Detalhe do Case

O Congresso da Sociedade Brasileira de Dermatologia é um evento técnico científico, que acontece anualmente há 67 anos. É o evento mais tradicional da dermatologia brasileira e o segundo maior do mundo, reunindo mais de 6 mil pessoas.
É voltado à capacitação profissional com foco em networking. Possui uma grande feira paralela que reúne as empresas farmacêuticas que oferecem produtos e serviços dermatológicos.
Essa é uma das especialidades que mais cresce no país, devido a grande demanda por tratamentos de beleza e inovação tecnológicas.
Na edição de 2012 a SBD ? Sociedade Brasileira de Dermatologia estava fazendo 100 anos, a primeira sociedade médica de especialidade no país a comemorar um centenário. Por isso a diretoria queria fazer um congresso marcante, que prestasse uma justa homenagem a Entidade e demonstrasse a grandeza da especialidade.
Esse foi o foco de trabalho da JZ Brasil, criar diferenciais para fazer desse importante evento, algo ainda mais inovador e marcante com cenografia totalmente diferenciada dos congressos técnico científicos, proporcionando um espaço ambientado no Rio de Janeiro.
O evento foi muito elogiado por essa ambientação e principalmente, gerou o maior lucro que a SBD já obteve com congressos.

Portfólio da empresa e do congresso.
A JZ BRASIL é empresa líder na organização de congressos desde 1972. Nossa versatilidade nos permite organizar desde congressos regionais até grandes congressos mundiais, sempre com um atendimento ágil e personalizado. Nosso portfólio de clientes inclui sociedades médicas, associações, federações e empresas.
Prestamos assessoria completa desde a fase de captação até a realização dos eventos. O nosso grande diferencial é a parceria que estabelecemos com os nossos clientes e o comprometimento que assumimos com a qualidade e com os resultados financeiros.
Somos um time formado por gestores com sólida trajetória neste mercado. E a JZ é a única empresa brasileira especializada na área de congressos médicos que faz parte da IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers). Para fazer parte desta associação, é necessário passar por um rigoroso processo de comprovação de qualificação e experiência, e é portanto um chancela que nos diferencia e atesta que estamos de acordo com os padrões mundiais de qualidade.
São mais de 600 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes. JZ Brasil oferece a gestão financeira de responsabilidade, promoção e marketing eficazes para obter mais participantes, enquanto a equipe comerial busca ativamente o aumento do número de patrocinadores e expositores. Além de trabalhar com os mais atualizados serviços de inscrição de participantes e gestão de trabalhos científicos.
Conceito do congresso, projeto, desenvolvimento e descritivo completo do congresso. Sua origem e evolução até o presente.
A SBD é a única instituição reconhecida oficialmente pelo Conselho Federal de Medicina e pela Associação Médica Brasileira como representante dos dermatologistas no país. Além disso, é a segunda maior sociedade dermatológica no mundo, com 7 mil associados e presente em 23 estados brasileiros por intermédio de suas regionais, bem como em 67 hospitais universitários credenciados à instituição.

Esta sociedade muito cresceu desde a primeira reunião dos seus 18 fundadores, em 5 de fevereiro de 1912. Desenvolveu-se em tamanho, em número de sócios, em importância e em abrangência. A SBD hoje reúne atividades relacionadas não só à Dermatologia Clínica, como naquela época, mas também à Cirúrgica e à Cosmiátrica, e dentro dessas, congrega várias sub-especialidades.

O evento acontece anualmente, sempre em uma cidade diferente. As últimas edições foram:

Nome do Congresso Ano Cidade
68º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.013 Brasília
67º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.012 Rio de Janeiro
66º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.011 Florianópolis
65º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.010 Rio de Janeiro
64º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.009 Belém
63º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.008 Fortaleza
62º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.007 São Paulo
61º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.006 Curitiba
60º Congresso Brasileiro de Dermatologia
2.005 Brasília

A edição de 2012 foi marcante, por vários recordes ? de público, de patrocinadores e principalmente por gerar o maior lucro da história da SBD. O que vai propiciar que a Entidade desenvolva uma série de ações voltadas à educação continuada, capacitação de jovens profissionais e melhoria das condições de trabalho.

