Detalhe do Case

A Capacità Eventos (posição 1) é uma empresa de prestação de serviços que atua na organização de eventos desde 1995, cujo principal objetivo é a realização de eventos diferenciados, procurando atender às necessidades dos seus clientes; propondo um trabalho de planejamento, viabilização e execução dos serviços que envolvem a organização de um evento, assim como o gerenciamento de fornecedores que prestam serviços. A Capacità atua no mercado nacional de eventos empresariais e trabalha com clientes dos mais diversos portes, tanto do setor público, quanto do setor privado. Entre as ações desenvolvidas destacamos:
Planejamento do evento: apresentação sobre o entendimento e a compreensão do briefing, bem como a estratégia de planejamento com a abordagem criativa.
Estratégia e organização: apresentação de material com as fases básicas do processo de preparação e montagem do evento, compreendendo: a) programação completa do evento ? descrita de maneira organizada e sequencial; b) indicação de palestrantes internacionais considerando a adequação do mesmo ao tema; c) descrição das atividades a serem desenvolvidas nas fases pré-evento, durante e pós-evento, incluindo o ordenamento das atividades de coordenação geral, administrativo-financeiro, logística, comunicação, cenografia, cerimonial/protocolo e etc.; d) orçamento detalhado do evento contendo todos os itens relativos à execução.
Execução e implantação do evento: apresentação de dois cronogramas: a) execução físico-financeira; b) cronograma de atividades, com desdobramento de ações operacionais, fixando providências, prazos de início e término e responsáveis pela execução.
Controle e avaliação do evento: relatório pós-evento com a averiguação das fases de planejamento, organização e execução do evento, examinando o alcance dos objetivos e resultados obtidos. O documento inclui: a) preparação e aplicação do questionário de avaliação; b) avaliação dos objetivos e resultados; c) fechamento das despesas; d) prestação de contas junto a patrocinadores e apoiadores.
Ficha Técnica:
Título: 3o. Congresso Brasileiro de Inovação na Indústria
Tema: Gestão da inovação
Número de participantes: 600 participantes
Local: Centro de Eventos WTC ? São Paulo
Data: 19 de agosto de 2009.
Periodicidade: 2/2 anos
Abrangência: nacional
Atividades paralelas: Entrega do Manifesto MEI ? Mobilização Empresarial para Inovação e Feira de Produtos e Serviços
Entidade promotora: CNI ? Confederação Nacional da Indústria

Público alvo do evento: (posição 1)
O Sistema Indústria - CNI, SESI, SENAI e IEL - articulado com as Federações Estaduais e Associações Setoriais, reunindo autoridades governamentais, empresários e pesquisadores nacionais e internacionais.


Metas:
1 ? Colocar em pauta o tema ?gestão da inovação?;
2 ? Reunir pelo menos 500 empresários industriais de diferentes portes de empresas;
3 ? Aumentar o envolvimento dos empresários frente à MEI - Mobilização Empresarial para Inovação.


Planejamento inicial da programação proposta para o evento:
1 - Fala de Abertura com Presidente da CNI

2 - Palestras de abertura: palestrante chave, para dar o tom inicial ao evento favorecerá a criação de um clima motivador entre os participantes tornando-os mais receptivos aos assuntos e objetivos que se deseja atingir.

3 - Apresentação da MEI + desenvolvimento de um produto de comunicação para registro simbólico da MEI. (Sugestão a discutir: um vídeo com depoimentos de empresários aliados a um contexto dinâmico de imagens bem coordenadas e aliadas ao tema Inovação). Assinatura dos empresários com subida ao palco.

4 - Apresentação por profissional de referência mundial no tema Inovação que venha a agregar e diferenciar no evento, com intuito de atrair o interesse de empresários representantes na indústria brasileira. Haverá um debatedor para organizar o debate e dois debatedores para destacar pontos da apresentação do keynote speaker, trazer os conceitos de inovação para o cotidiano das empresas brasileiras, provocar o debate.

5 - Apresentação de Casos de empresas com histórico de sucesso no contexto nacional e internacional. É importante primar pela pluralidade na escolha dos casos, com casos de sucesso em empresas de setores e portes distintos.

6 - Apresentação de Consultorias com o objetivo de estimular o uso de ferramentas de gestão da inovação nas empresas

7 - Apresentação de Instituições Internacionais como o Council of Competitiveness e BIAC para falar sobre inovação.

