Detalhe do Case

A ViaLandauto atua no mercado de Assistência em Transporte, Locação de Veículos, Serviço Receptivo e Fretamento de Aeronaves. São diferenciais da empresa: logística com coordenação integral, assistência 24 horas, consultores bilíngues especializados, motoristas executivos e bilíngues, entrega e retirada gratuita para locação, seguro total, operações internacionais, dentre outros.
Com dois endereços na capital paulista e mais três no Brasil,prestamos serviço de receptivo no período de 23 a 26/01/2008 para a Kraft Foods, através da Renase Eventos, para a realização da Convenção de Páscoa da empresa.
Durante quatro dias, oferecemos todo o suporte logístico e operacional para transportar os mais de 1700 participantes do evento, originários de diferentes cidades e regiões do país.
Pela complexidade e multiplicidade de pontos de origem dos convidados, foram determinadas localidades estratégicas para servirem como ponto de partida dos veículos que fizeram o transporte de todos até o local do evento. Além dos movimentados aeroportos de Congonhas e Cumbica, outros dois pontos de encontro foram estipulados na cidade de São Paulo e mais outros 12 pontos em cidades da região metropolitana e interior de São Paulo e Minas Gerais. O capilarização dos pontos de partida demandou a utilização de veículos de diferentes portes e capacidades ? entre carros, vans, microônibus e ônibus, sem contar com a numerosa equipe de profissionais especialmente direcionada para prestar o atendimento de qualidade, marca registrada de nossa empresa.
Conceito: reunir toda a força de vendas da empresa para mostrar as inovações nos produtos e outros novos do catálogo de Páscoa, incluindo: ovos de chocolate, bombons, biscoitos, colombas, entre outros.
Projeto: levantar as necessidades de transporte terrestre dos participantes a partir dos 16 pontos de encontro determinados, distribuídos entre os estados de São Paulo e Minas Gerais e executar o serviço dentro do prazo determinado, administrar os imprevistos ? como excesso de tráfego em algumas estradas e rodovias, oferecer o conforto necessário para minimizar o cansaço físico dos participantes e garantir a segurança e integridade de todas as pessoas transportadas durante os trajetos de ida e volta.
A Renase é cliente da ViaLandauto desde 2004 e realiza conosco a ?Páscoa Lacta? desde 2005. A relação comercial entre as empresas é contínua e cresce a cada dia. Hoje, podemos dizer que temos na Renase uma de nossas principais clientes.

A partir do briefing do cliente, recebido com 30 dias de antecedência à data do primeiro serviço a ser prestado, convocamos nosso time de logística para elencar, avaliar, selecionar e, se necessário, qualificar os possíveis pontos de encontro para a centralização dos cerca de 1700 participantes, bem como identificar os talentos humanos, integrantes de nosso quadro de funcionários e cadastrados em nosso banco de dados, que realizariam o serviço contratado respeitando os valores de nossa empresa e as expectativas do cliente.
Num trabalho que demanda não só conhecimento técnico, mas também os aspectos legais e de segurança que envolvem o transporte de passageiros ? como por exemplo as autorizações e determinação de rotas envolvendo estradas e rodovias em boas condições de rodagem, foram selecionados:
- 50 profissionais para exercerem a função de coordenadores de tranporte, responsáveis pela recepção dos participantes nos aeroportos e demais pontos de encontro, pelo embarque e desembarque dos passageiros, acompanhamento dos veículos, monitoramento durante o trajeto e pelo relato diário das alterações realizadas frente ao plano estabelecido;
- uma frota de 79 veículos, entre carros, vans, microônibus e ônibus, para a realização do serviço;
- 10 trajetos diferentes para circulação da malha rodoviária, incluindo escalas para embarques;
- equipamentos de apoio e de comunicação integrada para oferecer suporte à equipe e ao cliente;
- sistema de informação e atualização das planilhas de embarque e desembarque nos aeroportos de Congonhas e Cumbica (Guarulhos/SP) para sincronização dos status dos vôos com horários de partida e chegada dos traslados, antecipando possíveis necessidades de substituição do tipo de veículo determinado ou ampliação/redução/redirecionamento da frota selecionada.

