Detalhe do Case

A iniciativa do São Paulo Convention & Visitors Bureau em inscrever o 15º Congresso da ANAMT ? Associação Nacional de Medicina do Trabalho -2013, deu-se por ser um processo desafiador, contínuo, diferenciado e sucedido, onde exercitamos nossa capacidade de inovação, mostrando todas as competências técnicas e principalmente ressaltar as qualidades da cidade de São Paulo.
O processo de captação do Congresso iniciou-se em 2003, conforme histórico do banco de dados do SPCVB. Observamos que no ano de 2004 já estava definido que Goiânia ? GO sediaria o evento e que em 2007 estava programado para Vitória ? ES, coube a nós acatar a decisão da Entidade, aguardando a oportunidade em apresentar a cidade como candidata a sede de uma próxima edição.
Por se tratar de um evento que é realizado de três em três anos, sabíamos que a próxima edição na qual candidataríamos seria para 2010, para tanto em 2005 retomamos o trabalho de pesquisa, focando detalhamento e articulação junto a Associação Paulista de Medicina do Trabalho ? APMT. Como pré-requisito para a realização do evento, a entidade local é a responsável em pleitear a candidatura da cidade sede junto a ANAMT, sendo assim todo envolvimento e articulação eram focado nas ações da Regional.
Com a intenção de candidatar a cidade como sede para 2010, no ano de 2007 realizamos a primeira reunião com o presidente da APMT, apresentando todas as ações desenvolvidas pelo SPCVB.
Durante o evento em 2007 em Vitória ? ES, fizemos a primeira tentativa para a captação do evento, enviando material institucional da cidade , dossiê de candidatura impresso e eletrônico, com a finalidade em despertar o interesse pelos participantes.
Por circunstâncias estabelecidas pela entidade nacional e pelos presidentes entidades regionais, ficou definido que a sede do evento em 2010 seria em um Estado da Região Sul do Brasil, cabendo ao SPCVB, aguardar o momento adequado para concorrer em 2010 para o evento em 2013.
Em 21 julho de 2009 recebemos correspondência, do Dr. Flavio Suto, membro da APMT, solicitando informações referente à infra-estrutura da cidade, na qual estavam registrados os requisitos necessários para o processo de avaliação da cidades para a candidatura. Fomos informando que como concorrentes tínhamos os estados do Rio de Janeiro e Minas Gerais. Cabendo a nós a analisar e executar todas as exigências e dar continuidade a tão relevante processo que garantiu que cidade de São Paulo sediará tão importante evento em 2013.

Ficha Técnica:
O tema do evento ainda está em discussão com a Comissão Técnica Científica do Evento.A expectativa é receber mais de 4000 participantes, sendo 60% da região sede do evento e 40% vindos de diversas regiões do Brasil.

Ainda não definido pela Comissão Organizadora do 15º Congresso da ANAMT. Os espaços de contemplam as necessidades são: Expo Center Norte e Novotel Center Norte, Anhembi Parque e Holiday Inn Parque Anhembi e Transamerica Expo Center e Hotel Transamérica São Paulo.
A intenção da entidade é realizar o congresso no período de 01 a 05 de maio de 2013, sendo que nos dois dias que antecedem o evento serão de cursos e pré-congresso.

Periodicidade: O evento sempre acontece de três em três anos ? Trianual.
Abrangência Nacional: O Congresso da ANAMT está na sua 15º Edição, representa o maior evento da especialidade, sendo realizadas suas últimas edições em:

2010 - Gramado ? RS
2007 - Vitória ? ES
2004 - Goiânia ? GO
2001-Belo Horizonte ? MG
1998- Fortaleza ?CE
1995- Curitiba ?PR
1993- Salvador ?BA

Atividades paralelas: O evento inicia-se com dois dias de pré-cursos, espaço de expositor, exposição de painéis de trabalhos científicos e ainda a exibição de sessões de cinema com temas voltado a área de atuação no decorrer do evento.

Entidades promotoras: ANAMT- Associação Nacional de Medicina do Trabalho
Co-promotoras: Associação Paulista de Medicina do Trabalho - APMT.
Apoiadoras: Secretaria de Estado de Saúde, Prefeitura Municipal de São Paulo
São Paulo Turismo ? SPTURIS e São Paulo Convention & Visitors Bureau.
Patrocinadores: Evento a ser realizado em 2013, ainda em fase de elaboração do projeto.

Conteúdo: O São Paulo Convention & Visitors Bureau pesquisa em diversos bancos de dados, eventos nacionais e internacionais relacionados a diversas áreas, com potencial para acontecer em São Paulo, obtendo informações de todos os eventos que são realizados em outros destinos, dentro da análise de interesse das entidades regionais e nacionais.