8 - Entretenimento
O evento de Inovação requer um planejamento diferenciado que seja atraente e motivador por ter um tema subjetivo e de abrangência ampla. Este evento pode explorar vários recursos de multimídia e de entretenimento para estimular a troca com o público?alvo. Desta forma, serão desenvolvidas algumas vinhetas interativas ao longo da programação técnica que será apresentada no auditório de palestras.

9 - Mostra de Produtos e Serviços (Degustação)
Paralelamente ao evento, haverá um espaço fora do auditório em que se propõe trazer estandes de empresas patrocinadoras para destacar o que é inovação, exemplificando-a.

Observação: algumas das propostas acima foram modificadas conforme o programa final do evento.


Programa realizado:
8h00 Credenciamento
9h00 Abertura
9h30 Inovação: Repensando o futuro - Rowan Gibson
10h20 Talk-show: Inovação nas empresas - avaliação e perspectivas
Mediadora Ana Paula Padrão
Cledorvino Belini (FIAT)
Jorge Gerdau Johannpeter (Gerdau)
Luiz Fernando Furlan (Brasil Foods)
Michael Vale (3M)
Pedro Wongtschowski (Ultra)
Rodrigo da Rocha Loures ( FIEP)
12h00 O papel estratégico da inovação para a competitividade da Indústria
Luciano Coutinho (BNDES)
12h15 Manifesto pela Inovação nas Empresas
12h40 Almoço
14h00 Caso de sucesso: Whirpool - Nancy Tennant
15h00 A agenda de inovação para as pequenas e médias empresas
Altus - Luis Francisco Gerbase;
Ciber Equipamentos Rodoviários Ltda- Walter Rauen de Souza;
Du Plessis - Maria Cristina Ferreira;
Rhodia Poliamida - Thomas Canova;
SK Indústria e Comércio de Bombas Hidráulicas - Fernando Lopes de Castro Alves;
24X7 Cultural LTDA- Fabio Lopes Bueno Netto;
Nibtec Inovações Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda.- Bruno Mecchi Gouvêa
16h00 Iniciativas de Inovação no Brasil e no Mundo - Jean Guinet (OCDE)
Moderadores: César Vohringer e Carlos Pacheco
17h00 Inovação para crescimento sustentável - Brian Bacon ? Oxford Leadership Academy
17h30 Encerramento


Performance de abertura do evento: (posição 2-10)
Na chegada do público ao auditório, vemos uma bola de futebol cenográfica no centro do palco. Iluminação na bola, leve, mostrando apenas detalhes.
Após autorização para o início: Luz vai a black out acompanhando o tempo da locução.
Locução em off e imagens em flashes nos telões: sons de torcida no estádio, suspiros, tensão ? trechos de narrações esportivas de futebol. As imagens aparecem e desaparecem nos telões de acordo com sons até o momento que temos uma narração completa de um gol. Quando a locução anuncia o gol, a bola de futebol cenográfica abre-se, e de dentro dela 7 figurantes vestidos de preto comemoram o gol. Entram em cena mais 9 figurantes com placas nas mãos. Com estas placas será formada uma tela onde será projetado o vídeo a seguir. Todos estes momentos foram coreografados com movimentação de comemoração, torcida, movimentos bonitos e harmônicos.
Conceito do vídeo: produção de um vídeo emocional, valorizando o Brasil e o povo que busca criar uma nova síntese de sua realidade. O objetivo é explorar esta ampla gama de características dos brasileiros que fazem deste, um povo singular. Esta singularidade que nos faz criativos, inovadores, que permeia os campos de futebol, o carnaval, a música, o cinema, os esportes, as artes, a indústria e a tecnologia. Enfim, mostrar este Brasil que acreditamos que pode vencer, que está pronto para ir além, se superando e atingindo novos e amplos desafios. O vídeo terminará com um grande final, efeito similar ao gol do início da performance. Durante o vídeo é colocado no chão, atrás da tela que as pessoas estarão formando, o círculo do campo de futebol com uma bola ao centro. Luz a pino na bola.
Ao término do vídeo os figurantes saem de cena de uma forma coreografada. Na tela ao fundo do palco teremos projetado a imagem de uma goleira de futebol.
A imagem é do Raí se preparando para definir um lance de futebol, sons de torcida, no momento em que o jogador se prepara para bater a falta ou o pênalti...
Entra o próprio jogador no palco.
Texto Raí:?Por favor, parem o vídeo. Antes de definir este lance, gostaria de dizer que é uma honra estar aqui no meio de tantas pessoas que buscam a inovação. Esta é a postura que procuramos ter dentro do campo. Temos que pensar rápido, visualizar a jogada antes do adversário, imaginar o drible, enfim encontrar novos caminhos a partir do nosso talento e de todo o conhecimento que temos. É treinar sempre e buscar o aperfeiçoamento, pois estamos sempre disputando com os melhores, ou seja, não podemos nunca estar desatentos, nossos objetivos são claros. E tenho certeza que dentro do campo de vocês o desafio é o mesmo. Bom, sei que vocês tem um longo dia de trabalho pela frente, então neste momento saio de campo e passo a bola para vocês. (ele autografa a bola, faz um efeito com a bola e joga para a plateia). Ah, acho que vocês querem ver o final desta jogada, não?! Roda o vídeo, então!?. O vídeo termina com um lindo gol do Raí. Ao término do vídeo formamos o logo do evento.
Entra Mestre de Cerimônias para dar início ao evento.

