Detalhe do Case

Preocupada com a logística e a complexidade do serviço de receptivo para o evento de seu cliente, a DES Marketing Services contratou a ViaLandauto, empresa que atua no mercado de Assistência em Transporte, Locação de Veículos, Serviço Receptivo e Fretamento de Aeronaves, para realizar o serviço. Alguns dos diferenciais que a ViaLandauto oferece ? logística com coordenação integral, assistência 24 horas, consultores bilíngues especializados, motoristas executivos e bilíngües ? foram fundamentais na escolha do prestador dos serviços.
Com dois endereços na capital paulista e mais três unidades no Brasil, nossa empresa prestou serviço de receptivo em transporte de passageiros, no período de 19 a 21 de outubro de 2007 para a Toyota, através da DES MKT, durante o Grande Prêmio de Fórmula 1, realizado em São Paulo.
Durante três dias, a ViaLandauto ofereceu todo o suporte logístico e operacional para transportar os mais de 4465 convidados distribuídos entre os 21 pontos de embarque, localizados na cidade, região metropolitana e interior de São Paulo, e o Autódromo de Interlagos. Tanto para os dias de treino, como, e principalmente, para o dia do GP. O volume de passageiros variou dia a dia, como também a quantidade e tipo de veículos, pois o maior interesse dos próprios convidados, naturalmente, estava em assistir ao GP, que aconteceu no domingo, último dia de evento.
Conceito: proporcionar aos convidados ? entre crianças, colaboradores, concessionários, equipe de vendas, imprensa e clientes ? a oportunidade de vivenciar o fascinante mundo da Fórmula 1 durante a realização de um GP.
Projeto, desenvolvimento e descritivo: levantar as necessidades de transporte terrestre dos convidados a partir dos 21 pontos de embarque, distribuídos na cidade e região metropolitana de São Paulo e executar o serviço dentro do prazo determinado, administrar os imprevistos ? como o trânsito da cidade, distância do local do evento, excesso de veículos e dificuldade de estacionamento nas imediações do autódromo ?, oferecer o conforto adequado e garantir a segurança e integridade de todas as pessoas transportadas durante os trajetos de ida e volta, durante os três dias de evento.
Origem e evolução até o presente: a DES Marketing Services é cliente da ViaLandauto há pouco mais de um ano e com esse case, conquistou a confiança do cliente permanentemente. Prova disso é a confirmação para o ano de 2008 da realização desse mesmo projeto para a Toyota.

Ficha Técnica do Evento:
Título: GP de Fórmula 1 2007 - Toyota
Tema: Esportivo
Número de participantes: 4465
Local: Autódromo de Interlagos ? São Paulo, SP
Data: 19 a 21 de outubro de 2007
Periodicidade: Anual
Abrangência: Local, apesar dos convidados serem de diversas partes do Brasil e do mundo
Organizadora: DES Marketing Services

O Grande Prêmio de Fórmula 1, onde quer que aconteça, por si só, é um evento imperdível. Máquinas supervelozes, pilotos talentosos e outros nem tanto, ações promocionais e de marketing que demandam altos investimentos financeiros, fãs do esporte e das celebridades, compõem o cenário escolhido pela Toyota para realizar uma ação de relacionamento com seus clientes internos e externos. Dentro do contexto das altas expectativas e cifras investidas, qualquer erro, por menor que seja, pode frustrar permanentemente um potencial ou fiel cliente, o que para o patrocinador do evento pode significar prejuízo.
Com a expertise de mercado necessária, dedicação e disponibilidade, a ViaLandauto abraçou mais esse desafio, dentre tantos outros transpostos diariamente. Acionada a equipe de coordenação logística, foram selecionados, de acordo com o briefing passado pelo cliente, um time de profissionais capaz de planejar e executar o serviço com precisão e de acordo com as expectativas depositadas na nossa empresa.

A programação estabelecida abrangeu os seguintes pontos de embarque e desembarque em São Paulo, capital:
 Blue Tree Towers Paulista
 Caesar Business Paulista
 Caesar Business São Paulo Airport
 CENU ? Centro Empresarial Nações Unidas
 Estanplaza Funchal
 Estanplaza Nações Unidas
 Gran EstanPlaza
 Hilton São Paulo Morumbi
 Hipermercado Extra Morumbi
 Hotel Fasano
 Hotel Tryp Berrini
 Intercontinental São Paulo
 Jockey Clube de São Paulo
 Marriot Executive Apartments
 Mercearia do Jockey
 Paulista Wall Street Suites
 Radisson São Paulo Faria Lima
 Renaissance São Paulo Hotel

Também foram estabelecidos pontos de embarque na região do ABC e interior de São Paulo:
 Fundação Criança de São Bernardo do Campo
 Indaiatuba
 São Bernardo do Campo

A partir dos pontos determinados e da quantidade de convidados confirmada (4465 no total) passamos para a escolha dos tipos de veículos que seriam utilizados para o serviço, bem como a divisão dos coordenadores contratados. Frota e equipe foram assim divididas conforme número de confirmados para cada dia de evento:
 19/10 - 03 ônibus, 29 vans e oito coordenadores
 20/10 - 18 ônibus, 32 vans e quinze coordenadores
 21/10 - 44 Ônibus, 42 vans e dezoito coordenadores

