Detalhe do Case

Resumo do case
O World Trauma Congress ? Congresso Mundial de Trauma foi uma iniciativa da JZ Brasil com médicos brasileiros ligados a SBAIT ? Sociedade Brasileira de Atendimento Integrado ao Traumatizado. Que perceberam existir uma lacuna nessa especialidade, visto que não existe uma entidade mundial de trauma.
Motivação:
A especialidade de Trauma atende principalmente vítimas de acidentes de transito. Segundo a Organização Mundial da Saúde 65% leitos hospitalares de emergências são ocupados com vítimas do trânsito. Pesquisa mostram ainda que o politraumatizado atendido em Centro de Trauma especializado tem 20 vezes mais chances de sobrevida e que investir em prevenção é conta de 1 para 6 na escala econômica inter e multidecisória.
Por isso a relevância de se criar um evento especializado nesse tema, que propicie a capacitação de profissionais de todo o mundo, melhorando o atendimento ao traumatizado e aumentando as chances de sobrevida.
Objetivos do Evento
? Atrair a atenção dos governos de todos os países para os problemas da saúde;
? Apresentar propostas de soluções para muitos dos problemas que oneram e repercutem econômica e tecnicamente na área da saúde;
? Mobilização social, prevenção e educação em saúde.

O evento foi pensado para ter abrangência mundial, contando com o apoio de muitas Entidades Internacionais de áreas afins, como: American Association for the Surgery of Trauma (AAST), Australasian Trauma Society, Commitee on Trauma - American College of Surgeons, European Society for Trauma and Emergency Surgery (ESTES), International Association for Trauma Surgery and Intensive Care (IATSIC), Israel Trauma Society, Japanese Society for the Acute Care Surgery (JSACS), Panamerican Trauma Society (PTS), Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular (SBACV) e outras.
Contou também com alguns eventos paralelos, o principal deles foi o ?Symposium on Economic Impact of Trauma and Wound Care in Latin America? tendo reunido cerca de 25 especialistas na área de Trauma para esta reunião de 1 dia inteiro, dentro do Congresso Mundial de Trauma.

APRESENTAÇÃO
Portfólio da empresa e do congresso.
A JZ BRASIL é empresa líder na organização de congressos desde 1972. Nossa versatilidade nos permite organizar desde congressos regionais até grandes congressos mundiais, sempre com um atendimento ágil e personalizado. Nosso portfólio de clientes inclui sociedades médicas, associações, federações e empresas.
Prestamos assessoria completa desde a fase de captação até a realização dos eventos. O nosso grande diferencial é a parceria que estabelecemos com os nossos clientes e o comprometimento que assumimos com a qualidade e com os resultados financeiros.
Somos um time formado por gestores com sólida trajetória neste mercado. E a JZ é a única empresa brasileira especializada na área de congressos médicos que faz parte da IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers). Para fazer parte desta associação, é necessário passar por um rigoroso processo de comprovação de qualificação e experiência, e é portanto um chancela que nos diferencia e atesta que estamos de acordo com os padrões mundiais de qualidade.
São mais de 600 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes. JZ Brasil oferece a gestão financeira de responsabilidade, promoção e marketing eficazes para obter mais participantes, enquanto a equipe comerial busca ativamente o aumento do número de patrocinadores e expositores. Além de trabalhar com os mais atualizados serviços de inscrição de participantes e gestão de trabalhos científicos.
Serviço oferecido
Na organização do 67º Congresso da Sociedade Brasileira de Dermatologia a JZ Brasil ofereceu serviços completos de organização e gestão do evento.
Um Gerente de Projeto foi selecionado e esteve em contato direto e constante com o comitê organizador local. Um cronograma foi criado para abranger todos os aspectos do ciclo de vida do congresso, desde o agendamento das primeiras reuniões, bem como o pré-programa da logística, a elaboração do orçamento, a impressão de materiais, a promoção, os convites aos palestrantes, o recebimento e gerenciamento das inscrições e dos trabalhos científicos, a obtenção de patrocínios, a locação de estandes, logística para o local e logística de reuniões pós-congresso.
Como consultores de confiança do comitê executivo, os profissionais da JZ Brasil compartilham todo seu conhecimento e experiência na gestão de congressos médicos, para aumentar a lucratividade do congresso, sem perder em qualidade organizacional e científica.
Os serviços oferecidos foram:
1. Serviço de recebimento de trabalhos científicos
2. Gerenciamento do programa científico e dos palestrantes
3. Promoção e marketing
4. Orçamentos, controle e gestão financeira
5. Gestão da Exposição e patrocínios
6. Recebimento e controle de inscrições
7. Gestão no local do evento
8. Materiais e impressões para o congresso
9. Programa social
10. Passagem e hospedagem
11. Administração, relatórios e controladoria