Atividades paralelas: (posição 11-22)
- Apresentar os resultados da MEI ? Mobilização Empresarial para Inovação
- Mostra de Produtos e Serviços Inovadores (degustação)
- Coletiva de Imprensa
- Almoço com os empresários

Patrocinadores, apoiadores e expositores do evento:
Patrocinadores:
- SENAI
- BNDES
- 3M
- Natura

Apoiadores:
- ABDI ? Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial
- Merck, Sharp e Dhome

Expositores:
- INMETRO
- FIAT Automóveis
- PETROBRAS
- Embraer

Recursos alocados ao evento:
Recursos humanos:
- empresa de arquitetura efêmera
- coordenadoras: sala e secretaria
- fotógrafo
- light designer
- mestre de cerimônias ? Ana Paula Padrão
- recepcionistas ? montagem (8) e evento (15)
- roteirista
- diretor de cena (performance da abertura do evento)
- técnicos ? projeção e vídeo, sonorização, computadores.
- tradutores simultâneos
- jogador de futebol para performance ? Raí
- grupo de atores performance com a bola (15)
- figurinista
- produtor
- produtor musical (trilhas)
- produtora para o filme

Equipamentos:
- computadores para Sala VIP (1) e sala de imprensa (3)
- computadores para Sala de coordenação (1) e secretaria geral do evento (5)
- computadores para o auditório (2)
- computadores Apple com acesso livre à internet no ambiente da Mostra (6)
- equipamento para viabilização de tela holográfica tipo touch screen no ambiente da Mostra
- equipamento de tradução simultânea (500 receptores)
- gerador de energia
- artefatos de iluminação para auditório e Mostra
- plasma para retorno do palco e púlpito (2) e ambientes da Mostra (4)
- plasmas de retransmissão do evento para Sala VIP, imprensa e sala coordenação (4)
- 01 projetor de 15.000 ansilumens (tela central)
- 06 projetores
- 04 projetores para ambiente da Mostra
- sistema de rede para secretaria e impressoras em todas as áreas
- sistema de sonorização para auditório
- vídeo arte e multimídia para intervalos das palestras
- vídeo para apresentação de resultados da MEI
- sistema de transmissão para os telões
- equipamento de transmissão HD
- equipamento de exibição multiscreen


Projeto de cenografia (posição 23-30)
- Cenografia especial para o palco do evento
- Adequação do balcão existente para secretaria
- Sinalização
- Painel para Sala de Imprensa
- Painel para Sala VIP
- Totens com programa e patrocinadores
- Cenografia especial da Mostra
- Ambientação do Almoço

Desafios e Soluções:
1 ? Divulgação dos resultados da MEI ? Mobilização Empresarial pela Inovação
Desafio: a CNI idealizou como uma das ações prioritárias do evento a divulgação dos resultados da MEI. A primeira ideia previa que os empresários presentes subiriam ao palco e assinariam, um a um, o documento de engajamento ao Manifesto pela Inovação nas Empresas. Entretanto, por questões políticas, as lideranças da CNI tinham receio que esta proposta demandaria muito tempo. Por outro lado, não havia como escolhermos somente alguns empresários para participar da ação tendo em vista que a força da iniciativa se dava através do engajamento expressivo de empresários.
Solução: o Presidente da Natura, empresário Pedro Passos, fez a leitura do Manifesto. Ao fundo, no telão, tínhamos todas as logomarcas das empresas participantes da ação. Logo após, todos os empresários presentes subiram ao palco para uma foto conjunta.


