Detalhe do Case

A Capacità Eventos (fotos 1-2) é uma empresa de prestação de serviços que atua na organização de eventos desde 1995, cujo principal objetivo é a realização de eventos diferenciados, procurando atender às necessidades dos seus clientes; propondo um trabalho de planejamento, viabilização e execução dos serviços que envolvem a organização de um evento, assim como o gerenciamento de fornecedores que prestam serviços. A Capacità atua no mercado nacional de eventos empresariais e trabalha com clientes de diversos portes do setor público e privado. Entre as ações desenvolvidas destacamos: Planejamento do evento: apresentação sobre o entendimento e a compreensão do briefing, bem como a estratégia de planejamento com a abordagem criativa.
Estratégia e organização: apresentação de material com as fases básicas do processo de preparação e montagem do evento, compreendendo: a) programação completa do evento ? descrita de maneira organizada e sequencial; b) indicação de palestrantes internacionais considerando a adequação do mesmo ao tema; c) descrição das atividades a serem desenvolvidas nas fases pré-evento, durante e pós-evento, incluindo o ordenamento das atividades de coordenação geral, administrativo-financeiro, logística, comunicação, cenografia, cerimonial/protocolo e etc.; d) orçamento detalhado do evento contendo todos os itens relativos à execução.
Execução e implantação do evento: apresentação de dois cronogramas: a) execução físico-financeira; b) cronograma de atividades, com desdobramento de ações operacionais, fixando providências, prazos de início e término e responsáveis pela execução.
Controle e avaliação do evento: relatório pós-evento com a averiguação das fases de planejamento, organização e execução do evento, examinando o alcance dos objetivos e resultados obtidos. O documento inclui: a) preparação e aplicação do questionário de avaliação; b) avaliação dos objetivos e resultados; c) fechamento das despesas; d) prestação de contas junto a patrocinadores e apoiadores.
Título: 7o. Reconhecimento Nacional às Micro e Pequenas Empresas
Tema: Homem ? Esporte - Superação
No.participantes: 500
Local: Royal Tulip Brasília Alvorada
Data: 23 de março de 2010.
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional
Atividades paralelas: II Seminário MPE Brasil e Reunião do Conselho Superior do MBC
Entidade promotora: Movimento Brasil Competitivo

O MPE Brasil - Prêmio de Competitividade para Micro e Pequenas Empresas foi criado pelo SEBRAE e Movimento Brasil Competitivo e é um reconhecimento concedido anualmente às micro e pequenas empresas que se destacam em suas categorias, cuja atuação sirva de referência no esforço de mobilização para a melhoria da competitividade em seu segmento. As empresas candidatas são avaliadas pela qualidade da gestão realizada pela empresa e a capacidade empreendedora do empresário, por meio da utilização do Questionário de Autoavaliação. Atualmente 24 estados realizam o MPE Brasil, que em 2009 contou com a participação direta de mais de 57.479 empresas. Dado este que permite metas ousadas para o ano de 2010 com a previsão de mais de 75.000 organizações inscritas.
O MPE Brasil é destinado às empresas que se tenham receita bruta anual de até R$ 2.400.000,00, segundo o Estatuto Nacional das Microempresas e da Empresa de Pequeno Porte; tenham completado pelo menos 1 ano fiscal; tenham domicílio fiscal no Estado da respectiva inscrição; comprovem regularidade fiscal e estatutária.

Conceito (posição 1- 2 - 3)
O conceito adotado para a Solenidade de Reconhecimento e Premiação do MPE Brasil ? Ciclo 2009 foi trabalhar os temas: homem ? esporte ? superação. Desde a Grécia antiga os homens homenageavam os deuses através do esporte, cuja vitória era a meta a ser atingida. Hoje em dia competir, vencer, atingir aos objetivos, tem a ver com a nossa vida, com o nosso desafio diário. A competitividade não é somente uma característica do esporte, mas uma ferramenta fundamental para a gestão dos negócios e a busca das melhores práticas e resultados.
O evento inicia com uma locução em off falando dos rituais do esporte no tempo da Grécia antiga, palco e plateia em black out. Uma luz pontual revela um arqueiro posicionado no centro da plateia, em um ponto mais elevado, ele mira o alvo e acerta o centro do palco. Este início dá o tom da cerimônia.
O roteiro do evento contou com cinco diferentes intervenções esportivas que intercalaram a entrega dos prêmios às 151 organizações reconhecidas. Todas as performances foram trabalhadas de forma inovadora e incluíram as modalidades de arco e flecha, ciclismo, basquete e futebol. A performance final foi trabalhada somente em vídeo, de maneira bastante emocional. Os atletas que participaram das intervenções são todos atletas reconhecidos que residem em Brasília, o arqueiro foi vice-campeão olímpico. A estrutura de palco foi concebida para apoiar a execução das performances, as telas de projeção serviram como elemento de apoio para contextualizar ã temática escolhida e também serviram como suporte ao momento de chamada das empresas vencedoras ao palco. A dinâmica seguida no roteiro foi acelerada, de modo a não ultrapassarmos duas horas de evento, mesmo com a subida de 151 agraciados ao palco. Ao final do evento, as laterais do palco de abriram como portas pivotantes revelando no outro lado o espaço do coquetel de confraternização.

