Detalhe do Case

A Nascimento Turismo é uma empresa pioneira no mercado de turismo brasileiro, no ano de 2011 completa 50 anos de atividades no cenário Nacional, atualmente está entre as líderes do setor e conta com uma grande infra-estrutura que contempla sede em SP e mais 2 lojas, sendo uma na Avenida Republica do Libano e outra na Praça Panamericana, além das filiais nas cidades de Santos, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Sorocaba e Brasília.

Seguindo uma tendência de mercado em atendimento corporativo, a Nascimento Turismo investiu na criação do departamento de eventos e incentivos que possui uma equipe especializada, responsável pela elaboração, organização, coordenação , venda de patrocinio, logística e divulgação do evento denominado 9º Nastur, que é um importante acontecimento para os profissionais do mercado de turismo.O evento está baseado no trinômio : Conteúdo, relacionamento e negocios.

9º Encontro Nastur - Encontro de Agentes de Viagens Nascimento Turismo
Participantes: 450 pessoas
Local: Paradise Golf & Lake Resort
Data: 17 a 20/03/2011
Periodicidade: anual

Atividades paralelas: festas temáticas, almoços e jantares patrocinados, coffee breaks, premiação, lançamento do site e festa de encerramento.

A abrangência do evento é nacional, com a participação de agentes de viagens da grande SP (capital, interior e litoral), Rio de Janeiro, Minas Gerais e outros Estados onde a Nascimento possui filial e escritórios de representação.

A entidade promotora e organizadora do evento é a Nascimento Turismo, que busca reunir os principais agentes de viagens do país, com o objetivo de capacitá-los para que realizem um volume significativo de vendas com conhecimento, qualidade e segurança.

O evento é realizado anualmente e já se encontra em sua 9º edição. É uma excelente oportunidade de relacionamento, pois promove a interação entre os agentes de viagens, parceiros e colaboradores. Além de trazer novidades do trade turístico para os participantes.

O evento tem um histórico de crescimento desde sua primeira edição que contou com a participação de 150 agentes de viagens e 25 patrocinadores. O evento teve um crescimento em número de participantes em média de 30 a 50% a mais de sua primeira edição e se tornou um importante acontecimento do trade do turismo.

O 9º Nastur (Encontro de Agentes de Viagens Nascimento Turismo) é um dos maiores eventos realizados para os agentes de viagens, que são convidados a participarem deste encontro, com o objetivo de serem capacitados a realizar vendas mais satisfatórias quantitativa e qualitativamente.

O Pré-evento é caracterizado pela busca de patrocinadores, que irão comprar cotas de patrocínio para reforçar a sua marca. As cotas oferecem a possibilidade de patrocinar almoços, jantares, coquetéis, coffee breaks, mesas de trabalho e salas de trabalho privativas.

Uma oportunidade de promover a interação entre agentes de viagem, parceiros e colaboradores da Nascimento Turismo, através de atividades de lazer, esportes, palestras e treinamentos, buscando aperfeiçoar e estreitar as relações.

Durante o evento a Nascimento Turismo trabalha o trinômio: CONTEÚDO / RELACIONAMENTO / NEGÓCIOS.

CONTEÚDO: Os patrocinadores levam treinamento sustentável de vendas em suas mesas de trabalho, inovações e estratégias de marketing e vendas de seu produto ou destino, capacitando o agente de viagem a incrementar sua aptidão para desenvolver uma concretização de negócios.

RELACIONAMENTO: Através de atividades motivacionais, durante os coffee breaks, almoços e jantares patrocinados, a Nascimento promove shows, atividades lúdicas, apresentações e festas, proporcionando a interação dos convidados.

NEGÓCIOS: Para reforçar o modelo do evento, baseado no trinômio conteúdo ? relacionamento - negócios, a Nascimento busca uma seleção criteriosa de convidados e parceiros.

O evento foi realizado em 03 dias de trabalhos de capacitação (treinamento) e atividades de relacionamento que tem gerado para a Nascimento laços de amizade e ótimos negócios.

