Com a preocupação da sustentabilidade, o projeto arquitetônico do evento contemplou, entre outros exemplos, a montagem de pórtico dos auditórios com papelão; montagem de estandes em octonorm e cenário de fundo de palco dos auditórios em papelão. Como destaque, vale apresentar a construção de uma parede de cataventos no lado externo do Expominas com iluminação cênica que realçava o colorir de cada catavento ao soprar do vento.
No que tange às normas de segurança, foram realizadas parcerias com o Corpo de Bombeiros, Polícia Militar, BHTRANS (órgão que regulamenta o trânsito de Belo Horizonte), Secretaria Municipal e Estadual de Saúde. Sob o aspecto de atendimento médico, o evento contou com um ambulatório fixo e uma UTI móvel (ambulância) durante todo o seu funcionamento.
Além das parcerias citadas acima, a ASMARE (Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável de Belo Horizonte) participou do evento realizando o descarte adequado do lixo produzido pelo evento.
Na feira, a Panda utilizou algumas interfaces e espaços inovadores, dando à mesma uma forte conotação tecnológica. Estas ações foram:
• Fog Screen – Uma tela de vapor de água, onde os convidados eram convidados a atravessar a projeção numa experiência sensorial;
• Aqua Falls – Um equipamento em que marcas, textos e imagens são formados em uma cortina de água
• Piso Interativo – uma projeção no chão que reage aos movimentos e passos das pessoas;
• Espaço Cyber (Área de Empreendedorismo Digital), Espaço para interação com a web e com as mídias sociais. Com projeto arquitetônico arrojado para que os Jovens pudessem se sentir à vontade, descansar, jogar, enfim estar conectado com o mundo da Web. Pufes, cadeiras de descanso, almofadas, jogos e boa música marcaram os dois dias de descontração e conhecimento.
Sobre os serviços realizados, a Panda Promoções e Eventos forneceu equipe especializada para a coordenação do evento e realizou a contratação de todos os fornecedores de forma conjunta com o SEBRAE/MG. Além disso, a Panda foi responsável pela comercialização de estandes, área de alimentação e captação de recursos através de patrocínios.
Contudo foram contratados os seguintes serviços:
- Agência de viagens: Passagens aéreas, hospedagem e traslados de palestrantes
- Credenciamento e locação de equipamentos de automação, telefonia e informática: Desenvolvimento de sistema on-line de pré-credenciamento; Credenciamento Av. Amazonas com 30 pontos de atendimento; Credenciamento Metrô com 10 pontos de atendimento; Controle de acesso via código de barras em 25 auditórios e salas e 5 na entrada; Internet e rede cabeada no credenciamento, salas da diretoria e da imprensa; Internet Wireless para expositores e área do empreendedorismo digital – controle feito por senhas, para não sobrecarregar determinada área; Equipamentos p/ Centro de atendimento ao Expositor (3 computadores e impressora); Equipamentos para Torre de Informações (4 computadores); Sistema de certificado on-line – o visitante poderá retirar o seu certificado através do site do SEBRAE/MG, um mês depois do evento.
- Recepcionistas bilíngües: para os mais diversos eventos internacionais que aconteceram na Feira, foi necessária a contratação de 57 recepcionistas bilíngües.
- Receptivo: para realizar o receptivo das Missões Empresariais, foi contratada empresa especializada para este fim.
- Cerimonial: para a abertura oficial do evento, foi contratada equipe externa de cerimonial como forma de garantir o bom andamento da cerimônia oficial.
- Mestre de Cerimônia: para palestras magnas e seminários, foram 3 mestres de cerimônia durante a realização da Feira.
- Projeto Arquitetônico: para desenvolver o conceito arquitetônico e detalhamento do projeto, confeccionar a Planta do evento e o Memorial descritivo e acompanhar o trabalho da montadoras foi contratada empresada especializada neste segmento. Veja planta baixa do evento no link: www.pandapromo.com.br/fe2010.rar
- Montadoras: Para agilizar o processo de montagem/desmontagem foram contratadas 4 montadoras renomadas de Minas Gerais.
