Detalhe do Case

Preocupada com a logística e a complexidade do serviço de receptivo para seu evento, o Magazine Luiza contratou a ViaLandauto, empresa que atua no mercado de Assistência em Transporte, Locação de Veículos, Serviço Receptivo e Fretamento de Aeronaves, para realizar o serviço. Alguns dos diferenciais que a ViaLandauto oferece ? logística com coordenação integral, assistência 24 horas, consultores bilíngues especializados, motoristas executivos e bilíngües ? foram fundamentais na escolha do prestador dos serviços.
Com dois endereços na capital paulista e mais cinco unidades no Brasil, estrategicamente localizadas em Alphaville, Atibaia, Campinas, Curitiba (PR) e Rio de Janeiro (RJ), nossa empresa prestou serviço de receptivo em transporte de passageiros, no período de 10 a 12 de agosto de 2010 para o evento ?LUIZACRED?, realizado em São Paulo, no Hotel Transamérica.
Durante três dias, a ViaLandauto ofereceu todo o suporte logístico e operacional para transportar os mais de 600 convidados distribuídos entre os 26 pontos de embarque espalhados pelo Estado de São Paulo. Agrupados em 9 diferentes rotas, todos os convidados foram transportados até a capital dentro do prazo estipulado e puderam aproveitar tudo o que o evento lhes ofereceu, sem nenhum imprevisto no caminho.

Ficha Técnica do Evento
Título: LUIZACRED 2010
Tema: Varejo
Número de participantes: 600
Local: Hotel Transamérica São Paulo ? São Paulo, SP
Data: 10 a 12 de agosto de 2010
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Conceito do evento: Treinamento de Vendas

Projeto, desenvolvimento e descritivo completo do serviço realizado: levantar as necessidades de transporte terrestre dos convidados a partir dos 26 pontos de embarque, distribuídos no estado de São Paulo e executar o serviço dentro do prazo determinado, administrar os imprevistos ? como o trânsito da cidade, distância do local do evento, excesso de veículos e dificuldade de estacionamento nas imediações do hotel ?, oferecer o conforto adequado e garantir a segurança e integridade de todas as pessoas transportadas durante os trajetos de ida e volta, durante os três dias de evento.

Sua origem e evolução até o presente: o Magazine Luiza é cliente da ViaLandauto há pouco mais de três anos e vem conquistando a confiança do cliente permanentemente. Prova disso é a realização de outros 25 eventos neste mesmo ano para o mesmo cliente.

A partir do briefing do cliente, recebido com 38 dias de antecedência à data do primeiro serviço a ser prestado, convocamos nosso time de logística para elencar, avaliar, selecionar e, se necessário, qualificar os possíveis pontos de encontro para a centralização dos cerca de 600 participantes, bem como identificar os talentos humanos, integrantes de nosso quadro de funcionários e cadastrados em nosso banco de dados, que realizariam o serviço contratado respeitando os valores de nossa empresa e as expectativas do cliente.
Dentro do contexto das altas expectativas e cifras investidas, qualquer erro, por menor que seja, poderia frustrar permanentemente nosso cliente e prejudicar o evento.
Com a expertise de mercado necessária, dedicação e disponibilidade, a ViaLandauto abraçou mais esse desafio, dentre tantos outros transpostos diariamente. Acionada a equipe de coordenação logística, foram selecionados, de acordo com o briefing passado pelo cliente, um time de profissionais capaz de planejar e executar o serviço com precisão e de acordo com as expectativas depositadas na nossa empresa.

A programação estabelecida abrangeu os seguintes pontos de embarque e desembarque em São Paulo, capital:
Rota 01: Rodoviária Araçatuba / Rodoviária Bauru / Rodoviária Botucatu
Rota 02: Rodoviária Taubaté / Rodoviária São José dos Campos
Rota 03: Rodoviária de São José do Rio Preto / Rodoviária de Araraquara
Rota 04: Rodoviária de Franca / Rodoviário Ribeirão Preto / Rodoviária de Pirassununga
Rota 05: Rodoviária de Limeira / Rodoviária de Campinas
Rota 06: Rodoviária de São Sebastião Paraíso / Rodoviária de Casa Branca /
Rota 07: Rodoviária de Florianópolis / Rodoviária de Balneário Camburiú / Rodoviária de Joinvile / Rodoviária de Curitiba
Rota 08: Rodoviária de Belo Horizonte / Rodoviária de Lavras / Rodoviária de Pouso Alegre
Rota 09: Metrô São Judas ? São Paulo

Destino final: Hotel Transamérica São Paulo

A partir dos pontos determinados e da quantidade de convidados confirmada (600 no total) passamos para a escolha dos tipos de veículos que seriam utilizados para o serviço, bem como a divisão dos coordenadores contratados. Frota e equipe foram assim divididas conforme número de confirmados para cada dia de evento, totalizando 18 ônibus, três micro-ônibus e 17 vans.
Nesse meio-tempo e considerando todos os aspectos apresentados pela complexidade da capital paulista no que diz respeito a trânsito e possíveis vias interditadas na região do local de realização do evento, consultamos previamente a Companhia de Engenharia de Tráfego (CET-SP), a fim de evitar qualquer transtorno maior durante o deslocamento.
Também simulamos os principais roteiros entre os pontos de partida e o Hotel Transamérica através da internet, com o objetivo de identificar as melhores vias alternativas, possíveis pontos críticos e sanar quaisquer dúvidas na logística.
Os serviços transcorreram dentro do previsto durante os três dias em que a ViaLandauto prestou o receptivo do evento organizado pelo Magazine Luiza.

