Detalhe do Case

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 16 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia, campanhas de incentivo e viagens.

São 100 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: planejamento, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada umas das 50 melhores empresas para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions).
Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;
- Relacionamento sustentável: somar experiências para alavancar negócios e construir longas e positivas parcerias.

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, viagens e premiações e campanhas de incentivo de vendas.

Nossos clientes:
Atento, Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, Bright Star, BSPC, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson Telecomunicações, Ernst & Young, Grupo Fiat, Hospital Albert Einstein, Isban, ITI, Johnson Controls, Kraft Foods, KPMG, Mosaic, Natura, Nextel, sanofi-aventis, Siemens, Stora Enso, Produban e Unilever.

Diante de um congresso para 800 participantes o desafio era oferecer um evento dinâmico, organizado e planejado, portanto toda a agenda e movimentação do grupo foi desenvolvida cuidadosamente, sem esquecer o atendimento personalizado.

Para atender um evento deste porte, fomos para um dos maiores e mais bem preparados hotéis do Brasil, o Royal Palm Plaza em Campinas, pois só ele atendia o numero de participantes em salas, quartos, A&B e outros serviços. Que foi outro desafio, pois conciliar todo os espaços, estrutura e datas foi bem complicado. Como solução nós reservamos todo o hotel com antecedência, quase um ano antes, para não corrermos nenhum risco.

Inovações Tecnológicas

Projeção
Na parte de inovações tecnológicas, oferecemos duas telas de 16m cada com sistema de spyder, totalizando 32m de telas em um fundo de cenografia de 44m. As duas telas eram saltadas do fundo de palco, com uma suspensão traseira, ou seja, parece que as telas estavam ?voando?.

Para dar essa impressão colocamos um sistema de led por todo o palco e sala. Assim mudávamos a cor de toda cenografia em cada momento da agenda. (foto 1, 2 e 3)

Tradução online
Um produto extremamente tecnológico que nós usamos foi a tradução online. Como teríamos 2 palestrantes estrangeiros, sugerimos essa alternativa de tradução para fugir do tradicional fone de ouvido que muitas pessoas se incomodam.
Essa tecnologia funciona através de um software que reconhece a voz, ou seja, conforme o palestrante falava em inglês, nós tínhamos tradutores que falavam para o software em português que reproduzia isso em forma de legenda na tela do evento.

Utilizamos tecnologia parecida com o closed caption, que é comum nas televisões para uma solução do evento, que segundo a empresa que é a pioneira neste serviço, foi a primeira vez realizado em um evento corporativo.

Autorama
Para gerar uma grande interação dos participantes, sugerimos uma grande pista de autorama, que ficou localizada no centro da festa. Dessa forma ela se tornou a grande atração.

A pista comportava até 8 carros correndo ao mesmo tempo que dava os tempos e classificação online.
Com esta atividade tecnológica proporcionamos muita diversão aos participantes. (foto 4, 5 e 6)

Programação

Diante da grandiosidade do evento, a agenda deste evento fui cuidadosamente elaborada, pois além do evento principal, o Congresso, tínhamos diversas reuniões paralelas, pois a KPMG aproveita este momento onde todos os lideres da empresa de diferentes áreas estão juntos para alinhar outras questões, sendo assim a programação foi definida da seguinte forma:

Na noite anterior ao evento, no dia 20/11 começamos a receber (foto 7) os participantes das cidades mais distantes que tinham problemas com a malha aérea e outros participantes que iriam participar de algumas reuniões paralelas na parte da manhã.

A parte da manhã do dia 21/11 foi marcada por essas reuniões paralelas e pelo check in dos demais participantes.

As 12h00 o almoço foi servido em 3 espaços diferentes (Terraço Gourmet, Paço dos Nobres e Restaurante Villa), pois somente o restaurante do hotel não comportaria o grupo. (foto 8, 9 e 10)

As 15h00 tivemos a abertura oficial do Congresso, para conduzir todo o evento, tivemos a presença da apresentadora Astrid Fontanelle. Para abrir o evento tivemos a palavra do presidente da KPMG do Brasil o Sr. Pedro Melo, que aproveitou este momento para falar de clientes e mercado, que foi o tema que fechou o evento da edição anterior, dessa forma ele retomou o conceito anterior para que pudesse em seguida fazer a troca de tema para o deste ano. (foto 11 e 12)

Para finalizar o tema de estratégia e mercado, sugerimos a atividade com os cartões para garantir o alinhamento total de todos com este tema.

Após este alinhamento as 17h10, o presidente falou sobre estratégia, sobre as metas e desafios do próximo ano. Ao mostrar o cenário desafiador o tema alta performance começou a aparecer no evento, pois para conseguir alcançar esses desafios eles deveriam ter alta performance.