Metas:
1 ? Causar ?encantamento? nos empresários agraciados com o Reconhecimento Nacional
2 ? Reunir a presença de grandes empresários reconhecidos nacionalmente e políticos
3 - Agradar aos co-realizadores (MBC ? SEBRAE ? GERDAU ? FNQ ? PETROBRAS - CNI) de modo a garantirem o patrocínio para a próxima edição do evento


Desafios e Soluções:
1 ? Iniciar o evento com a cena do arco e flecha (posição 4)
Desafio: conforme concebido pelo diretor, o evento deveria iniciar em black out com uma flecha acertando ao alvo localizado no centro do palco. Uma flecha viaja a uma velocidade de 300 km e tínhamos que cuidar da segurança de 500 participantes sentados na plateia, ou seja, precisávamos de um atleta muito bom. Neste momento, corríamos o risco de precisar alterar o roteiro até por uma questão de segurança. Solução: acionamos uma empresa de marketing esportivo, localizada em Brasília, que ?encontrou? um atleta olímpico que participou do evento e inclusive nos forneceu as informações técnicas relativas ao preparo do alvo. As credenciais do atleta também garantiram a segurança dos participantes.

2 ? Como encantar ao público a partir da temática da campanha: acerto ao alvo
Desafio: as duas edições anteriores do evento causaram uma ótima lembrança a todos ao abordarem temas bem mais lúdicos como a música (2008) e o desafio de voar (2009). Entretanto, neste último ano, a campanha publicitária trabalhou com o tema ?acerto ao alvo?. Solução: pensamos que precisávamos surpreender ao público com algo não tão óbvio e ampliamos a proposta do tema para abordar o trinômio: homem ? esporte - superação. A partir daí iniciamos uma pesquisa no sentido de averiguar quais modalidades seriam mais interessantes em mostrarmos performances ao vivo no palco do evento.

3 ? Controle dos agraciados e horário de início do evento
Desafio: todos os anos ocorrem atrasos no início da cerimônia porque os agraciados se perdem ou demoram a chegar ao local do evento. Este atraso tende a aumentar com o aumento da quantidade de agraciados. Solução: em 2009, escolhemos o Royal Tulip, em Brasília, para sediar o evento e também hospedar os agraciados. Além disto, ao término do Seminário que ocorreu no período da manhã, reunimos todos os agraciados e explicamos como se daria a cerimônia, reforçando a necessidade de se manter os horários previamente estipulados tendo em vista o grande número de homenageados naquela noite (151 organizações).


4 ? Mobilização de empresários e políticos
Desafio: mobilizar e garantir a participação de empresários nacionais de renome e políticos na Solenidade tendo em vista o grande número de agraciados e a perspectiva de uma cerimônia com pelo menos duas horas de duração. Solução: foram expedidos mais de 900 convites para o mailing do MBC e SEBRAE nacional. Ao mesmo tempo foi feita uma ação de email marketing com envio de informações periódicas sobre o evento. A diretoria do MBC também se predispôs a um contato telefônico com os Ministérios buscando a confirmação de pelo menos um Ministro ao evento. Também foi agendada uma reunião do Conselho Superior do MBC para o mesmo dia em Brasília de modo a garantir a presença dos empresários que compõem o Conselho.

5 ? Agradar aos parceiros co-realizadores do evento
Desafio: escolher um tema e trabalhar performances para um evento de Reconhecimento de modo a agradar também às empresas que viabilizam a realização do evento. Solução: foram agendadas reuniões pré-evento e enviado aos parceiros tanto o pré-roteiro quanto o roteiro para que os mesmos pudessem opinar e estar familiarizados com o evento antes mesmo que ele acontecesse. Recebemos sugestões de ajuste que foram prontamente adequadas à proposta inicial do evento.