A programação do evento seguiu um cronograma, conforme demonstrado abaixo:

17 Março 21h00: Jantar de abertura

18 Março 09h00: Início dos trabalhos do 9º Encontro Nastur
12h30: Almoço oferecido por Melia Hotels International
14h10: Retorno ás atividades (mesas de trabalho)
16h10: Coffee Break Patrocinado pelo Hotel Riu
18h05: Encerramento do 1º dia de trabalho
21h00: Jantar oferecido pela Gol Linhas Aéreas

19 Março 09h00: Início das atividades de (mesas de trabalho)
12h30: Almoço patrocinado pela OVC/Cancun
14h10: Retorno ás apresentações
14h10: Início das atividades de (mesas de trabalho)
16h10: Coffee Break pelo Paradise Golf & Lake Resort
18h05: Encerramento das mesas de trabalho
21h00: Jantar Anos Dourados patrocinado pela Royal
Caribbean + PREMIO TOP TEN

20 Março 09h00: Café da manhã
09h15: Encerramento do 9º Encontro Nastur
11h00: Check-out

As estratégias utilizadas pela Nascimento para este evento visam criar equipes de trabalho que terão sempre um colaborador da Nascimento como líder. Ele será responsável em coordenar e acompanhar os convidados durante todas as ações de trabalho, de acordo com o schedule pré-determinado. Desta maneira o conteúdo será aplicado a todos os participantes.

Todos os patrocinadores tiveram uma mesa de trabalho, onde receberam os grupos no decorrer dos dias das atividades de conteúdo, tendo assim oportunidade de expor e divulgar seus produtos durante um período pré-determinado.

Além das ações em mesas de trabalho foram realizadas atividades paralelas como almoços e jantares com o objetivo de promover a interação entre todos os presentes no evento.

O 9º Nastur foi publicado para todos os colaboradores da Nascimento Turismo através da rede interna da empresa. Foi criado um convite eletrônico que foi disparado para um mailing específico e direcionado de agentes de viagens. A publicação também foi realizada através do site e jornal do Panrotas, com a divulgação do local do evento, sua abrangência e patrocinadores.

INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS E ESTRATÉGIAS INDICANDO DESAFIOS E SOLUÇÕES

O evento trouxe para os participantes a oportunidade de vivenciar a atmosfera dos anos 60, para isso foi criado um toda uma cenografia voltada á época, onde através de um túnel do tempo puderam ver a evolução tecnológica.

O objetivo foi a interação dos convidados com os objetos expostos, apresentação de vídeos da época, além dos painéis de fotos.

Como recurso tecnológico foi utilizado o sistema portátil TriCaster Studio que tornou possível a cobertura do evento ?ao vivo?, ou seja, foram inseridos sets virtuais ?ao vivo? além dos múltiplos efeitos up stream que tornaram a apresentação mais envolvente.

Segue abaixo estrutura montada para o evento:

PLENARIA

PALCO

 Palco em estrutura metálica, piso chapeado em madeira, no tamanho
aproximado de 20,00m x 3,00m x 0,60m, com acabamento em carpete
tipo forração na cor a castor.
 Espelho de palco em madeira, no tamanho aproximado de 26,00m x
0,60m, com acabamento em royalito na cor a café.
 02 (duas) escadas, estruturadas em madeira e revestidas em carpete
tipo forração na cor castor.
 01 (um) púlpito estruturado em acrílico e programação visual em sistema
de impressão digital.


CENOGRAFIA

 Ciclorama estruturado em alumínio (Box Truss), no tamanho aproximado
de 30,60m x 5,20m com acabamento em tapadeiras, estruturadas em
madeira com revestimento em royalito na cor café.
 02 (dois) Painéis de centro estruturados em madeira com acabamento
lona Sanlux 4 e programação visual em sistema de impressão digital, no
tamanho aproximado de 6,00m x 4,60m cada.
 03 (três) telas estruturadas em madeira com acabamento em tecido e
pintura a base de água látex, no tamanho aproximado de 6,00m x 3,40m
cada.
 Moldura de tela confeccionada em madeira com acabamento em royalito
na cor café.
 12 (doze) coxias estruturadas em madeira com acabamento em royalito,
na cor café, no tamanho aproximado de 1,20m x 5,20m cada.



COMPLEMENTO CENOGRAFIA FESTA

PALCO

 Palco em estrutura metálica, piso chapeado em madeira, no tamanho
aproximado de 8,00m x 4,00m x 0,80m, com acabamento em carpete tipo
forração na cor a castor.
 Espelho de palco em madeira, no tamanho aproximado de 8,00m x
0,80m, com acabamento em royalito na cor a café.
 02 (duas) escadas, estruturadas em madeira e revestidas em carpete
tipo forração na cor castor.