Após o término deste tema, os participantes foram para o quarto, pois as 20h00 começaria o jantar de integração, que aconteceu na Varanda e no Jardim da Casa de Campo. A proposta deste jantar era gerar integração dos participantes, portanto ele foi bem informal e com diversos jogos como pebolim e sinuca.

No dia seguinte, após o café da manhã, o congresso retomou seu conteúdo ás 09h com a palavra do presidente da KPMG falando sobre o High Performance Culture, um projeto que desenvolvido para que desse suporte ao funcionários para alcançar suas metas, esse projeto era sustentado por 5 pilares que serviram como base do nosso evento, portanto na noite anterior distribuímos no quarto dos participantes camisetas com cores diferentes, e cada cor falava sobre um desses pilares. Dessa forma todos os participantes foram vestindo a camisa (foto 13) do novo projeto de alta performance.

Para fortalecer mais esse papel de Alta Performance convidamos um conselheiro da KPMG, o Sr. Lord Michael Hasting, um dos pioneiros sobre esta cultura de atendimento.
Neste momento usamos o sistema de tradução online, conforme ele falava em inglês, no mesmo momento aparecia nas telas o texto em português.

E para fechar o tema tivemos a palestra do Professor Mario Cortlella que trouxe a que a Alta Performance para a realidade dos colaboradores.
Depois tivemos a palestra de outro conselheiro da KPMG, o Sr. Dave Conder que falou sobre alguns pontos internos da empresa e possibilidades do mercado.

Em seguida, as 13h tivemos o almoço. Após o almoço começou outra ação paralela, que foi a aplicação do projeto Work Life Balance,(foto 14) que é um projeto que a KPMG incentiva os seus funcionários a praticar esportes e demais atividades de entretenimento.

Para este momento criamos uma série de nichos e atividades por todo o hotel que iam desde sala de jogos com carteado, jogos de tabuleiro, uma sala com jogos de vídeo game a atividades externas com futebol, basquete e demais esportes. Para todas as atividades foram criados formatos de competicção onde todos eram premiados com uma medalha.

Após o término deste projeto, os participantes foram para o quarto, pois as 20h00 começaria a festa denominada como ?Festa Alto Pódio? onde o tema era a Fórmula 1, pois hoje o esporte e categoria de maior alta performance é a Fórmula 1. (foto 15, 16, 17, 18, 19, 20 e 21)

Além de diversas soluções tecnológicas como um Dj que tocavam em uma bolha, uma tela com diversas imagens de Fórmula 1 intercalado com imagens de eventos e dia-a-dia dos funcionários, fazendo essa associação de alta performance, ainda tínhamos toda a cenografia tematizada e diversas atividades com os participantes a grande atração foi uma pista de autorama montada no meio da festa.

Na manhã seguinte e última, após o café da manhã as atividades foram retomadas às 10h com a palavra do presidente que abordou o tema Brand. Naquele momento a KPMG estava reestruturando o posicionamento da marca e passou as mudanças para seus funcionários.

Mas não era suficiente somente apresentar a nova marca, pois nesta nova marca o colaborador era parte fundamental, pois a KPMG só conseguiria alcançar seus desafios se todos que estivessem ali se empenhassem muito e comprassem a briga.

Portanto para este momento criamos uma ação mais de apelo emocional, onde a cada parte da apresentação da nova marca o presidente chamava ao palco pessoas exemplares para empresas, pessoas que se destacaram e que ajudam e tem a atitude que a empresa precisa, neste momento o presidente chamou essas pessoas ao palco e juntos eles formaram em um grande painel que posicionado no palco.

No término da construção deste painel o presidente convidou que todos pegassem o pin com o logo da KPMG que estava nas cadeiras e convidou que todos colocassem na altura do coração, para que a partir daquele momento com a nova marca da empresa, todos deveriam levar a empresa no coração e na sequencia entrou o vídeo de encerramento, que foi montado ao longo do evento e editado in loco com imagens e referencias a nova marca, ao tema e aos próximos passos, dando assim encerramento do evento. (foto 22)

No término do evento, todos os participantes preencheram a avaliação do evento, que servia como torça para ganhar o brinde final que era um kit com um hub e um brigadeiro. (foto 23)
Ainda naquela tarde houve outras reuniões paralelas, mas a grande massa almoçou e fez check out logo após o término das atividades em sala.

Para explicar a origem e a evolução do evento até o presente momento, é necessário voltar até 2009 quando a Agência Um realizou o primeiro Congresso Anual da KPMG. Até a edição de 2009 o evento sempre aconteceu, mas com um formato diferente. O evento era tematizado, mas não havia uma sequencia no tema abordado no evento.