- Equipamentos de audiovisual: Contratação de empresa especializada para fornecer sonorização de todas as salas e auditórios, TV LCD, equipamentos palestras -datashow / microfones, equipamentos transmissão simultânea, Telão LED, entre outros.
- Tradução simultânea: Contratação de empresa especializada para fornecer tradutores simultâneos para os idiomas espanhol, inglês e italiano, de acordo com a demanda de cada palestra.
- Foto e filmagem: Contratação de empresa para cobertura fotográfica e filmagem dos principais seminários e palestras magnas.
- Iluminação cênica: Contratação de empresa especializada para iluminação cênica do evento, no portal do Expominas, na parede de cataventos, e em espaços específicos do evento.
- Secretaria Executiva para Rodada de Negócios: contratação de empresa especializada para captação de empresas âncoras nacionais e internacionais para participação da Rodada de Negócios do evento.
- Segurança e Limpeza: Para estes itens, foram contratadas empresas com experiência em eventos deste porte para assegurar tranqüilidade e conforto aos participantes.
- Ornamentação Geral: Para decoração floral nos auditórios, foi contratada empresa de decoração qualificada para montagem e manutenção dos arranjos.
- Palestrantes: apesar de grande parte dos palestrantes deste evento prestarem este serviço de forma gratuita, para as palestras magnas e seminários foram necessárias contratações de palestrantes de renome como forma de atrair o público para a Feira do Empreendedor.
- Material de comunicação, sinalização e promocional: foram produzidas diversas peças de divulgação, sinalização e materiais promocionais para atender as demandas do evento.
- Atrações culturais: Como forma de incentivar grupos culturais de Minas Gerais e, ao mesmo tempo, entreter o público presente na Feira do Empreendedor, foram contratados grupos regionais diversos dos seguintes segmentos, música, dança, teatro e circo.
- Grafologia, caricatura e numerologia: foram contratados profissionais especializados nestes segmentos como forma de entretenimento para o público presente.
- Buffet: para fornecimento de coffee break para Seminários específicos do evento.
- Locação do espaço: Devido ao porte do evento, toda a área do Expominas foi locada e utilizada pela Feira.
- Locação de Cadeiras de Rodas: Para conforto das pessoas com necessidades especiais ou com dificuldades de locomoção, disponibilizamos cadeiras de rodas para este público.
- Oficineiros: Contratação de profissionais para a realização de oficinas de artesanato e jogos do empreendedor.
- Projeto de combate e prevenção de incêndio e locação de extintores de incêndio: contratação de empresa especializada para confecção de projeto, aprovação junto ao Corpo de Bombeiros e acompanhamento na visita técnica dos Bombeiros.
- Assessoria de imprensa: contratação de empresa especializada para a realização deste serviço
Para captação de recursos, um Book de Patrocínio foi desenvolvido com o objetivo de apresentar a possíveis patrocinadores o conteúdo da Feira do Empreendedor 2010, mostrar também o valor de se ter uma marca agregada a um evento deste porte. O patrocínio foi dividido em cotas e valores diferenciados, bem como as contrapartidas.
Dentre os clientes prospectados, a Panda fechou com a GM, e as permutas foram feitas diretamente pelo SEBRAE/MG, com a Embratel, Águas Mineral Igarapé, ABNT. Com patrocinadores Oficiais a Feira de Minas contou também com o apoio do Banco do Brasil, Caixa Econômica e com os Correios.
Já a campanha de divulgação do evento contou com anúncios em jornal, revista, rádio e TV. Além de veiculação em mídias como outdoor, backbus, metrô, relógios de BH e em um pórtico no CEASA-MG. Sem esquecer da utilização de todas as redes sociais, site do SEBRAE/MG, e-mail marketing, telemarketing, entre outras ações.
Na semana que antecedeu a Feira, foram distribuídos cerca de 30.000 folders contendo toda a programação da Feira. Os folders foram distribuídos nos grandes corredores e avenidas de Belo Horizonte, Betim e Contagem.
