Detalhe do Case

A Projeto Aquarius é uma agência brasileira reconhecida por sua eficiência no planejamento, na negociação e na produção de projetos ? sejam eles, pequenos encontros ou mega eventos empresariais ? em terra ou a bordo de navios.

Como empresa atuante no segmento de Turismo e Eventos há nove anos, a Projeto Aquarius oferece um conjunto de serviços especializados para eventos das mais diversas naturezas e formatos e conta com know-how de profissionais altamente qualificados, fluentes em mais de dois idiomas.

Especializada em cruzeiros marítimos ? e quatro vezes vencedora do Jacaré de Ouro (Prêmio Caio) como a melhor empresa organizadora de eventos corporativos em navios em 2004, 2005, 2006 e 2009. Além de premiações em 2008 e 2009 nas categorias ?Evento de Incentivo? e ?Convenção Nacional?, por eventos realizados em terra.

A BV Financeira é uma empresa do Banco Votorantim que atua no mercado financeiro com diversos produtos (financiamento e refinanciamento de veículos, crédito pessoal e consignado, cartão de crédito, entre outros) feitos especialmente para atender às necessidades de seus clientes. A companhia tem diversas lojas cadastradas em todo o país, além de parceria com terceirizados e agentes financeiros.

Todos os anos, a BV Financeira realiza um evento de incentivo, direcionado aos principais clientes e funcionários de todo o Brasil. No primeiro semestre deste ano aconteceu o ?BV no Mar 2010?, no navio MSC Musica.

Durante esse evento, a Projeto Aquarius foi responsável pelas seguintes ações: deslocamento terrestre dos convidados para o Porto de Santos (SP); credenciamento e pré check in realizado no Porto de Santos/Concais ? Salão Laranja; despacho e controle de 5.000 bagagens; embarque e desembarque de fornecedores, músicos, artistas e equipamentos em geral nos portos de Santos, Rio de Janeiro e Búzios, além de todos os materiais necessários para o evento ? inclusive aqueles com demanda junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras -; traslados diferenciados de chegada e saída do navio, especialmente para artistas e músicos; montagem e entrega individual de kits (brindes personalizados) para 3.100 pessoas; coordenação do embarque no navio e distribuição por cabines; tratamento diferenciado para as cabines Vips; instalação de faixas e banners nas áreas interna e externa do navio; sinalização do evento (comunicação visual da ação de marketing); uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização do cerimonial, palestras, coquetel de boas vindas e shows a bordo; coordenação de todos os jantares privativos da diretoria (com reservas de mesas para convidados pré-selecionados) durante o período da viagem; produção do canal interno de TV BV Financeira; e gerenciamento de atividades de lazer, recreação e musicais (inclusive com contratação de DJ para se apresentar às noites na danceteria do navio).

Título: BV Navio MSC Musica 2010
Tema: BV no Mar 2010
Número de participantes: 3.100
Local: Santos (SP), Búzios (RJ); Ilhabela (SP); Santos (SP)
Data: 05/03/10 e 08/03/10
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional
Entidade promotora: BV Financeira
Projeto desenvolvido: O projeto desenvolvido levou o público da BV Financeira a bordo do Navio MSC Musica 2010, da MSC Cruzeiros. A Projeto Aquarius foi responsável pelas seguintes ações: automação do evento; credencimento e pré check in na cidade de São Paulo; deslocamento terrestre de convidados para o Porto de Santos (SP); embarque e desembarque de fornecedores, músicos, artistas e materiais em geral nos portos de Santos, Ilhabela e Búzios, além de todos os materiais necessários para o evento ? inclusive aqueles com demanda junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras -; traslados diferenciados de chegada e saída do navio, especialmente para artistas e músicos; montagem e entrega individual de kits (brindes personalizados); coordenação do embarque no navio e distribuição por cabines; tratamento diferenciado para as cabines Vips; instalação de faixas e banners nas áreas interna e externa do navio; personalização de impressos de bordo (cardápios e jornal); sinalização do evento (comunicação visual da ação de marketing); uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização do cerimonial, palestras e coquetel de boas vindas; produção de shows a bordo e do canal interno de TV BV Financeira, além do gerenciamento de atividades de lazer e recreação.

Origem e evolução: a Projeto Aquarius realiza este evento de incentivo da BV Financeira há oito anos. Segue abaixo a relação dos cruzeiros anteriores:
2002 - Splendour of the Seas
2003 - Costa Clássica
2004 - Costa Tropicale
2005 - Costa Victoria
2006 - Costa Romântica
2007 ? MSC Armonia
2008 ? MSC Opera
2009 ? MSC Opera
2010 ? MSC Musica

O MSC Musica é um magnífico e moderno navio recentemente construído. Oferece o melhor em descontração e em conforto: sauna, jacuzzis, um ginásio bem equipado, bem como uma elegante sala para prova de vinhos, um sushi bar original e a distinta criação de uma atmosfera acolhedora. A maioria das cabines incluem varanda. Tem capacidade para 3.000 passageiros e possui três restaurantes.

