Detalhe do Case

Título da convenção: ?II Encontro de Lideranças NET?.Data da realização: de 10 a 13 de fevereiro de 2008. Local: Navio Costa Clássica - Santos (SP), Búzios (RJ) e Ilha Bela (SP).A Projeto Aquarius é uma agência brasileira reconhecida por sua eficiência no planejamento, na negociação e na produção de projetos ? sejam eles pequenos encontros ou mega eventos empresariais ? em terra ou a bordo de navios.Como empresa atuante no segmento de Turismo e Eventos há oito anos, a Projeto Aquarius é detentora do Prêmio Caio, edições 2004, 2005 e 2006, na categoria ?Eventos a Bordo?. Oferece um conjunto de serviços especializados para eventos das mais diversas naturezas e formatos e conta com know-how de profissionais altamente qualificados, fluentes em mais de dois idiomas.A NET Serviços é a maior empresa multi serviços via cabo da América Latina. Presente em 79 cidades brasileiras, entre elas, São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Porto Alegre, Curitiba, Florianópolis, Brasília e Goiânia, a companhia presta serviços de TV por assinatura, internet banda larga e telefonia (NET Fone via Embratel) por meio de um único cabo.A NET buscou a Projeto Aquarius para organizar o ?II Encontro Lideranças NET?, pois a empresa fazia questão de um evento diferenciado. Escolheu o evento a bordo de um navio porque acredita que além de ser algo interessante para os participantes foi uma forma encontrada de transmitir, literalmente, a idéia de ?estamos todos no mes-mo barco?, para os líderes convidados. As ações desenvolvidas pela empresa no ?II Encontro de Lideranças NET? foram:fretamento do navio, deslocamento terrestre de convidados para o Porto de Santos (SP); embarque de artistas, palestrantes e atletas nos três portos; além de todos os materiais necessários para o evento ? inclusive aqueles e fornecedores com demanda junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras; criação, desenvol-vimento, produção, montagem, personalização e entrega de kits (brindes); coordenação do embarque no navio e distribuição por cabines; tratamento diferenciado para as cabines VIPs; criação e desenvolvimento da comunicação visual;sinalização do evento (comunicação visual da ação de marketing); uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização de palestras, dinâmicas, coquetel de boas vindas; atividades propostas pela NET e shows a bordo, além do gerenciamento de atividades de lazer, recreação e musicais.

Título e marca fantasia: ?II Encontro de Lideranças NET?
Tema: Compromisso com o Futuro Sustentável
Número de Participantes: 1.000
Local: Navio Costa Clássica - Santos (SP), Ilha Bela (SP) e Búzios (RJ).
Data: de 10 a 13 de fevereiro de 2008
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional.

Programação do evento:
Domingo (10/02/08) ? Local: Santos (SP)
12h30 ? Boas vindas musical;
16h30 ? abertura do ?II Encontro de Lideranças NET?;
19h ? coquetel de boas vindas.

Segunda-feira (11/02/08) ? Local: Búzios (RJ)
8h às 14h ? meeting da ?Liderança NET?.

Terça-feira (12/02/08) ? Local: Ilhabela (SP)
9h - bate-papo com os atletas. Durante o ?II Encontro de Lideranças NET?, o apresentador Marcelo Barreto entrevistou os atletas Fernanda Keller (triathlon), Sabine Heitling (atletismo) e Sebastian Cuatrin (canoagem).

Atividades paralelas:
10/02/08
17h ? Seminário: ?Desintoxicar o Corpo para Perder Peso?;
17h ? lição de dança: merengue;
17h ? ginástica: cycle movement;
17h30 ? jogo em equipe: ?Banzai!?;
17h30 ? ginástica: alongamento;
20h45 ? sorteio de tratamentos;
21h45 ? noite italiana: atmosfera e fantasia com a equipe de animação ?Funiculí Funiculá?; eleição do Mr. Pizza;
22h30 ? ?Fiesta Fantasia? ? com o corpo de baile Afro-Arimba e o cantor Miles Hartman.

11/02/08
09h30 ? Ginástica: rubber local;
10h ? ginástica: cycle movement;
10h ? ginástica: alongamento;
10h ? seminário de beleza: ?Como Queimar a Gordura?;
11h ? torneio de pingue-pongue;
11h ? ginástica: pilates;
11h15 ? aula de dança: forró;
12h ? gincana: ?Quanto Mais Alto Melhor!?
15h30 ? torneio mix;
15h30 ? gincana: ?Costa Quiz!?;
16h ? ginástica: alongamento;
16h ? mega jogo em equipes: ?Coca, Fanta, Sprite!?;
16h ? aula de dança: merengue (2ª parte);
16h30 ? gincana ?Vai encarar??;
16h45 ? ginástica: cycle movement;
17h ? ginástica: pilates;
17h30 ? ginástica: ballness;
18h ? ginástica: cycle movement;
18h ? jogo: ?OK, o Preço é Correto!?;
21h ? jantar de gala do comandante;
22h ? super bingo;
22h30 ? ?Variety Extasia Show?;
23h30 ? festa ?Revival?.