Atividades paralelas:( posição 5 - 6 - 7)
- Reunião do Conselho Superior do MBC
- II Seminário MPE Brasil


Realizadores, co-realizadores, patrocinadores e apoiadores do evento:
- MBC
- Sebrae
- Gerdau
- FNQ
- Petrobras
- ABDI
- CNI
- Votorantim
- Odebrechet


Programação do evento:
8h30min Abertura do 2º Seminário Nacional MPE Brasil
10 horas Painel - Tecnologia e Redes Sociais para o Desenvolvimento das MPEs
11 horas Coffee-break
11h15min Palestra - Rumo a um Brasil sustentável
12h15min Lançamento do ciclo 2010 do MPE Brasil
12h40min Homenagem aos avaliadores voluntários
12h30min Lançamento do ciclo do MPE Brasil
13 horas Encerramento
17 horas Reunião do Conselho Superior do MBC
19 horas Cerimônia de Premiação e Reconhecimento Nacional às MPE

Materiais distribuídos (posições 8-13)
- Convites para o evento do Reconhecimento
- Folders, pastas, crachás, avaliação e certificados do Seminário

Projeto de cenografia (posições 14-24)
- Cenografia do Reconhecimento - evento e coquetel
- Balcões de receptivo Reconhecimento
- Sinalização sala VIP
- Tapadeira de boas-vindas
- Tapadeira externa
- Palco do Seminário
- Balcão de secretaria e credenciamento
- Tapadeira para Reunião do Conselho
- Totem com programação

Descrição das ações desenvolvidas: (posições 1 - 10)
- Reuniões de briefing com o cliente para compreender a estrutura do evento;
- Envio de emails e telefonemas com troca de informações;
- Visita ao local do evento já previamente contratado pelo cliente;
- Pesquisa para proposta de um tema: realização de reuniões internas com parceiros e fornecedores buscando viabilização da proposta através do desenvolvimento de um projeto de cenografia e de um pré-roteiro;
- Apresentação de um pré-roteiro com a ideia central do evento;
- Elaboração de orçamentos iniciais considerando: cenografia, produção de performances, locação de equipamentos de áudio, vídeo, projeção, filmagem, produção de multimídia, produção de filmes em apoio às performances, entre outros;
- Solicitação ao nosso designer interno para desenvolvimento das peças de material impresso tanto para o evento do Reconhecimento (convite), quanto do Seminário (folder, pasta, crachá, ficha de avaliação, certificado, etc).
- Finalização do processo de recebimento de orçamentos e negociação com fornecedores terceirizados;
- Recebimento dos mailings e gerenciamento da divulgação dos dois eventos;
- Expedição dos convites e folders;
- R.S.V.P. com autoridades e empresários;
- Aprovar programação visual da cenografia tanto do Reconhecimento quanto Seminário com a área de marketing de todos os parceiros ? MBC ? SEBRAE ? GERDAU ? FNQ ? PETROBRAS - CNI;
- Envio de pré-roteiro também para os parceiros para avaliação prévia;
- Elaboração de check list para o hotel com programação completa dos eventos, montagem das salas, relação de fornecedores terceirizados a serem contratados; informações sobre alimentação ? coffee breaks, almoço e coquetel; solicitação de brigadistas e seguranças, etc;
- Contratação dos serviços terceirizados do evento;
- Contratação de um produtor de Brasília para fornecimento dos atletas para as performances;
- Produção dos lay outs e conceito dos figurinos;
- Contratação dos serviços de transporte conforme planilha de aeroporto (151 agraciados, sendo a grande maioria de fora do DF);
- Contratação de equipe de recepcionistas e fotógrafo;
- Reunião com cenógrafo para aprovar estruturas para as performances;
- Reunião com diretor para definição de detalhes do roteiro geral do evento, avaliação do roteiro dos vídeos ilustrativos do evento, conceito das telas multimídia e trilha a ser explorada na premiação;
- Andamento operacional da equipe que trabalha a atividade paralela (Seminário): confirmação dos participantes, envio de email marketing de divulgação, contato com palestrantes, recebimento dos materiais impressos produzidos, etc.
- Reunião em Brasília para atletas.
- Organização e montagem do coquetel do evento
- Chegada a Brasília com dois dias de antecedência para coordenação do inicio das montagens de cenografia, montagem de secretaria do Seminário e ensaio com elenco.
- Recebimento de troféus e placas do evento, alinhamento conforme roteiro;
- Coordenação geral da realização do evento e atividades paralelas;
- Coordenação de desmontagem;
- Finalização do evento: fechamento de despesas, elaboração dos relatórios finais do evento do Reconhecimento e Seminário e envio para o cliente e parceiros co-realizadores, envio de vídeo de filmagem e CD com registro fotográfico.

