Prêmio Caio 13ª Edição

Case:	XVIII CONGRESSO DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE DIABETES
Candidato:	Blumar Turismo
Cliente:	Sociedade Brasileira de Diabetes
Segmento:	Serviços
Estado:	DF

Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Blumar Turismo é uma operadora de turismo com mais de 25 anos de experiência e líder de mercado.
Atuamos nos seguintes segmentos:
- Turismo Receptivo Internacional
- Turismo Exportativo Nacional e Internacional
- Viagens Coorporativas e de Incentivo
- Organização de Congressos e Eventos

Nossa Missão
Satisfazer as necessidades dos clientes e superar suas expectativas no que diz respeito a lazer, cultura e negócios, provendo servi os de acomodação, transporte e acompanhamento de alta qualidade. O quadro de funcionários da empresa atualmente é de 130 profissionais, sendo 10 exclusivos do departamento de eventos. A equipe Blumar é multilíngüe, contamos com funcionários que falam fluentemente inglês, espanhol, alemão, japonês, francês e italiano.

Eventos
A Blumar é hoje uma das empresas líderes no segmento de eventos, sendo a que opera o maior número de Congressos Mundiais na Área Médica. Nosso departamento de Eventos conta com 12 profissionais experientes e comprometidos com o sucesso do evento, oferecendo um trabalho de alta qualidade. Blumar se orgulha da qualidade de seus serviços e de ter a melhor estrutura do ramo, direcionada para o perfeito atendimento aos Convidados e Congressistas.

Nossos diferenciais
* Exclusivo sistema de reservas online, com confirmação em tempo real;
* Departamento especializado em Eventos com equipe multilíngüe treinada e habilitada a responder a todas as solicitações prontamente, com plantão 24 horas durante o evento;
* Call center para eventos, com toll free (linha 0800);
* Equipe treinada e habilitada a responder a todas as solicitações prontamente.
* Operação de Eventos em todo o país, contando com apoio local e deslocamento da equipe especialmente para o evento.
* A Blumar Turismo é a única empresa de Turismo Receptivo e Eventos do Brasil que possui um Seguro de Responsabilidade Civil Profissional emitido pela ACE, seguradora reconhecida mundialmente, com garantia de cobertura até R$2.110.000,00.
* Dispomos de uma equipe interna especializada e totalmente voltada para o desenvolvimento e suporte ao nosso sistema e à nossa página na Internet. Construímos um site para cada evento operado, com informações e fotos dos serviços prestados.
* Chat online para esclarecimento de dúvidas e quaisquer outras informações adicionais.
* Excelência em serviço comprovada pelo altíssimo índice de satisfação dos clientes.

Ficha Técnica do Evento:
Nome do Evento: XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Diabetes.
Periodicidade: Bianual
Data: 19 a 22 de Outubro de 2011
Local: Centro de Convenções Ulysses Guimarães – Brasília DF
Nº de inscritos: 3.517
Nº Participantes – Geral:
Acompanhantes: 35
Comissão Organizadora: 9
Estudantes 334
Inscrição de Laboratório 1508
Inscrição SES – GDF: 461
Médico Não Sócio 110
Outros Profissionais Não Sócios: 165

Outros Profissionais Sócios: 52
Palestrantes: 301
Residentes e Pós-graduandos: 212
Sócio SBD, ABESO E SBEM: 330
Fórum Aberto: 256
Expositores: 789
Total: 4562


Promotor: A&C Eventos
Serviço: Agência de Turismo Oficial

Dados da Empresa:
Blumar Brazil Nuts Rio Turismo Ltda.
Endereço: Rua Visconde de Pirajá 550, subsolo 108
Ipanema – Rio de Janeiro – RJ
CEP: 22410-002
CNPJ: 40.339.657/0001-00
Inscrição Municipal: 00-858-85

Introdução
O Congresso da Sociedade Brasileira de Diabetes reúne anualmente milhares de profissionais do Brasil inteiro com objetivo de apresentar novas técnicas, novos medicamentos, discutirem novas terapias e partilhar pesquisas desenvolvidas na área da Diabetes.
Segundo o Sr. Saulo Cavalcanti, Presidente da Sociedade, o evento tem como objetivo “procurar divulgar um conhecimento científico atualizado e de alto nível ao maior número de pessoas interessadas em melhorar a qualidade e quantidade de vida do diabético. Procura trazer os temas mais interessantes no momento e que serão apresentados por convidados, com real vivência em cada um deles”.