Ficha Técnica do Congresso:
Nome: World Trauma Congress
Data: 22 a 25 de agosto, 2012
Local: Centro de Convenções Sulamérica, Rio de Janeiro, RJ
Periodicidade: primeira edição
Abrangência: Internacional
Número participantes: 3532
40% médicos
50% outros profissionais da saúde
Entidades promotoras: SBAIT ? Sociedade Brasileira de Atendimento Integrado ao Traumatizado
Co-promotoras e apoiadoras: American Association for the Surgery of Trauma (AAST), Australasian Trauma Society, Commitee on Trauma - American College of Surgeons, European Society for Trauma and Emergency Surgery (ESTES), International Association for Trauma Surgery and Intensive Care (IATSIC), Israel Trauma Society, Japanese Society for the Acute Care Surgery (JSACS), Panamerican Trauma Society (PTS), Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular (SBACV) e outras.
Eventos Paralelos: Organizamos dentro do Congresso o ?Symposium on Economic Impact of Trauma and Wound Care in Latin America? tendo reunido cerca de 25 especialistas na área de Trauma para esta reunião de 1 dia inteiro, dentro do Congresso Mundial de Trauma.
SYMPOSIUM ON ?ECONOMIC IMPACT OF TRAUMA & WOUND CARE IN LATIN AMERICA?
Moderator: Dr. Rao Ivatury
Friday, August 24, 2012, from 12m to 8pm
Room ?Copacabana? - Sul America Convention Center ? Rio De Janeiro
Seminário Internacional de Atendimento Aeromédico
Seminário Internacional de Atendimento Pré Hospitalar
Seminário Internacional de Atendimento a Grandes Desastres

Tema Livre
Número de trabalhos recebidos: 433
Expositores:
Platina:
? KCI
? MINISTERIO DA SAUDE
? SECRETARIA DA SAUDE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Ouro:
? TAKEDA / NYCOMED
Bronze:
? CANADA TRADE
? ETHICON ( J&J)
? PETROBRAS
? TAIMIN
? UNIMINAS
? Z-Medica
Outras:
? AMIL
? BMD CONVATEC
? DI LIVROS
? SERV RIO
? ECO SISTEMAS
? SONOSITE
? GIMED
? SBAIT
? CBC
? CREMERJ
? SOCIEDADES INTERNACIONAIS
? COBRALT
? PREVENÇÃO, ONGS E LIGAS
? REVISTA EMERGEN CIA
? EFE
? EincoBio
? COLT
Mesas:
? TELECARIMBOS
? REGINA CASTRO
? ARTES EM SEMI JOIAS
? CLAUDIA MARQUES
? SAFE KIDS
Comercial
Número de stands vendidos -20
Número de empresas patrocinadoras- 28
M2 vendidos- 334m²
Científico
Palestrantes internacionais: 75
Palestrantes nacionais: 184
Programação Científica:
? 10 cursos pré congresso
? 33 Painéis
? 16 Conferencias
? 8 Simpósios
? 5 Cases

