voltada para ações de educação, conscientização e defesa da categoria. Por isso é essencial que o congresso, além de oferecer muito conteúdo educacional, também seja atrativo para os patrocinadores.
Por isso, a JZ Brasil desenvolveu um plano comercial para o evento, onde as empresas patrocinadoras e expositoras tiveram muitas chances de interagir com os congressistas.
Patrocínios diferenciados:
ESTAÇÃO CARIOCA - Local com painel de fundo com imagem de Ipanema, onde foi distribuído Biscoito Globo e Mate Leão e que fazem parte da cultura carioca. Na pasta dos Congressistas constava o cupom para retirar um pacote de biscoito e um copo de mate. A marca do patrocinador aparecia no painel, balcão de distribuição e cupons, além disso a empresa poderia abordar o público diretamente.
BLIMP - Colocado jardim em frente ao pavilhão 5 do Riocentro. O nome do patrocinador já aparecia antes mesmo do congressista entrar no pavilhão.
BOAS VINDAS NO CREDENCIAMENTO - Café da manhã servido para dar boas vindas para os Congressistas, onde a empresa patrocinadora já tinha a chance de abordar o público.
CAPA DE CHAVES - A capa de chaves - com logo do patrocinador - entregue para todos os congressistas que ficaram nos hotéis oficiais do Evento.
CAPA DE CADEIRAS - Capas de cadeiras, com o nome do patrocinador, foram colocadas na Sala de Colunas durante todo o Evento.
MEGA GRADE CIENTÍFICA ? Grande painel na entrada do congresso, onde havia a grade científica e o logo do patrocinador.
MOUSE PADS - Foram produzidos 2.000 mouse pads e que foram inseridos na pasta do congressista.
Além dos patrocínios convencionais de programa final, blocos, canetas, crachás, pastas, festas e simpósios satélites.
Esses diferenciais foram vistos com bons olhos pelos patrocinadores, que aderiram as ideias inovadoras e tiveram a sua marca mais exposta e muito mais momentos para interagir com o público.

Desenvolvemos um plano de marketing completo, para divulgar o evento entre o maior número de médicos e profissionais da área de neurocirurgia. O plano de marketing incluía:
? Campanha de E-flyer
? Criação de perfil no Facebook
? Cartazes
? Folders
? Anúncio em revistas da área
? Divulgação em calendário de eventos de site de Sociedades Afins
? Técnicas de posicionamento do site em destaque no Google por meio de gerenciamento do SEO
? Banner de assinatura com imagem do evento produzido para a comissão organizadora
? Divulgação em eventos da área
Os trabalhos científicos recebidos no evento foram publicados em CD e distribuídos aos participantes. Optou-se pela opção CD pensando na sustentabilidade, evitando maior consumo de papel.
Os materiais distribuídos foram: programa final, pastas, canetas, bloco e certificado de participação.

O projeto proposto pela SBN era obter um lucro de 15% valor arrecadado, mas a JZ conseguiu superar essa expectativa conseguindo oferecer um lucro de 24% do valor arrecadado. Tudo isso foi feito por meio do trabalho diferenciado na venda de patrocínios, o que levou a geração de mais receita e diminuindo a despesa, através da negociação de todos os preços com os fornecedores, sem que isso implique na queda de qualidade dos serviços. O que somente uma organizadora de eventos experiente consegue oferecer.

Outros indicadores importantes:
O evento movimentou a hotelaria local, com a ocupação de pelo menos 1500 quartos no período do evento.
A geração de empregos diretos e indiretos foi outro diferencial, ao todo foram mais de 100 empresas diretamente contratadas para a organização do evento, com a geração de pelo menos 200 empregos diretos e 800 empregos indiretos.
Repercussão na comunidade e na mídia.
Houve geração de mídia espontânea nos seguintes veículos e sites:
? Site da Neurocirurgia.com
http://neurocirurgiabr.com/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-7-12-de-setembro/
? Site Fala Turista http://www.falaturista.com.br/eventos-313/cbn-rio.html
? Site do Centro de Neurocirurgia e Neurologia http://www.neurolondrina.com.br/noticias/32-xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia
? Site da Sociedade Goiana de Neurocirurgia http://www.sgnc.com.br/sgnc/eventos.asp?id=8
? Site Politec Saúde http://www.politecsaude.com.br/imprensa/eventos/xxix-congresso-brasileiro-de-neurologia/134/
? Site Masplant http://maximplant.com.br/v3/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia/
? Site da Associação de Neurocirurgiões do Paraná http://www.sonepar.org.br/eventos/21-xxix-cbn-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-rio-2012
? Porta da Esclerose Múltipla http://www.portalesclerosemultipla.com.br/calendario/33/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia
? Site Aleth Medical http://www.alefhmedical.com.br/site/eventos/037/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-cbn.php
? Site da Associação de Neurocirurgiões de São Paulo http://www.sonesp.com.br/ai1ec_event/xxix-cbn-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-sbn/?instance_id=

Indicadores de sustentabilidade
A JZ Brasil foi um parceiro responsável e pró-ativo em todas as iniciativas sustentáveis, propondo à SBN implementar ações para minimizar o impacto ambiental do congresso. Todos os esforços foram feitos, em todas as áreas do congresso, para diminuir o desperdício e o consumo de energia, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Como parte desse compromisso, foram produzidos os Trabalhos Científicos em CD?s reduzindo significativamente os custos de impressão e transporte. Na fase preparatória, todas as comunicações foram feitas via sistema on-line não sendo necessário o uso de papel para cartas e envelopes.
Projetos Sociais
Um grupo se reuniu para discutir projetos, ideias e ações para melhorar a vida da população menos favorecida. Este grupo foi formado principalmente pelas esposas dos neurocirurgiões, mas a participação foi aberta a quem quisesse e pudesse ajudar. No stand da SBN no Riocentro foi disponibilizada uma urna que para doações para os projetos que já existem na área.