Apresentação
A Qualcomm tinha como objetivo acelerar a migração da tecnologia 2G para a 3G, por isso, a intenção de promover uma edição do evento aberto a empresas da área de tecnologia sem fio no Brasil.
Para que os participantes pudessem perceber o quanto era necessário o país atualizar-se tecnologicamente, informar-se de como foi feita a transição em outras regiões do mundo e presenciar demonstrações de novos produtos e experimentar serviços.
A empresa já havia feito este evento em Londres, a Open Mobile Summit 2011, e em San Diego, Uplinq 2010 e 2011, e contaram com a parceria de operadoras de celular, fabricantes de celular e outras empresas também ligadas a área de tecnologia sem fio, não somente para ministrar palestras, mas, também, para expor produtos e serviços durante o evento.
Título: Q Partner Forum Brazil 2011
Tema: Q = Qualcomm | Partner = convidados da área de tecnologia | Forum = evento aberto para acesso à informação e discussão.
Objetivos:
- Estimular parceiros e fabricantes na migração total para 3G
- Estimular a inovação no mercado
- Abrir um espaço para a diretoria da Qualcomm expor seus produtos e suas inovações para o mercado
- Apresentar a velocidade das inovações no mercado de telecomunicações
Número de participantes: 220 pessoas (70% homens e 30% mulheres)
Número de expositores: 15 empresas
Número de palestrantes: 15 especialistas
Local: Hotel Hilton
Data: 12 de agosto de 2011
Abrangência: Nacional
Para melhor entendimento dos itens e detalhamento do evento, colocamos em ordem do cronograma da agenda.
Comunicação pré-evento
Toda a comunicação eletrônica do evento foi criada e desenvolvida internamente da Agência Um.
- Teaser Eletrônico | Save the date (português/inglês)
- Envio de convite impresso e eletrônico (português/inglês)
- Hotsite exclusivo (foto 1) | Informações gerais do evento (data, horário, local, mapa, hospedagem e estacionamento), agenda do evento diariamente atualizada (horário das palestras, temas, palestrantes confirmados, foto e currículo dos palestrantes, mensagem de profissionais conhecidos do ramo), confirmação de presença e informações para expositores. (português/inglês)
- Teasers Eletrônicos (foto 2) | Reminders semanais com informações atualizadas sobre o evento (português/inglês)
Logística pré-evento
- RSVP | Para melhor atender as necessidades do cliente e aos convidados, utilizamos a tecnologia e serviço de RSVP que possuímos na agência. Gerando um custo mais reduzido para o cliente e maior agilidade para sanar possíveis dúvidas e para gerar status de confirmações.
- Expositores | Organizamos todos os materiais que havíamos recebido dias antes.
- Palestrantes nacionais e internacionais | Recebemos e fornecemos toda a assistência até o hotel do evento.
- Testes na plenária | Passagem de som, luz, testes nas projeções e apresentações e simulações nos produtos que seriam demonstrados durante o evento.
Evento
Assim que o participante chegava ao hotel, visualizava uma placa informando o andar e local do evento, lá era abordado pelas recepcionistas bilíngues uniformizadas exclusivamente para o evento (foto 3), que o conduzia até o credenciamento eletrônico, que foi ágil e evitou aglomerações. (foto 4)
No foyer, enquanto a plenária ainda não havia iniciado, era possível circular pelos estandes, obter informações sobre produtos e serviços, ou, simplesmente, fazer um network enquanto o Welcome coffee estava sendo servido. (foto 5 e 6)
Cada expositor, que era uma dos apoiadores do projeto, teve seu espaço para divulgar suas tecnologias. (foto 7, 8 e 9)
Em cada assento da plenária, montada em auditório, continha um bloco de anotações, caneta e a agenda, todos personalizados para o evento. (foto 10)
Agenda do evento foi preenchida com diversas palestras cedidas pelos apoiadores e parceiros, assim como a participação do orgãos governamentais. Na parte da tarde houve um talk show entre todas as empresas e governos, para retratar o cenário atual e futuro. (foto 11, 12 e 13)
No intervalo de cada palestra ou debate, era servido coffee break e os participantes podiam circular entre os estandes.