Na celebração social foi marcante, tivemos no dia 1º de setembro, a Cerimônia de Abertura, no Riocentro, coquetel com show da cantora Mart?nália. No dia 3 de setembro, convidamos a todos para uma grande festa de confraternização no HSBC Arena, com show de Ivete Sangalo, eleita como a preferida através de enquete com vários participantes do congresso do ano passado. No encerramento, resgatamos o tradicional Dermachopp, para o qual contamos também com a presença de todos. Tudo isso permeado de surpresas e muito conforto no espaço físico bastante amplo em dois pavilhões do Riocentro.

Serviço oferecido
Na organização do 67º Congresso da Sociedade Brasileira de Dermatologia a JZ Brasil ofereceu serviços completos de organização e gestão do evento.
Um Gerente de Projeto foi selecionado e esteve em contato direto e constante com o comitê organizador local. Um cronograma foi criado para abranger todos os aspectos do ciclo de vida do congresso, desde o agendamento das primeiras reuniões, bem como o pré-programa da logística, a elaboração do orçamento, a impressão de materiais, a promoção, os convites aos palestrantes, o recebimento e gerenciamento das inscrições e dos trabalhos científicos, a obtenção de patrocínios, a locação de estandes, logística para o local e logística de reuniões pós-congresso.
Como consultores de confiança do comitê executivo, os profissionais da JZ Brasil compartilham todo seu conhecimento e experiência na gestão de congressos médicos, para aumentar a lucratividade do congresso, sem perder em qualidade organizacional e científica.
Os serviços oferecidos foram:
1. Serviço de recebimento de trabalhos científicos
2. Gerenciamento do programa científico e dos palestrantes
3. Promoção e marketing
4. Orçamentos, controle e gestão financeira
5. Gestão da Exposição e patrocínios
6. Recebimento e controle de inscrições
7. Gestão no local do evento
8. Materiais e impressões para o congresso
9. Programa social
10. Passagem e hospedagem
11. Administração, relatórios e controladoria
Ficha Técnica do Congresso:
Nome: 67º Congresso da Sociedade Brasileira de Dermatologia
Presidente do Evento: Dra. Marcia Ramos-e-Silva
Data: 1 a 4 de setembro, 2012
Local: Riocentro, Rio de Janeiro, RJ
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Entidades promotoras: Sociedade Brasileira de Dermatologia
Número de participantes: 6.620
Categoria:
? Médico sócio: 46,16%
? Médico não sócio: 24,63%
? Médico Estrangeiro: 1,77%
? Patologista Sócio: 0,14%
? Residente Credenciado na SBD: 11,37%
? Residente não Credenciado: 2,82%
? Estudante: 5,7%
? Passe de 1 dia: 0,07%
? Acompanhantes: 8,33%
Todos os estados brasileiros estiveram presentes, com destaque para:
? SP ? 27% do público
? RJ ? 25% do público
? MG ? 9% do público
Quase 80% do público era feminino e 70% tinha de 20 a 40 anos.
Comercial
Número de stands vendidos: 91 estandes
Número de empresas patrocinadoras: 87 empresas
M2 vendidos na exposição: 3.080 m²
Simpósios Vendidos para a indústria: 14 Simpósios Satélites + 2 Workshops
A JZ ficou responsável pelo desenvolvimento do material comercial, negociação de vendas, emissão e controle de contratos com patrocinadores e gerenciamento completo da exposição.