A escolha para essa candidatura ocorreu por diversos motivos, no entanto destacamos alguns como, o evento nunca ter sido realizado na cidade de São Paulo desde a criação da Entidade Nacional, este processo de captação proporcionou o exercício de inovação por parte do SPCVB e principalmente por atrair um grande número de participantes vindos de outros estados, contribuindo para o aumento de visitantes em nossa cidade.

Para a captação do 15º Congresso da ANAMT? Associação Nacional de Medicina do Trabalho, primeiramente realizamos uma pesquisa extremamente detalhada focando nas potencialidades da realização do evento, onde são levantados todos os contatos das entidades, periodicidade, detalhamento que nos subsidiassem com informações relevantes para assim iniciarmos o processo.

Após esta análise, enviamos carta de candidatura para a APMT solicitando reunião com o Dr. Aizenaque Grimaldo de Carvalho, presidente da entidade.
No dia 11 de abril de 2007 foi realizada na sede da Entidade, a primeira reunião de apresentação das atividades do Departamento de Captação de Eventos Nacional.

O foco era aproximar a entidade do SPCVB, bem como levantar todos os requisitos necessários para pleitearmos o evento para ser realizado em 2010. Na oportunidade fomos informados que seria importante São Paulo apresentar candidatura para a realização do evento, e que já havia um movimento da regional do Rio Grande do Sul em sediar a próxima edição.
Durante evento promovido pelo SPCVB e o WTC Hotel, em 16 de agosto de 2007 com Entidade Médicas, oficializamos junto ao Dr. Carlos Campos, presidente da ANAMT, a candidatura de São Paulo como sede do evento, ocasião em que entregamos a carta de intenção.

Durante a 13º edição do evento em Vitória-ES, lançamos a candidatura de São Paulo, elaboramos Dossiê de Candidatura impresso e eletrônico, cartões postais, banner e material institucional da nossa cidade. Por definição da entidade nacional e presidentes das regionais brasileiras presentes durante o evento, decidiram que uma cidade do Rio Grande Sul sediaria o evento em 2010. Como justificativa nos comunicaram que seriam duas edições do evento na região do sudeste do Brasil. Coube a nós acatarmos a decisão da entidade e reativar o contato para prospectar o evento para 2013.

Dando prosseguimento a prospecção, mantivermos contato com a APMT em 2008 apoiando institucionalmente o evento da Associação Paulista de Medicina do Trabalho. O apoio institucional do SPCVB consiste em divulgar o evento em nosso calendário, disponibilizar material para os palestrantes e congressistas, oferecer o banco de dados de associados.

Através de correspondência datada em 21 de julho de 2009, via email assinada pelo Dr. Flávio Tsuyoshi Sauto, endereçada a Elenice Zaparoli, Gerente de Eventos Nacional, fomos comunicados da aceitação do pedido de candidatura da cidade São Paulo, no entanto, para apresentarmos nossa candidatura, era necessário por parte da APMT obter informações sobre as condições técnicas e de infra-estrutura para realizarem evento em nossa cidade.

Sendo assim, mediante envio de briefing, encaminhamos ?Oportunidade de Negócios 042-09?, aos Centros de Convenções e Exposições Associados ao SPCVB, para que fossem analisados os seguintes quesitos: interesse em participar do processo de captação, disponibilidade de data e capacidade.

No dia 27 de julho de 2009 foi realizada reunião na sede da Associação Paulista de Medicina, com membros da Diretoria da APMT para apresentação do São Paulo Convention & Visitors Bureau e das atividades do departamento de Captação Nacional e Centros de Convenções e Exposições associados, com capacidade para sediar o 15º Congresso da ANAMT em 2013, conforme briefing encaminhado pela entidade. Estiveram presentes Dr. Clóvis Paroni (Diretor de Marketing), Dr. Flávio Tsuyoshi Suto (Conselheiro Fiscal ? Suplente), Dra. Vera Lúcia Zaher (Diretora Científica), Dr. Aizenaque Grimaldi de Carvalho (Presidente) e Dr. José Carlos Dias Carneiro (Diretor Financeiro), Representantes do Expo Center Norte, Sheraton São Paulo WTC Hotel, Anhembi Parque e Transamérica Expo Center, Elenice Zaparoli, Danielle Santana e Amanda Papa (SPCVB).