Nesse meio-tempo e considerando todos os aspectos apresentados pela complexidade da metrópole paulistana no que diz respeito a trânsito e vias interditadas, consultamos previamente a Companhia de Engenharia de Tráfego (CET-SP) para conhecermos o esquema traçado para os dias 19, 20 e 21 de outubro, a fim de evitar qualquer transtorno maior durante o deslocamento.
Também realizamos os principais roteiros até o Autódromo de Interlagos previamente com todos os nossos motoristas e coordenadores, com o objetivo de identificar as melhores vias alternativas, possíveis pontos críticos e sanar quaisquer dúvidas na logística.
Os serviços transcorreram dentro do previsto durante os três dias em que a ViaLandauto prestou o receptivo do evento organizado pela DES Marketing Services. Vale ressaltar que, só no domingo, foram transportadas mais de três mil pessoas até o Autódromo de Interlagos e a ViaLandauto conseguiu liberar o embarque de todos os convidados ao final do GP em menos de 40 minutos!

É difícil inovar tecnologicamente nos serviços de receptivo já que dependemos diretamente das montadoras de veículos aperfeiçoarem seus modelos de automóveis e utilitários.
A ViaLandauto, para o serviço de receptivo de eventos, trabalha com veículos de pequeno, médio e grande portes com até cinco anos de utilização, contados a partir da data de fabricação dos mesmos. Isto garante, não só a qualidade da frota utilizada, como também as inovações do mercado automobilístico e de utilitários, sejam estéticas ou de itens de segurança.
Neste case pudemos identificar alguns desafios relevantes, como segue:
1. Diferença na quantidade e perfis de convidados a cada dia
2. Sincronização da distância entre os pontos de embarque e desembarque e o horário de início dos treinos e das provas
3. Agrupamento dos veículos na área de estacionamento para facilitar a identificação pelos convidados de qual ônibus ou van deveriam embarcar, e para não haver dispersão ou desencontros
4. Garantir a satisfação plena do cliente em meio a um evento que reúne milhares de pessoas e veículos

Este foi mais um dos desafiadores cases que a ViaLandauto foi escolhida para realizar, que pôde mostrar a criatividade, inovação e, principalmente, o comprometimento do time envolvido. Como soluções para cada um dos desafios, podemos destacar:
1. O mix de convidados, formado por crianças, colaboradores da empresa, jornalistas e potenciais clientes despertou a flexibilidade da equipe coordenadora que teve que se comunicar diferentemente com cada tipo de público. Agrupados previamente conforme suas características, foram transportados isoladamente e com mesmo tipo de veículo para não haver diferenciações e comparações indesejadas.
2. Como os roteiros foram estudados minuciosamente com antecedência, incluindo a avaliação do esquema traçado pela CET-SP, o tempo de deslocamento pôde ser estimado com maior precisão, o que evitou atrasos e impactos na participação dos convidados no evento.
3. A interação com a CET-SP foi fundamental para garantir a melhor localização do bolsão de estacionamento. A cada grupo de veículos que chegava ao local determinado, os motoristas e coordenadores recebiam a orientação de onde os passageiros deveriam desembarcar e, posteriormente, onde deveriam estacionar cada ônibus e van. Após o desembarque completo do grupo os veículos eram reagrupados conforme o ponto de destino, facilitando a identificação pelos convidados e o reembarque dos mesmos.
4. A comunicação integrada entre os coordenadores baseados no autódromo e em deslocamento com o grupo possibilitou a tranqüilidade necessária em todas as fases do serviço: embarque ? deslocamento ? desembarque ? reembarque ? deslocamento de volta ? desembarque final. O trabalho em equipe e pró-ativo foi o grande destaque na solução deste desafio.

Vale ressaltar que todo plano estratégico só dá resultado se amplamente comunicado e tendo envolvido em sua elaboração e execução todos os responsáveis pelo seu sucesso. Sendo assim, podemos relatar que a comunicação entre os clientes (empresa e organizadora do evento), a ViaLandauto e seus fornecedores foi plena e garantiu os resultados positivos do serviço. Muito mais que os recursos tecnológicos utilizados ? e-mail, mensagem instantânea, SMS, MMS, telefonia móvel e rádios comunicadores ? procuramos investir em nossos recursos humanos para garantir o sucesso deste serviço.

Com todo o investimento realizado em tempo, estratégias, coleta de informações, pessoas, seleção de frota e, principalmente, em ouvir e entender as necessidades do cliente, o maior retorno que pudemos mensurar entre o término do serviço (21 de outubro de 2007) e a data de inscrição deste case é a quantidade de novas propostas que nosso cliente principal, a DES Marketing Services, nos solicitou desde então:
Somam-se mais de 28 novos orçamentos emitidos para a empresa, sendo que 20% já foram confirmados, 70% ainda estão em negociação e 10% foram cancelados. Um desses orçamentos, como já foi mencionado, é este mesmo evento na edição 2008.
Além disso, podemos destacar o crescimento da empresa no período de 01/07/07 a 30/06/2008 em relação ao período de 01/07/06 a 30/06/2007 na ordem de 30%, com mais de R$ 7 milhões em novos negócios. Esses números são resultados diretos do investimento que a ViaLandauto faz para vencer cada um dos desafios propostos, como foi o caso desta ação de relacionamento proposta pela Toyota à DES Marketing Services.
Eventos como este fazem nossa empresa se reinventar a cada dia em busca de soluções e melhores alternativas para o serviço receptivo de nossos clientes.