Tema Livre
Número total de trabalhos aprovados: 680
Todos os trabalhos foram apresentados na forma de e-Pôster, seguindo a tendência de modernidade do evento.
A JZ ficou responsável pelo gerenciamento de trabalhos científicos com software (submissão, seleção, revisão, acesso a relatórios atualizados). Equipe recebimento de Abstrats e controle da produção de anais e gerenciamento da área de pôsteres.
Programação Científica
Contou com:
? 46 palestrantes internacionais
? 397 palestrantes nacionais
? 249 coordenadores
? 1624 atividades, divididas em: 1455 palestras, 84 simpósios, 15 simpósios satélites, 5 plenárias, 15 cursos, 5 PPV, 15 Auto Avaliações, 15 Fóruns, 13 Temas e Discussões, 2 Workshops
Tudo isso gerenciado pela equipe da JZ Brasil, coordenando a programa científico e palestrantes com inserção dos dados no Software de gerenciamento online próprio para essa gestão. Envio de cartas e confirmação de presença, planejamento e estruturação da programação científica para o melhor aproveitamento das salas.
Transporte
O Congresso ofereceu serviço de transporte gratuito dos hotéis para o RioCentro com retorno e dos hotéis para os eventos sociais
O briefing da comissão organizadora tinha como meta: Fazer um congresso inesquecível, para marcar os 100 anos da SBD.
Para entregar esse produto a JZ buscou unir 4 pilares: científico, social, histórico e comercial.
A parte científica contou com 46 palestrantes internacionais. Na programação científica, foi incluído alguns formatos diferenciados, que permitiram maior integração entre público e palestrantes: cursos, PPV, Auto Avaliações, Fóruns e Temas e Discussões foram os principais deles.
A parte histórica teve 2 momentos especiais. Uma empresa especializada em projetos foi contratada para fazer o levantamento da história dos 100 anos da SBD. Esse levantamento gerou um Documentário com 55min, feito em Português com Legenda em Inglês. Esse documentário foi exibido durante o congresso em várias sessões de cinema.
Foi feito também uma exposição de fotos da história da Entidade, que foi exposta pelos corredores do congresso, marcando a trajetória de diversos profissionais.
E brindes diferenciados foram produzidos para serem entregues para médicos que estiveram envolvidos com a história da Sociedade Brasileira de Dermatologia. Marcando assim as comemorações do centenário da entidade.
A parte social foi pensada para proporcionar momentos de descontração e possibilitar integração entre os congressistas. Três grandes festas foram feitas: Cerimônia de Abertura, no Riocentro, coquetel com show da cantora Mart?nália. Festa de confraternização no HSBC Arena, com show de Ivete Sangalo. Encerramento com Dermachopp no RioCentro, com o sorteio de um carro para os participantes que estivem presentes.
E na parte comercial, a JZ Brasil criou um material de comercialização, composto por pacotes de patrocínio, integrando venda de stand com opções de inserção de logo, patrocínio de simpósios e festas, que gerou o maior lucro de toda a história da SBD.

Uma das principais demandas da SBD e da comissão organizadora era fazer um evento visualmente deslumbrante, com cenografias que contextualizasse o Rio de Janeiro, fazendo com que o congressista se surpreendesse em cada parte do evento.
Para isso a cenografia foi complexa, desde a chegada no evento, pela parte externa até os cuidados com cada detalhes. A cenografia da secretaria trazia a porte JZ de Brasília ? sede do próximo evento da entidade. A entrada era pelos Arcos da Lapa, os corredores tinham o calçadão de Copacabana pintado no chão, um banco com a estátua de Carlos Drummond de Andrade onde os congressistas podiam tirar fotos. Diversos lounges foram montados, com imagens do Rio de Janeiro boêmio, antigo, histórico.

A sinalização foi aérea, para facilitar a compreensão do espaço, que era muito grande.

Nas plenárias principais, usamos telões gigantes, com projeções diversas, tornando o ambiente de sala científica aconchegante e super interativo.

Um dos diferenciais tecnológicos foi o Pôster Eletrônico. Foram colocados 12 TV?s com 42 polegadas ligadas cada uma a um computador e sistema de som com fone. Os televisores estavam separados por determinados assuntos e passavam os trabalhos, através de vídeo. O participante procurava o televisor com o assunto do interesse, procurava o vídeo e colocava o fone para assisti-lo.

Para tornar o evento grandioso era preciso garantir um grande público, por isso a divulgação do evento foi um ponto chave. Para vencer esse desafio criamos uma intensa campanha de marketing que começou em outubro de 2011.

