Prêmio Caio 13ª Edição

Case:	CAPTAÇÃO CONGRESSO BRASILEIRO DE PEDIATRIA
Candidato:	Curitiba, Região e Litoral Convention & Visitors Bureau
Cliente:	Paula Soares
Segmento:	Eventos
Estado:	PR

Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Lodo da Sociedade Paranaense de Pediatria

O Curitiba, Região e Litoral Convention & Visitors Bureau (CCVB) é uma entidade de marketing turístico, independente e sem fins lucrativos, centrada na promoção da cidade de Curitiba, Região e Litoral. Sua missão é desenvolver de maneira estratégica o turismo na cidade, de forma a inserir definitivamente o destino Curitiba no circuito turístico mundial, visando com isso o aumento do fluxo de turistas e o aprimoramento da infraestrutura e serviços turísticos.
O Congresso Brasileiro de Pediatria é um evento bianual que reúne aproximadamente 4 mil participantes de todo o Brasil.
O processo de definição de futuras edições ocorre em assembléia durante o Congresso na edição anterior. Os diretores, representantes de cada regional do país, 27 decidem após apresentação de cada cidade candidata, representadas pelo presidente de suas regionais.
O case apresentado refere-se a esse processo de candidatura desse evento que há mais de 40 anos não acontece na cidade de Curitiba.
A defesa de candidatura aconteceu em outubro de 2011 no evento em Salvador.
Em 2009, Brasilia sediou o evento, 2007 foi a vez da cidade de Olinda e em 2005 São Paulo.
Evento de tradição e grande visibilidade na área de Pediatria.
O Curitiba, Região e Litoral CVB, em apoio a Sociedade Paranaense de Pediatria, adotou de maneira personalizada ações de mobilização para captação desse evento, com estratégias de sensibilização que aconteceram com antecipação.
O processo ocorreu em um ambiente competitivo ao se avaliar os seguintes fatores:
- as cidades candidatas concorrentes apresentam forte apelo turístico e excelente infraestrutura receptiva, atendendo sem restrições as proporções do evento;
- teve-se que negociar agenda dos espaços de eventos em Curitiba, a fim de assegurar data exigida pela Sociedade Brasileira. O 2º semestre é bastante disputado para realização de grandes eventos na cidade;
- a representatividade das regionais concorrentes, sem duvida foi um fator a se driblar com estratégias de mobilização dos votantes;
- antecedendo o momento de defesa, a Sociedade Brasileira apresentou um quadro comparativo com previsão para as 3 cidades candidatas e, Curitiba apresentou segundo orçamento mais barato.

Galeria de imagens

Mouse pad - material enviado aos votantes com 2 meses de antecedência.

Logo Cidade candidata

 

