Detalhe do Case

Fundada em 1996, a Agência Um é uma das maiores empresas especializadas em eventos corporativos e viagens de incentivo da América Latina. Com uma bagagem de mais de 12 mil eventos organizados, a agência se dedica hoje a implantar, em todos os projetos, o conceito de experiências únicas e transformadoras. São aproximadamente 100 funcionários em prol da excelência na prestação de serviços. Entre os principais clientes estão Citibank, Johnson Controls, Fiat, Nextel, Santander, Albert Einstein, Ericsson e Bosch.
Outros pontos fortes da empresa são as criações de convenções de vendas, encontros corporativos e de relacionamento, sejam eles sociais, de responsabilidade social, sustentabilidade, ligados ao esporte ou até mesmo à cultura. Conferências internacionais, lançamento de produtos, campanhas de vendas, premiações e viagens de incentivo são outros projetos organizados com maestria pela agência. Completam a gama de serviços planejamentos para comunicação interna e endomarketing.
Vale ressaltar que a Agência Um é considerada pelo CIEE | IBOPE Solution como umas das melhores empresas para se estagiar no Brasil. Fora isso, em 2011 e 2012, a Agência Um foi a empresa com o maior número de eventos reconhecidos no Prêmio Caio, considerado o ?Oscar dos Eventos?. Para mais informações, acesse www.agenciaum.com.br.

O ITI, International Team for Implantology, associação sediada na Suíça, tinha como objetivo trazer para o Brasil, pela 4ª vez, o Congresso que gira pelo mundo para promover e agregar conhecimento aos profissionais da área e, consequentemente, mais benefícios aos pacientes.

Nosso desafio era aumentar o número de inscrição para o evento, que estava muito baixo a apenas 4 meses de sua realização, e trazer palestrantes nacionais e internacionais para mostrar inovações aos profissionais, professores e estudantes na área de odontologia, mais especificamente implantologia dentária.

A Agência Um criou um plano estratégico e ações impactantes que resultaram em um incrível aumento no número de participantes, inclusive de outros países como Chile e Argentina.

Inicialmente, a Agência Um iniciou um contato diário com uma lista de expositores, até que o quadro foi completo. Em paralelo, iniciamos o contato com participantes para o evento. Por meio de ações em faculdades, RSVP ativo e envio de e-mails marketing, conseguimos atingir o número esperado de inscrições para o Congresso. Um trabalho extremamente técnico e minucioso que realizamos com maestria.

Outro grande desafio foi o pagamento das inscrições. Trabalhamos em parceria com a PagSeguro, mas haviam os grupos de faculdade que tinham desconto, pagamentos individuais que eram mais caros e os pagamentos que podiam ser parcelados. O controle de todos os pagamentos foi possível por conta dessa parceira e de uma boa administração dos inscritos através do hotsite.

Congressos dessa magnitude são pensados e organizados com muitos meses de antecedência, cada passo dado no seu tempo. No nosso caso, estávamos buscando patrocinadores ao mesmo tempo em que recebíamos inscrições de participantes. O controle no evento foi eficaz através de uma empresa especializada com este tipo de Congresso.

Havia muita informação a ser repassada aos participantes do evento. Nossa solução foi distribuir estrategicamente os stands no foyer da sala plenária de uma maneira que todos tivessem a mesma visibilidade. Na sala de reunião, deixamos telas grandes com projetores de alta definição, o que fez com que os palestrantes pudessem mostrar cores e detalhes nunca antes alcançados. Além disso, utilizamos equipamentos de alta tecnologia, que possibilitou aos palestrantes demonstrar claramente o que queriam por meio de apresentações, vídeos e fotos.

O plano estratégico da comunicação incluiu um pré-evento com hotsite, e-mail marketing e ações diretas em faculdades.

Enquanto uma equipe da Agência Um trabalhava nas confirmações do Congresso, outro time estava trabalhando diretamente com o The Royal Palm, alinhando disposição da sala e localização dos stands, além de contratação de todos os fornecedores envolvidos.

Todo esse trabalho resultou em palestrantes reconhecidos e apresentações de alto nível, atraindo muitos participantes diferenciados ao evento. Além disso, trouxe expositores e patrocinadores de grande influência no mercado de implantodontia, que tiveram a oportunidade de conversar e criar contatos com compradores diretos.

Os participantes do evento se atualizaram das novidades do mercado, assistiram a palestras com informação e conteúdo trazidos de todo o mundo e tinham a possibilidade de fazer negócios.

O evento contou ainda com a elaboração de um hotsite para inscrição dos interessados, plano de marketing para atrair pessoas para o congresso e ação em universidades para atrair alunos e professores.

A Agência Um fez a captação de expositores e contato com montadoras dos stands, elaboração da planta da área de exposição e hospedagem dos membros do ITI e Straumann, maior empresa parceira do ITI.