CENOGRAFIA

 02 (dois) Painéis de centro estruturados em madeira com acabamento
em tecido e pintura a base de água látex, no tamanho aproximado de
6,00m x 3,40m cada.
 Grade (janela) estruturada em madeira com acabamento em pintura.


PISTA DE DANÇA

 Instalação de pista, estruturada em madeira no tamanho aproximado de
6,00m x 6,00m com acabamento em lona sanlux 4 e programação visual
através de sistema de impressão digital.



TUNEL LINHA DO TEMPO

 Estruturado em alumínio (Box Truss) com acabamento em tecido
tencionado, no tamanho aproximado de 3,00m x 3,00m x 8,00m, com vão
central para instalação de 10 paineis estruturados em madeira com
aplicação de fotos antigas e 8 nichos para exposição de objetos de época.


Equipamentos utilizados nas Salas do Evento:


Sonorização Sala Girassol 18 à 20/03

-Sistema de sonorização PA Compatível com Local para DJ e Apresentações
-04 Microfones Hand sem fio
-01 Microfone de Lapela
-02 Microfones Goosneck para Púlpito
-01 Console Digital Yamaha
- 02 CDJ com Mixer
- 03 Técnicos

Projeção Sala Girassol 18 à 20/03

- 03 Projetores Sanyo 6500 Ansi Lumens
- 03 Suportes de teto para projetores
- 02 Microcomputadores Quad Core
- 02 DVD Player
- 01 Scaller Kramer Vp 727 com Fade
- 01 Monitor LCD para retorno de púlpito
- 01 Mouse sem Fio
- 02 Técnicos

Projeção Extra Noite Top 10

- 02 Projetores Sanyo 4500 Ansi Lumens
- 02 Suportes de teto para projetores
- 02 Notebooks Core 2 Dual

Iluminação Sala Girassol 18 à 20/03

- Iluminação Ambiente
- Iluminação Cênica
- Iluminação para Pista de dança
- 03 Técnicos


DJ 18 à 20/03
- DJ com Repertório Variado

Secretaria 18 à 20/03
- 03 Microcomputadores Dual Core
- 01 Impressora Office Jet Epson com 01 jogo de cartucho
- 01 impressora laser PB com 01 tonner

Gerador 03 dias 18 à 20/03

- 01 Gerador de 180KVA

Foyer 18 e 19/03

- 04 Tv´s de Plasma 42? com pedestal
- 02 Dvd Player
- 01 Notebook Core 2 Dual
- 01 Scaller Kramer Vp. 724
- 01 Técnico

Som Foyer 18 e 19/03

- 01 Sistema de Sonorização para Foyer com:
- 06 caixas com pedestal
- 01 rack de Periféricos
- 01 Microfone Hand sem Fio

Equipamentos de suporte
- 37 Monitores LCD 19?
- 02 Notebooks Core 2 Dual
- 10 Rádios Intercomunicadores sendo 07 com fones

Para o evento também foi feito a criação e produção de vídeos para o evento remetendo os convidados ao tema ?Anos Dourados ? 50 anos Nascimento?.

a) VT ABERTURA - Criação e produção de vídeo tape para a abertura do evento, com retrospectiva dos eventos Nastur desde seu inicio culminando com o lançamento do tema e referencia aos 50 anos da Nascimento.

b) VÍDEO DE ENCERRAMENTO - Criação e produção de um vídeo para o encerramento do evento, o vídeo contará com cenas envolventes e motivacionais dos melhores momentos da convenção colhidas durante todo o evento e ao final montamos um grande mosaico com closes das pessoas e o logotipo em computação gráfica finalizando o vídeo. Esse vídeo teve uma trilha sonora forte e motivadora, e todo esse trabalho foi editado em ilha Digital instalada no local do evento.

c) TRANSMISSÃO SIMULTÂNEA ? Para a transmissão simultânea da abertura e do Top10 foram instaladas no local, duas câmeras, cuidadosamente posicionadas para poder transmitir e captar as imagens, da festa e dos premiados recebendo o seu prêmio.

d) VÍDEO TOP 10 ? Foi montado um vídeo clipe com fotos das viagens já realizadas pelos ganhadores do TOP 10 Nastur, e com grande destaque divulgamos o próximo destino em 2011. Esse vídeo teve uma trilha sonora forte e emocionante com letterings sinalizando os locais e os anos das viagens, e todo esse trabalho será editado em ilha Digital.

e) VÍDEO PREMIAÇÃO ? Este vídeo foi montado para apresentar os finalistas e enaltecer todos que estavam concorrendo ao prêmio. Foram utilizadas os logotipos e imagens da Nascimento nos seus 50 anos.