Devidamente identificados e uniformizados, nossos líderes de equipe, já no dia 20 de janeiro, 48 horas antes do primeiro dia de serviço pleno, se dividiram entre os pontos de encontro pré-determinados, com exceção dos pontos localizados na região metropolitana da cidade de São Paulo, a saber:
 Poços de Caldas (MG)
 Araraquara
 Bauru
 Mogi das Cruzes
 Piracicaba
 Ribeirão Preto
 São José dos Campos
Tal estratégia contemplou a inspeção prévia do ponto anteriormente selecionado, treinamento e orientacões finais para a equipe local contratada, verificação e personalização da frota determinada e levantamento de qualquer necessidade de última hora do cliente situado na localidade.
Os outros pontos de encontro foram tomados pela equipe da ViaLandauto com antecedência de duas horas, devido à proximidade dos mesmos com a sede e demais unidades da empresa ? destacadas entre parênteses, e conforme as especificações da malha aérea utilizada pelos participantes, a saber:
 Aeroporto de Congonhas
 Aeroporto de Guarulhos
 Hotel Ibis Guarulhos
 Jundiaí ? (Unidade VL Campinas)
 Rua Vergueiro
 Santo André
 São Bernardo do Campo
 Campinas ? (Unidade VL Campinas)
 Osasco ? (Unidade VL Alphaville)

Em todos os receptivos realizados durante no dia 23 de janeiro, dia de maior concentração de serviços da empresa devido à chegada dos participantes, foram oferecidos como diferencial aos passageiros:
 Serviço de bordo: água mineral à vontade;
 Entretenimento a bordo: por meio de equipamentos de áudio e vídeo foram transmitidos trilhas sonoras pré-selecionadas, agradáveis para a viagem, bem como filmes em DVD para os percursos rodoviários mais distantes.

Apesar de o evento ter sido realizado no Bourbon Atibaia Spa Resort, os participantes tiveram que ser dividos entre três hotéis localizados na cidade, o que demandou maior atenção e estratégia logística no atendimento. Além do Bourbon, foram utilizados para hospedagem dos convidados os seguintes hotéis:
 Atibaia Residence Hotel: localizado a 4,3 km do local do evento;
 Village Eldorado Eco Resort: localizado a 4,1 km do local do evento.

Para facilitar a identificação dos passageiros conforme o hotel em que ficariam hospedados, foi utilizado sistema de identificação por cores da equipe coordenadora ? através de camisetas personalizadas ?, dos veículos ? por meio de placas dispostas no pára-brisa de cada um e das bagagens, através de lacres de segurança.
Também como forma de minimizar atrasos e alterações inadequadas nos planos de chegada e saída da frota contratada e, principalmente, dos participantes, evitando quaisquer impactos na agenda do evento, foram instalados pontos de atendimento da ViaLandauto em cada um dos hotéis onde eram disponibilizados a agenda do evento, os horários de saída dos transfers para o local do evento e a lista de passageiros por veículo e dia de chegada ou saída (check in e check out nos hotéis).

O dia-a-dia do evento trouxe muita dinâmica para a logística do serviço receptivo, já que as atividades programadas aconteciam nos períodos da manhã, tarde e noite, reservando intervalos curtos para descanso, higiene pessoal (banho) e caracterizações (para os eventos temáticos) dos convidados. Sem o apoio efetivo do transporte dos passageiros que estavam hospedados nos outros dois hotéis já mencionados, poderia haver prejuízo emocional dos mesmos em comparação àqueles que estavam hospedados no hotel-sede do evento.

A logística dos serviços prestados foi integral e redistribuida a cada dia, a saber:

23/01/08 ? Quarta-feira:
Foram utlizados para traslado de chegada (in): cinco carros, 19 vans, nove microônibus e 20 ônibus
Também foram utilizadas nove vans e 17 ônibus, que ficaram à disposição dos organizadores do evento para os traslados entre hotéis e serviços de emergência;

24/01 ? Quinta-feira e 25/01 ? Sexta-feira
Foram utilizadas nove vans e 17 ônibus, que ficaram à disposição dos organizadores do evento para os traslados entre hotéis e serviços de emergência;

26/01 ? Sábado
Além das nove vans e 17 ônibus, que ficaram à disposição dos organizadores do evento para os traslados entre hotéis e serviços de emergência, foram utilizados para os traslados de saída (out) mais: cinco vans, 10 microônibus e 26 ônibus.

O serviço de receptivo transcorreu dentro do planejado e se encerrou somente depois do último partipante ter embarcado para sua cidade de residência. Como praxe dos serviços oferecidos pela ViaLandauto em aeroportos, os coordenadores e veículos somente são liberados após a confirmação de embarque de todos os convidados. Tal procedimento é adotado como prevenção a possíveis necessidades de deslocamento ? individual ou do grupo ? para outro aeroporto ou hotel devido a atrasos, cancelamentos ou redirecionamento dos vôos.

É difícil inovar tecnologicamente nos serviços de receptivo já que dependemos diretamente das montadoras de veículos aperfeiçoarem seus modelos de automóveis e utilitários.
A ViaLandauto, para o serviço de receptivo de eventos, trabalha com veículos de pequeno, médio e grande portes com até cinco anos de utilização, contados a partir da data de fabricação dos mesmos. Isto garante, não só a qualidade da frota utilizada, como também as inovações do mercado automobilístico e de utilitários, sejam estéticas ou de itens de segurança.
Neste case pudemos identificar alguns desafios relevantes, como segue:
1. Multiplicidade de pontos de encontro (locais de embarque e desembarque);
2. Seleção, contratação e treinamento dos coordenadores do serviço que não faziam parte do nosso quadro fixo de colaboradores;
3. Divisão dos participantes entre outros dois hotéis, além do hotel onde foi realizado o evento;
4. Quantidade de traslados em cada dia de evento entre os hotéis de acordo com a agenda programada, evitando atrasos e impactos na execução das atividades.