12/02/08
09h30 ? Ginástica: step;
10h ? alongamento;
10h ? seminário de beleza: ?Olhos Maravilhosos?;
10h ? jogo-desafio: ?Agüenta Firme!?;
10h15 ? torneio de crazy volley;
10h30 ? jogo cultural: ?Arte e Literatura!?;
10h30 ? seminário de beleza: ?Maquiagem em 5 Minutos?;
11h ? ginástica: pilates;
11h ? aula de dança: country;
11h45 - grande jogo em equipes: bailarinas contra domadores;
12h30 ? dança na piscina: ?Dançamos os Três Melhores Axés do Verão?;
15h ? torneio de pebolim em duplas;
15h30 gincana/ desafio da tarde: ?Levantando Poeira?;
16h ? ginástica: alongamento;
16h30 ? ginástica: cycle movement;
16h45 ? aula de dança: salsa;
16h45 ? gincana: ?Quanto Você Sabe sobre Esportes??;
17h ? ginástica: pilates;
17h30 ? jogo com a equipe de animação: ?Show Bizz?;
18h15 ? ginástica: cycle movement;
21h ? a astrologia em dança e música: ?Lodiac?;
22h30 ? show: Gil Melândia em concerto;
0h ? teatro: ?O Sombreiro Maluco? e disco time com o DJ Edu Brown.

Obs.: Não houve a participação de entidades promotoras, co-promotoras, apoiadoras, expositores e patrocinadores.

Na fase de pré-produção do evento, a Projeto Aquarius esteve responsável por auxiliar a NET na criação do logo oficial do encontro. A idéia proposta - um átomo - foi tão bem-vinda que no final acabou virando um brinde para os participantes: um átomo de madeira.

Um dos maiores desafios que a Projeto Aquarius enfrentou durante a realização do ?II Encontro de Lideranças? foi a viabilização de espaço para uma das atividades que aconteceu no segundo dia. A NET precisava de um local que pudesse acomodar os participantes em sete grupos distintos, com mesas e cadeiras. Como o lugar que o navio dispunha não era suficiente para acomodar todos, o Projeto Aquarius encontrou um outro lugar: um dos restaurantes. Para tanto, foi necessário realizar o árduo trabalho de mover as mesas do jantar (que são muito pesadas, pois não podem ser deslocadas com o balanço do navio) durante a noite e assim conseguir organizar tudo. A equipe enfrentou também o problema do tempo, pois precisava esperar terminar o jantar do dia anterior para iniciar a montagem, que inclusive cuidou da instalação ? na madrugada - de várias telas de plasma com respectivo cabeamento para imagem em rede, recurso imprescindível para essa dinâmica (duração de 7 horas). O trabalho foi bem sucedido e terminou às 7h, dentro do prazo estipulado para dar início ao café da manhã do dia seguinte.

No primeiro dia do evento, televisores de plasma também foram instalados nas áreas externas para transmissão simultânea do evento de abertura que ocorreu no teatro do navio.

Um outro grande desafio da Projeto Aquarius foi a logística para embarcar ? através de grua pela parte externa do navio até seu último andar: o da piscina - os equipamentos (som, iluminação, palco, etc), que pesavam 10 toneladas, em apenas 3 horas. A tarefa foi cumprida com sucesso graças ao entrosamento, rapidez e competência de toda equipe organizadora e empresas parceiras.

O custo total, incluindo fretamento do navio, gastos com bebidas, transporte, automação, receptivo, staff, segurança, buffet, logística, montagem, taxas e credenciamento, entre outros, foi da ordem de R$ 2.699.906,08. Segue abaixo a relação detalhada do investimento:

A ocupação das cabines do navio chegou a 100% da disponibilidade. O custo total do fretamento para receber os 1.200 convidados da NET ficou em US$ 570.000,00 [1] (R$ 980.400,00). Dividido da seguinte forma:
Fretamento do navio: US$ 420.000,00

Taxas portuárias: US$ 120.000,00
Taxas de serviço (gorjetas): US$ 30.000,00

Quanto aos gastos com bebidas, que não estavam inclusas no pacote da NET, a estimativa foi de US$ 33.600,00 (R$ 57.792,00);

A geração de empregos foi de 150 pessoas envolvidas a bordo e em terra (antes, durante e depois do evento), incluindo a equipe fixa da Projeto Aquarius, além de fornecedores. O staff fixo do Costa Clássica é de 580 tripulantes.

