Prêmio Caio 13ª Edição

Case:	XXXV CONGRESSO BRASILEIRO DE UROLOGIA 2015
Candidato:	JZ Brasil
Cliente:	Sociedade Brasileira de Urologia – Seccional Rio de Janeiro
Segmento:	Eventos
Estado:	RJ

Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Logo JZ Kenes Brazil

SINOPSE
Número de participantes: 4.000 pessoas de todo o Brasil e alguns países
• 34º Edição 2013 - Natal
• 33º Edição 2011 - Florianópolis
• 32º Edição 2009 – Goiana
• 31º Edição 2007 – Salvador
• 30º Edição 2005 – Brasília
Ficha Técnica do Evento:
Título: Congresso Brasileiro de Urologia
Tema: Congresso médico
Número de participantes locais e não residentes: o evento reúne em média de 4 a 5 mil pessoas, provenientes de todo o Brasil e até de alguns países da América Latina, África e Península Ibérica, devido à facilidade do idioma.
Cidade Candidata: Rio de Janeiro
Cidade Concorrente: Porto Alegre
Local da Captação: Florianópolis
Data: 22 a 26 de novembro de 2011
Periodicidade: Bienal
Abrangência: Nacional
Atividades paralelas: Feira de exposição de laboratórios e produtos para urologia, cursos pré congresso, festas sociais, cirurgias ao vivo, entre outros.
Sociedade Promotora do Evento: Sociedade Brasileira de Urologia
Entidades co-promotoras da Captação: Sociedade Brasileira de Urologia – Seccional Rio de Janeiro
Entidade Apoiadora da Captação: Rio Convention & Visitors Bureau

Galeria de imagens

Fotos	Stand	Fotos	Fotos

 

APRESENTAÇÃO
A JZ é empresa organizadora que realiza os eventos da Sociedade Brasileira de Urologia – Seccional Rio de Janeiro, há muitos anos, esse evento regional já está em sua 19º edição e reúne cerca de 800 especialistas da área.
Isso nos permitiu desenvolver uma proximidade com o cliente, conhecendo as expectativas e necessidades da SBU-RJ e da diretoria.
Dentre o trabalho contínuo de pesquisa de captação que a JZ realiza habitualmente, encontramos a candidatura em aberto para sediar a edição de 2015 do Congresso Brasileiro de Urologia. De posse dessa informação, fizemos uma sensibilização junto a SBU-RJ e o então presidente Dr. Marco Antônio Quesada Ribeiro Fortes.

Nossa argumentação junto ao Dr. Fortes, foi que o Rio de Janeiro não realiza um Congresso Brasileiro da SBU há mais de 12 anos, portanto a rotatividade seria um ponto forte. Além disso, traria maior visibilidade para a SBU-RJ e seria a oportunidade para discutir e incentivar em todos os níveis a urologia brasileira, promovendo o intercâmbio e evolução técnico-científica de todos os seus associados e médicos especialistas na área.
Como parte da sensibilização, ressaltamos que seria importante para o Dr. Fortes encerrar seu mandato com chave de ouro, garantindo a vinda desse importante evento para o Rio de Janeiro. Com isso conseguimos convencê-lo a abraçar essa ideia e propor a candidatura.

Outro fator decisivo na escolha do momento de candidatar o Rio de Janeiro, deve-se ao fato de que a edição em aberto é a de 2015, justamente entre os 2 grandes eventos que a cidade irá sediar: a Copa, em 2014 e as Olimpíadas em 2016. Esses eventos darão grande visibilidade ao Rio e mais do que isso, o governo e a iniciativa privada estão fazendo uma série de melhorias na infraestrutura turística da cidade, o que irá beneficiar o evento da SBU.

Paralelo a essa ação o Dr. Jose C Alves Milfont, urologista do Rio de Janeiro se candidatou à presidência da SBU Nacional. As eleições da diretoria aconteceram também durante a edição do evento de Florianópolis. É importante ressaltar que as duas eleições acontecem de forma independente, não há vínculos. O presidente da SBU pode ser de qualquer estado brasileiro sem ter relação com a cidade sede do evento. Tanto que neste caso, o concorrente do Dr. Milfont era de Belo Horizonte e a outra cidade candidata para ser sede do Congresso da SBU 2015 era Porto Alegre.