O trabalho do Curitiba, Região e Litoral Convention & Visitors Bureau começou muito antes da data defesa do evento. O trabalho do CCVB consiste na pesquisa de evento, onde o CCVB possui uma profissional que identifica os evento que estão acontecendo no país, busca os detalhes e a entidade regional representante e juntamente com essa é que analisa as possibilidades de candidatar Curitiba como sede.
É somente a consolidação do relacionamento do CCVB com a entidade regional que permite um trabalho estratégico e confiante para o alcance de positivos resultados, a exemplo desta parceria com a Sociedade Paranaense de Pediatria.
Contextualizando o competitivo mercado para o setor de eventos, principalmente a disputa entre cidades para sediarem, as estratégias do CCVB junto à Sociedade Paranaense de Pediatria foram definidos conceito da candidatura e um cronograma de ações para os períodos de pré, durante e pós defesa da candidatura. Buscou-se também a aplicação de soluções criativas e inovadoras que valorizassem e veiculassem à imagem de Curitiba e estivessem de acordo com a disponibilidade orçamentária para o processo, que também se configurou em um desafio.
O Conceito acompanhou a tendência do marketing de experiências. Foi pensado para que proporcionasse vivências e experiências prévias do evento em Curitiba. A ideia foi de estimular o imaginário ao mesmo tempo em que se formatou um diálogo visando a aproximação do votante à Curitiba. Isso porque se tomou como base que os votantes são representantes das sociedades regionais, ou seja, um de cada unidade federativa do país e, assim, não necessariamente detinham de conhecimento da estrutura de Curitiba para receber eventos. Para tanto, foi definido o tema-pergunta: "Quais são suas expectativas para 2013?". Cada ação e apresentação feita para a defesa embasavam respostas favoráveis à votação de Curitiba. Todas as ações foram também personalizadas, deixando todo processo, o que provou o real interesse de Curitiba em receber o evento.
Uma logo marca de cidade candidata foi criada pelo CCVB, para fixar nos materiais utilizados e dando consistência a todo o projeto de candidatura.
A articulação do Destino Curitiba também entra em evidencia nesse processo e comprovou a importância da cidade unida e atuante nesse segmento. inúmeras cartas de apoio somaram ao material de candidatura da cidade agregando valor e força ao processo. Foram apresentadas documentos da: Secretaria de Estado da Saúde, Instituto Municipal de Turismo, Infraero, Secretaria de Estado do Turismo, Associação Médica do Paraná, Conselho Regional de Medicina, Sindicato Empresarial de Hospedagem e Associação Brasileira da Indústria de Hotéis - Regional Paraná.
Destaca, ainda neste item e como citado anteriormente, houve-se a necessidade de articulação também para conciliar a disponibilidade de agenda dos centros de eventos em Curitiba. Usualmente o segundo semestre é o período de maior concentração de eventos e, neste caso em que o processo de defesa é curto, 2 (dois) anos, a agenda para o segundo semestre de 2013 já estava comprometida em Curitiba. A Sociedade Brasileira de Pediatria, ainda, exigia que o evento fosse realizado na data de 12 de outubro, que celebra o dia das crianças. Deste modo, negociou-se com os promotores responsáveis pelas agendas bloqueadas, ajustando datas de seus eventos, liberando assim o período determinado pela Sociedade Brasileira de Pediatria. A intermediação do CCVB referente ao ajuste da agenda do centro de convenções foi crucial na captação desse evento. Observa-se também, como o trade almejava o evento e contribuiu para um acordo.
O trade, em especial os mantenedores do CCVB foram também envolvidos na captação, pela necessidade prévia de apresentação de orçamentos, também em concordância às solicitações da Sociedade Brasileira de Pediatria. Os mesmo foram exigidos em um curto prazo e, sem muitas especificações do projeto do evento, pois tratava-se de estimativas, exigindo assim atenção e colaboração de todos.
Com relação ao cronograma de ações, buscou-se antecedência e planejamento, que focava na mobilização e sensibilização dos votantes e na execução da defesa em Salvador. A seguir as ações desenvolvidas:

Cronograma – Mês e Ação

Julho de 2011
- Mobilização do destino: Solicitação e coleta das cartas de apoio com órgãos públicos e parceiros; provou-se o envolvimento de todo setor e do destino Curitiba.
- Mobilização dos votantes: Elaboração de e-mail marketing para envio aos diretores votantes; Objetivo era informar sobre a candidatura de Curitiba como cidade sede. O material foi desenvolvido pelo CCVB e disparado aos membros votantes da Sociedade Brasileira de Pediatria.
- Mobilização de membros da SBP: Elaboração de e-mail do dia do Pediatra; Ainda no mês de Julho, mês dos Pediatras do Brasil, o CCVB elaborou um e-mail marketing parabenizando todos pelo seu dia. A Sociedade Paranaense de Pediatria disparou para seu mailing.

Agosto de 2011
- Definição de conceito e tema de candidatura de Curitiba: Elaboração de logomarca de cidade candidata e tema do processo de candidatura. A logomarca passou a ser utilizada em todos os materiais promocionais da campanha, caracterizando e personalizando o processo.
- Mobilização dos votantes: Elaboração do kit Curitiba, composto por uma carta assinada pela presidente da Sociedade Paranaense de Pediatria; brinde– mouse pad – personalizado com logamarca de cidade candidata; e materiais. O kit foi enviado por correio à Sociedade Brasileira de Pediatria e às suas 26 regionais. Ressalta-se que as 26 regionais são os votantes.

Setembro de 2011
- Mobilização do destino: Foram consultados os mantenedores do CCVB para elaboração da estimativa orçamentária do 36º Congresso Brasileiro de Pediatria em 2013.
- Mobilização dos votantes: Elaboração de cartões postais para envio aos votantes. Esse cartão tinha o objetivo de lembrar a data da assembleia, além de reforçar a solicitação de voto para Curitiba.

Outubro de 2011
- Ferramentas promocionais: Montagem de apresentação e vídeo para Defesa de candidatura.
- Ferramentas promocionais: Confecção de camisetas para representante CCVB e Presidente da SPP utilizarem durante assembleia de defesa;
Outubro de 2011 - Ferramentas promocionais: Elaboração do Projeto de candidatura + Kit promocional de Curitiba + banner Curitiba. O envelope contendo o projeto – bidding book e kit promocional foi distribuído nominalmente nas carteiras dos delegados votantes, antes do inicio da assembleia. Como a assembleia ocorreu durante todo o dia e o momento da defesa era o último item da pauta, no retorno do almoço os membros votantes foram surpreendidos com uma embalagem de balas de banana em suas carteiras. Nas saídas para intervalos e almoço os delegados se depararam com banner de Curitiba.
- Mobilização do destino: Negociou-se agenda dos centros de eventos com promotores de eventos já confirmados para 2013 em Curitiba, conforme já descrito anteriormente.
Outubro de 2011 - Mobilização dos Votantes: O CCVB elaborou o kit ‘Manhãs Curitibanas’ que continha uma correspondência e o brinde aromatizador de ambiente com essência de “Manhãs Curitibanas”. Esses kits foram entregues nos apartamentos dos hotéis do delegados votantes no dia que antecedia a assembleia de defesa das cidades candidatas.