A Sociedade Brasileira de Diabetes:
Aliada à International Diabetes Federation (IDF), a Sociedade Brasileira de Diabetes (SBD), é uma associação civil, sem fins lucrativos, com número ilimitado de sócios, fundada em dezembro de 1970. Tem como membros, médicos e profissionais de saúde com interesse em diabetes mellitus.

Missão
Contribuir sempre para a prevenção e tratamento adequado do diabetes, disseminando conhecimento técnico-científico entre médicos e profissionais de saúde, conscientizando a população a respeito da doença, melhorando a qualidade de vida das pessoas com diabetes e colaborando com o Estado na formulação e execução de políticas públicas voltadas para a atenção correta dos pacientes e para a redução significativa do número de indivíduos com diabetes em nosso país.

Visão
Ser reconhecida nacional e internacionalmente como uma instituição-referência e um centro de saber e informação em diabetes, orientada por princípios de ética e transparência e por uma conduta médica e social desvinculada de qualquer interesse pessoal, financeiro ou corporativo.

O Congresso Brasileiro
A SBD realiza, periodicamente, um congresso de caráter nacional, de atualização científica (para médicos e profissionais de saúde) e educacional (voltado a pacientes e Associações de Pacientes Diabéticos), que reúne em média 2.300 pessoas.
A sede é escolhida, por votação, durante uma Assembléia Geral realizada nos congressos.
Em sua trajetória a Sociedade Brasileira de Diabetes realizou – inicialmente a cada três anos e, atualmente, a cada dois anos – congressos com o objetivo de trazer a luz questões de maior importância para profissionais e pessoas com diabetes; além de analisar os rumos dos tratamentos e pesquisas.

Escolha do local do evento:
A cidade de Brasília foi escolhida para o congresso de 2011, pois foi a cidade que conduziu o primeiro projeto para reduzir a problemática no país. Brasília abriu as portas à comunidade de pacientes diabéticos em 1988, com a implantação do Programa de Educação e Controle de Diabetes, o que proporcionou uma maior conexão entre as regionais de saúde.
Projetos, como o “Salvando o Pé Diabético”, são referências nacionais e internacionais. Hoje, o paciente diabético tem à sua disposição na rede pública do Distrito Federal, a distribuição de insulinas análogas, além do primeiro ambulatório de sistema de infusão contínua de insulina do SUS, proporcionando um tratamento eficaz e adequado ao portador de diabetes.

Captação:
No caso do evento XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Diabetes, a captação veio por meio de a organizadora do evento, a A&C Eventos, empresa a qual trabalhamos em parceria em outros eventos de sucesso.

A Blumar Turismo tornou-se oficialmente a agência oficial do evento em 05 de Novembro de 2010, quando ambas as partes assinaram contrato. Neste contrato, a agência oficial se comprometeu com a prestação dos seguintes serviços:

1. Bloqueio, negociação, reservas, venda e confirmação de acomodações dos participantes do evento, em hotéis;
2. Emissão de bilhetes aéreos para palestrantes convidados e participantes, quando solicitados à Operadora;
3. Programação de turismo opcional a ser oferecido no “Hospitality Desk” e no material de divulgação;
4. Programação de “tours” antes, durante e após o evento de caráter opcional;
5. Serviços de transportes de modo geral.