A criação do web site foi a primeira ação. http://www.dermato2012.com.br/ Por meio desde portal toda a comunicação do evento foi feita, ele foi o principal meio de transmissão de informações da organização com os participantes. O site estava completo, com as seguintes informações:
? Mensagem do Presidente
? Comissões
? Relação de Palestrantes
? Programa Científico
? Programa Social
? Cursos Pré Congresso
? Simpósio Satélite
? Inscrições ? formulários on line utilizando software personalizado
? Trabalhos Científicos ? formulários on line utilizando software personalizado
? Exposição
? Patrocínios
? Informações Gerais
? Rio de Janeiro
? Transporte
? Contato

Produção de 8 e-mail marketing, desde outubro de 2012, distribuídos para o mailing list da SBD. Cada e-mail trazia novidades sobre o congresso com temas:
? Prazo para envio de Trabalhos Científicos
? Prazo para inscrição com desconto
? Programa oficial
? Programa de Social


Produção de Folders Informativos:
3 informativos foram produzidos desde outubro de 2011, entregue para 7000 dermatologistas.

Campanha publicitária
Uma campanha foi criada para divulgar o evento e fazer com que os participantes já se sentissem envolvidos no congresso ao chegar na cidade Incluiu:
? Fixação de outdoors do congresso pela cidade do Rio de Janeiro
? Divulgação em Busdoor
? Painéis tipo banners

Mídia Digital
Com aplicativo do congresso para Ipad, Iphone e Androide

Promoção Internacional
Flyers e Folders sobre o congresso foram levados a eventos da área de dermatologia que aconteciam pela América Latina, Estados Unidos e Europa

Material Promocional
Brindes diferenciados foram produzidos com o logo do congresso:
? Mousepad
? Mochila
? Sacola
? Sandálias tipo Havaiana
? Marcador de livro
? Tag para mala
? Calendário

Vídeo
Uma breve coletânea das principais imagens do congresso foi compilada em forma de um vídeo final disponível no site do evento e pelo youtube no link: http://www.youtube.com/watch?v=Mc9GSQT_dxU
E no
http://www.youtube.com/watch?v=7nDO5UR8srs
Desenvolvemos um plano de marketing completo, para divulgar o evento entre o maior número de médicos e profissionais da área da área. O plano de marketing incluía:
? Campanha de E-flyer
? Criação de perfil no Facebook e Twitter
? Cartazes
? Folders
? Anúncio em revistas da área
? Divulgação em calendário de eventos de site de Sociedades Afins
? Técnicas de posicionamento do site em destaque no Google por meio de gerenciamento do SEO
? Divulgação em eventos da área