Quando fomos escolhidos para a realização do evento em 2009 começamos a trabalhar em parceria com área de RH da KPMG e juntos criamos um tema/conceito que seria apresentado no evento, mas que seria utilizado durante o ano de acordo com o momento da empresa.

Ou seja, a partir daquele momento o evento passou a ser mais contextualizado com as necessidades da empresa gerando diversas atividades paralelas pelo RH ao longo do ano.
Em 2009 o tema do Congresso foi o ?Conexão?, para passar a ideia de conexão entre os colaboradores, pois naquele momento a empresa precisava alinhar a estratégia interna, o foco eram os profissionais, todos deveriam estar alinhados. Em 2010, tivemos o ?Em Sintonia?, mostrando a ideia de que após os colaboradores estarem em conexão, era preciso buscar a sintonia entre clientes, o foco eram os clientes.
Em 2011 trouxemos o tema ?Alta Performance?, pois era o momento de colocar os grandes talentos da KPMG que são os seus colaboradores em busca de grandes desafios, pois o ano seria muito difícil, portanto era o momento de ter um time não só em Conexão e em Sintonia, era necessário trabalhar em Alta Performance para atingir as metas que seriam passadas.

Para fortalecer o tema, trabalhamos com os 05 pilares da empresa e todo o evento foi norteado por esse pilares, pois para a empresa, um profissional de Alta Performance deveria estar alinhado a esses conceitos que são:
- Ter Visão do Futuro
- Agregar Valor
- Ser Especialista
- Manter Enfoque Global
- Amar o que faz

Título: Congresso Anual KPMG no Brasil 2011
Tema: Alta Performance

Objetivos
- Apresentar os resultados do ano;
- Celebrar as metas e desafios alcançados;
- Divulgar a metas e desafios do ano seguinte;
- Alinhar e multiplicar os próximos passos da empresa;
- Motivar os funcionários;

Perfil do Público Alvo
- Número de participante Brasil: 780
- Número de participante Internacional: 20
- Total de cidades dos participantes: 20 cidades
- Total de estados dos participantes: 14 estados
- Cargos: Gerentes, Diretores e Sócios
- Gênero: 80% homens e 20% mulheres

Perfil do Evento
- Local: Royal Palm Hotels & Resort ? Campinas ? SP
- Data: De 21 a 23 de novembro de 2011
- Periodicidade: Anual
- Abrangência: Nacional


A proposta de briefing enviada pelo cliente foi de continuar com o formato já realizado nos anos anteriores e apresentar um novo tema, assim como atividades e ações para contextualizar todo o evento.

Conforme já mencionado, o tema foi desenvolvido de acordo com o desenvolvimento do evento ao longo dos anos e claro, pensando em um tema que fizesse parte do momento da empresa. Sendo assim desenvolvemos o tema Alta Performance, que retratava que uma grande equipe, com grandes talentos deveria buscar grandes resultados.

A perspectiva para o ano seguinte mostrava um período complicado e as metas da KPMG eram bem agressivas, por isso, precisávamos motivar os funcionários com um tema inspirador, que fortalecesse o papel dele na corporação e que ressaltasse o quanto ele deveria ser eficiente, ético, com qualidade e diferente. Assim nasceu o Alta Performance.

DESAFIOS E SOLUÇÕES

- Espaço que comportasse o evento
Realizar um evento em um único espaço que tenha hospedagem para 800 pessoas, salas que comporte todos os participantes e estrutura para alimentação, se tornou um grande desafio.
Depois de uma grande busca percebemos que somente o Royal Palm Plaza comportava o nosso evento de acordo com os padrões sugeridos pelo cliente e mesmo assim deveria sofrer pequenas adaptações.

Para respeitar a política de hospedagem da KPMG tivemos que trabalhar com a capacidade máxima de quartos do hotel.

Para comportar as refeições do grupo utilizamos 3 espaços diferentes para café da manhã e almoço, o próprio restaurante principal do hotel o Restaurante Villa, o Restaurante Terraço Gourmet e 3 salas que formam o espaço Paço dos Nobres. Para o jantar usamos outro espaço, no primeiro dia usamos a Varanda e Jardim da Casa de Campo e no segundo a própria Casa de Campo.
Com relação a reunião utilizamos todas as salas do Salão Imperial e todas as demais salas de apoios do hotel para necessidades estruturais e demais reuniões.

Estávamos com 100% do hotel, em todos os serviços, algo raro e difícil de fazer em um hotel do porte do Royal Palm Plaza

- Políticas e regras
A KPMG é uma empresa que preza muito pelo respeito à política de segurança e política de cargos.