Ação de pós captação: uma semana após assembléia os delegados votantes receberam novo cartão postal, elaborado pelo CCVB, com mensagem de agradecimento da Presidente da Sociedade Paranaense de Pediatria pelo voto de confiança depositada. A mensagem já anunciava convite para o evento em 2013.

Galeria de imagens

E-mail MKt de Mobilização

E-mail MKt Dia do Pediatra

Mouse pad - material enviado aos votantes com 2 meses de antecedência.

 

Destaca-se que algumas ferramentas foram estrategicamente utilizadas atendendo o conceito de proporcionar experiências previas:
- cartão postais, apresentação da defesa com grandes fotos e vídeos - tinham como objetivo instigar a visão de cada um para Curitiba;
- aromatizador “Manhãs Curitibana” – tinha o propósito de incentivar o olfato com essências locais que simbolizam a manhã curitibana;
- a embalagem de balas de banana – visava aguçar o paladar para a gastronomia local; e
- sons de pássaros – como som ambiente da apresentação, utilizou-se sons de pássaros que brincou com o sentido sonoro, por representar o som, principalmente durante as manhãs em Curitiba, pela grande quantidade de áreas verdes da cidade;

Levando em consideração as cidades concorrentes, as ações desenvolvidas por eles e o forte apelo que elas também possuem, a disputa foi acirrada, mas com as estratégias acima descritas, a cidade de Curitiba foi a escolhida para sediar o evento no ano de 2013. Superaram-se questões orçamentárias e elegeu-se com apenas 1 voto de diferença do Rio de Janeiro e 02 votos da cidade de Gramado.

Galeria de imagens

Materiais desenvolvidos para entregar aos diretores votantes na defesa.

"Manhãs Curitibanas" - incentivar o olfato com essências locais

Embalagem de Bala de Banana - visava aguçar o paladar para a gastronomia local

Cartão Postal enviado pós captação do evento

 

Levando em consideração a mobilização de todos os atores, as ações desenvolvidas com antecipação e personalização, as estratégias inovadoras, a união do destino e a articulação da Sociedade Paranaense de Pediatria, conclui-se que Curitiba é merecedora da eleição.
Para o CCVB – Curitiba, Região e Litoral Convention & Visitors Bureau foi um prazer e uma experiência inigualável vivenciar essa candidatura e neste momento, apresentar o case 36º Congresso Brasileiro de Pediatria, 2013 para o Premio Caio. Há 42 anos a cidade de Curitiba havia sediado o evento e com grande entusiasmo e expectativa fortaleceu a decisão para apresentar a candidatura de 2013.
Um evento deste porte abriu uma oportunidade de consolidar e fortalecer o destino na área da pediatria.
Comprova-se que a cidade tem infraestruta adequada, qualidade no receptivo e nos demais serviços que dispõem e conta o reconhecimento de gestores públicos e privados com relação aos legados econômicos, científicos e sociais que um evento como este proporciona à cidade.
O sucesso se deve ao empenho do CCVB que trabalharam numa parceria exitosa com a Sociedade Paranaense de Pediatria, resultando na confirmação da cidade de Curitiba como sede do evento em 2013.

DEPOIMENTO PRESIDENTE DA SOCIEDADE PARANAENSE DE PEDIATRIA.

“O apoio do Curitiba, Região e Litoral Convention & Visitors Bureau com assessoria e estratégias traçadas foi de fundamental importância para captação do 36º Congresso Brasileiro de Pediatria para cidade de Curitiba em 2013. Agradecemos imensamente a dedicação e competência dos envolvidos na captação de evento. Isso só foi concretizado pelos esforços conjuntos e o belo trabalho apresentado pelo CCVB e Destino Curitiba que na identificação dos desafios souberam inovar e surpreender os votantes, além de todo embasamento técnico necessário para elaboração do projeto de candidatura.
A Ajuda da equipe do CCVB foi primordial para esta vitória”.
Att, Dra. Darci Vieira da Silva Bonetto – Presidentes da Sociedade Paranaense de Pediatria