Ao final, a Qualcomm ofereceu um coquetel de encerramento do evento. Cada participante recebeu uma camiseta personalizada como brinde final. (foto 14)
Ação pós-evento
Disponibilizou-se no hotsite do evento uma seleção de fotos, para que os participantes pudessem conferir e baixar conteúdos de apresentações.
Desafios
Sendo o primeiro evento da filial brasileira, foi dificil apurar todas as necessidades, montar um briefing completo e aprovar peças, uma vez que a filial brasileira aguardava aprovações dos EUA.
Muitos ajustes ocorreram durante o processo de contratação e, até mesmo, de produção das peças. Mesmo assim, o resultado final foi excelente.
Desafios x Soluções
1 – Dificuldade em conciliar datas de hotéis, palestrantes e outros eventos da área.
Estávamos a três meses do evento e a data ainda não havia sido definida, quando finalmente conseguimos conciliar a data sugerida pela Qualcomm com o hotel que lhes agradava, foi divulgado um evento, de uma grande operadora de celular, no mesmo dia. Sabíamos que não podíamos concorrer com este evento, então tivemos que adaptar todo o evento para outras salas do hotel, uma vez que o hotel não tinha disponibilidade das mesmas salas para a segunda data sugerida.
2 – Comunicação do hotsite atualizada diariamente e em dois idiomas.
Toda a comunicação do evento deveria ser feita em português e em inglês e, para isso, fizemos parceria com uma empresa de tradução para que sempre tivéssemos um tradutor disponível para quando fosse necessário. As atualizações eram diárias, havia alterações de palestrantes internacionais a todo o momento, e para isso, foi essencial ter um funcionário dentro da agência para desenvolver e atualizar o hotsite.
3 – Como atender os expositores que fecharam parceria dias antes do evento?
Foi elaborado um totem padrão para exposição de produtos e folders, os expositores tinham acesso às informações em uma das páginas do hotsite. Eles somente deveriam informar a quantidade de produtos e medidas, para que o fornecedor pudesse personalizar a quantidade prateleiras, lockers para celulares e afins e pontos de energia.
4 - Modificar a arte da plenária e estandes Qualcomm para o novo guide da marca.
Toda a comunicação do evento já havia sido aprovada e estávamos a duas semanas do evento, quando recebemos a informação que o novo guide da empresa havia sido lançado e tínhamos que readequar o projeto. Nossa criação trabalhou na arte, em parceria com o nosso cenógrafo, para que tudo fosse alterado em tempo hábil, para ser aprovado nos EUA e produzido antes do evento. Neste ponto, foi fundamental termos um parceiro que entende as necessidades emergenciais de um cliente e uma equipe que preza a qualidade e criatividade, mesmo em situações extremas.
5 – Montagem de toda cenografia em apenas um dia.
O hotel não tinha disponibilidade para a montagem dois dias antes do evento e o nosso desafio era montar toda a estrutura de palco da plenária (foto 15) ( de 18mx3,5m), dos 15 estandes, o lounge da Qualcomm e Recepção. Para isso, dias antes convocamos uma reunião para definir tarefas e cronogramas de montagem para que tudo ficasse pronto uma noite antes do evento. Conseguimos finalizar a montagem as 23h30, com uma equipe de aproximadamente 30 pessoas.
6 – Criar um ambiente informal e convidativo para os participantes circularem na área dos estandes e lounge da Qualcomm.
Projetamos áreas interativas e confortáveis para a boa circulação dos participantes do evento e da imprensa. Com puffs, sofás e mesas bistrô espalhadas pelo foyer, foi possível o networking e a boa visualização das demonstrações dos serviços e da exposição dos produtos.
(foto 16 e 17)
Prêmio Caio 2012.jpg)