A estratégia do evento foi pautada sempre em oferecer condições para que os convidados se sentissem motivados e integrados e, principalmente, entender a importância que todos têm em relação aos objetivos alcançados.
O tema do evento foi todo pautado com relação a “Biodiversidade”, criando o conceito que a partir dela os medicamentos e produtos são produzidos, e por este motivo ela deve ser valorizada. Por isso, toda a comunicação foi com base em imagens de paisagens fotografada por Rosa de Luca para promover a diversidade cultural brasileira, passando pelas regiões de Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Alta Floresta e Amazonas, onde retrata o seu rico artesanato, o trabalho das comunidades indígenas, suas belezas naturais, mostrando que é possível aliar desenvolvimento econômico e respeito à natureza.
Os grandes desafios deste evento começaram com a escolha do local para sua realização. Tínhamos que unir logística, hospedagem, local para alimentação, local para plenária, 07 salas para treinamento, tudo isso em um só lugar! E o mais importante: todo este conjunto deveria comportar 700 convidados, mais staff (em torno de 40 pessoas).
Depois de algumas consultas e pesquisas, sugerimos o Costão do Santinho Resort, que nos atendeu perfeitamente, sem a necessidade de montagem de estruturas anexas.
A única estrutura que tivemos que adaptar foi a quadra de tênis, que por ter uma estrutura de arquibancada seria ideal para acomodação e visibilidade das atividades, porém não podíamos aplicar os materiais necessários para a realização da gincana direto sobre o piso “saibro”. Sugerimos a aplicação do piso “Easy Floor”, muito usado para cobertura de pisos em grandes shows e eventos, e com um grande diferencial: se ajusta a qualquer medida por ser modular, e antiderrapante, e com diversas cores para escolha.
Outro grande desafio foi a logística, distribuição, e manuseio dos brindes. Tínhamos um time de 12 produtores, e meio período, para manusear 1.400 camisas (02 camisas de cores diferentes para cada convidado, que foram colocadas em mochilas sacos personalizadas),700 cartas de boas vindas, 700 credenciais personalizadas, 700 guias com o mapa do resort, 700 malas com produtos diversos do próprio cliente totalizando 32 itens em cada uma delas, e por fim 2.100 adereços para a festa de encerramento.
DESCRIÇÃO TÉCNICA GERAL DO EVENTO
No evento contamos com uma equipe de 12 produtores, coordenação de outras 43 pessoas (fornecedores diretos), equipe do hotel e mais 57 pessoas envolvidas indiretamente: como a produção dos materiais de comunicação, brindes e cenografia.
Foram produzidas 700 credenciais, 700 capas para DVD, 700 guias de bolso (mapa do hotel), 02 infláveis gigantes, 700 blocos personalizados, e 700 cartas de boas vindas. O restante dos brindes foi fechado diretamente pelo cliente.
Na parte da cenografia, contamos com um pórtico de madeira na entrada principal do foyer, além de dois painéis laterais no hall de entrada, envelopamento da porta de acesso à plenária e um back droop de fundo para fotos. Na plenária havia um palco medindo 13,50x2,50x0,80, revestido com carpete tipo forração, e uma saia de juta. No fundo do palco, contamos com painel construído em madeira, revestido de lona impressa medindo 10,0x5,0, com tela de projeção sobreposta em lona branca fosca, medindo 9,0x2,60 (tela spyder), e 12 painéis laterais (06 de cada lado), sobrepostos. Além de duas cortinas d’água medindo 1,50x3,00 cada. Nas laterais do salão haviam mais 04 painéis laterais (02 de cada lado) medindo 6,00x3,00 cada. Os mesmos foram estruturados em Box truss com lona impressa.
Na praça Açores (hall central das salas de treinamento), haviam 08 painéis autoportantes medindo 2,0x2,5m e um painel principal medindo 6,90x2,40m.
Em audiovisual, contamos com estruturas de iluminação, projeção, sonorização e outras estruturas no geral. Para a plenária utilizamos o sistema spyder para projeção, som de melhor qualidade com todo equipamento suspenso, house mix de 8 metros e iluminação ambiente em todo o salão. Para o show, a iluminação e som estavam de acordo com o Rider passado pela banda Viva Noite, além de iluminação dos lounges durante o show. Todos estes equipamentos, estavam ligados à 2 geradores distintos, um para iluminação e outro apenas para a sonorização.
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