Mesmo de forma independente, a candidatura de um membro do Rio de Janeiro ajudou a dar força a candidatura do Rio de Janeiro como cidade sede, essa estratégia de união das candidaturas foi essencial para obter maior poder de abrangência na candidatura do Rio de Janeiro, dando mais força a proposta, mostrando um engajamento da cidade do Rio de Janeiro com os urologistas.
A chapa do Dr. Milfont era composta por médicos influentes de diversos estados do Brasil, que passaram a apoiar também a candidatura do Rio de Janeiro para ser sede do Congresso de 2015 e atuaram como embaixadores do destino, buscando votos e apoio em seus estados de origem. Tudo isso foi parte das estratégias de marketing elaboradas pela JZ, para vencer a candidatura do Congresso da SBU 2015.
Essas estratégias de marketing estavam muito baseadas nas forças e lobby político, pois sabemos que em uma captação a parte política conta muito mais do que a parte técnica. Logicamente a parte técnica tem que atender os requisitos e ser feita de forma impecável, mas o peso das articulações políticas sempre é maior.
Orientamos o Dr. Fortes a entrar em contato com os demais presidentes das regionais da SBU, buscando aliados à candidatura do Rio de Janeiro.
Um folder foi produzido pela JZ, com 2 cartas, uma do Dr. Fortes, pedindo apoio à candidatura do Rio de Janeiro para ser sede do evento de 2015 e outra do Prof. Aguinaga, urologista carioca reconhecido nacionalmente por sua contribuição a urologia brasileira - pedindo apoio as 2 candidaturas. Esse folder foi distribuído entre as regionais da SBU, sua versão eletrônica foi enviada para o mailing da SBU e sua versão impressa distribuída no congresso de Florianópolis.
E escolha do Prof. Aguinaga como figura chave no apoio ao Rio de Janeiro foi essencial no processo, devido ao seu grande prestigio perante a classe.
Todas essas estratégias foram o diferencial da candidatura, com isso superamos os obstáculos de criar uma campanha abrangente e com engajamento e suporte de diversos estados brasileiros torando-a um case de sucesso, por isso acreditamos que a empresa deve ser a vencedora na categoria.

Galeria de imagens

Slide de Abertura	Slide - Rede Hoteleira	Slide - Plantas do Centro de Convenções	Vídeo da Cidade para Encerrar Apresentação	Slide Final
Overview da Candidatura	Caderno de Encargos

 