Comprometemos-nos a cumprir com toda logística necessária para o sucesso deste que é um dos congressos mais significativos do calendário brasileiro.
Assim que fomos eleitos, iniciamos o estudo de como seria a logística do congresso, para bloquearmos a quantidade necessária de quartos na cadeia de hotéis próximas ao centro de convenções.
Além das reservas individuais para os congressistas e acompanhantes, ficamos responsáveis pelas passagens aéreas e hospedagem dos laboratórios patrocinadores do congresso, grupos que variaram entre 20 e 190 pessoas.
Para esses patrocinadores, a Blumar também se responsabilizou por organizar reuniões paralelas ao congresso, assim como toda a logística de transporte dos seus componentes.
Com um público bastante exigente, em sua maioria médicos, oferecemos um atendimento ágil, de forma a conquistar tanto os laboratórios e seu staff/convidados, quanto os participantes individuais que também buscavam as melhores ofertas.
Era fundamental que fosse oferecido um tratamento exclusivo e personalizado para todos, de forma a fidelizarmos estes clientes. Sendo este um evento com participação de muitos desses laboratórios, não poderíamos esquecer o fato de que são clientes da rede hoteleira, fazendo eventos o ano inteiro nos hotéis da região. Dessa forma, foi designada uma coordenadora e mais duas assistentes para atendimento exclusivo, que fizeram um trabalho intenso com estes clientes, inclusive com visitas pré-congresso, a fim de verificar as necessidades de cada um e assim poder atendê-los da melhor forma.
Para este atendimento personalizado, a Blumar contou ainda com uma equipe poliglota, para atendimento dos participantes individuais, vindos do mundo inteiro, além de uma equipe de call center para o atendimento imediato, por telefone e on-line, através do nosso chat virtual.
A estratégia de comunicação e marketing da Blumar tem sido bem sucedida, agradando aos clientes que recebem atendimento exclusivo em nossa web page. Para cada evento elaboramos uma página exclusiva onde o participante pode efetuar sua própria reserva em tempo real e receber imediatamente o voucher de confirmação do hotel escolhido.
A facilidade na navegação permite a escolha do hotel, onde estão disponíveis fotos, descritivos e distância dos hotéis em relação ao local do evento. É disponibilizado também um link direto para a página oficial do Congresso.
Neste mesmo site os participantes fazem a cotação de passagem aérea, tour local, transfer, e pré e post tours.

Estratégia

O processo de captação do Congresso Brasileiro da Sociedade Brasileira de Diabetes começou em Maio de 2009, cerca de dois anos antes da data inicial do congresso.
Preenchemos todos os requisitos da licitação e checadas as referências de eventos anteriores e analisada nossa proposta comercial, a Blumar finalmente foi eleita como “Agencia de Turismo Oficial do Congresso”. Este era o momento de começarmos a estudar juntamente com a Sociedade a logística do evento.
Nosso maior desafio foi conseguir tarifas atraentes, e disponibilidade nos principais hotéis da cidade, tendo em vista que a cidade de Brasília tem ocupação média de 70%. Isso devido aos constantes eventos políticos e não políticos que acontecem na cidade.
A Blumar também trabalhou, em parceria com a Prestheza Turismo, agência local, para os serviços de transfer e passeios turísticos.

Outra responsabilidade concedida à Blumar foi enviar mailings aos participantes inscritos e sócios, que periodicamente eram encaminhados à Blumar pela Sociedade. Esses mailings visavam atualizá-los sobre os hotéis e tours disponíveis.

O congresso mobilizou não só a rede hoteleira da região, mas também todo o trade turístico, empresas de transporte, companhias aéreas, fornecedores de todo o tipo de serviço para congressos e etc., isso devido ao número pessoas envolvidas com o evento, que chegou a mais de 4.000.

Desafios

Nossos maiores desafios durante a organização desse evento foram cuidar da logística de transporte e o atendimento aos expositores do evento.

A Blumar cuidou de toda a logística de transporte dos participantes do evento. O Congresso ofereceu transporte para 3000 pessoas, considerando que havia uma grande quantidade de inscritos locais e que alguns expositores ofereceram transporte exclusivo.

