O processo de captação do Congresso Brasileiro de Cardiologia começou pelo menos 2 anos antes do congresso, sendo este um evento anual cuja agência de turismo já vinha trabalhando com a Sociedade há alguns anos.
Preenchemos enfim todos os requisitos da licitação e checadas as referências de eventos anteriores e analisada nossa proposta comercial, a Blumar finalmente foi eleita como ?Agencia de Turismo Oficial do Congresso?. Este era o momento de começarmos a estudar juntamente com a Sociedade a logística do evento.
Um dos maiores desafios era bloquear o máximo de apartamentos possíveis no entorno do Transamérica Expo Center (local do evento), de forma a evitar que os participantes tivessem que perder muito tempo com o trânsito de São Paulo. A região onde aconteceu o evento é conhecida pelo grande número de multinacionais e por isso a maioria dos hotéis relutava em bloquear um número maior de apartamentos em virtude dos clientes corporativos que atendem.
Nosso outro desafio foi conseguir tarifas atraentes e conquistar o principal público do evento, os laboratórios médicos. A grande maioria esta localizado em São Paulo e já possuem bons acordos com a hotelaria.
Um dos objetivos do comitê organizador foi evitar o desperdício de tempo no transito de São Paulo. Desta maneira instituíram a campanha "Nós daremos o exemplo, caminhando". "Estaremos contribuindo para a redução do aquecimento global, caminhando?.
Assim, com esta campanha, a sociedade contribui com o meio ambiente (evitando poluição), para a saúde de todos (através da caminhada), reduz custos (não havendo necessidade de shuttle entre os hotéis), e ainda economiza tempo (evitando os famosos congestionamentos de São Paulo).
Para viabilizar esta campanha, a Blumar, juntamente com a Sociedade fez várias visitas a São Paulo, desde o credenciamento até a data do evento, para medir distâncias e verificar as formas de deslocamento (estações de trem, metrô, linhas de ônibus, etc). Em todos os trajetos o tempo era cronometrado (nos percursos a pé) desde a saída dos hotéis oficiais até a estação de trem mais próxima, sendo possível prever todas as situações que poderiam inviabilizar esta idéia.
Nada mais sensato para a Sociedade de Cardiologia do que incentivar os congressistas a praticarem o exercício mais recomendado por eles aos seus pacientes, a caminhada! A Sociedade conseguiu juntamente aos órgãos oficiais intensificar a segurança nas estações de metrô e adjacências, garantindo a tranquilidade dos participantes.
Neste momento era vital a participação da agência oficial para bloquear o máximo possível de apartamentos nos hotéis próximos das estações e do Hotel Transamérica. Assim evitaríamos que os participantes se dispersassem o que prejudicaria o deslocamento até o evento o que poderia gerar reclamações dos participantes.
Conseguimos com alguns hotéis mais afastados que eles oferecessem transfer gratuito até a estação mais próxima. Isto foi uma grande novidade uma vez que não é prática comum dos hotéis oferecerem este tipo de transporte em períodos de eventos, e o melhor, sem alterar as tarifas aplicadas aos participantes.
Nosso grande diferencial foi exatamente a parceria com os hotéis de São Paulo, conseguindo negociar tarifas super especiais, o transfer até as estações e um grande número de apartamentos por hotel.
Porém, mesmo assegurando as melhores condições, sendo um evento com participação de muitos laboratórios não poderíamos esquecer o fato de que estes são clientes da rede hoteleira, fazendo eventos o ano inteiro nos hotéis da região. Dessa forma, foi designada uma coordenadora e mais duas assistentes para atendimento exclusivo a estes laboratórios e empresas internacionais, que fizeram um trabalho intenso com estes clientes, inclusive com visitas pré-congresso, a fim de verificar as necessidades de cada um e assim poder atendê-los da melhor forma.
Além disto, o público-alvo do congresso, os cardiologistas, é também bastante exigente e por isso o atendimento deveria ser ágil de forma a conquistá-los. Era essencial que oferecêssemos um tratamento exclusivo e personalizado para todos de forma a fidelizarmos estes clientes. Contamos para isto, com uma equipe poliglota, para atendimento aos participantes individuais, vindos do mundo inteiro, além de uma equipe de call Center para o atendimento on-line.
Outros diferenciais:
Logística de atendimento ? Foram disponibilizados 3 funcionários do departamento de eventos + guias especializados em São Paulo para atendimento aos congressistas e 1 outro funcionário exclusivamente para atender à Sociedade e convidados.
Operação de eventos sociais ? Muitos laboratórios médicos ofereceram recepções aos médicos convidados, aos quais conseguimos atender com muita eficiência e criatividade, ?quebrando? a exclusividade das agências conta-corrente dos laboratórios, em virtude de melhores condições apresentadas.
Estratégias de Comunicação e Marketing ? Elaboramos uma página exclusiva para o evento, com link direto para a página oficial do Congresso. Em nosso site, além de todas as informações relativas ao congresso, os participantes podiam também efetuar a reserva e acessar informações dos hotéis como a distância até o local do evento, fotos e descritivos, além de informações sobre tours em São Paulo, em cidades próximas e ao redor do Brasil.
Possuímos um site interativo com confirmação de reserva online e emissão de voucher com todas as informações da reserva. Somos a única agência de turismo com este beneficio - confirmação online de reserva. Além da reserva de hotel, é possível ao participante fazer a reserva de transfer e solicitar orçamento de passagem aérea (com descontos exclusivos) tudo de uma só vez, sem a necessidade de contactar diferentes fornecedores.
De tempos em tempos a Sociedade nos enviava o mailing dos participantes inscritos e dos sócios a fim de enviarmos por email comunicação divulgando os hotéis disponíveis e serviços.