O briefing foi montado a 4 mãos, entre comissão organizadora e JZ Brasil. Visto que a ideia do congresso nasceu conjuntamente.
O principal desafia era tornar o evento conhecido mundialmente e atrair pelo menos 2000 participantes, sendo 10% de estrangeiros.
Para uma primeira edição era um desafio bastante grande, mas estávamos confiantes que a carência de um congresso mundial da especialidade seria um ponto a nosso favor.
O trabalho foi focado em buscar apoio das entidades afins de diversos países, para dar o peso internacional ao evento. E tínhamos pouco menos de 1 ano antecedência do evento. Mas o peso de ser uma empresa com contatos fortes em diversos países foi o diferencial para conseguirmos cumprir esse objetivo. E conseguimos 14 entidades internacionais apoiadoras, além de mais 14 entidades nacionais.
Essas entidades foram a base para a divulgação do Congresso, em seus calendários de eventos online, seus boletins periódicos e envio de e-mail marketing para o mailing de associados.
Todo esse trabalho foi coroado com um número de inscritos muito maior do que o esperado, 3532 participantes. Um número 76% maior do que o estimado.
Um dos grandes diferenciais desse congresso, foi realizar um evento de suma relevância internacional, dentro do congresso, seguindo a linha de dar um peso mundial ao evento. Isso se deu com a realização do ?Symposium on Economic Impact of Trauma and Wound Care in Latin America? que trouxe 25 palestrantes - especialistas na área de Trauma - para 1 dia inteiro, dentro do Congresso .
Esse tema foi um dos mais importantes abordados no evento, pois promoveu um debate enriquecedor para o Brasil sobre os impactos da economia do trauma no setor de saúde América Latina. Algumas Estatísticas:
? 92% das Colisões: falhas humanas ? OMS
? 22% vítimas trânsito: uso álcool
? 65% leitos hospitalares de emergências ocupados com vítimas do trânsito
OMS Global
? 1 óbito a cada 30 segundos (no trânsito)
? Para cada óbito 34 feridos
? Maior despesa evitável dos governos - US$ 500 bilhões/ano
Informações Estratégicas
? Politraumatizado atendido em Centro de Trauma especializado tem 20 vezes mais chances de sobrevida;
? Investir em prevenção é conta de 1 para 6 na escala econômica inter e multidecisória;
? O Estado, preparando bem o ambiente, reduz 50% dos fatores de risco, com decente fiscalização;
? 20% da frota mundial de veículos está nos países em desenvolvimento; mas 80% das mortes no trânsito, também;
? Um óbito por violência ou trauma custa R$ 270.000,00 (IPEA) ao Brasil;
? A maior conta dos traumas e violências é paga pelo setor saúde, que não está na origem do problema.
Para atrair o maior número de patrocinadores, a solução criada pela JZ foi desenhar uma planta integrando a área de exposições com as salas de conferências, fazendo com que os participantes circulassem o maior tempo possível entre os stands, otimizando a possibilidade de negócios e o fluxo de visitas às empresas.
Um dos maiores desafios era tornar o evento conhecido, por ser a primeira edição foi necessário desenvolver um plano de marketing completo, para divulgar o evento entre o maior número de médicos e profissionais da área de coloproctologia. O plano de marketing incluía:
? Campanha de E-flyer
? Criação de perfil no Facebook
? Cartazes
? Folders
? Anúncio em revistas da área
? Divulgação em calendário de eventos de site de Sociedades Afins
? Técnicas de posicionamento do site em destaque no Google por meio de gerenciamento do SEO
? Banner de assinatura com imagem do evento produzido para a comissão organizadora
? Divulgação em eventos da área
? Divulgação no Twitter da JZ
Os trabalhos científicos recebidos no evento foram publicados em CD e distribuídos aos participantes. Optou-se pela opção CD pensando na sustentabilidade, evitando maior consumo de papel.
Os materiais distribuídos foram: camisetas, programa de bolso, programa final, pastas, canetas, bloco e certificado de participação.

Por se tratar da primeira edição do evento, não existe comparativo de lucratividade. O projeto proposto era de se realizar um evento que fosse financeiramente viável sobrando um lucro de aproximadamente 10% do valor arrecadado, mas a JZ conseguiu superar essa expectativa conseguindo oferecer um lucro de 17% do valor arrecadado. Tudo isso foi feito por meio do amplo conhecimento da empresa na venda de patrocínios, o que levou a geração de mais receita e diminuindo a despesa, através da negociação de todos os preços com os fornecedores, sem que isso implique na queda de qualidade dos serviços. O que somente uma organizadora de eventos experiente consegue oferecer.
Outros indicadores importantes:
O evento movimentou a hotelaria local, com a ocupação de pelo menos 1000 quartos no período do evento.
A geração de empregos diretos e indiretos foi outro diferencial, ao todo foram 65 empresas diretamente contratadas para a organização do evento, com a geração de pelo menos 100 empregos diretos e 400 empregos indiretos.
Indicadores de sustentabilidade
A JZ Brasil foi um parceiro responsável e pró-ativo em todas as iniciativas sustentáveis, propondo implementar ações para minimizar o impacto ambiental do congresso. Todos os esforços foram feitos, em todas as áreas do congresso, para diminuir o desperdício e o consumo de energia, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Como parte desse compromisso, foram produzidos os Trabalhos Científicos em CD?s reduzindo significativamente os custos de impressão e transporte. Na fase preparatória, todas as comunicações foram feitas via sistema on-line não sendo necessário o uso de papel para cartas e envelopes.
Projetos Sociais
Uma equipe especializada realizou dentro da exposição paralela do evento - uma série de cursos com demonstração de atendimento emergencial de traumatizados em caso de acidentes.
O púbico pode participar, interagindo com perguntas.
Outro projeto desenvolvido foi o de conscientização, onde pessoas que sofreram acidentes de transito e ficaram paraplégicas deram depoimentos e parceria com médicos que mostraram como evitar esse trauma com um atendimento melhor preparado.