Como forma de aproximar a Entidade e nossos associados, com transparência, cada Centro de Convenções e Exposições fez uma exposição individualmente, com duração de 15 minutos para a Diretoria da Entidade Regional, assim garantimos que todos se conhecessem e tivessem a mesma oportunidade.
Ainda, como forma de monitoramento junto aos associados do SPCVB e aos membros da APMT, enviamos via email cartão de agradecimento com todos os contatos da Entidade e dos Associados, assegurando desta forma um padrão diferenciado durante o processo.

Durante os meses que se seguiram monitoramos junto ao Dr. Aizenaque ? Presidente da APMT, informações para darmos acompanhamento ao processo.
No dia 25 de novembro de 2009, recebemos ofício da APMT solicitando apoio da São Paulo Turismo - SPTURIS e do SPCVB, informando que no dia 10 de dezembro de 2009, teríamos que apresentar um Dossiê de Candidatura como primeira etapa da disputa. Nesta carta constava todos os itens e considerações exigidos para a elaboração do referido material.

Em 02 de dezembro de 2009 nos reunimos no Mercure Hotel São Paulo Paulista, com o presidente da APMT, para definirmos as estratégias de captação do 15º Congresso da ANAMT, uma vez que no dia 10 de dezembro de 2009, apresentaríamos a primeira etapa do processo de captação.
Na oportunidade o Dr. Aizenaque, mencionou as dificuldades que teríamos como a quebra de paradigma em realizar o evento em São Paulo, uma vez que sempre aconteceu em cidades com forte apelo Turístico e por São Paulo nunca ter sido sede do evento.

Enfatizamos que o evento acontecendo na cidade de São Paulo os benefícios seriam surpreendentes, seguramente proporcionando o aumento de filiados para a Entidade Nacional e Regional, crescimento do evento como um todo, por São Paulo concentrar o maior número de médicos com a especialidade em Medicina do Trabalho, o crescimento da área de exposição, devido a grande concentração de empresas do segmento ( investimento financeiro X patrocinadores) alem de proporcionar aos visitantes o Turismo voltado a Experiência, com acesso a Gastronomia, Cultura e Entretenimento, incluindo programas diferenciados do DescontoSP.

Criado em 2006, o Programa Bem Receber reúne uma série de ações para cativar participantes de eventos, visitantes de negócios e lazer por meio de ações de boa receptividade.

Tem como objetivo principal oferecer benefícios em bares, restaurantes, museus, hotéis e opções de entretenimento aos visitantes de feiras e congressos na cidade de São Paulo.

A missão é fidelizar e manter informado quem vem à metrópole, além de tornar a cidade referência mundial quando o assunto é bom atendimento, site www.descontosp.com.br

Em parceria com a APMT, convidamos o Dr. Carlos Campos ? Presidente da ANAMT, para uma reunião no dia 11 de dezembro de 2009. Na oportunidade, ratificamos a candidatura da cidade de São Paulo como sede da 15º Edição do evento para 2013 com a entrega de carta de candidatura, material institucional de São Paulo e de todos os Centros de Convenções e Exposições, bem como fizemos uma explanação sobre os diferenciais das ações do SPCVB para a realização do evento, tanto no pré, durante e pós evento, garantindo a Entidade um apoio permanente.

Fomos informados que havia o interesse de mais duas regionais em sediar o evento e que a escolha do próximo destino seria no período de 15 a 21 de maio de 2010 em Gramado-RS. Nossa confiança e alinhamento das atividades junto à entidade regional estavam tão consolidados que o próprio presidente da ANAMT, mostrou-se satisfeito em observar a unidade, devido ao fato de estarmos unidos com um propósito maior: Concretizar a captação do evento para 2013.

