Prêmio Caio 13ª Edição

Case:	TECNOLOGIA RFID
Candidato:	Cidtech Locações e Serviços Ltda.
Cliente:	ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE TECNOLOGIA PARA EQUIPAMENTOS E MANUTENÇÃO – SOBRATEMA
Segmento:	Serviços
Estado:	SP

TROFÉU TES CENOGRAFIA
Categoria: Soluções Inovadoras e Novas Tecnologias

Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Organizada e promovida pela Sobratema – Associação Brasileira de Tecnologia para Equipamentos e Manutenção desde o ano de 1995, a M&T Expo é a maior e mais importante feira latino-americana da área de equipamentos para as indústrias da construção e da mineração.
A evolução da feira é notável, visto que em sua primeira edição havia cerca de 7.500 visitantes em um espaço de 8 mil m² e ao longo dos anos, consolidou-se como o evento mais completo do segmento de construção e mineração, atendendo um grande número tanto de visitantes quanto de expositores.

Desde o surgimento da empresa em 1997, a Cidtech trabalha em parceria com a Sobratema na realização da feira M&T Expo há seis edições, pois o evento conta com uma periodicidade de três anos.
O acesso ao evento nas edições anteriores era feito através do credenciamento online e in loco, as credenciais continham um código de barras e eram impressas tanto no balcão quanto nos totens de auto-atendimentos e os coletores de dados nas entradas com o intuito de cadastrar os visitantes que efetivamente entraram no evento, contabilizando apenas o número total do pavilhão e não por espaço. Para a edição de 2012 uma nova proposta surgiu envolvendo um sistema inovador de RFID e mais uma vez a Cidtech em parceria com a Sobratema resolveu unir trabalho e força a fim de trazer inovação ao mercado brasileiro.

Ficha Técnica do Evento:

Título
Sistema RFID – M&T Expo

Data de Realização do Evento
29 de maio a 2 de junho 2012

Horário
9h às 17h

Data Montagem
22 à 28 de maio 2012

Data Desmontagem
2 de junho 2012

Local
Centro de Exposições Imigrantes

Público
54.597 visitantes

Área
62.000 m² de área

Organizadora
Sobratema

Galeria de imagens

Entrada Visitantes

Público

Área Externa

 

Com o propósito de fazer com que a feira em 2012 fosse a maior edição histórica da M&T, nasceu a idéia de implantar uma nova solução que agilizasse a entrada dos visitantes que superaria a quantidade de edição anterior que recebera mais de 41 mil visitantes.
A solução nasceu a partir do fato de que a feira é organizada por uma Associação que fomenta a tecnologia para a indústria da construção e mineração, onde desafios semelhantes já tinham sido enfrentados como controle de obras e frotas através deste mesmo sistema. Em visita a feiras na Europa, a visão do uso desse produto fortaleceu ainda mais a ideia. Entretanto, o que foi visto na Europa tratava-se de uma parte do projeto, onde os acessos eram livres e os expositores usavam leitores RFID.
O sistema de identificação por rádiofrequência - RFID permite a identificação de cada visitante de forma automática com segurança e qualidade através de sua credencial, proporcionando uma melhor experiência ao visitante através da entrada sem intervenção humana – (contact less).
Com a possibilidade de obter estatísticas de visitação em tempo real o sistema permite contabilizar a quantidade de visitantes por espaço e tempo, apontando os locais de maior fluxo de visitação.

Galeria de imagens

Credenciamento

Atendimento aos Visitantes

Totem Auto Atendimento

 

Funcionamento

O sistema consiste em fazer a gestão do credenciamento através do sistema RFID, onde todos os crachás receberam um chip e nele eram gravadas chave de acesso ao banco de dados geral do evento permitindo sincronizar todas as informações do visitante preenchidas no ato da inscrição como dados pessoais, profissionais, respostas à pesquisas e histórico de participação em outras edições.
Antenas foram instaladas para que captassem as informações desse chip no momento do acesso do visitante pelos portais e enviasse automaticamente para os servidores localizados na Cidtech.
Outro sistema de gestão foi responsável por fazer todo o controle de data, hora e local onde os visitantes se encontravam, propiciando o mapa de calor do evento. Em videowalls espalhados pelo pavilhão esse mapa era mostrado dividido em quatro áreas dentre elas internas e externas com o número de visitantes por espaço e número total no evento constantemente atualizado.


Desafios

A partir da proposta da Sobratema de utilizar pela primeira vez no Brasil essa nova tecnologia de RFID num evento desse porte, firmou-se um acordo com a Cidtech e partimos para um grande desafio para ambas as partes, no quesito de:

1 - Reunir tecnologias
Todos os investimentos, inclusive da Cidtech, estavam focados no código de barras e tínhamos que incluir um produto de ponta, utilizando uma tecnologia "contact less", porém sem perder o investimento das empresas que se preparam para fazer as leituras dos códigos de barras. Tudo isso aliado, ao processo de mantermos códigos únicos com o objetivo de padronizar relatórios, estatísticas bem como auditoria dos números. A solução foi a utilização do chip RFID nas credenciais sincronizado com o código de barras.