Sendo assim cada cargo na empresa tem suas condições e privilégios. Uma vez que trabalhamos com 4 cargos no evento, sendo, Gerentes, Diretores, Sócios-Diretores e Diretores nós tínhamos quatro formas de lidar com o público.
Outro ponto importante de ressaltar é que a KPMG preza muito pelo atendimento de qualidade e exclusivo, por isso, criamos um hotsite inteligente que se adaptava de acordo com o cargo, cidade e preferências do participante.

A primeira etapa do hotsite era a página de cadastro, conforme ele preenchia o cadastro e colocava suas informações o as demais páginas eram atualizadas conforme a necessidade dele.
Para exemplificar, ao colocar seu nome, o sistema já puxava o cargo e cidade do participante, para que ninguém preenchesse errado. Ao solicitar um voo, por ser sócio o sistema gerava os melhores voos para ele, diferente se um gerente da mesma cidade optasse pela passagem aérea, ele só teria a opção de escolher todos os voos depois que todos os cargos daquela cidade tivessem preenchido sua opção, caso tivesse sobrado uma opção boa ele poderia escolher.

Outro questão é a política de segurança, onde pessoas do mesmo cargo tem um limite para pegar o mesmo voo, o sistema também fazia esse cálculo na hora de oferecer os possíveis voos.
Ao colocar que era fora do estado de SP, o sistema liberava a página de informações de voos e dicas em aeroportos, caso o participante colocasse que era do estado de SP aparecia a opções de transporte terrestre.

Na parte de hospedagem também existe política na KPMG, portanto, o sistema já gerava as opções se o cargo dele permitisse de dividir o quarto, caso ele tivesse que dividir ele poderia escolher com quem. O sistema gerava as opções de acordo com o cargo e preferências e ao escolher uma pessoal, essa pessoa era notificada para saber que foi escolhida para dividir o quarto.
Essas são algumas das soluções que criamos para atender as expectativa do cliente, um hotsite extremamente complexo e inteligente, cheio de variáveis, criando um atendimento personalizado.


- Alinhamento geral de estratégia
Um dos grandes desafios solicitados pela KPMG era que criássemos uma forma que todos os participantes tivessem bem claro a estratégia da empresa, todos deveriam estar alinahdos.

Sendo assim, sugerimos uma atividade de interatividade com os participantes, para que eles entendessem se estavam no caminho correto. Para esta ação sugerimos que os sócios responsáveis por áreas estratégicas da empresa fossem ao palco e falem sobre o momento atual e os próximos passos. Em seguida foram colocados 3 microfones na frente da plateia para que os participantes pudessem fazer perguntar, sugerir soluções, critica, elogia, como se fosse um púlpito. Neste mesmo tempo demos um cartão com um lado vermelho e outro lado verde para que depois das explicações dos sócios os participantes concordassem ou não com o que foi falado. Neste momento a apresentadora convidava algumas pessoas para debater sobre o porque eles concordaram ou não. E assim as duvidas foram sendo esclarecidas e as informações alinhadas.

Desempenho econômico

A receita total do evento ficou em R$ 2.332.540,71 para o total de 800 participantes, sendo o valor per capta de R$ 2.915,68 por participante.

Se analisarmos com a edição anterior do evento onde tivemos um investimento de R$ 1.572.899,99 para o total de 640 participantes, sendo o valor per capita de R$ 2.458,00.

Com este cenário percebe-se um notório crescimento no número de participantes, assim como o investimento feito no montante final e no valor per capita.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 4 profissionais Agência Um | diretos
Durante: Aproximadamente 160 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas
Pós-evento: 2 profissionais Agência Um | diretos

- Refeições
- Foram servidas 8.983 refeições entre cafés da manhã, coffee-break, almoços e jantares


- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 428
Nº ônibus, micro ônibus, vans e balsa: Aproximadamente 50 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira, pois o Royal Palm Plaza foi totalmente ocupado para os participantes e mais 2 hotéis próximos também tiveram sua lotação máxima para receber todos os profissionais que trabalharam em pró do evento.

Diante deste cenário, e do plano que os hotéis fizeram para receber o evento é visível o impacto que ele trouxe economicamente para a cidade de Campinas, mas não sei mensurar o valor de retorno que a cidade se aproveitou do evento.
Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades do Congresso, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 46,79% avaliando o evento como ?ótimo? e 46,04% avaliando como ?bom?, ou seja, tivemos somente 6,94% avaliando evento de forma geral como negativo.

Sendo que os tópicos da avaliação que foram mais críticos são os de estrutura, uma vez diante da magnitude do evento e dos desafios do espaço que tínhamos para trabalhar, essa porcentagem é compreensível.