CONTEÚDO
A votação da escolha da sede do congresso se dava por votação em Assembléia. Com base nisso traçamos as estratégias de ação.
1. Envio da carta de interesse.
A SBU exige o envio de uma carta de interesse, assinada por um médico membro da sociedade, expressando o interesse em sediar o congresso e as razões pelas quais a cidade deveria ser escolhida. Essa carta foi preparada pela JZ e serviu de abertura do Bidding Book.
2. Bidding Book
A SBU exigia 5 bidding books (dossiês de candidatura) para serem entregues até agosto de 2011.
O bidding book foi produzido pelo Rio Convention Bureau, a pedido da JZ. Esse bidding incluiu 2 centros de convenções possíveis para a realização do evento na cidade, o RioCentro (pavilhão 5 e 3) e o Sulamérica completo. A JZ fez o desenho da planta sugestão para o evento nos dois espaços, de forma personalizar o material e criar um diferencial competitivo diante da SBU.
3. Estimativa de Orçamento
Outro diferencial incluso no bidding book foi a inserção de uma estimativa de orçamentos, que foi preparada pela JZ, com base em dados do evento de Florianópolis disponíveis no site e principalmente com base na expertise da empresa na organização de eventos médicos desse porte.
4. Anúncio na Revista da SBU-RJ
Por se tratar de votação em Assembléia, foi feito um anúncio na Revista da SBU-RJ, como um lançamento da candidatura do Rio. O anúncio foi feito com uma bonita foto do Rio de Janeiro, e a mensagem: Congresso Brasileiro de 2015 - Rio de Janeiro, cidade candidata
5. Folder de divulgação
Como mencionado anteriormente, um folder foi produzido pela JZ, pedindo apoio à candidatura do Rio de Janeiro. Esse folder foi distribuído entre as regionais da SBU, sua versão eletrônica foi enviada para o mailing da SBU e sua versão impressa distribuída no congresso de Florianópolis.
6. Stand de divulgação
A JZ negociou com a SBU um espaço de stand dentro da exposição do Congresso de Florianópolis. Esse espaço foi divido com a SBU-RJ. O Rio Convention mandou um funcionário que ficou responsável por fazer o atendimento ao público, junto com um representante da JZ. Foram distribuídos no stand materiais de divulgação da cidade, brindes e os folders da candidatura. Dois banners foram expostos com imagens do Rio.
7. Apresentação de defesa de candidatura
A JZ produziu um Power Point com os diferenciais do Rio, e infraestrutura para receber o Congresso, detalhamentos e planta do centro de convenções e um vídeo da cidade, produzido pelo Rio Convention, para finalizar a apresentação, buscando mexer com a emoção do público pois em votações de assembléia o lado emocional é mais decisivo do que o técnico.
Por outro lado, a cidade de Porto Alegre também desenvolveu uma serie de ações, com o apoio do Convention Bureau local. Fo feito o bidding book, um representante do Convention junto com uma modelo vestida com trajes típicos – prenda – estiveram no evento, distribuindo folders pela exposição (sem stand) e esteve no palco ao lado do médioc que fez a apresentação de defesa de candidatura.
A defesa e o processo decisório
Como mencionado anteriormente haviam 2 processos sendo decididos durante o evento: eleição da diretoria e votação da cidade sede do evento.
As eleições da diretoria aconteceram no segundo dia do evento e foi feita por cédulas. A chapa com o candidato de Minas Gerais foi vencedora. A perda do candidato do Rio causou certo impacto na candidatura da cidade para ser sede do evento, pois apesar de serem absolutamente independentes, tem que se admitir que a vitória somaria força.
A defesa de candidatura da cidade ocorreu no terceiro dia de evento, durante a assembléia - à sala estava lotada. A primeira apresentação foi da cidade de Porto Alegre, seguida do Rio de Janeiro.
Os presentes foram convocados a levantar a mão para o voto, porém devido ao grande número de pessoas foi difícil contar. Dessa forma, a organização optou por dividir as pessoas em 2 grupos de acordo com a cidade escolhida, para que fosse possível realizar a contagem.
Depois de logo suspenso, a vitória do Rio foi confirmada, por uma margem de aproximadamente 25% dos votos. Podemos dizer que o apelo emocional e a força das ações desenvolvidas durante a candidatura foram decisivos neste processo.
O custo total dessa captação foi de R$ 11.850,00, sendo dividido entre a JZ Kenes Brasil e o Rio Convention Bureau.
Item JZ RCVB
Produção dossiês R$ 250,00
Produção folders R$ 1.600,00
Loc. Equip. Stand R$ 1.460,00
Passagem Aérea R$ 500,00 R$ 500,00
Hospedagem R$ 720,00 R$ 720,00
Diárias R$ 300,00 R$ 300,00
Materiais prom. R$ 3.000,00
Anún. Revista SBU R$ 1.000,00
Layout fol. anúncio R$ 1.500,00
Total R$ 7.080,00 R$ 4.770,00

A realização de eventos gera impacto em várias áreas:
Na economia: Eventos geram movimentação econômica dos organizadores e visitantes; permitem melhor utilização da infraestrutura hoteleira, com melhor utilização fora da alta temporada de lazer; atraem novos investimentos de infraestrutura; impulsionam o turismo de lazer com roteiros pré e pós-conferências. De acordo com a Organização Mundial do Turismo um evento internacional pode demandar serviços de mais de 50 segmentos da economia, como transporte, hospedagem, lazer, alimentação, comércio e demais serviços especializados.
No desenvolvimento profissional e de negócios: Eventos permitem ao país mostrar produtos e oportunidades de investimento e oferecem oportunidades aos grupos de negócios e profissionais locais de receber colegas de outros países para intercâmbio de informações e avanço de tecnologias.
Na comunidade: Eventos permitem acesso local a oportunidades de negócios e desenvolvimento profissional, trazem a expertise de trabalhadores especializados para dentro das comunidades e geram divisas de visitantes estrangeiros que movimentam a economia local.
Um evento desse porte, tem o custo de mais de 5 milhões de reais, esse valor será lançado na economia da cidade, por meio da contratação de fornecedores locais.
Isso sem contar o valor que será gasto pelos 4 mil participantes com diária de hotéis, alimentação e transporte interno.