Conceito: o evento da BV Financeira é um prêmio de incentivo que tem como objetivo levar lazer aos seus melhores clientes e funcionários, em três dias de muita diversão a bordo de um cruzeiro.

Desafios e soluções: O maior desafio é superar as expectativas dos convidados a cada ano e adequar perfeitamente o navio ao target do evento. Para tanto, a Projeto Aquarius conta com uma equipe de funcionários experiente e eficiente, pronta para atender à proposta da BV Financeira. Como diferencial, a empresa organizadora oferece: relação custo x benefício, glamour, recall /12 anos, soluções estratégicas de acordo com as necessidades do cliente, infra-estrutura completa num só lugar, produção de roteiros e eventos diferenciados, variedade de navios disponíveis, infinidade de roteiros e múltiplas opções de lazer e entretenimento.

Programação do evento:
Sexta-Feira ? 05/03/2010

10h30 às 12h30
Ponto de Encontro:
Hotel Bourbon Convention
? Para os participantes de outras localidades, traslado para o Porto de Santos desde os aeroportos.
? Para os participantes hospedados, saída do Hotel Bourbon para o Porto de Santos

13h00
Início do embarque no MSC MUSICA

17h00
Partida do Navio

21h00
Palestra no Teatro La Scala, Decks 6 e 7 , para colaboradores e clientes de Veículos

23h30
Show (turno único) no Teatro La Scala, Decks 6 e 7

A partir de 00h00
Discoteca na Q32 Disco, Deck 14

Sábado ? 06/03/2010

10h00
Chegada em Búzios

19h00
Último tender de Búzios para o navio

20h00
Show Especial na Piscina, com o Grupo Calcinha Preta - Deck 13

A partir de 00h00
Discoteca na Q32 Disco, Deck 14

Domingo - 07/03/2010

01h00
Partida de Búzios

13h00
Chegada em Ilhabela

21h00
Palestra no Teatro La Scala, Decks 6 e 7 , para colaboradores e clientes de Consignado, CDC e Crédito Pessoal

23h30
Show (turno único) no Teatro La Scala, Decks 6 e 7

A partir de 00h00
Discoteca na Q32 Disco, Deck 14

Segunda-Feira - 08/03/2010

A partir de 07h00
Desembarque dos passageiros

Estrutura e acomodações: para atender às necessidades da BV Financeira, o navio MSC Musica dispõe de 1.275 cabines, sendo 275 internas, 173 externas, 809 externas com varandas e 18 suítes; 987 tripulantes e 13 decks. Sua infraestrutura conta com: SPA, Solarium, percurso de jogging, shuffeboard, minigolf, centro esportivo, discoteca, área infantil, vídeo game, 1 piscina infantil, 2 piscinas para adultos, 4 jacuzzis, salão de beleza, joalheria, sala de poker, cassino, shopping, galeria fotográfica, biblioteca, sala de leitura, centro médico, restaurantes, bares eteatro com capacidade para 1.240 hóspedes.

Materiais distribuídos: brindes, crachás e material informativo.

Internet e publicação interna: jornal diário, onde constavam todos os horários e locais das atividades e refeições, além do procedimento de embarque e desembarque, guia com roteiro da viagem e convites para as festas a bordo. A BV Financeira desenvolveu um hotsite para esse evento com o objetivo de realizar as inscrições dos participantes, bem como coletar informações dos mesmos a respeito dos brindes (como por exemplo, o tamanho das camisetas) que seriam distribuídos a bordo.

Para atender toda a parte técnica que um evento desse porte demanda, a Projeto Aquarius conta com parceria de empresas especializadas em suas áreas. Segue abaixo a relação delas e seus respectivos serviços prestados:

Filmagem: CMC Participações e Serviços;
Montagem de estandes: Pro Arte ? Montadora Stand;
Equipamentos, sonorização, iluminação e efeitos especiais: Jefferson Som e Luz Serviços e equipamentos;
1. Palco:
01 ? palco (11,00 x 7,00 x 5,00) metros, montado em box truss, lona branca e proteção lateral (Cristal);
- tenda (4,00 x 3,00) metros para monitor mix. Cobertura instalada no piso acima do bar da proa do navio.
2. Piso para palco:
- praticáveis de 0,60 metros de altura.
3. Som:
- sistema de som (PA e monitor) conforme rider técnico das bandas, adaptados para o local;
- consoles digitais ou analógicos;
- PA Line Array FZ, áudio compatível com o local.
4. Iluminação
- 36 refletores Par 64;
- 12 movinglights;
- 2 minibruts;
- 2 máquinasde fumaça;
- 1 rack driver digital 48 canais;
-1 avolites Pérola.