A Nascimento Turismo disponibilizou durante o evento: placas de sinalização, banners, material promocional dos patrocinadores, cartas de boas vindas com a programação do encontro (entregue nos apartamentos dos participantes), brindes fornecidos tanto pela Nascimento como pelos patrocinadores (camiseta, bolsa sustentável, molesquine, caneta, entre outros).

Equipe de Trabalho

O staff do evento é composto pelos colaboradores de maior destaque da Nascimento Turismo que atuam de forma a manter a qualidade e caracterização do evento. Estes profissionais recebem treinamento voltado para a melhoria em comunicação e postura diante do público alvo, além de instruções de como realizar o acompanhamento das equipes durante as ações nas mesas de trabalho.

Visando a agilidade na comunicação entre os organizadores são disponibilizados rádios para toda a equipe o que proporciona uma alta qualidade no atendimento ao visitante do evento. Para fácil identificação do staff foi elaborado um uniforme com nome do evento e logo da Nascimento Turismo.

O 9º Nastur teve a cobertura do Panrotas, que divulgou via site e jornal todos os acontecimentos diários do evento e outros veículos como JB, Jornal O Tempo, Revista Viagens Gerais, Mercado & Eventos e Folha do Turismo.

Resultados

Para todos os encontros Nastur a Nascimento Turismo criou um controle de agências preferenciais (chamado ANP ? Agência Nastur Preferencial) que avalia as agências e sua possibilidade de participação no evento através de suas vendas anuais (valores acima de US$ 50.000,00).

Ao longo destes nove anos, foi registrado um aumento de 18% no número de patrocinadores e de 25% no número de visitantes do evento, o que evidencia a plena aceitação do Mercado a este projeto.

Através de uma pesquisa interna a Nascimento Turismo pode constatar que no ano de 2007 possuía em seu cadastro 41 agências preferenciais (ANP) e após 01 ano da realização do evento este número saltou para 84 ANP, o que representa um crescimento de 110%. Isto demonstra que o Nastur movimenta o mercado turístico como um todo, aumentado a receita das agências participantes que conseguem incrementar suas vendas através da capacitação que recebem durante este evento. Da mesma forma a Nascimento Turismo é beneficiada, pois consegue maximizar sua participação no mercado a uma média de 35% ao ano.

Patrocínio

A idéia do projeto desde sua origem é ser patrocinado pelos seus expositores. Através do sistema de cotas as empresas compram o espaço que consideram ideal para a montagem de suas mesas de trabalho e exposição dos seus produtos, além de terem a possibilidade de fazerem uma ação de marketing mais agressiva, oferecendo almoços, jantares e entretenimentos aos agentes de viagens. Vale ressaltar que inicialmente houve a necessidade de um alto investimento da Nascimento Turismo para a realização do NASTUR, mas atualmente este investimento é bastante reduzido devido à grande adesão de empresas patrocinadoras.

Repercussão na mídia

O 9º Nastur foi amplamente coberto pelo Panrotas, principal representante da imprensa voltada para o mercado turístico, que publicou as novidades, notícias, importância e abrangência do encontro tanto na mídia imprensa quanto no site.


PROGRAMAS DE QUALIDADE, RESPONSABILIDADE SOCIAL E ECOLÓGICA

A consciência ecológica faz parte da filosofia da Nascimento Turismo e permeia todas as atividades realizadas pela empresa. O 9º Nastur também foi elaborado seguindo esta diretriz e todas as medidas necessárias foram tomadas para amenizar o impacto ambiental causado por este acontecimento. Dentre elas, podemos citar:

* A realização dos eventos paralelos em ambientes com iluminação natural, evitando assim o desperdício de energia;
** A utilização de papel reciclado na elaboração de todo o material impresso distribuído durante o evento;
*** A utilização de recipientes para a coleta seletiva de lixo, ao longo de todo o circuito das exposições.
**** Brindes promocionais sustentáveis