Iniciamos os trabalhos com a criação da marca. O estudo partiu do aparelho reprodutivo masculino organicamente associado a ícones culturais como arte popular, alegria e cores da Bahia. A idéia foi traduzir na imagem o calor humano do povo baiano, sempre brejeiro.
Ressaltamos a complexidade deste evento, realizado num Centro de Convenções vertical, construído há 28 anos, sem climatização, com atividades distribuídas nos quatro pisos, com 17 diferentes acessos em cada piso. Essas condições dificultaram a operacionalização em áreas como: segurança, sinalização, distribuição das atividades, dependência de elevadores e escadas rolantes para acesso às atividades científicas, exposição comercial e sessão de pôsteres.
Para suprir a necessidade científica, foram utilizadas 21 salas do Centro de Convenções, construídas mais três salas para cursos práticos, o Espaço Itapoã e também usadas três salas da Universidade Federal da Bahia, para cursos com prática cirúrgica, perfazendo o total de 28 salas de trabalhos simultâneos, dois espaços ZEN com atividades de relaxamento e dois Internet Café no 2º e 4º andares.
A partir da avaliação da meta desejada, realizamos o planejamento do Congresso, definindo a estratégia de marketing, o cronograma de atividades e de custos, a captação de recursos, a exposição paralela e sua comercialização.
O projeto envolveu todas as ações científicas, sociais, esportivas e de acompanhantes, com a preocupação da inclusão de iniciativas com a comunidade, visando menor custo para o congressista versus maior qualidade científica e de relacionamento.
O principal objetivo foi o de atualizar, qualificar e reciclar profissionais que atuam direta ou indiretamente na área.
Sabedores de sua responsabilidade social com o meio ambiente e o poder público e não querendo passar incólume em Salvador, o congresso se preocupou em associar sua imagem a um evento responsável e de vanguarda.
Para isso desenvolveu quatro focos como metas complementares:
1º foco - Divulgação à população do tema ?A Saúde do Homem, envolvendo a Prevenção do Câncer de Pênis e da Próstata e de Doenças Sexualmente Transmissíveis?.
Ação - Foi realizado um ciclo de palestras proposto à Secretaria de Estado da Saúde, voltado aos agentes de saúde e enfermeiros, multiplicadores da informação e dos procedimentos preventivos para a população de todo o Estado, das doenças que mais atingem o homem.
2º foco - Aumentar o número de congressistas, apesar de contar tradicionalmente com quase todos os urologistas brasileiros filiados à SBU.
Ação - Apesar do congresso ser brasileiro com limitação de entendimento de nosso idioma e levando em consideração que só haveria tradução simultânea no grande plenário, fizemos um imenso trabalho de divulgação em outros países.
Participamos do Congress of American Urological Association, em maio de 2007, no ?Anahein Convention Center?, Califórnia, USA, maior contingente mundial de urologistas e também na reunião da CAU-Confederación Americana de Urologia, para atingir diretamente os países latinos.
Difundimos amplamente a programação científica, Salvador e Brasil em eventos correlatos na Argentina, Uruguai, Peru, Portugal e Espanha, com distribuição de folhetos bilíngüe (espanhol e inglês), apresentamos filmes sobre Brasil e Bahia, distribuímos brindes etc...
Esse desdobramento fez com que atingíssemos a meta de ampliação de público, resultando na vinda de 209 congressistas estrangeiros , provenientes de 27 países (Alemanha, Angola, Argentina, Austrália, Bélgica, Bolívia, Cabo Verde, Canadá, Chile, Colômbia, Costa do Marfim, El Salvador, Equador, Estados Unidos, França, Goa, Índia, Itália, México, Moçambique, Holanda, Paraguai, Peru, Portugal, Suíça, Uruguai, Venezuela). A maior delegação foi Portugal com 76 médicos, seguida do Peru com 26 e Uruguai com 22 inscritos.
3º foco - Fomentar o turismo baiano, aumentando a permanência e criando o desejo nos congressistas de estenderem sua viagem durante o final de semana prolongado por um feriado.
Ação - Foram montados pacotes especiais de turismo, divulgados amplamente em peças gráficas utilizadas e inclusos no site do congresso, reforçados nas ações de divulgação, o que gerou um acréscimo substancial acima de 14.000 pernoites para a rede hoteleira baiana.