Palestrantes:
Mauricio Araujo | Brasil
Santiago J. Caram | Argentina
Gojko Cvijic | Brasil
José Carlos da Rosa | Brasil
Anthony Dickinson | Austrália
German Gallucci | USA
João Garcez-Filho | Brasil
Simon Jensen | Dinamarca
Julio Cesar Joly | Brasil
Angelo Menuci Neto | Brasil
João Milki-Neto | Brasil

Programação:

Sexta-feira, 07 de setembro de 2012

A partir das 08h00 | Credenciamento, tema e boas-vindas.
09h00 | Boas-vindas aos participantes.
09h20 | Estado atual e perspectivas futuras dos protocolos restauradores em implantodontia.
10h30 | Coffee-break.
11h00 | Estado atual e perspectivas futuras dos protocolos cirúrgicos na implantodontia.
12h00 | Almoço.
13h30 | Reconstrução de tecido ósseo. Atualização em materiais de enxerto utilizados nos procedimentos de regeneração óssea guiada.
14h20 | Abordagens cirúrgicas em maxilas severamente atrofiadas.
15h10 | Reconstituição denta-alveolar imediata.
16h00 | Coffee-break.
16h30 | Tecnologia digital nas reabilitações protéticas. Resposta biológica a diferentes configurações de interface implante/pilar protético.
17h20 | Tecnologia digital em implantodontia - Parte 1.
18h10 - 18h30 | Encerramento das palestras do primeiro dia.

Sábado, 08 de setembro de 2012

09h00 | Tema: tecidos peri-implantares e estética peri-implantar.
09h45 | Respostas dos tecidos peri-implantares para implantes Bone Level.
10h30 | Coffee break.
11h00 | Soluções cirúrgicas sem enxertos ósseos para rebordos deficientes. Manejo de rebordos com deficiência horizontal com implantes de diâmetro reduzido.
11h45 | Manejo de rebordos com deficiência vertical com implantes curtos.
12h30 | Almoço.
13h30 | Sessão com os palestrantes internacionais. Opções clínicas para grandes espaços edêntulos em área estética.
14h30 | Atualização dos protocolos de enxerto para procedimentos de elevação do assoalho do seio maxilar.
15h30 | Coffee break.
16h00 | Tecnologia digital em implantodontia - Parte 2.
16h30 | Sessão interativa - discussão de casos clínicos.
18h30 - 19h00 | Encerramento do Congresso.

Este Congresso estava na 4ª edição e a organização dos Congressos anteriores sempre havia sido feita diretamente pelo ITI, juntamente com um dos parceiros da associação (Straumann). Esta foi a primeira vez em que o ITI trouxe para a produção do Congresso uma agência de eventos.

Com uma equipe dedicada e prestativa conseguimos, nos meses restantes antes do evento, atingir um número de 400 inscritos.

O pré-evento foi bastante corrido, uma vez que os contatos para cadastramento de participantes havia começado muito tarde.

Com um pré-evento turbulento por conta da baixa adesão, tínhamos que mostrar para o ITI que a Agência Um é uma agência que traz trabalhos únicos e transformadores.

Toda a estrutura do evento havia sido pensada e construída para uma sala plenária com 800 participantes. Com essa quebra pela metade, a montagem da sala teve que ser refeita um dia antes do evento.

A cenografia ficou menor, os projetores foram trocados de lugar. Os stands fechados diretamente pelo ITI demoraram para serem montados. Para reverter todos esses contratempos até aquele momento, a Agência Um teria que fazer algo único e transformador.

Uma solicitação especial do ITI foi em relação à qualidade das imagens projetadas, já que em outros eventos os palestrantes não conseguiram passar a mensagem de maneira correta porque a projeção não mostrava a cor certa, por exemplo, da gengiva. Com equipamentos ultramodernos, trouxemos uma qualidade de imagens nunca antes alcançada pelo ITI em eventos.

Ainda dentro da sala plenária, deixamos poltronas para talk-shows sobre o palco.

Tivemos tradução simultânea, já que havia palestrantes e participantes estrangeiros.

Fizemos os almoços em bowls volante no foyer para que os participantes pudessem circular entre os stands.

Foram dois dias de evento com muita informação passada. O resultado final foi atingido e o feedback de clientes, participantes e expositores foi muito bom.

Desempenho econômico:

A receita total do evento ficou em R$ 636.810,37 para o total de 400 participantes, sendo o valor per capta de R$ 1.592,02.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento: 5 profissionais Agência Um | diretos.
Pós-evento: 3 profissionais Agência Um | diretos.

Refeições
Foram servidas o total de 1.600 refeições entre almoço e cafés no hotel.

Transporte
Todos os participantes do Congressos vieram com transporte próprio. Os palestrantes e staff do ITI utilizaram o transporte aéreo, providenciado pela Agência Um.

Indicadores importantes:

Para a sociedade, as discussões geradas através das inovações trazidas foi um grande ganho.
Teve repercussão na mídia (espontânea) através de blogs e Facebook.