Para isso tivemos que mobilizar grande parte da frota de ônibus de Brasília e arredores, já que não existe um grande numero de veículos de grande porte disponíveis no Distrito Federal. Contratamos mais de 30 ônibus diários, que foram utilizados para efetuar o shuttle entre os hotéis e o evento e do evento para o hotel. A mesma quantidade de ônibus também foi utilizada para transportar os convidados para a Festa de Confraternização, que aconteceu no Clube do Exercito.

A Blumar cuidou também de toda a parte de material gráfico para sinalização dos veículos e pontos de embarque.

Foram confeccionados 62 sinalizadores de ônibus, 15 Kits para auxiliares de pista e coordenadores, 35 Banners para os hotéis e 35 Flip charts.

Os expositores do evento exigiam que seus convidados e staff fossem hospedados em um mesmo hotel, tornando este um grande desafio, pois a ocupação da cidade é muito alta não permitindo grandes grupos no mesmo hotel. Começamos a efetuar os bloqueios desde 2010 por isso foi possível atender a essa demanda dos grupos já que efetuamos pagamentos e garantias com mais de um ano de antecedência com o objetivo de garantir a disponibilidade necessária ao público do evento.

Além disso, outro ponto muito importante e desafiador foi o fato dos laboratórios serem extremamente competitivos. Tivemos que ficar alerta quanto à forte concorrência entre esses laboratórios, que de forma alguma poderiam ficar hospedados próximos uns aos outros.
Tendo em vista que a rede hoteleira de Brasília está alocada basicamente em três regiões, essa logística foi desafiante, e finalizada com sucesso.

A Blumar ficou responsável pela reserva de 18 grupos, sendo que 14 eram grupos relacionados à Indústria Farmacêutica.

Resultados obtidos:

Apartamentos vendidos para grupos da industria farmacêutica: 928
Apartamentos vendidos para outros grupos e individual: 416
Total de apartamentos vendidos: 1344
Passeios Turísticos: 68 pessoas
Transfer Aeroporto/hotel: 242 Pessoas
Transfer Hotel/Aeroporto: 214 Pessoas
Transfer Hotel x Congresso x Hotel: 3000 pessoas
Transfer Hotel x Festa de Confraternização x Hotel: 3000 pessoas
Transfer Hotel x Jantar com o Presidente x Hotel: 300 pessoas

Estudo de Resultados:

Tomando como base o total de inscritos no evento, a Blumar conseguiu mais uma vez atingir um excelente aproveitamento, com venda para aproximadamente 38% dos inscritos.

O número total de participante de laboratórios no congresso foi de 1508 pessoas. Contando que a Blumar foi responsável pela hospedagem de 928 desses participantes, cuidamos da contratação e logística de mais de 60% dos expositores participantes do congresso.

Isso só comprova que a estratégia que utilizamos foi responsável pelo total sucesso de vendas do evento, juntamente com o apoio de toda a equipe de Eventos da Blumar.

A total aprovação do nosso trabalho, provada pelos inúmeros e-mails de elogios recebidos pós evento, além de uma carta do congresso agradecendo pelo apoio antes e durante o evento, provou que estamos capacitados a operar eventos de grande complexidade com eficiência e qualidade em qualquer lugar do Brasil, considerando que nosso escritório central fica no Rio de Janeiro, onde está concentrada nossa equipe. Sempre que foi necessário, deslocamos funcionários até a cidade onde ocorreria o evento, no caso, Brasilia, para contatar os fornecedores ou para acompanhar inspeções da comissão organizadora e grupos participantes.

A Blumar vem se firmando como a maior agência de viagens para eventos do país e em nosso calendário para os próximos anos constam cada vez mais eventos nacionais e internacionais, sediados dentro e fora do Rio de Janeiro, o que só comprova nossa capacidade para operação de eventos em qualquer cidade do país. O Congresso também foi de extrema importância para o desenvolvimento de nossa equipe, aumentando o espírito de trabalho em grupo e cooperação entre departamentos, o que já vem sendo aplicado em nossos próximos eventos.