4º foco - Propiciar e facilitar o congraçamento dos congressistas e familiares, incentivando a prática esportiva, trabalhando com a filosofia de ?mente sã x corpo são?.
Ação ? O congresso disponibilizou o uso exclusivo do Costa Verde Tênis Clube com todas as modalidades esportivas, criou dois espaços Zen com atividades de relaxamento e dois Internet Café. Proporcionou traslado entre os hotéis / centro de convenções e clube, durante todo o período.
Distribuiu um jornal diário focando e ressaltando as atividades científicas e sociais do dia e os highlights do congresso.
Dinâmica do Congresso
A dinâmica do congresso foi formada por programação científica, social, de acompanhantes e atividades esportivas.
Programação Científica
Foram realizadas 195 atividades, compostas por 468 professores, com 1085 participações, distribuídas em:
- 17 Cursos de Instrução
- 17 Cursos de Pós Graduação
- 9 Cursos Práticos ( 3 salas na Universidade Federal da Bahia)
- 8 Reuniões Científicas dos Departamentos da SBU
- 25 Sessões de Pôsteres Comentados (695 trabalhos)
- 1 Sessão de Pôsteres não comentados ( 305 trabalhos)
- 49 Sessões de Temas Livres ( 480 trabalhos)
- 4 Sessões de Vídeos Comentados (40 filmes)
- 4 Sessões de Cirurgias Pseudo ao Vivo
- 11 Simpósios Satélites
- 4 Sessões de Vídeos Comentados (140 vídeos) sessão diária e contínua.
- Simpósio Urológico dos Paises de Língua Portuguesa
- Simpósio AFU/SBU
- Simpósio CAU/SBU
- Encontro de Enfermagem ( 20 atividades)
- Encontro de Fisioterapeutas (14 atividades)
- Oficinas de Apresentação ( 6 atividades)
- Fórum dos Residentes
Atividades Científicas Paralelas
Eleição da Diretoria Biênio 2010/2011
Prova de Titulo de Especialista
Lançamento de sete livros com a presença dos autores
Atividades Sociais
- Sessão de Abertura com show do Ballet Folclórico da Bahia,
- Coquetel de Congraçamento
- Jantar do Presidente (conferencistas e convidados especiais)
- Encontro Musical - dirigido pelo maestro Chiquinho e seu conjunto
musical, dando suporte para a performance dos médicos artistas.
- Jantar de Confraternização (sentado) para todos os inscritos e
acompanhantes, com Banda e dois shows, Margareth Menezes e do
Toquinho.
Atividades Esportivas
O Costa Verde Tênis Clube foi locado por três dias, para o lazer dos congressistas, acompanhantes e expositores. Ainda se realizaram torneios de tênis, voleibol, futebol, basquete, natação e sinuca. A tradicional Corrida Urológica, de 6 km, aconteceu à beira mar e seguida de degustação de frutas, sucos e isotônicos. Tivemos postos de atendimento de água na largada e no meio do circuito. Para todos esportistas, foram fornecidas camisetas especiais com a formação da equipe e para os vencedores dos torneios, entregues medalhas e troféus.
Programa de Acompanhantes
Voltado aos acompanhantes, foi criado o Espaço Itapoã, no Centro de Convenções, para a realização das atividades e também funcionar como ponto de encontro para os programas externos.
O Espaço Itapoã foi setorizado por três ambientes, sendo:
- Cultural - auditório com 500 pax para duas palestras:
?O tempo como aliado? com Claudia Matarazzo e
?Olho erótico x ouvido afrodisíaco? com o Dr. Eliano Pellini.
- Espaço Zen, profissionais aplicavam shiatsu, quick massagem, reflexologia e florais;
- Espaço místico com profissionais para quiromancia, leitura de búzios, cartas e runas.
Além das atividades esportivas e de City Tour, foi realizado um almoço no Quartel da Amaralina, com atividades de relaxamento, aulas de axé, pagode e capoeira, banho de mar e de piscina, hidroginástica, aplicação de tererê e sorteios.
Receptivo e Traslados
Houve receptivo no Aeroporto nos dias 26 e 27 de outubro, por staff tipicamente trajado, com distribuição de fitinhas do Bonfim e docinhos baianos.
Instalamos um balcão de atendimento com recepcionista bilíngüe, para dar orientação e apoio aos congressistas durante todo o período, nos dez hotéis oficiais.