Os desafios fazem o ser humano pensar criativamente, propondo soluções inovadoras e de alto impacto na produtividade. Por isso aceitamos prestar serviços complexos como o do case apresentado: é mais uma maneira de nos atualizarmos e transformarmos, incentivando nossa equipe a pensar e agir estrategicamente e superando as expectativas do cliente.
As soluções para as dificuldades iniciais se apresentaram da seguinte maneira:
1. Busca em nosso banco de dados para localização de mão-de-obra qualificada e parceiros fornecedores de veículos em cada uma das regiões determinadas como ponto de embarque, minimizando a necessidade de deslocamentos a partir das unidades da ViaLandauto. Além de garantir que o veículo e equipe estivessem no local, dia e hora marcados, conseguimos manter uma boa relação custoXbenefício para nosso cliente.
2. Todos sabem que trabalhar com profissionais autônomos, ou free lancers como são conhecidos, pode impactar na qualidade dos serviços prestados e nos valores da empresa, itens pelos quais a ViaLandauto é reconhecida e contratada. A solução para garantir que todos os envolvidos tivessem 100% de comprometimento para a boa realização do serviço foi o investimento em treinamento prévio dos temporários, intensificação na comunicação entre líderes e equipe e deslocamento antecipado para os pontos mais distantes da capital paulista para antever quaisquer necessidades emergenciais.
3. A identificação dos participantes e das bagagens através de cores, evitou equívocos logísticos e facilitou a orientação dos passageiros e da equipe ViaLandauto quanto ao destino e transportes reservados.
No primeiro dia de evento (23/01), antes do embarque no veículo, passageiros e bagagens eram devidamente identificados. As orientações gerais e as razões da necessidade de adoção deste procedimento também foram passadas aos convidados.
4. Apesar da distância relativamente pequena entre os hotéis (aproximadamente 4km), o hotel-sede localizava-se numa das rodovias mais movimentadas do estado de São Paulo e com índices de ocorrências significativos, a rodovia Fernão Dias, que liga São Paulo a Belo Horizonte. Qualquer acidente ou interrupção da pista da rodovia, por se tratar da única alternativa de chegada ao local do evento, poderia causar transtornos aos passageiros e impactar na agenda do evento. Medidas preventivas foram tomadas por nossa equipe como:
a. Monitoramento da rodovia através do DER (Departamento de Estradas de Rodagem) dos estados de São Paulo e Minas Gerais;
b. Identificação prévia de rotas alternativas através das vias principais da cidade de Atibaia (ex. Av. Lucas Nogueira Gacês) e rodovias adjacentes (ex. Rodovia D. Pedro I);
c. Veículos com capacidades diversas para adequação do tempo X distância X número de passageiros, resultando na otimização do tempo de traslado.

Vale ressaltar que todo plano estratégico só dá resultado se amplamente comunicado e tendo envolvido em sua elaboração e execução todos os responsáveis pelo seu sucesso. Sendo assim, podemos relatar que a comunicação entre os clientes (empresa e organizadora do evento), a ViaLandauto e seus fornecedores foi plena e garantiu os resultados positivos do serviço. Muito mais que os recursos tecnológicos utilizados ? e-mail, mensagem instantânea, SMS, MMS, telefonia móvel e rádios comunicadores ? procuramos investir em nossos recursos humanos para garantir o sucesso deste serviço.

Com todo o investimento realizado em tempo, estratégias, coleta de informações, pessoas, seleção de frota e, principalmente, em ouvir e entender as necessidades do cliente, o maior retorno que pudemos mensurar entre o término do serviço (26 de janeiro de 2008) e a data de inscrição deste case é a quantidade de novas propostas que nosso cliente principal, a Renase Eventos e Turismo, nos solicitou desde então:
Somam-se mais de 10 novos orçamentos emitidos para a empresa, com 100% de reversão das propostas em contratos.
Além disso, podemos destacar o crescimento da empresa no período de 01/07/07 a 30/06/2008 em relação ao período de 01/07/06 a 30/06/2007 na ordem de 30%, com mais de R$ 7 milhões em novos negócios. Esses números são resultados diretos do investimento que a ViaLandauto faz para vencer cada um dos desafios propostos, como foi o caso da convenção ?Páscoa Lacta 2008 ? Kraft Foods?. Eventos como este fazem nossa empresa se reinventar a cada dia em busca de soluções e melhores alternativas para o serviço receptivo de nossos clientes.