Introdução:
Nos dias 12 e 13 de Maio de 2011, a Equipe de Crédito Consignado (Gerentes Regionais, Comerciais e Internos) esteve reunida no Hotel Tauá, em Atibaia/SP, para a realização do 9º Offsite de Crédito Consignado do Banco Santander.
Sob o tema “Você é responsável por suas escolhas”, o objetivo do evento era propor, além das estratégias e entrega dos resultados, momentos de reflexão sobre a atuação e senso de responsabilidade de cada participante nos aspectos profissionais e também pessoais.
Ainda no tema “escolhas”, os participantes puderam conhecer e se inspirar com pessoas de diferentes áreas que contaram passagens e os impactos que suas escolhas causaram em suas vidas. A Cerimônia de Premiação dos Destaques do Trimestre também seguiu como de tradição, porém os convidados ficaram livres para realizarem as suas próprias escolhas de trajes, músicas e ambientes.
Ficha Técnica do Evento:
Titulo: 9º Offsite de Crédito Consignado Santander
Tema: Você é Responsável por Suas Escolhas
Número de participantes: 200
Local: Hotel Tauá, Atibaia/SP
Data: 12 e 13 de Maio/2011
Periodicidade: Evento trimestral em sua 9ª edição
Abrangência: Nacional
Conteúdo:
A área de Crédito Consignado Santander (produto de crédito pessoal concedido às pessoas físicas, com débito das parcelas em folha de pagamento), possui uma Diretoria apartada dos demais produtos, sendo esta com maior autonomia para atuação na comercialização do produto e para realização de projetos de eventos. A área atua com promotores terceirizados espalhados em todo país que trabalham independentes das agências, tendo sua meta estabelecida apenas na venda deste produto.
A área de Crédito Consignado, possui uma equipe de 200 profissionais internos do e cerca de 2500 profissionais terceirizados que atuam na impulsão de vendas, divididos em duas equipes: Rede Norte e Rede Sul.
O Offsite é um evento exclusivo da área e é realizado trimestralmente, estando em sua 9ª edição. O objetivo é reunir todos os executivos da área de todo país, durante dois dias em hotéis situados em regiões interioranas para avaliação dos resultados obtidos no período, novos direcionamentos, desenvolvimento de habilidades, integração entre as equipes e para uma cerimônia de premiação para reconhecer os destaques de produção.
Cada offsite possui um enredo diferente e dentro desse contexto, insere-se um tema para ilustrar o objetivo do evento, envolver os participantes e pautar as atividades relacionadas.
A cerimônia de premiação acontece na primeira noite, onde é servido um coquetel, um jantar e após a apresentação dos premiados, uma festa com DJ. No momento da cerimônia, os destaques das empresas terceirizadas são convidados.
O segundo dia do evento segue com a programação de atividades.
Definição do Tema:
No contato que tivemos para o briefing, recebemos as informações do que é padrão no conteúdo do offsite, porém não havia sugestão sobre o tema desta edição.
Conseguimos informações sobre o cenário atual da área e, a partir disto, prestamos uma consultoria para diagnosticar o que poderia ser trabalhado.
No cenário informado, a área passava por um momento onde os funcionários, não estavam conscientizados sobre a responsabilidade na gestão dos terceirizados, focando suas atividades em resolver problemas operacionais ou sem dedicação às atividades comerciais. Outro fator importante a ser discutido, era o de se haver equilíbrio entre a entrega dos resultados de produção da área, pautados em quatro pilares: Produção Líquida, Produtividade dos Promotores, Produção Total e Spread (lucro das operações).
Para exemplificar a necessidade de um planejamento eficaz e que o resultado é a conseqüência das ações tomadas, o cliente optou por relacionar o tema a um equilíbrio entre a atuação com as realizações na vida pessoal e profissional.
A partir desta visão, apresentamos cinco propostas, já acompanhadas com modelos de artes abordando de temas lúdicos a sêniors:
• Super Heróis – “Grandes Poderes, Grandes Responsabilidades”: trabalhar o senso de responsabilidade que é incumbido a estas pessoas e o fato de terem de equilibrar a vida pessoal com o título que carregam.
