Desafios
O primeiro desafio foi “vender” o projeto para a Diretoria da Empresa, uma vez que era um projeto bastante inovador, e a ICTS, embora formada por jovens talentos e lidando com temas “de ponta” nos negócios mundiais, tinha um perfil mais conservador.
Passada essa etapa, o próximo desafio era “vender” o projeto aos 115 participantes, pois para ele acontecer seria necessária a adesão de todos.
Uma comunicação clara e bem alinhada era fundamental nesse processo. Outro obstáculo era a distância geográfica. Os participantes não trabalham no mesmo ambiente, são consultores alocados em diferentes empresas, em diversas partes do Brasil. Não havia a possibilidade de encontros para ensaios e alinhamento do evento e das apresentações.
Soluções
Um Plano de Comunicação consistente com a realidade dos participantes para o pré-evento: envio de informativos semanais com o intuito de instigar, despertar o interesse e ao mesmo tempo detectar hobbies e habilidades de cada participante. A partir disso, promover o engajamento de todos na proposta.
Criação de grupo fechado no Facebook, liderado por um facilitador especialista no tema, e dividido por categorias: dança, teatro, fotografia, etc. para proporcionar ensaios/encontros virtuais, anteriores ao evento, entre os participantes. Aquecendo o clima.
Criação e inserção de um personagem, um Mestre de Cerimônias virtual (Mr. ICTS), responsável pela comunicação pelo Facebook e também através de e-mail, para atingir 100% do grupo, considerando que nem todos possuíam perfil no Facebook.
O primeiro passo foi o envio de um teaser para a detecção dos talentos individuais e hobbies (B-side) dos colaboradores.
Depois das respostas criamos o grupo no Facebook , dividido em subgrupos pelas escolhas individuais e durante o período de um mês interagimos com os participantes sobre os assuntos referentes aos talentos e oficinas.
Para quem não teve acesso ao aplicativo interagimos também por e-mail.
O Evento - programação
Recebemos os convidados no Hotel Blue Tree Morumbi com um welcome coffee e entrega de camisetas e crachás.
O período da manhã foi dedicado às apresentações dos sócios referente aos resultados do ano sw 2011 e as estratégias e perspectivas para o ano de 2012, culminando com a premiação das equipes. Isso ocorreu no salão maior, da plenária.
O almoço foi servido no restaurante do Hotel, onde iniciamos a preparação do ICTS Talent Show, com os facilitadores das oficinas almoçando junto com os seus grupos.
Das 14h até as 18h os participantes se reuniram, divididos por oficinas, em salas diferentes do hotel. Criaram e ensaiaram suas próprias apresentações. Organizaram e produziram o ICTS Talent Show para receberem a si próprios.
Oficinas
MC - A oficina de mestres de cerimônia foi conduzida pelo Mestre de Cerimônia Marcelo Feitosa. Ele e alguns participantes ficaram encarregados de conduzir o Talent Show de forma lúdica, poética e informativa.
Música - A oficina de música foi conduzida pelo músico Davi Sibella de Freitas , onde os instrumentos musicais podiam variar de uma simples garrafa PET até o uso de aplicativo do IPAD( garage band), incluindo instrumentos tocados e trazidos de casa pelos colaboradores da ICTS. Tudo foi usado para a concepção dos números musicais a serem apresentado pelo grupo.
Teatro - A oficina de teatro foi conduzida pelo diretor teatral Marcos Horta, onde o grupo criou , ensaiou e apresentou uma rápida encenação de uma esquete trabalhando o tema central do evento.
Dança - A oficina de dança foi conduzida pela coreógrafa Patricia Kfouri. O grupo criou, ensaiou e apresentou duas coreografias em grupo usando uma variedade de ritmos e estilos.
Roteiros/textos - A oficina de roteiros/texto foi conduzida pela redatora Nicole Aun. O grupo criou os textos relacionados à produção das apresentações. Foram responsáveis pelos textos utilizados pela equipe de mestres de cerimônia e teatro.
Artes Plásticas - A oficina de artes plásticas foi conduzida pela artista plástica Juliana Siufi. O grupo criou o cenário e a decoração de palco do evento, usando técnicas de pintura, desenho, colagem, com diversos materiais.