Para o processo de captação do 15º Congresso da ANAMT, foram realizadas diversas reuniões de planejamento para traçar as estratégias que seriam utilizadas para o processo como um todo, assegurando a APMT, suporte técnico, operacional e uma base de informações completa que garantisse que a cidade de São Paulo detém as melhores condições de infra-estrutura para realização de um congresso de grande porte com sucesso garantido.
O conceito para elaboração do dossiê da candidatura foi em apresentar às especificações técnicas da cidade, enfatizando a importância da nossa infra-estrutura local, bem como ofertas de Centros de Convenções e Exposições para a realização do evento, meios de hospedagens, facilidade de acesso transporte aéreo, rodoviário e terrestre, sem contar nas opções de lazer, gastronomia e cultural.
Determinados a captar tão representativo evento para a cidade, contemplamos todos os pré-requisitos exigidos pela entidade promotora, obtendo cartas de apoio junto a órgãos públicos das esferas municipal e estadual.
Ressaltamos que em 2009 foi lançado o Projeto Destino, iniciativa do SPCVB Bureau junto com seus associados, com a finalidade de destacar o que há de melhor nas regiões mais movimentadas da capital, representando a necessidade de segmentar a cidade em seis Destinos diferentes: Destino Berrini, Destino Paulista & Jardins, Destino Centro, Anhembi & Center Norte, Destino Faria Lima & Itaim, Destino Ibirapuera & Moema e também destinos parceiros.
Por solicitação da APMT, conforme email datado em 07 de maio de 10, fomos informados que para a elaboração do Dossiê de Candidatura Impresso e Eletrônico, deveria constar como opção para o 15º Congresso da ANAMT o Expo Center Norte, na oportunidade a entidade solicitou vídeos, brindes, cartazes para a apresentação.
Sendo assim, elaboramos o Dossiê de Candidatura priorizando o Destino Centro, Anhembi & Center Norte, especificamente focado o Expo Center Norte, os 18 hotéis da região com seus 3.977 apartamentos, espaços para eventos e casas de espetáculos, bares e restaurantes. Além de oferecer roteiros como o São Paulo Verde, Glamour, Romance, Arte, Todas as Faces, Todas das Religiões, dos Paulistanos, Bem-Estar e Família, apresentando toda a riqueza da nossa cidade.
Ressaltamos que em todo o processo de captação e de elaboração de Dossiês, a listagem dos associados é inserida.
Foram impressos 08 dossiês, para serem utilizados pelo presidente eleito da APMT, Dr. Gilberto Archêro, durante a realização do 14º Congresso da ANAMT, Gramado-RS. Sendo entregue oficialmente ao Dr. Carlos Campos, presidente eleito da ANAMT, no primeiro dia do evento.
Como estratégia de promoção do destino, montamos um estande com material da cidade de São Paulo, banner específico para a captação do evento, banner com a oferta hoteleira, disponibilizamos mapas da cidade, mapas das sensações, adesivos São Paulo é Tudo de Bom, vídeo para: o estande, área de convivência e Assembléia Geral.
Na defesa de candidatura, que aconteceu durante a Assembléia da ANAMT, em 19 de maio de 10, no Expo Gramado, disponibilizamos material para os presidentes das 27 Federadas, contendo resumo do Dossiê, mapas, canetas, pins, adesivo, blocos de anotações, cartão de boas vindas, marcadores de páginas e tags de bagagens. O Expo Center Norte encaminhou material envelopado para todos os presidentes das regionais.
A defesa de São Paulo foi feita pelo presidente da APMT, discorrendo sobre os benefícios que a realização do evento em São Paulo traria para a especialidade e seus profissionais, residentes e estudantes. Ressaltou o crescimento do número de inscritos no evento, considerando a quantidade de instituições e ensino e pesquisas existentes no Estado, bem como a sua intenção em ampliar as áreas de atuação dos participantes e mostrar ao poder público a importância de um evento do segmento para a área de saúde no Estado de São Paulo.
Posteriormente foi feita a apresentação e defesa do destino, considerando questões como, facilidades de acesso, diversidade hoteleira, infra-estrutura flexível, gastronomia, comércio variado, o rico cenário cultural e de lazer. Finalizando com o vídeo institucional da Candidatura da cidade, quando da postulação para a Copa de 2014.
Por aclamação, foi definido que a cidade de São Paulo continha todos os pré-requisitos exigidos para realizar o evento em 2013, garantindo assim que o 15º Congresso da ANAMT, seja realizado com sucesso, ressaltando que o fator que contribuiu para a nossa conquista foi: a articulação com a entidade local, planejamento e projetos bem elaborados. e principalmente foco e força de vontade em superar os desafios.
Em 07 de junho de 2010, recebemos email da empresa organizadora oficial da ANAMT, Win Central de Eventos, responsável pelo evento de 2013, solicitando apoio para realizarmos visita de inspeção no Expo Center Norte, junto com o presidente da APMT.
A visita ocorreu em 08 de junho de 2010. Estiveram presentes Juliana Takone (Novotel), Dr. Gilberto Archêro (Presidente da APMT), Maria Clelia (Expo), Nehemias Ramos (Win), Elenice Zaparoli (SPCVB) e Elisabete Farah (Novotel). Na oportunidade foram apresentadas as dependências do Expo e do Novotel Center Norte.
Dando continuidade ao apoio do evento captado, a Win solicitou uma nova visita de inspeção, juntamente com o Dr. Carlos Campos presidente ANAMT e o Dr. Gilberto Archêro presidente da APMT. Na ocasião fomos informados da intenção para que programássemos: Transamerica Expo Center e o Hotel Transamerica São Paulo, Expo e Novotel Center Norte e Anhembi e Holiday Inn Parque Anhembi.
A visita foi realizada em 06/11/2010, estavam presentes Dr. Carlos Campos - (Presidente ANAMT), Dr. Gilberto Archero (Presidente APMT), Dra. Regina Oliveira (ANAMT SP), Dr. Luiz Morrone ? (ANAMT SP), Nehemias e Mailson (Win Central de Eventos) e Anna Paula (SPCVB).
Iniciamos pelo Transamerica Expo Center, representado pela Adele Bartolucci e o Fabiano Bovorec, no Hotel Transamerica São Paulo, a Beatriz Labella , acompanhou a visita nas dependências do hotel.
Seqüencialmente fomos para o Expo Center Norte, recepcionado pelo Cristiano Cardoso, mostrando a infra-estrutura e a ampliação da área de eventos. A convite do Novotel Center Norte foi oferecido um almoço.
Finalizamos a visita no Anhembi acompanhado pelo André Martellota e no Holiday Inn pela Camila Tavore, onde fizemos site inspection das novas áreas do Anhembi e do hotel.
A Win, ficou de enviar briefing para todos os envolvidos na visita de inspeção, pedindo orçamento para posterior avaliação técnica. Não foi definido o local para a realização do evento.
Como ação de promoção, apoiaremos a ANAMT na divulgação dos eventos que se antecederem a edição do evento.