Nos transportes, os valores são (o traslado dos passageiros do aeroporto para o porto está incluso no fretamento do navio):
R$ 6.000,00 ? transporte de material para o porto de Santos;
R$ 900.000,00 ? passagens aéreas.
Total de: R$ 906.000,00

Além destes serviços, consideramos também:

Sinalização
R$ 83.000,00 - Casco do Navio;
R$ 8.450,00 - pórtico navio removível área externa 8X12 metros;
R$ 10.443,40 - pórtico inflável (casa NET)/ balão promocional - área externa;
R$ 215,00 - bóia NET;
R$ 6.094,00 - tótens de madeira (22 unidades) pintada ou adesivada/ aplicação de display acrílico;
R$ 184,88 - displays de acrílico para elevadores (8 unidades);
R$ 900,00 - bandeiras náutica 2X1,30 metros;
R$ 14.500,00 - bandeiras náuticas (2 modelos de 1,5X1 metro);
R$ 2.640,00 - guarda-sol em lona com logo em 1 cor em 3 gomos (60 unidades);
R$ 12.000,00 - porta copos de 7 centímetros (8.000 unidades);
R$ 12.000,00 - tampos de mesas para os bares - adesivo 3M (200 unidades);
R$ 4.738,50 - bandeirinhas de mesas (650 unidades);
R$ 16.220,00 - jogo americano de 45X30 centímetros 4X4 (1.000 unidades).
Subtotal: R$ 171.385,78

Brindes e Uniformes
R$ 12.432,00 - Porta cartão/crachá (1.400 unidades);
R$ 29.848,00 - camisetas (2 por participantes);
R$ 750,00 - pins NET para garçons de restaurantes e bares;
R$ 7.707,00 - coletes para garçons dos restaurantes da área externa (3 por garçom);
R$ 3.920,00 - bandanas para dinâmicas;
R$ 21.000,00 - chinelos personalizados;
R$ 3.220,00 - chaveiros em formato de bóia;
R$ 9.800,00 - lunetas;
R$ 140.000,00 - aparelho de batimento cardíaco;
R$ 3.751,80 - camisas modelo pólo para garçons dos bares da área externa (3 por garçom);
R$ 6.000,00 - manuseio de brindes;
R$ 2.166,00 - uniforme do staff/animadores (3 por animador: bermuda/camiseta/boné).
Subtotal: R$ 240.594,80

Material gráfico
R$ 1.974,00 - Programa de bolso;
R$ 2.700,00 - programa de atividades diárias/jornal de bordo;
R$ 2.016,00 - display de mesa de cabine;
R$ 2.880,00 - cardápio;
R$ 1.526,00 - informativo de desembarque;
R$ 6.200,00 - etiquetas de bagagens;
R$ 7.250,00 - cartão extravio de malas.
Subtotal: R$ 24.546,00

Cenografia .
R$ 30.508,00 - Palco do teatro.

Alimentos e bebidas
R$ R$ 6.909,00 - Coquetel de boas vindas;
R$ 16.272,90 - coffee break dos dias 11 e 12/02 (1 por dia).

Shows e atrações no navio
R$ 45.600,00 - show no navio (Gil Melândia), dia 12/02;
R$ 3.300,00 - professores de danças.

Criação
R$ 18.000,00 - criação das peças a partir do recebimento da logomarca do evento.
Subtotal: R$ 18.000,00

Sonorização/Projeção/Iluminação
R$ 129.800,00 ? sonorização, projeção e iluminação.

Automação do Evento
R$ 27.500,00 - controle do roteiro dos participantes - chegadas e partidas -: 7 pontos/ 7.000 etiquetas plásticas adesivas (4.200 para bagagens; 1.400 crachás; e 1.400 para envelopes).
Subtotal: R$ 27.500,00

Seguranças
R$ 7.780,00 - 8 seguranças se revezando entre às 08h, do dia 10 até o desembarque no dia 13 (4 diurnos e 4 noturnos);
R$ 4.269,60 - seguranças para escolta das malas nos dias 10 e 13.
Subtotal: R$ 12.049,60

Assistência médica
O navio dispõe de departamento médico devidamente equipado ? para primeiros atendimentos de emergência e atendimentos de rotinas -, com profissionais especializados e enfermeiros disponíveis 24 horas por dia. Independente disso, a NET optou por montar um outro ponto de atendimento médico que contou a bordo com um médico e um enfermeiro, além de medicamentos pré-autorizados pelas autoridades competentes e pela equipe médica do navio.
Subtotal: R$ 23.380,00

[1] Levando em consideração a cotação do dólar a R$ 1,72. De acordo com o Ministério da Fazenda (http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/legisassunto/cotadolar.htm).