• Navegantes “Desbravando Novos Resultados”: trabalhar a responsabilidade de se assumir o comando, o planejamento de rota para se atingir um objetivo, as interferências do trajeto, a bussola com os quatro pontos a serem explorados (Produção Liquida, Produtividade, Produção Total e Spread).
• O Jogo da Vida “Suas Escolhas Definem o Rumo do Jogo”: alusão ao jogo de tabuleiro que trabalha os equilíbrios entre as realizações pessoais e profissionais.
• Construção Civil – “Equilíbrio para Resultados Sustentáveis”: trabalhar a questão de se analisar o terreno de atuação, o planejamento da obra, a gestão de profissionais capacitados para execução, os alicerces para sustentação dos resultados.
• Tema Corporativo – “Você é Responsável por Suas Escolhas”: são nossas escolhas que determinam os rumos que vamos tomar para a entrega dos resultados. A questão da priorização afeta diretamente no equilíbrio das entregas, sejam estas escolhas pessoais ou profissionais. A responsabilidade sobre a tomada de decisão, gestão e planejamento das ações dos participantes.
A proposta escolhida foi o tema “Você é Responsável por Suas Escolhas”, por possuir uma característica sênior e maior amplitude para abordagem dos direcionamentos do evento.
Organização do Evento:
A organização iniciou em março com o levantamento de hotéis que comportassem cerca de 200 participantes, em uma categoria de 4 a 5 estrelas.
Dentre todas opções foi definido por questão de logística, estrutura e custo, o Hotel Tauá em Atibaia.
Convite dos Participantes:
O convite dos participantes foi divido em quatro etapas:
1. Teaser Virtual do evento com reserva de agenda:
Enviado por e-mail a todos os participantes para solicitar reserva de agenda.
2. Convite virtual:
a. Participantes dos dois dias de evento - enviado por e-mail para comunicar a realização do offsite, com data, local, horário e trajes.
b. Convidados da Cerimônia de Premiação - enviado por e-mail a todos os terceirizados destaques de produção do trimestre.
c. Parceiros Comerciais convidados para Cerimônia de Premiação.
3. Comunicação de Traslado, Voos e Hospedagens: enviado por e-mail a todos os participantes dos dois dias de evento com informação do traslado, voos e hospedagem.
4. Convite para Cerimônia de Premiação: impresso em papel cartão distribuído durante a realização do evento no primeiro dia, nos quartos dos participantes para criar expectativa e comunicar o local no hotel, horário e traje.
Todos os textos e artes foram desenvolvidos por nossa área de Criação e enviados para aprovação do cliente. Após a validação, todos os convites foram disparados também por nossa equipe.
Cenografia e Ambientação
Possuímos uma montadora própria para serviços de cenografia.Confeccionamos a ambientação de todos os locais a serem utilizados durante o evento: recepção, plenária e espaço para cerimônia de premiação/festa.
Recepção
• Displays indicativos dos locais para check in, credenciamento e salas;
• Painéis com a comunicação visual do evento;
• Espaço para credenciamento.
Plenárias
• Palco em estrutura de box truss medindo 10 metros;
• Dois telões para projeção de apresentações;
• Púlpito Santander;
• Painéis laterais iluminados (quadro de missão e modelo Santander);
• Mesas em formato escolar;
• Triedros personalizados.
Jantar / Cerimônia de Premiação / Festa
• Foyer com painéis iluminados;
• Entrada da sala iluminada com LED e arranjos florais;
• Painéis iluminados nas laterais da sala;
• Mesas decoradas para jantar;
• Palco de 10m para atrações e premiação;
• Estrutura de iluminação/som;
• Dois telões laterais;
• Mini-bars espalhados pelo ambiente;
• Pista de dança com mesa para DJ e efeitos visuais (luzes, lasers, fumaça etc);
Agenda e Conteúdo:
1º dia (12/05/2011)
Os participantes foram divididos em dois grupos (Rede Norte ou Rede Sul), onde o conteúdo acontecia simultaneamente em plenárias distintas conduzidas por seus respectivos diretores. Nossa equipe estava dividida prestando suporte em ambas as salas.
8h00 – 9h00 – Credenciamento e Welcome Coffee | Recepção dos convidados no ambiente de credenciamento entregando o kit de materiais para as atividades: pasta com bloco de notas, caneta, crachá e triedro.