Maquiagem - A oficina de maquiagem foi conduzida pela maquiadora Monalisa Ribeiro. O grupo foi responsável por maquiar os mestres de cerimônia e todos os artistas ( colaboradores ) que se apresentaram.
Figurino - A oficina de figurino foi conduzida pela artista plástica e figurinista Silvana Marcondes. O grupo foi responsável por criar e produzir os figurinos, utilizando materiais alternativos como papel kraft, fitas, barbante, etc.. e vestindo os artistas que se apresentaram.
Técnica - A oficina técnica foi conduzida pelo profissional de eventos Fernando Rabello. O grupo que escolheu essa oficina foi responsável por todo o suporte para a execução das apresentações de talento das outras oficinas. Isso incluiu atividades como Holding para a oficina de música, escolha de trilha sonora, iluminação dos números, cenário virtual projetado no telão, elaboração do roteiro geral e coordenação dos grupos.
Fotografia - A oficina de foto foi conduzida pelo fotógrafo Du Zuppani. O grupo ficou responsável por fazer o making of das oficinas, detalhes gerais do evento e cobertura do ICTS Talent Show. Além disso, a equipe de foto selecionou, editou e projetou um slide show das melhores fotografias nos intervalos das apresentações.
Vídeo - A oficina de vídeo foi conduzida pelo casal Yuri e Vera Sanada. O grupo ficou responsável por fazer o making of das oficinas, detalhes gerais do evento e a cobertura completa do Talent Show. Além disso, a equipe de vídeo selecionou e editou o filme final do evento.
ICTS Talent Show
A partir das 18h, depois do coffee break, todos os participantes se dirigiram ao teatro montado no salão principal do hotel. Ambientado pelas obras de artes produzidas pelo grupo da oficina de artes plásticas, sonorizado e iluminado pela equipe técnica, todos se acomodaram no teatro para o início do show.
O clima era de festival. Expectativa e ansiedade no ar junto com os últimos acordes do ensaio do grupo de música, que seria o primeiro a se apresentar.
Os Mestres de Cerimônia abriram o show com uma performance de poesia, estátuas e dança bem ensaiados. Eles foram responsáveis por apresentar todos os grupos, sempre com pequenas esquetes e performances nos intervalos.
Todos os grupos se apresentaram, um a um, saídos da platéia, enquanto seus colegas rasgavam aplausos a cada performance, a cada descoberta, a cada revelação, muitas delas surpreendentes. O clima era da mais alta energia e vibração. A platéia batucava e assobiava incessantemente. A assistência quase vinha abaixo quando via sócios e colaboradores exibindo, em uníssono, os dotes e talentos individuais mais insuspeitados.
Informações técnicas
O evento aconteceu no Hotel Blue Tree Morumbi. Utilizamos as Salas Ametista 1,2 e 3 para a plenária principal e no período da tarde utilizamos também as salas Ágatas 1,2A e 2B para as oficinas. No período da noite, a sala Ametista 3 passou a ser o venue para a festa de encerramento.
Para a plenária principal utilizamos um palco de 8m x 4m, uma estrutura de box truss para a montagem de backdrop de comunicação de fundo de palco ( 8m x 4,5m) e duas telas laterais de 150”.
No palco tínhamos um púlpito de acrílico transparente para apoio nas apresentações.
Sistema de Som – trabalhamos com mesa de som de 24 canais, 4 caixas amplificadas ( Antera) , Subwoofer, 4 amplificadores, 1 bateria completa, 4 microfones Shure sem fio, 2 microfones de sopro, 2 players de DVD e um IDJ com entrada para 2 IPODs.
Sistema de projeção – 2 projetores de 5000 ANS, 1 distribuidor de sinal, 2 notebooks.
Sistema de Iluminação – mesa de iluminação de 24 canais, 2 elipsos, 4 Set-lights,4 Movings, 12 Pares de LED.
Tivemos as seguintes refeições no hotel: welcome coffee, almoço, coffee break no período da tarde, jantar com finger food e cumbucas.
Produzimos camisa de gola polo para todos os participantes.
Equipe de trabalho – 1 coordenador geral, 1 coordenador técnico, 2 produtores, 2 recepcionistas, 1 técnico de som, 1 técnico de luz, 1 técnico de projeção, 4 montadores, 11 facilitadores de oficinas.
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