O projeto proposto pela SBN era obter um lucro de 15% valor arrecadado, mas a JZ conseguiu superar essa expectativa conseguindo oferecer um lucro de 24% do valor arrecadado. Tudo isso foi feito por meio do trabalho diferenciado na venda de patrocínios, o que levou a geração de mais receita e diminuindo a despesa, através da negociação de todos os preços com os fornecedores, sem que isso implique na queda de qualidade dos serviços. O que somente uma organizadora de eventos experiente consegue oferecer.
O congresso bateu diversos recordes, quando comparado com as edições anteriores:
? Número de Participantes
? Número de Trabalhos Científicos Recebidos
? Número de Expositores
? Lucro Obtido
? Retorno do Investimento
Recorde de Número de Participantes
O congresso recebeu 6.620 participantes, recorde de público absoluto.
Recorde de Número de Trabalhos Científicos Recebidos
O recebimento de trabalho científico foi mais um recorde do congresso, superou as expectativas com 680 trabalhos
Recorde de Número de Expositores
A exposição paralela ocupou uma área de 3080 metros quadrados, com 91 empresas expositoras entre as mais importantes empresas do setor. Muitos negócios foram gerados entre as empresas e os participantes.
O feed back dos expositores foi muito positivo.
O lucro do evento foi de 50% da receita obtida. Um sucesso absoluto de organização e retorno do investimento.
Recorde de Geração de Negócios
O congresso aumentou a ocupação hoteleira dos hotéis na região da Barra da Tijuca e Copacabana. A agência de viagens oficial do evento reservou apartamentos em diversos hotéis da cidade, de categorias diversas totalizando mais de 4500 apartamentos vendidos.
Estima-se que o congresso gerou pelo menos 150 empresas diretamente contratadas para a organização do evento, com a geração de pelo menos 250 empregos diretos e 1000 empregos indiretos.
Repercussão na comunidade e na mídia.
O facebook do congresso teve 1164 curtidas.
6 livros foram lançados durante o evento
Indicadores de sustentabilidade
A JZ Brasil foi um parceiro responsável e pró-ativo em todas as iniciativas sustentáveis, propondo à SBD implementar ações para minimizar o impacto ambiental do congresso. Todos os esforços foram feitos, em todas as áreas do congresso, para diminuir o desperdício e o consumo de energia, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Como parte desse compromisso, foram produzidos os Trabalhos Científicos em CD?s reduzindo significativamente os custos de impressão e transporte. Na fase preparatória, todas as comunicações foram feitas via sistema on-line não sendo necessário o uso de papel para cartas e envelopes.
Projetos Sociais
Como atividade de Responsabilidade Social, o Congresso propiciou uma campanha de valorização da especialidade, com distribuição de panfletos, outdoors nas ruas e ônibus, sobre as doenças cutâneas mais comuns, e promoveu uma Campanha de Hanseníase em Magé, RJ. Apresenta, pela primeira vez no Brasil, o Prêmio de Responsabilidade Social em Dermatologia, em conjunto com a L?Oréal e a Galderma, premiando os melhores projetos de iniciativas voluntárias em Dermatologia, que favorecem o apoio ao paciente durante seu tratamento e sua vida cotidiana, ou seja, projetos sociais inovadores que oferecem benefícios aos pacientes nas áreas de prevenção, qualidade de vida, acesso a cuidados e inserção social.
Este prêmio é destinado a todas as iniciativas voluntárias, provenientes de indivíduos ou associações, fornecendo um benefício real para os pacientes, independente do seu tratamento.
Os projetos devem se enquadrar especificamente como projetos comunitários: projetos sociais inovadores com foco no paciente, buscando melhorar o seu bem-estar pessoal e sua integração com a comunidade e que ofereçam benefícios aos pacientes nas áreas de:
? Prevenção e educação: qualquer iniciativa que favoreça a prevenção de doenças dermatológicas, educação e terapia para o paciente e sua rede de apoio relacionado com a sua patologia, juntamente com informações e promoções da dermatologia para o público em geral (por exemplo, oficinas visando prover informações às famílias)
? Qualidade de vida e conforto: Projetos que favoreçam a melhoria da qualidade de vida dos pacientes, quer seja física ou psicológica (por exemplo, apoio a acompanhantes de pacientes, ajuda na aceitação de suas condições, pareceres sobre os fatores ambientais e de vida saudável)
? O acesso a cuidados e cobertura: projetos que visem facilitar o acesso do público aos cuidados médicos (por exemplo, exames gratuitos, programas médicos itinerantes)
? Inserção Social: iniciativas que conduzam a uma maior integração social dos pacientes, reduzindo o estigma ligado às doenças (por exemplo, oficinas de maquiagem, terapia de comportamento)
? Treinamento para profissionais de saúde: atividades que conduzam a uma melhoria no ensino da dermatologia e a difusão do conhecimento (por exemplo, orientação sobre dermatologia aos profissionais de saúde, enfermeiros e médicos não especializados, residentes da área e outros profissionais de saúde), buscando melhorar o cuidado junto aos paciente.
Após o recebimento, os trabalhos serão transmitidos a um comitê julgador composto por 5 especialistas em dermatologia, escolhidos pela Diretoria do 67º Congresso da SBD.
O projeto vencedor receberá um prêmio de R$ 20.000,00. A divulgação e entrega do prêmio será feita em sessão especial durante a cerimônia de abertura do 67º Congresso da Sociedade Brasileira de Dermatologia.
RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL
O comprometimento do 67º Congresso da Sociedade Brasileira de Dermatologia será o de criar e reforçar a responsabilidade socioambiental, através de ações realizadas antes e durante o Congresso. O Congresso ratifica o compromisso com o desenvolvimento sustentável, produzindo suas peças com material reciclado, e fazendo um trabalho de coleta seletiva e separação de resíduos, sempre que possível.