Em Piracicaba não há um espaço que comportasse este evento, por isso foram levantados 5.100m2 de estrutura em tenda piramidal cristal. Desta área 400 m2 como hall de entrada, 200 m2 banheiro feminino, 100m2 banheiro masculino, 200m2 cozinha, 400m2 copa, 100m2 cozinha, 100m2 para a montagem da decoração, 300 m2 de lounge externo e 3200m2 de salão!
Foram dispostas 256 mesas quadradas de 12 lugares para acomodar a família dos 230 formandos.
O desafio deste evento começou no estado do terreno disponível para a montagem da estrutura que tivemos que terraplanar, pois tinha mais de um metro de desnível! Na semana do evento choveu torrencialmente todos os dias, por isso a terra estava fofa e os caminhões de serviço atolaram várias vezes. Tínhamos 3 tratores e 2 escavadeiras para socorro.
Foram montadas 8 caixas d´água para abastecimento de copas, cozinha e banheiro e 8 caminhões pipas para abastecê-las durante o evento.
02 bandas show se apresentaram nos dois dias de evento mais um grupo de roda de samba, um trio elétrico e DJ.
Foram utilizadas 16 caçambas de lixo.
Localizador nas mesas
07 telões de 4x3 metros
10 recepcionistas
A cobertura de foto e vídeo dos eventos (colação e baile) foram feitos pela empresa Impacto Foto e Vídeo, uma empresa que pertence ao Grupo Impacto Eventos e Formaturas.
A formação e execução deste trabalho, tiveram o seguinte roteiro:
- Equipe de profissionais x equipamento: Para esse evento foi necessário montar uma equipe em Piracicaba, de pelo menos 20 fotógrafos e 5 cinegrafistas. Essa seleção foi feita com aproximadamente 100 profissionais onde foi apresentado o perfil da empresa e os diferenciais dos profissionais que trabalham com a Impacto Eventos.
Nesta reunião, foi feito um cadastro de todos os profissionais, solicitando a descrição de todos os seus equipamentos de foto e filmagem e também uma descrição dos seus trabalhos e portifólio.
- Nos dias dos eventos: Em todos os eventos onde é feita a cobertura fotográfica, sempre existe 1 coordenador responsável por todos os detalhes envolvidos na parte de foto e vídeo. Especificamente, para os eventos da Esalq, tivemos 1 coordenador e 1 funcionário de apoio para dar suporte nesta coordenação.
Para a colação de grau, nós fornecemos as Becas, Capelos e também os Canudos que são entregues neste evento. Foram entregues para todos os formandos, Becas e Capelos 1 dia antes do evento.
Em todos os eventos (Colação de Grau, Culto Ecumênico, Plantio de Árvore, Jantar e Baile) foram 20 fotógrafos de Piracicaba e mais 3 fotógrafos de Bauru. Utilizamos também 5 cinegrafistas de Piracicaba e 2 cinegrafistas de Bauru. Toda a equipe estava devidamente uniformizada e com crachá da empresa. Todos os fotógrafos estavam equipados com câmera digital profissional, lentes profissionais e utilizavam câmeras digitais HD 3CCD.
No jantar, havia 10 estudios pata atender a todos os formando, evitando assim espera excessiva por parte de todos.
Durante as 3 valsas, também foi utilizada a transmissão simultânea das imagens feitas pelos cinegrafistas para os telões da festa. Após a valsa foi feita a foto oficial das turmas de acordo com o curso.
Para finalizar,os fotógrafos são espalhados para fazer fotos descontraídas com amigos e brindes distribuídos para os formandos (óculos, tiaras, etc.).
Outra atração e diferencial do evento era o bufê. Na ocasião, foram utilizados os serviços do bufê Comiato que pertence ao Grupo Impacto Eventos.
O Bufê Comiato tem como seu principal foco trazer para este mercado um novo conceito em atendimento, além de um elevado padrão gastronômico.
Como em todos os nossos eventos, o atendimento é sempre um grande diferencial e nesse grande evento que foi a formatura da ESALQ Piracicaba não podia ser diferente. Todo o cardápio e detalhes da escolha de pratos foi exaustivamente discutida com a comissão de formatura em diversas degustações para escolhermos esse grande mix de pratos e entradas que foram servidas nesse evento.
A noite começava com a tradicional mesa de frios. O evento contava com duas mesas de frios para melhor atender os clientes, totalizando mais de 50 metros de aparador. Composta por mais de 60 itens, foi minuciosamente pensada para trazer o que há de melhor em frios e queijos, além de diversos complementos, entre carpaccios, terrines e sementes. Com uma preocupação constante em oferecer o melhor para seus clientes, o Buffet Comiato trabalha com ampla linha de queijos importados, entre eles Prima Donna, Masdaam, Vicent, Grana Padano, Old Dutch e Coroa Fundido. Os frios, fornecidos por diversas marcas, garante uma diversificação, só encontrada trabalhando-se com diversos fornecedores, trazendo o que há de melhor de cada um. Todo o preparo da mesa de frios acontece dentro de uma carreta frigorífica adaptada e estruturada para funcionar como nossa área de frios móvel, com iluminação própria, pias e bancadas, onde os frios e queijos ficam na temperatura ideal durante toda a montagem e até momentos antes da abertura do evento, garantindo a qualidade dos nossos produtos.