2 ? Palestrante bastante aguardado cancelou a participação
Desafio: A programação do evento foi definida logo no início do processo de organização e todos os palestrantes foram imediatamente confirmados. Para o painel das 15h30 cujo tema era a ?Apresentação de Casos de Sucesso? foi convidada Nancy Tennant (Whirpool Corporation) e Alexandre Hohagen (Presidente da Google na America Latina). Ambos confirmados através de contatos iniciais realizados por executivos da CNI. Nossa equipe entrou em contato em um segundo momento para definir as questões operacionais. Faltando poucos dias para o evento, o palestrante da Google cancelou a vinda. A saber: Google é considerado um dos casos mais emblemáticos de sucesso em inovação.
Solução: não havia mais tempo de se convidar um novo nome que tivesse o mesmo peso do palestrante da Google, até porque a agenda destes executivos é definida com bastante antecedência. Optamos por antecipar o painel, transformando-o em palestra com a Sra. Nancy Tennant e incluímos mais uma atividade no evento abordando o tema ?Desenvolvimento sustentável? com o acadêmico Brian Bacon, da Universidade de Oxford, que prontamente atendeu ao convite do evento.


3 ? Viabilização financeira do evento
Desafio: os eventos organizados pela CNI utilizam somente recursos próprios. A proposta inovadora para a organização do 3º. Congresso e da Mostra de Produtos e Serviços exigiu um budget bem maior do que o inicialmente previsto pelos executivos da entidade.
Solução: idealizamos um completo material de comercialização, contextualizando as edições anteriores do evento e o perfil do público participante. Ao mesmo tempo oferecemos às empresas patrocinadoras e apoiadoras a possibilidade de expor seus produtos e serviços na Mostra, viabilizando o evento. Neste momento, porém havia outro problema: não era possível pelo estatuto da CNI receber os recursos. Junto com o cliente, resolvemos que os recursos captados pagariam algumas despesas diretamente aos fornecedores contratados, resolvendo esta questão.


4 ? Questões tecnológicas (posição 1-3)
Desafio: a condição imposta pela empresa 3M para apoiar ao evento era a utilização de seus lançamentos tanto no auditório principal quanto no ambiente da Mostra.
Solução: agendamos junto com a equipe da 3M e nossos técnicos uma vista a empresa de modo a conhecer melhor estes produtos. A 3M disponibilizou ao evento vários lançamentos que precisaram ser previamente testados e estudados por nossa equipe em termos de aderência, aplicação, distância para visibilidade, etc. Em parceria com a equipe de cenografia, oferecemos aos demais expositores propostas de estandes que também aproveitaram estes produtos, como por exemplo: o carro da FIAT foi exposto sobre um tapete super moderno da 3M.


Descrição das ações desenvolvidas no evento:
- Reuniões de briefing com o cliente para compreender a estrutura do evento;
- Envio de emails e telefonemas com troca de informações;
- Visita aos potenciais locais para definir ambiente do evento;
- Pesquisa para proposta de vinheta para abertura: realização de reuniões internas com parceiros e fornecedores buscando desenvolvimento de um projeto cenográfico e um pré-roteiro;
- Apresentação de um pré-roteiro com a ideia central do evento;
- Elaboração de orçamentos iniciais considerando: cenografia, produção de performances, locação de equipamentos de áudio, vídeo, projeção, filmagem, produção de multimídia, produção de filmes em apoio às performances, entre outros;
- Solicitação ao nosso designer interno para desenvolvimento das peças de material impresso que seriam produzidas na gráfica do cliente em Brasília;
- Finalização do processo de recebimento de orçamentos e negociação com fornecedores terceirizados;
- Recebimento dos mailings e gerenciamento da divulgação do evento;
- Expedição dos folders;
- Reuniões com patrocinador (3M) para o fornecimento de materiais muito modernos para uso no evento como tela virkuit e também a produção de post-its personalizados;
- Definição do escopo da Mostra e desenho da planta dos expositores;
- R.S.V.P. com algumas autoridades e empresários envolvidos com a MEI;
- Aprovar programação visual da cenografia com patrocinadores;
- Elaboração de check list para o hotel com programação completa dos eventos, montagem das salas, relação de fornecedores terceirizados a serem contratados; informações sobre alimentação ? coffee breaks e almoço; solicitação de brigadistas e seguranças, etc;
- Contratação dos serviços terceirizados do evento;
- Contratação dos serviços de transporte conforme planilha de aeroporto;
- Contratação de equipe de recepcionistas e fotógrafo;
- Reunião com diretor para definição de detalhes do roteiro geral do evento, avaliação do roteiro dos vídeos ilustrativos do evento, conceito das telas multimídia e trilhas;
- Chegada a SP com dois dias de antecedência para coordenação do inicio das montagens de cenografia, montagem de secretaria e mostra;
- Coordenação geral da realização do evento e atividades paralelas;
- Coordenação de desmontagem;
- Finalização do evento: fechamento de despesas, elaboração dos relatórios finais do evento e envio para o cliente e parceiros corealizadores, envio de vídeo de filmagem e CD com registro fotográfico.

