Detalhe do Case

Para quem está acostumado a organizar convenções, o planejamento do evento é uma tarefa relativamente simples, pois afinal de contas isso faz parte do dia-a-dia da agência. As coisas começam a se complicar quando você é convidado para organizar um evento melhor do que aquele que você mesmo fez - com resultados extremamente positivos - no ano anterior.
Não basta apenas repetir a fórmula que deu certo, o desafio agora passa a ser superar o ano anterior, surpreender o cliente e inovar nas propostas. A Convenção da Ultragaz de 2007 foi inserida dentro das atividades dos 70 Anos da empresa. O projeto Ultragaz 70 Anos, planejado e organizado pela Onze, foi reconhecido com o Jacaré de Ouro na edição 2007 do Prêmio Caio.
Para a edição de 2008, a Onze traz o projeto Convenção Ultragaz 2008 ? Especialista, um case que foi um sucesso junto ao cliente, e que agora busca a confirmação do êxito junto aos jurados do Prêmio Caio.
A convenção foi realizada nos dias 7, 8 e 9 de Junho (sábado, domingo e segunda-feira) no Sofitel Jequitimar, o mais luxuoso hotel do litoral paulista, localizado na Praia de Pernambuco, na cidade de Guarujá, próxima à capital paulista. Participaram do evento 500 funcionários de todo o Brasil, desde analistas até a presidência. Os presidentes das outras empresas do Grupo Ultra também estiveram presentes na abertura do evento com breves apresentações.

A Convenção Nacional da Ultragaz de 2008 teve como objetivo apresentar aos participantes as ações da Ultragaz para acompanhar as novas tendências do mercado mundial, comunicando o novo posicionamento da marca e lançando uma nova campanha de vendas, denominada ?Time de Elite?. Além disso, visava mostrar aos funcionários que a empresa tem todas as armas para se manter na liderança do setor. E, obviamente, levantar a moral das equipes e motivá-las para alavancar as vendas. Tudo isso dentro de um conceito: mostrar o quanto a Ultragaz é especialista no que faz. A idéia era mostrar aos funcionários que, sendo eles especialistas em cada coisa que fazem dentro da empresa, e colocando à mostra todo o seu talento, fazem com que a empresa seja especialista no que ela faz. Assim, a Ultragaz se reinventa, ou seja, transforma e melhora tudo aquilo que já é bom em ainda melhor, com novas ações, campanhas internas e transformando todo o time de funcionários em especialistas naquilo que fazem, em consonância com o tema da convenção: ?Especialista ? Todo o Talento da Ultragaz?.