5. Back Line
- 10 praticáveis pantográficos;
- 1 bateria acústica (Mapex/ Pearl);
- 1 amplificador para baixo GK800 + caixas;
- 2 amplificadores de guitarra (Marshall e Fender);
- 1 kit completo de microfones, pedestais e cabos para atender as bandas;
- 1 power play com 8 fones (com fio);
- 1 monitor dechão conforme riders, adaptável para a situação local.

6. Pista/ luz
- 12 moving heads Spot;
- 12 colunas Q30 verticais (4 metros);
- 04 super strobos;
- 06 mini bruts;
- 36 refletores Par 64;
- máquina de fumaça;
- racks e mesa de luz.

7. Telões
- 2 telões laterais para transmissão simultânea (3,00 x 2,00) metros.

8. Equipamentos para DJ
- 1 mixer Pioneer DJM 600;
- 2 CDJs 400 Pioneer;
- 2 toca-discos Technics SL 1200 MK2;
- 1 sistemade monitor de cabine;
- reforço de sistema de som para discoteca.

9. Gruas
- guindaste com lança de 55 metros para embarque de equipamentos.

10. Geradores
- 2 geradores- 90 e 120 Kva (abastecidos);
- reabastecimento suplementar (por parte do contratante).

11. Mão-de-obra
- Equipe de carregadores no cais de Santos (embarque, desembarque e montagem): aproximadamente 25 homens. Equipe técnica: viagem de 18 pessoas (som, luz e palco).
-
Registro fotográfico: Antranik Photos & Videos;
Transporte: passagem aérea (Tivolli agência de viagens) e assessoria aeroportuária (BAS ? Airport Service);
Logística de atendimento e normas de segurança: Atual Segurança;
Saúde: O navio conta com atendimento médico, medicamentos e equipamentos necessários para dar suporte aos participantes.
Salvamento e incêndio: a MSC Cruzeiros realiza em todos os seus cruzeiros, exercícios de salvamentos obrigatórios com todos os passageiros e tripulantes e também disponibiliza as orientações através de material informativo impresso e eletrônico (vídeo) encontrado nas cabines e por todo o navio. A equipe de segurança e tripulação é treinada para práticas de emergência e incêndio e faz checagem rotineira nos ambientes e espaços de todo o navio.

Serviços prestados, próprios ou terceirizados:
- Animação artística: o navio conta com uma equipe responsável pelo entretenimento do público (como por exemplo, peças de teatro, DJs e bandas), porém o time da Projeto Aquarius colaborou com dois profissionais para cuidar da animação da piscina, diariamente;
- Brindes: os brindes foram fornecidos pela BV Financeira, mas manipulados e personalizados pela Projeto Aquarius. Segue os brindes e as respectivas quantidades distribuídas:
abadá Navio 2009 (3.100), bandana Navio 2009 (3.100), sandália Havaianas (3.100), sacola PVC Navio 2008 (3.100) e porta crachá BV (3.100);
- Equipamentos de automação: Ábacos;
- Locação de equipamentos: Jefferson Som e Luz;
- Uniformes: fornecidos pela Projeto Aquarius;
- Montagem de estandes e/ou coberturas: Pro Arte Montadora Stand;
- Seguros: A BV Financeira optou por não contratar, já que possui seguro próprio;
- Segurança: a segurança das bagagens no Centro de Convenções Imigrantes e Porto de Santos foi feita por 20 profissionais. A bordo trabalharam outros 8: quatro durante o dia e quatro no período da noite. Realizada pela Atual Segurança;
- Recolhimento de detritos: MSC Cruzeiros;
- Tráfego e transporte público: não houve;
- Proteção ecológica: os navios utilizados nos eventos a bordo da Projeto Aquarius estão preparados para atender às normas ambientais e trabalham com o objetivo de eliminar ao máximo os sistemas e processos poluentes. A preocupação vai desde motores de última geração, que economizam combustíveis e poluem menos, até tintas especiais para pintura do casco, que aumentam o desempenho de navegação da embarcação reduzindo assim o consumo de combustível. Além disso, todo o lixo é tratado e armazenado conforme exigências da Organização Mundial de Saúde e órgãos reguladores do meio ambiente.