É difícil inovar tecnologicamente nos serviços de receptivo já que dependemos diretamente das montadoras de veículos aperfeiçoarem seus modelos de automóveis e utilitários.
A ViaLandauto, para o serviço de receptivo de eventos, trabalha com veículos de pequeno, médio e grande portes com até cinco anos de utilização, contados a partir da data de fabricação dos mesmos. Isto garante, não só a qualidade da frota utilizada, como também as inovações do mercado automobilístico e de utilitários, sejam estéticas ou de itens de segurança.
Neste case pudemos identificar alguns desafios relevantes, como segue:
1. Diferença na quantidade e perfis de convidados em cada uma das 26 localidades de embarque
2. Sincronização da distância entre os pontos de embarque e desembarque e o horário de início do evento
3. Agrupamento dos pontos de embarque em 13 rotas diferenciadas e otimizadas
4. Garantir a satisfação plena do cliente em meio a um evento que reuniu as principais lideranças da empresa

Este foi mais um dos desafiadores cases que a ViaLandauto foi escolhida para realizar, que pôde mostrar a criatividade, inovação e, principalmente, o comprometimento do time envolvido. Como soluções para cada um dos desafios, podemos destacar:
1. O mix de convidados colaboradores da empresa despertou a flexibilidade da equipe coordenadora que teve que se comunicar diferentemente com cada tipo de público. Agrupados previamente conforme suas cidades de origem, foram transportados sem nenhum tipo de diferenciação, evitando possíveis comparações indesejadas.
2. Como os roteiros foram estudados minuciosamente com antecedência, incluindo a avaliação da CET-SP, o tempo de deslocamento pôde ser estimado com maior precisão, o que evitou atrasos e impactos na participação dos convidados no evento.
3. A preparação de nosso time quanto à geografia do Estado de São Paulo possibilitou uma logística certeira. Ferramentas de auxílio ? como mapas, internet etc ? sempre disponibilizadas pela empresa ajudaram no cumprimento da tarefa com primor.
4. A comunicação integrada entre os coordenadores baseados no Hotel Transamérica, na base da ViaLandauto e em deslocamento com o grupo possibilitou a tranqüilidade necessária em todas as fases do serviço: embarque ? deslocamento ? desembarque ? reembarque ? deslocamento de volta ? desembarque final. O trabalho em equipe e pró-ativo foi o grande destaque na solução deste desafio.

Vale ressaltar que todo plano estratégico só dá resultado se amplamente comunicado e tendo envolvido em sua elaboração e execução todos os responsáveis pelo seu sucesso. Sendo assim, podemos relatar que a comunicação entre o clientes, a ViaLandauto e seus fornecedores foi plena e garantiu os resultados positivos do serviço. Muito mais que os recursos tecnológicos utilizados ? e-mail, mensagem instantânea, SMS, MMS, telefonia móvel e rádios comunicadores ? procuramos investir em nossos recursos humanos para garantir o sucesso deste serviço.

Com todo o investimento realizado em tempo, estratégias, coleta de informações, pessoas, seleção de frota e, principalmente, em ouvir e entender as necessidades do cliente, o maior retorno que pudemos mensurar desde o término do serviço (12 de agosto de 2010) foi a própria solicitação do cliente para inscrever este case no Prêmio Caio.
Além disso, a empresa vem crescendo a números expressivos, com previsão de faturamento recorde para o ano de 2010.
Eventos como este fazem nossa empresa se reinventar a cada dia em busca de soluções e melhores alternativas para o serviço receptivo de nossos clientes.

PROGRAMAS DE QUALIDADE, RESPONSABILIDADE SOCIAL E ECOLÓGICA.
Compromisso com a sociedade e o meio-ambiente fazem parte da missão institucional da ViaLandauto. Assim, adotamos como medidas responsáveis:
1. Para os veículos utilizados ? ônibus e vans, já que não estão preparados para utilizarem biocombustíveis, exigimos o certificado de inspeção veicular de nossos parceiros, garantindo que a emissão de poluentes esteja dentro do índice permitido e aceitável legalmente.
2. O lixo gerado pelos passageiros foi acondicionado em embalagens apropriadas e encaminhado para a reciclagem.
3. Também orientamos os motoristas que só dessem a partida no veículo próximo ao horário de saída, evitando gasto desnecessário de combustível e, melhor ainda, resguardando a saúde de nossos passageiros que não se intoxicaram com a fumaça excessiva enquanto aguardavam.
4. Mais recentemente, a ViaLandauto se tornou uma empresa amiga da criança, adotando em seu plano de responsabilidade social uma parceria com a Fundação Abrinq.