Observação: Toda a equipe de coordenação do evento saiu de Porto Alegre: coordenação geral da Capacita Eventos, técnico de vídeo, light designer, diretor, arquiteto, produtor, produtor musical e designer multimídia.

Materiais distribuídos (posição 4-12)
- Caderno comercial (venda de patrocínio e apoio)
- Post-its personalizados
- Pastas em couro
- Crachás de participação
- Certificados
- Ficha de avaliação do evento
- Folder de divulgação

Resultados: (posição 1-3)
Usando como referência a informação do Ministério de Ciência e Tecnologia de que metade do que o Brasil investe em pesquisa e desenvolvimento vem da iniciativa privada e que países emergentes como China e Rússia, que competem com o Brasil em diversos mercados, investem muito mais, a CNI criou a MEI ? Mobilização Empresarial pela Inovação com o objetivo de aumentar os investimentos nesta área e propiciar maior competitividade internacional aos nossos produtos. Cerca de quinze encontros com a presença média cem empresários industriais foram realizados ao longo do ano de 2009 (antes do 3º. Congresso) no sentido de mobilizar os maiores empresários e também sensibilizar o governo para este assunto. A realização do Congresso e a presença garantida de representantes do governo como Luciano Coutinho (Presidente do BNDES) e o Ministro Sérgio Rezende (MCT) já sinalizam o envolvimento da iniciativa pública e a predisposição em alinhar as estratégias para um trabalho positivo conjunto. Ao mesmo tempo, o evento promoveu a divulgação do Manifesto Empresarial pela Inovação que consolida a mobilização permanente da iniciativa privada e do governo para a importância da inovação e a discussão de medidas de estímulo à inovação.

Posteriormente ao evento novos encontros entre empresários e governo ocorreram com o objetivo de encaminhar ações concretas de estímulo à inovação e como forma de estabelecerem uma agenda comum e atuante, como o evento ocorrido no início do mês de outubro em SP. (1/10/2010 ? SP).

Participaram do evento, juntamente com o Presidente da CNI, Deputado Armando Monteiro, e autoridades, empresários como Adilson Primo (Siemens), Jorge Gerdau Johannpeter (Grupo Gerdau), Pedro Barreiros Passos (Natura), Wilson Ferreira Junior (CPFL Energia), Cledorvino Belini (FIAT), Michel Vale (3M), Luiz Fernando Furlan (Brazil Foods).

Foram muito aplaudidas as palestras proferidas por especialistas internacionais como Rowan Gibson, executivo que fez carreira em empresas como GE ? General Eletric e Procter & Gamble, o francês Jean Guinet, especialista em inovação da Organização para a Cooperação do Desenvolvimento Econômico, e a norte-americana Nancy Tennant , Vice-Presidente Corporativa de Competências e Liderança e Estratégia da Whirpool Corporation (Cônsul e Brastemp).

Outro tema bastante importante e atual ?Inovação para o Crescimento Sustentável? foi abordado de maneira clara e esclarecedora pelo professor da Oxford Leadership Academy, Brian Bacon. Aliás a preocupação com o meio ambiente e a sustentabilidade também se fez presente no evento com a demonstração dos novos produtos da 3M que promovem limpeza sem a utilização de água.

A Capacità Eventos desde o início de suas operações atende à Associação Qualidade RS ? Programa Gaúcho de Qualidade, Produtividade e Competitividade e há cerca de nove anos ao MBC - Movimento Brasil Competitivo. Desde muito cedo aprendemos em nossa empresa a necessidade de se adequar aos processos contínuos de gestão do conhecimento através dos programas de qualidade e competitividade. Esse aprendizado nós procuramos projetar também nos eventos nos quais organizamos através de pequenas ações como uso de papel reciclado (quando possível), reaproveitamento de material do evento no escritório (folhas brancas impressas) e também com a separação de lixo e ações do tipo carbon free para recuperar a camada de ozônio.