Equipe de trabalho:
- Formas de recrutamento: a empresa dispõe de uma equipe fixa de 18 funcionários e uma outra de 24 autônomos que já trabalharam nos eventos, em terra e a bordo, da Projeto Aquarius. No total mais de 200 pessoas estiveram envolvidas na realização - antes, durante e depois - do evento;

-Critérios de seleção e treinamento: através de entrevistas e seleção dos colaboradores: guias formados e devidamente cadastrados na Embratur;
- Material utilizado para divulgação como folders, convites, anúncios, veículos de comunicação interna ou externa da empresa, site, entre outros: todo o material de comunicação (folders, convites, informativos, adesivos nas colunas do bar e piscina, painel adesivo do palco fixo, adesivo nos vidros da área da piscina, banners do restaurante e recepção, testeira do palco do teatro e faixas na piscina) foi desenvolvido pela agência de publicidade Le Pêra. Apenas o jornal diário (que consta a programação do navio) ficou por conta da equipe da MSC.

O custo total, incluindo fretamento do navio, gastos com bebidas, transporte, automação, receptivo, staff, segurança, buffet, logística, montagem, taxas e credenciamento, entre outros, foi da ordem de US$ 793.669,00 [1]
(R$ 1.404.794,13). Segue abaixo a relação detalhada do investimento:

- A ocupação das cabines do navio, chegou a 100% da disponibilidade. O custo total do fretamento para receber os 3.100 convidados da BV Financeira foi de
US$ 631.350,00 [1] (R$ 1.117.489,50), divididos da seguinte forma: fretamento do navio: US$ 631.350,00; taxas portuárias: US$ 112.887,58; e taxas de serviço (gorjetas): US$ 39.431,96.

- Quanto aos gastos com bebidas, que não estavam inclusos no pacote da BV Financeira, a estimativa foi de US$ 60.000,00 [1] (R$ 106.200,00);

- A geração de empregos através da Projeto Aquarius foi de aproximadamente 200 vagas, além do staff fixo do navio MSC Musica que é de 987 tripulantes.

[1] Levando-se em consideração a cotação do dólar a R$ 1,77. De acordo com o Ministério da Fazenda.

Além desses serviços, consideramos também:

Automação
43.500,00 - automação do evento: controle de chegadas e partidas dos participantes;

Receptivo
R$ 30.000,00 - coordenação de serviços de receptivo nas cidades de origens com mais de 15 convidados, assessoria no desembarque em São Paulo e coordenação de serviços de receptivo nos aeroportos de São Paulo para embarque dos convidados às suas cidades de origem;

Projeto Aquarius
R$ 14.500,00 - staff para gerenciamento do evento (a bordo e em terra);

Ponto de encontro
R$ 25.000,00 - locação do espaço Concais
R$ 23.786,00 - segurança para acompanhar bagagens + carregadores;
R$ 23.600,00 - montagem do credenciamento; locação de pilotis (separador de filas)

Navio
R$ 215.400,00 - Show Calcinha Preta
R$ 143.200,00 - montagem de palco para show a bordo + grua + guindaste + encargos fiscais com telão;
R$ 2.500,00 - locação de rádios micro systems para cabines (4 diárias + 2 backups);
R$ 17.023,56 - Ecad para o navio (previsão);
R$ 6.480,00 - rádios de comunicação para o staff;
R$ 4.280,00 - segurança para show navio + carregadores

Outros
R$ 218.132,53 ? traslados
R$ 9.800,00 - equipamentos extras equipe filmagem e fechamento lycra
R$ 9.462,00 - consumo de água a bordo (montagem, cenografia, seguranças e carregadores)
R$ 11.400,00 - montagem de kit brinde
R$ 15.920,00 - transporte de materiais/brindes
R$ 34.678,00 - banda em Búzios (produção local, alimentação, transporte, hospedagem, seguranças, carregadores)

Coordenação
R$ 73.466,20

Projeto Aquarius
Desde dezembro de 2003, a Projeto Aquarius apóia o Abrigo São Januário (situado na Aclimação, na cidade de São Paulo), que atende crianças e adolescentes que se encontram sob a guarda da justiça. A empresa assessora a instituição em um projeto de terapia floral, custeando todo o tratamento e fornecendo materiais de apoio.


Grupo Votorantim
O Grupo Votorantim, do qual a BV Financeira faz parte, entende que o crescimento dos negócios anda lado a lado com uma conduta empresarial responsável e com a criação de valor econômico, ambiental e social. Em sua visão, a companhia se compromete com os valores da Responsabilidade Social Corporativa e da Sustentabilidade. Para tornar esse compromisso uma realidade, o Grupo Votorantim vem redefinindo políticas, diretrizes e reunindo informações para se alinhar à agenda da Sustentabilidade. O Instituto Votorantim tem apoiado a empresa nessa trajetória com diversas ações.