2 - Local do Evento
O local do evento (Centro de Exposições Imigrantes) foi um grande desafio, pois a ideia era controlar o pavilhão por completo incluindo suas áreas internas e externas e sabíamos que iríamos encontrar um ambiente não tão satisfatório em todas as áreas com relação a:

- Conectividade
- Portabilidade
- Infra estrutura - elétrica, etc.

Para que pudéssemos enfrentar este desafio, buscamos case para as antenas de transmissão que fossem capazes de ter um bom funcionamento em ambientes in e outdoor, contando também com a possibilidade de chuva no período de realização do evento e ainda possuir a autonomia de não depender da infraestrutura do pavilhão para que pudéssemos ter uma liberdade de ação de onde colocar os controles e nos momentos, se houvessem necessidade de troca, ficasse de fácil manuseio.
Nossos cases utilizaram bateria própria com conectividade 3G e trinta cases com sessenta antenas foram instaladas dentre os espaços abertos e fechados.

3 – Tecnologia 3G

Fazer com que o 3G tivesse o desempenho ideal para o tráfego de informações que tínhamos era um grande problema pelo fato do pavilhão ser muito grande e a feira receber milhares de visitantes, e com isso a capacidade de transmissão ficaria saturada. Realizamos diversos testes com fornecedores de serviços 3G e a empresa que melhor se saiu foi a VIVO por dois motivos: sinal apresentado no Centro de Exposições Imigrantes e o segundo por sua capilaridade, que nos propiciará utilizar o sistema em qualquer lugar do Brasil.

4 - Mapa de Calor
De nada adiantava ter todo esse aparato para que tivéssemos os dados sem um serviço de coleta de dados e processamento adequado. Foram estruturados servidores de dados e duas bandas de acesso com o objetivo de manter o serviço em pé durante todo o evento. Nestes servidores foram armazenadas em tempo real todas as coletas realizadas durante o evento. Este procedimento permitiu que pudéssemos mapear os pavilhões e apresentar as respectivas quantidades presentes em cada um deles. Apresentado uma ótima ferramenta de marketing para o Organizador, principalmente durante sua visita aos estandes para apresentação da pujança da feira independente da localização de cada expositor. A feira se manteve inteiramente visitada e com presença registrada e demonstrada, facilitando a venda de sua próxima edição.

Galeria de imagens

Videowalls	Videowall	Videowall	Antenas	Antenas
Antenas	Antenas	Antenas

 

O evento foi um sucesso. A feira contou com a participação de 494 expositores, sendo 270 nacionais, vindos de nove estados brasileiros, e 224 internacionais, vindos de 15 países e um total de 54.597 visitantes sendo 2.053 estrangeiros, originários de 71 países durante o período de realização da feira. Essa quantidade de público é 32% superior à última edição de 2009 e 21% maior do que o esperado pela Sobratema nesta edição.
Todos os objetivos foram alcançados, visto que houve uma otimização do tempo de acesso aos visitantes, mediante ao processo de leitura em quantidade, não havendo a necessidade de passar visitante a visitante por um controle de acesso. O sistema era capaz de coletar em bloco todos os que passavam através dos portais de forma prática e automática evitando filas e aglomerações. O grande valor agregado foi a agilidade de acesso, permitindo que o tempo de permanência do visitante na entrada do evento reduzisse consideravelmente.
Conseguimos obter um controle total de circulação dos visitantes e ainda, apontar os locais de maior fluxo de visitação. A partir desse fato, foi possível definir dentre os pavilhões, as ruas de maior concentração e permanência dos visitantes.
Os custos do investimento refletem seu retorno com a redução da mão de obra que seria utilizada para obter resultados semelhantes. Num projeto tradicional, teríamos que ter controladores de acessos em todas as áreas monitoradas, todos com aparelhos leitores de código de barras e com paradas para leitura em cada visitante, resultando num tempo maior e num custo total também maior. Com este projeto, possibilitamos manter o mesmo nível de serviço, incluir a tecnologia em tempo real, tudo ao mesmo custo do uso do equipamento.
O grande impacto causado aos expositores foi a condição inédita de ter em números a quantidade de visitantes presentes naquele momento em sua região. Abriu-se um leque de oportunidades para medições especificas, tais como:
- Para o organizador – demonstrativo de fluxo de visitantes em determinadas regiões que poderão ser melhor valoradas em sua comercialização.
- Para o expositor – o demonstrativo do fluxo na medição de suas ações promocionais x quantidade de visitantes no setor, permitindo uma análise de performance mais conclusiva e com base no público passante em sua região e não mais sobre todo o evento.