Resultados: (posição 1 e 2)
A mobilização de mais de 57 mil organizações inscritas no evento garantiu a presença e participação dos grandes empresários, tanto na cerimônia de Reconhecimento, quanto nas ações promovidas pelo MBC para os vencedores da etapa nacional pós-evento. Estiveram presentes à Solenidade de Reconhecimento Nacional: Jorge Gerdau Johannpeter ? Presidente Fundador do MBC e Presidente do Conselho de Administração do Grupo Gerdau; Paulo Okamoto ? Diretor Presidente do SEBRAE Nacional; Elcio Aníbal de Lucca, Presidente do Conselho Superior do MBC; José Barroso de Pimentel, Ministro de Estado da Previdência Social; Ronaldo Motta, Secretário Nacional de Desenvolvimento da Tecnologia e Inovação do Ministério da Ciência e Tecnologia, representando o Ministro Sérgio Resende; Senadora Ceres Slchessarenko; Carlos Alberto dos Santos, Diretor Técnico do SEBRAE; José Claudio dos Santos, Diretor de Administração e Finanças do SEBRAE; Wilson Ferreira, Vice-Presidente do Conselho Superior do MBC e Vice-Presidente do Conselho Curador da FNQ; João Sanchez, Diretor da Merck, Sharp e Dhome e Conselheiro do MBC; João Alziro da Jornada, Presidente do INMETRO; Ricardo Correa, Diretor Executivo da Fundação Nacional da Qualidade; José Paulo Martins, Diretor do Instituto Gerdau.

Publicação e ações pós-evento: (posição 3)
Entre os dias 19 e 22 de julho, os nove vencedores nacionais do ciclo 2009 do MPE Brasil estiveram em São Paulo para participar da Missão Nacional do MPE Brasil. Na ocasião, visitaram as instalações da Gerdau e Natura. Em seguida, no dia 21, a comitiva seguiu à Brasília e foi recebida pelo Presidente da República, Luis Inácio Lula da Silva. Também estiveram presentes: o Presidente do SEBRAE, Paulo Okamoto, o Presidente Fundador do MBC, Jorge Gerdau Johannpeter e o Ministro do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, Miguel Jorge. Na oportunidade, cada um dos empresários conversou rapidamente com o Presidente, explicando os diferenciais de suas empresas, que, com a premiação, tornam-se referência nacional em qualidade, produtividade e competitividade para negócios de pequeno porte.

A estratégia adotada para o evento foi encantar explorando o tema homem ? esporte - superação. Para tanto foram desenvolvidas performances ilustrativas, vinhetas multimídia e vídeos que contam um pouco desta história. As inovações adotadas dizem respeito à cenografia, tendo em vista que o palco do evento foi concebido especialmente para atender à demanda das intervenções com rampas, uma cesta de basquete, um alvo para arco e flecha, tela principal central com 8m de largura, telas de apoio fechando o ambiente. As intervenções também foram inovadoras, pois mesmo com o ensaio, corremos o risco de falhas ao executá-las ao vivo para uma plateia de mais de 500 participantes.
As dificuldades encontradas dizem respeito ao pouco tempo para conciliar as atividades de ensaio com os atletas no ambiente do palco e finalização da cenografia. A solução encontrada foi agendar novos horários para ensaios fora do palco principal, mas já utilizando os acessórios de bolas e bikes e deixar para o dia do evento (à tarde) o ensaio geral sobre o palco do evento.
O principal objetivo do Prêmio Reconhecimento Nacional às Micro e Pequenas Empresas é promover o aumento da qualidade, da produtividade e da competitividade por meio da disseminação de conceitos e práticas de gestão. No ano de 2009 inscreveram-se mais de 57 mil organizações, tendo sido reconhecidas 151. Os recursos para a realização do evento são todos privados, tendo em vista que o MBC não tem fins lucrativos (OSSIP). Entretanto, a capacitação das micro e pequenas empresas e de fundamental importância para o crescimento da indústria e serviços nacionais. De acordo com o empresário Jorge Gerdau Johannpeter, presidente fundador do MBC e presidente do Conselho da Gerdau, participar do prêmio é o primeiro passo para o aprimoramento das lideranças, conhecimento profundo do próprio negócio e desenvolvimento de estratégias. Os participantes movimentam o turismo de negócios em Brasília tendo em vista que se trata de um evento com a participação de todos os Estados.

O Movimento Brasil Competitivo busca as melhores práticas de gestão e a melhoria da competitividade das organizações, trabalhando alinhado às questões de sustentabilidade, responsabilidade social e ecológica. Todo o material impresso do MBC é em papel reciclado; o tema do Seminário, realizado após o evento de premiação, com os empresários agraciados, foi Inovação e Sustentabilidade.

A Capacità Eventos desde o início de suas operações atende à Associação Qualidade RS ? Programa Gaúcho de Qualidade, Produtividade e Competitividade e há cerca de nove anos ao MBC - Movimento Brasil Competitivo. Desde muito cedo aprendemos em nossa empresa a necessidade de se adequar aos processos contínuos de gestão do conhecimento através dos programas de qualidade e competitividade. Esse aprendizado nós procuramos projetar também nos eventos nos quais organizamos através de pequenas ações como uso de papel reciclado (quando possível), reaproveitamento de material do evento no escritório (folhas brancas impressas) e também com a separação de lixo e ações do tipo carbon free para recuperar a camada de ozônio.