9h00 – 9h10 - Abertura | Os diretores da área Ricardo Saldanha (Rede Norte) e Sidermar Spricigo (Rede Sul), introduziram o tema e recepcionaram os participantes.
9h10 – 10h10 - Dinâmica de acolhimento | Uma equipe de quinze atores de musicais da Broadway Brasil, realizou uma dinâmica onde todos foram conduzidos a um único espaço para realizarem a montagem de uma coreografia. Cada ator ensaiava passos com pequenos grupos distintos, ao final todos se juntavam e montavam um espetáculo de dança. O objetivo era de integrar as pessoas e mostrar que independente das escolhas de passos, o resultado final era a somatória das escolhas de todos.
10h10 - 10h25 | Coffee Break
10h25 - 12h15 - Retrospectiva do 1º Tri/Planos do 2º Tri | Cada diretor abordou temas gerenciais para prestação de contas de resultados e planos para atingimento de metas do próximo trimestre.
12h15 - 13h30 – Almoço | Servido no restaurante do hotel com Buffet exclusivo.
13h30 - 13h50 – Momento Inspiração “Alessandra Regis” | Pequenos momentos que ocorreram para inspirar os participantes com histórias de convidados sugeridos pela Promo7 e Santander, que não faziam parte da área para compartilhar as escolhas pessoais ou profissionais que tomaram em suas vidas. Tivemos a presença da coreógrafa do ballet do Circuito Boradway, Alessandra Regis. Os participantes podiam interagir com a convidada em um jogo de perguntas e respostas.
13h50 - 15h10 - Workshops | Workshop com o objetivo de trabalhar os focos em: Produção Total, Produtividade, Produção Liquida, Spread, Carteira e Produção INSS. Organizamos seis salas distintas nomeadas com os temas a serem trabalhados. Os participantes eram convidados a exercitar suas escolhas novamente e optar por aprofundar seus conhecimentos em um dos assuntos propostos das salas.
15h10 - 15h25 | Coffee Break
15h25 - 16h35 – Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe) | Continuidade do workshop, os participantes se reuniram na plenária geral para uma atividade baseada no Diagrama de Ishikawa (ferramenta de administração). O objetivo era de trabalhar todos os processos e influências necessárias para atingir os focos: Produção Total, Produtividade, Produção Liquida, Spread, Carteira e Produção INSS. Os participantes tinham de desenhar o diagrama da espinha de peixe com todos os tópicos que envolvem a entrega do tema da sala.
16h35 - 17h00 - Encerramento das Plenárias
Cerimônia de Premiação:
Durante as atividades de plenária, nossa equipe distribuiu nos quartos de cada participante, sobre a cama, convites personalizados para a festa que aconteceria à noite, de modo a surpreender e comunicar os convidados.
Os convidados contaram com a recepção do coquetel no foyer do salão principal até às 20h30, quando se iniciou a comemoração.
O espaço para premiação estava decorado com a comunicação visual do evento, mesas de jantar, luzes ambiente, telões e um palco de 10m.
A cerimônia iniciou com uma atração surpresa, os mesmos atores que participaram da dinâmica inicial, invadiram o espaço pelo corredor principal, vestidos com seus figurinos e realizaram um pocket show (30') com atos dos musicais mais famosos. A estrutura do palco possuía um camarim lateral para que eles pudessem trocar de figurino.
Os diretores subiram ao palco como mestres de cerimônia para dar início à premiação. A apresentação projetada nos telões também foi produzida por nossa equipe com recursos visuais impactantes. Para que eles pudessem se guiar com a ordem dos premiados, confeccionamos fichas de palco.
Os troféus foram projetados por nossa equipe de criação e produzidos em dois modelos, um para premiação comum e outro para os grandes destaques.
O jantar iniciou logo após a premiação no mesmo local, servido à self-service.
Após o jantar, iniciou-se a festa, onde os participantes poderiam escolher entre três ambientes: Lounge, Bar ou Pista com DJ. Os convidados podiam escolher, dentro de uma lista de opções, músicas que gostariam que tocassem no decorrer da noite. A pista contava com jogos de luzes, lazers ,DJ, alta qualidade de som e durou até as 4h da manhã.