Na primeira noite de festa, o tradicional jantar de formatura, trazia um cardápio amplo e variado, atendendo a todos os paladares. O cardápio foi composto por quatro saladas, Salada Niçoise, Salada Caezars, Salada Vienense e Salada Waldorf. Para os pratos principais foram servidos Tornedo de Filét Mignon ao Molho Poivre, Tornedo de Filét Mignon ao Molho Basco e Aspargos Frescos e Supreme de Frango ao Creme de Champagne. O padrão do corte de carne, tanto do Tornedo de Mignon quanto o Supreme de Frango, garante a textura e pontos corretos para servir aos convidados. Como acompanhamentos foi servido Arroz com Amêndoas, Risoto Piemontese, Mini Batatas Gratinadas ao Molho de Parmesão, Palmitos salteados com Tomates Cereja e Manjericão Fresco. Por último as massas, nosso exclusivo Rondelli de tamanho especial com aproximadamente 15 cm de diâmetro, que garante a quantidade de recheio adequada, foi servido recheado de presunto, queijo e catupiry e molho de tomates frescos e manjericão. E um Sofiatelli de Quatro Queijos com Molho Rosé e Tomates Secos.
A estrutura do Buffet Comiato foi pensada para atender com excelência grandes eventos como este. O aparador conta com carrinhos quentes, que mantém várias bandejas de reposição do aparador na temperatura e textura correta ao lado do aparador, facilitando e agilizando a reposição de alimentos no aparador. Além disso trabalhamos só com réchauds de banho-maria que mantém os alimentos na temperatura adequada sem ressecá-los. Os garçons de bebidas contam com carrinhos-bares e coolers distribuídos por todo o salão, promovendo um acesso rápido a qualquer tipo de bebida que servimos na noite. Em qualquer ponto do salão o convidado não andava três passos sem dar de frente com um garçon e um ponto de bebida móvel. Esse sistema facilita o trabalho do garçon, que tem sempre as bebidas próximas dele e traz a excelência de serviço que buscamos para os convidados.
Para a sobremesa montamos duas ilhas de sobremesas, uma com mais de 20 sabores de tortas, e em outra ilha servíamos brownie com Sorvete de Creme e Crepe Suzete de diversos recheios montados na hora e ao vivo para os convidados.
Para o baile de formatura tínhamos a necessidade de aumentarmos a mesa de frios com pratos quentes que complementassem a noite, sendo assim servimos a mesma mesa de frios acrescida de complementos quentes, entre eles Pernil Marinado ao Gratãn, Boeuf Bourguignon, Medalhões Peru ao Cream Cheese, Champignon Marinado com Tomate Seco, Bouletten e Lombo Agridoce.
A comissão de formatura queria desde o começo um baile tematizado, com o tema de Brasil. Em diversas discussões chegamos a conclusão que seria mais interessante termos uma mesa de frios tradicional, bem completa e com todos os complementos, inclusive quentes e agregarmos à formatura um espaço temático brasileiro com cardápio de diversos cantos do país e decoração e cenário para representarmos um bar tipicamente do interior do país. Para o cardápio fizemos a escolha de pratos típicos brasileiros, de várias partes do país, Costela Gaúcha, Lingüiça Cuiabana, Moqueca de Pintado, Costeletas de Pacu a dorê, Escondidinho de Carne-seca, Arroz carreteiro, Bolinho de Mandioca com Carne seca, Bolinho de Bacalhau, Pães Caseiros e Frango a passarinho.
O ambiente onde a madeira predominava foi todo decorado, com juta, chitão, quadros antigos, e um grande bar todo de madeira de demolição, onde servíamos a tradicional cachaça vindas de todo o Brasil, desde as tradicionais mineiras, até as do Nordeste.
Para sobremesa montamos uma ilha de self-service de sorvete, com 10 sabores variados de sorvetes e mais de 20 tipos de caldas e cerca de 50 complementos. Os convidados voltavam a ser crianças numa festa de cores e sabores, montando suas sobremesas com todos esses itens.
Para finalizar a noite do baile servimos um amplo café da manhã com café, achocolatado, leite, suco de laranja, suco de abacaxi, suco de morango, chá variados (preto, morango, flores, chocolate com menta), capuccino, cereal, biscoitos de champagne ao ganache, petit four variados, gotas de chocolate, bolachas doces, bolachas de água e sal, torradas, pães, manteigas, geléias, mamão papaya, melão, melancia, uvas, abacaxi, presunto, queijo prato, bolo de chocolate, bolo de fubá, bolo de cenoura com cobertura de chocolate, queijo fresco e goibada. Tudo isso montado num grande aparador amplamente decorado, finalizando a noite com estilo e dando um reforço para quem ainda ia curtir o baile até o final.
O cardápio de bebida não podia ficar atrás nesse grande evento. Nos dois dias de festa foram servidos cerveja Bohêmia, refrigerante normal e diet, água com e sem gás, club soda, whisky Johnnie Walker Red Label, vodka Smirnoff e suco Del Valle, além de quatro bares distribuídos pelo salão com bartenders preparando uma ampla carta de cocktails para os convidados da festa seguindo o gosto de cada um.
Os números desse evento são realmente impressionantes. São 70 funcionários só de montagem do bufê do evento, 30 funcionários de cozinha, 25 funcionário de lavagem pratos e copos.
Para o jantar foram usados 3500 jogos de talheres de jantar, 3500 jogos de talheres de sobremesa, 3500 Taças de Água Cerveja, 2000 Taças Flute, 2000 Copos Short Whisky, 3500 pratos jantar, 3500 pratos sobremesa.
Para o baile a estrutura foi ainda maior. Ao total foram 5000 jogos de talheres de jantar, 5000 jogos de talheres de sobremesa, 5000 Taças de Água Cerveja, 2500 Taças Flute, 2500 Copos Short Whisky, 5000 pratos jantar, 5000 pratos sobremesa.