Para criar o clima desejado para a convenção, foi enviado um teaser eletrônico 15 dias antes da convenção, gerando curiosidade nos participantes e que também serviu como um save the date para o evento.
O convite eletrônico foi enviado uma semana antes do evento, com todas as informações pertinentes e um número 0800 para dúvidas e informações. E, no momento do embarque para o hotel, um tag de mala personalizado foi entregue a cada participante.
Os funcionários das diversas cidades do país se deslocaram para São Paulo, para seguir em ônibus fretados para o Guarujá. Os 500 funcionários foram divididos em grupos de 52 pessoas. Durante o percurso, foram orientados a preencher a ficha de check-in do Hotel, de forma a acelerar o receptivo dos convidados. Ainda dentro dos ônibus, os convencionais receberam a camiseta do primeiro dia do evento. Todos os grupos foram acompanhados por monitores previamente treinados para orientações gerais e para responder eventuais dúvidas. Ao chegar ao hotel, um time de recepcionistas dava as boas-vindas aos convidados, acompanhadas dos dois principais personagens da Ultragaz, Ultrinho e João, bastante reconhecidos no ambiente interno da empresa. E, antes da abertura ?oficial? do evento, foi servido um welcome coffee no foyer do hotel. Ao entrarem no salão da plenária ? onde receberam um ?kit? personalizado com o tema do evento, constituído de uma pasta zip com caneta e bloco de anotações e a programação do dia ? os convidados foram surpreendidos com uma cenografia inusitada, com efeitos de luzes e projeção especialmente desenvolvidos para essa convenção. E foram saudados pela mestre de Cerimônias Jaqueline Dalabona, atriz que já participou de novelas na Band, SBT e duas mini-séries da Rede Globo, e hoje é a ?voz padrão? do canal People + Arts. Assim, às 10h00 horas do primeiro dia, a MC convidou o Presidente do Grupo Ultra, Pedro Wongtschowsky, para o speech de boas-vindas a todos os presentes. Em seguida, Pedro Jorge, Presidente da Ultragaz, apresentou o tema da convenção 2008, juntamente com o vídeo emocional e motivacional preparado para a ocasião, mostrando exemplos de empresas que se reinventaram no mercado para acompanhar as mudanças, tais como Kodak, Olivetti, Apple, Havaianas e outras. Pedro Jorge finalizou sua apresentação apresentando os resultados do exercício anterior. Seguiram-se palestras sobre o novo posicionamento, com um intervalo realizado no espaço ao lado da plenária, onde foi montada uma exposição de arte composta pelos produtos da Ultragaz, feita por artistas plásticos que ?reinventaram? obras de grandes artistas como Miró, Romero Britto, Gustavo Rosa e outros. De volta à plenária, os convencionais receberam óculos para vídeo 3D, e aconteceu o lançamento da campanha ?E.U ? Especialista Ultragaz?, por intermédio de um filme com imagens e computação gráfica em 3D mostrando especialistas em suas várias áreas de atuação. No final do período, a Mestre de Cerimônias sorteou passeios em vôos cativos no balão Ultragaz, instalado na área externa do hotel. Depois, enquanto os convencionais almoçavam, a plenária foi totalmente modificada, ou melhor, ?reinventada?, e o formato do auditório foi transformado em meia lua. No entanto, antes de retornarem ao auditório, os convencionais puderam ir a seus respectivos apartamentos, onde encontraram uma carta de boas-vindas e uma caixa personalizada ? o kit especialista ? contendo chocolates em forma de ferramentas (para ?ajudar? a reinventar / transformar) com um tag de agradecimento. E ainda um convite a todos para visitarem as carretas da Ultragaz, um projeto também desenvolvido pela Onze, que é uma ação social itinerante da empresa iniciada em 2007. No período da tarde, novas apresentações de diretores da empresa, entremeadas com vídeos com formato de mini-documentários (estilo Discovery Channel). Logo após, realizamos um business game, dividindo os convencionais em 50 grupos de 10 pessoas cada. . Cada grupo contava com um PDA (contador digital para computar on line as respostas dos grupos. O quiz teve 20 perguntas sobre assuntos diversos da Ultragaz e seus projetos. O grupo vencedor ganhou um troféu de mesa, e todos os integrantes ganharam um passeio no balão Ultragaz.
Finalizando as atividades da tarde, aconteceu uma palestra da Presidente Superintendente do Magazine Luiza, Luiza Helena Trajano. A palestra foi muito aplaudida e ela conseguiu através do seu dia-a-dia mostrar a realidade das pessoas que estavam ali presentes.
Encerradas as atividades em plenária, os convencionais voltaram para seus aposentos, onde encontraram uma camiseta para ser usada naquela noite. A camiseta foi estampada com a palavra E.U, do lado esquerdo, na frente, na direção do coração, com uma tinta especial transparente, que só é revelada quando submetida à luz negra. Antes do jantar (também decorado com o tema do evento), a Mestre de Cerimônias leu um texto (o que é ser especialista) e convidou todos a serem os especialistas da noite, quando as luzes foram apagadas e as luzes negras revelaram o logo nas camisetas. Após o jantar, Edson Iwassaki ? um dos maiores ilusionistas do Brasil - fez o show da noite, mostrando mais um especialista naquilo que faz. E, para finalizar as atividades do primeiro dia de convenção, os convidados encontraram nos seus apartamentos ? além da programação do dia seguinte com a respectiva camiseta ? o livro ?Transformando suor em ouro?.
No dia seguinte (domingo) a parte da manhã foi reservada para apresentações em plenária, e no retorno após o almoço, novamente o salão foi transformado, apresentando a campanha ?Time de elite? da Ultragaz. Todo o período foi utilizado para as atividades vivenciais do Eagle?s Flight.
No salão do jantar, uma nova comunicação visual, composta pelo logotema do evento e todos os logos das campanhas lançadas, mostrando que tudo fazia parte do plano da Ultragaz para se reinventar no mercado. Logo após o jantar, show com a banda Rod Hanna, com os convencionais recebendo adereços dos anos 80.
Na volta aos apartamentos, novamente a programação do dia seguinte, com instruções para o check-out, e a camiseta a ser usada no terceiro dia.
O último dia foi marcado pelo lançamento de uma campanha de incentivo interna e as palestras de Luís Paulo Luppa e Daniel Godri.
Logo após o almoço, os convencionais embarcaram nos ônibus para o retorno à cidade de São Paulo.

Após a convenção, os funcionários receberam o vídeo memória do evento, juntamente com fotos e uma carta de agradecimento da Presidência da Ultragaz agradecendo a participação.
A Ultragaz é hoje a maior distribuidora de GLP do mercado brasileiro, com cerca de 24% de toda a distribuição do país, atendendo mais de 10 milhões de residências por quase todo o país. Nos segmentos comercial e industrial, atende mais de 30 mil empresas. É também uma das maiores distribuidoras independentes do mundo. Esses grandes números são motivo de orgulho para a empresa, mas também aumenta sua responsabilidade perante seus clientes, colaboradores e fornecedores. Ser líder de mercado requer a constante busca da inovação, para manter-se no primeiro lugar e garantir-se contra as ações das empresas concorrentes. Uma equipe treinada e motivada é um dos fatores ? senão o principal ? decisivos de sucesso. Foi isso que a Ultragaz buscava quando idealizou a realização da convenção de 2008. Os resultados da pesquisa interna realizada pós-evento e os inúmeros e-mails de elogios recebidos mostram que a estratégia adotada teve os objetivos iniciais plenamente atingidos.