As linhas dos traslados foram codificadas através de cores e os guias e ônibus identificados com a cor de cada percurso. Foram colocados traslados durante todo o dia entre hotéis e centro de convenções e, para o programa noturno, diretamente de cada linha. Utilizamos 80 ônibus para cobrir as atividades diurnas e noturnas.
Serviços de Apoio
- 2 Internet Café (2º e 3º pisos)
- 2 espaços Zen- 2ºe 4º pisos (do 2º, exclusivo de acompanhantes)
- 2 guarda-volumes ( térreo e 2º andar)
- 2 pronto-socorro ( térreo e 4º andar)
- lanchonete
- restaurante para staff e eventuais convidados
- estação de embarque ? 5 linhas de ônibus do congresso
- sala de imprensa
- 2 salas VIP (no 2 e 4º andares)
- 2 media desk ( no 2º e 4º andares)
- 1 posto de informações (térreo)
- 1 central de apoio científico (4º piso)
Um dos primeiros passos foi o detalhamento das áreas do Centro de Convenções da Bahia e a difícil busca de locais para a realização das atividades sociais, esportivas e de acompanhantes.
Foi um desafio encontrar um local para a realização do Jantar de Encerramento que permitisse receber o grande fluxo de congressistas, acompanhantes e convidados e que não infringisse a Lei do Silêncio. Isto porque, à exceção das festas tradicionais (carnaval e reveillon) são vetados eventos com atividades sonoras em Salvador, após às 22hs, no perímetro urbano.
A opção foi a realização do Jantar num galpão do Parque de Exposições Agropecuárias de Salvador - SEAGRI - Secretaria da Agricultura, Irrigação e Reforma Agrária , espaço destinado à exposição de animais. Apesar do péssimo estado, decorrente do próprio uso, razão de ser desse galpão, foi o único espaço físico localizado e liberado pelo SUCOM- Superintendência do Controle e Ordenamento do Uso do Solo do Município, que comportaria o mínimo de 3.500 pessoas sentadas, com possibilidade de apresentação de banda e dois shows, Margareth Menezes e Toquinho.
O galpão foi objeto de estudo cenográfico e técnico para adequação de área social, cozinhas, bares, recepção, estar e jantar, pista de dança, palco, backstage, jardinagem, iluminação, sonorização e instalação de banheiros químicos maquiados. Por ser de propriedade do Governo Estadual, não passível de locação, foram realizadas obras de melhorias nesse parque, como contra partida pelo uso de um bem público.
Material de divulgação
Foram confeccionados diferentes materiais e enviados e-mails marketing ao mailing utilizado, para a divulgação do congresso, tais como:
- convite para o café da manhã de lançamento do Congresso à indústria;
- Cartão de Natal lançando a marca do congresso com foco turístico;
- 1 folheto com o esquema do congresso;
- 1 folheto específico em inglês e espanhol para distribuição no AUA;
- 1 folheto específico em espanhol para a CAU;
- 1 folheto específico para o Encontro de Enfermagem local;
- 1 folheto específico para o Encontro de Fisioterapeutas;
- 1 cartaz para hospitais, universidades, laboratórios e sociedades correlatas;
- 1 folheto com o programa científico detalhado sem nomes;
- 1 folheto com o programa final completo, distribuído no final de agosto;
- anúncio para revistas especializadas em três versões: inglês, espanhol e português e
sites de Sociedades Médicas;
- 1 cartão de confirmação de inscrição
E-mails marketing
Enviamos e-mails marketing, em diferentes edições, com foco, chamada e divulgação de:
- laboratórios, focando os que já tinham formalizado a sua participação; programa de esportes; programa de acompanhantes; programa social; cursos - vários, incluindo a cessão de um dos cursos para as inscrições antecipadas; oficina de apresentação; três com chamada para o término de inscrições prévias, especificando o nº de dias e o cartão de confirmação de inscrição.
Material do Congressista e acompanhante
sacola ( pasta) do congresso; nécessaire com protetor solar, labial e chaveiro com fitinhas do Bonfim; Revista Turística de Salvador; Vale CD dos Anais; Vale CD de Cursos; Programa; Pograma de acompanhantes; Programa científico esquemático; caneta; crachá com codificação de categoria; convites para sessão de abertura e Jantar de Encerramento e Roteiro dos traslados.