O retorno referente à captação do 15º Congresso da ANAMT para a Associação Nacional de Medicina do Trabalho é claro no que diz respeito à promoção da entidade em âmbito nacional. Trazer toda a qualidade científica da ANAMT para a cidade de São Paulo agrega grande valor institucional para a APMT ? Associação Paulista de Medicina do Trabalho.
Cursos serão promovidos pelos especialistas presentes, visando a ampliação do conhecimento científico nacional para os participantes do evento.
Financeiramente, é esperado um aumento significativo na quantidade de participantes para o já renomado evento, que é o maior da área no País. Assim, os lucros do evento como um todo devem ser maiores, sendo positivos para todas as entidades envolvidas, bem como resultados para seus patrocinadores.
Quanto ao retorno esperado para a cidade de São Paulo, estima-se que para um evento de 4000 pessoas com 5 dias de duração (1 a 05 de maio de 2013), seja gerado 40% de pernoites em hotéis na cidade, o equivalente a 8000 pernoites (4000 X 5 dias X 40%).
Segundo a última pesquisa da EMBRATUR e da Faculdade Getúlio Vargas de 2009, o gasto médio diário de um turista de eventos no Brasil é de US$ 314,70, levando em conta hospedagem, alimentos e bebidas, compras e presentes, transporte, cultura e lazer.
Considerando-se que esses 8.000 pernoites gerarão 5% de Imposto Sobre Serviços para a Prefeitura da cidade, estima-se um retorno significativo para a cidade.
Estatísticas oficiais comprovam que eventos realizados em São Paulo movimentam uma rede de serviços de toda a cidade, e colaboram para a geração de 120000 empregos temporários (de um total de 160000 em todo o país). Os eventos movimentam 52 setores da economia, como segurança, limpeza, alimentação, telemarketing, entre outros, antes, durante e depois dos eventos, e dentro e fora dos locais de realização.

Programa de Qualidade
Quanto aos programas aplicados pelo São Paulo Convention & Visitors Bureau podemos afirmar que em sua missão de aumentar o fluxo de visitantes à cidade através da Captação, Geração e Promoção de eventos, impulsiona diretamente a criação de mais empregos, a melhoria na qualidade de vida de seus habitantes e dentre seus valores principais enfatiza a Sustentabilidade ambiental e social.
Os eventos e feiras de negócios realizados em São Paulo movimentam toda a rede de serviços da cidade - hotelaria, transporte, restaurantes, lojas, estabelecimentos de entretenimento - e colaboram para a geração de 120 mil empregos temporários em São Paulo (são 160 mil no país), movimentando 52 setores da economia como segurança, limpeza, alimentação, telemarketing, etc., antes, durante e depois do evento, dentro e fora dos locais de realização.
A preocupação do São Paulo Convention & Visitors Bureau com a sustentabilidade reflete-se também na utilização de papel certificado em todo o seu material impresso, seja promocional ou de escritório, bem como com políticas de incentivo interno para redução de consumo de materiais não recicláveis.
Em contato com a empresa organizadora de eventos a Win Eventos fomos informados que o 15º Congresso Brasileiro da ANAMT irá trabalhar com materiais recicláveis, tanto de papelaria do evento quanto de material do participante.