2º dia (13/05/2011)
8h00 - 9h00 – Welcome Coffee
9h00 - 09h30 (Plenária Juntos) – Momento de Inspiração “Paula Eduarda” | A soprano mais jovem do país, Paula Eduarda (11) foi convidada para este momento. Após ter apresentado suas escolhas de carreira e respondido aos participantes, ela encerrou cantando quatro músicas de seu repertório.
9h30 - 10h00 (Plenária Rede Norte) - Apresentação Gestão de Spread | Em plenária separada, um dos gerentes internos apresentou um dos focos do evento.
9h30 - 10h00 (Plenária Rede Sul) - Apresentação Gerencial: Vanessa Lobato (Suprin. de Rede).
10h00 - 10h30 (Plenária Rede Norte) – Apresentação “Vencidos e Vencedores” | Apresentação Operacional.
10h00 - 10h30 (Plenária Rede Sul) – Apresentação Estratégica de Produtos| Apresentação do Sprin. de Produtos, Marcelo Linardi, para abordar as estratégias do produto.
10h30 – 10h45 - Coffee Break | Todos os convidados foram direcionados para a Plenária Juntos.
10h45 – 11h05 (Plenária Juntos) - Momento Inspiração “Ricardo Stelluto” | Um dos caixas que atua na agência interna da Sede do banco. O fato de sua participação se deu pela sua superação em ser cadeirante e exercer um trabalho excelente, além de ter um currículo repleto de habilidades: graduado em direito, foi bombeiro, leciona na Universidade Estácio e domina três idiomas.
11h05 – 13h30 – Check Out/Almoço | Para organizar o check out, nossa equipe se dividiu na recepção do hotel. Conforme as pessoas chegavam, avistavam a equipe uniformizada nas cores “Roxo” e “Verde”. Esta divisão foi necessária para classificar os dois microônibus do traslado dos participantes até o aeroporto. Classificados por cores, os convidados foram organizados de modo que suas bagagens fossem armazenadas nos microônibus correspondentes ao seu traslado, para isso cada bagagem recebeu uma tag com a cor respectiva e nome do proprietário. Os convidados recebiam uma pulseira com a cor correspondente do microônibus de seu traslado, isto para evitar desvios e agilizar a saída dos mesmos. Na sequência, os convidados se dirigiam para o balcão de recepção para check out com o próprio hotel. O processo foi muito elogiado pelo cliente, pois além da organização, foi prático e rápido.
13h30 - 14h00 (Plenária Rede Norte) – Apresentação Estratégica de Produtos.
13h30 - 14h00 (Plenária Rede Sul) – Tema Gerencial - Sidemar Spricigo.
14h00 - 15h20 (Plenária Rede Norte e Sul) – Apresentação dos resultados obtidos na atividade do dia anterior “Espinha de Peixe”.
15h20 - 15h50 (Plenária Rede Norte e Sul) – Divulgação de atualizações na remuneração variável.
15h50 – 16h05 - Coffee Break | Todos os convidados foram direcionados para a Plenária Juntos.
16h05 – 16h25 (Plenária Juntos) - Momento Inspiração “Dr. José Carlos” | É médico ortopedista e compartilhou sua escolha de carreira e como a saúde profissional está diretamente ligada á saúde pessoal. O convidado aproveitou o momento para realizar uma atividade de reflexão com os participantes.
16h25 – 16h55 (Plenária Juntos) – Depoimentos
16h55 – 17h00 (Plenária Juntos) – Vídeo de encerramento | Vídeo com os melhores momentos do Offsite, gravado e editado pela equipe Promo7.
17h00 – 17h20 (Plenária Juntos) – Mensagem Final | Encerramento do evento com fechamento pelos diretores da área, Ricardo Saldanha e Sidemar Spricigo, que entregaram o livro “Faça as Escolhas Certas – E corrija com rapidez as erradas”, sugerido como brinde por nosso planejamento.
Ações Pós-Evento:
• Ao final do evento, todos os participantes preencheram uma Avaliação de Reação sobre o Offsite. Consolidamos os resultados e entregamos um livro de capa dura, com o relatório das notas, gráficos e sugestões de melhoria ao nosso cliente. O livro continha um CD com as fotos do evento e um DVD com os vídeos dos melhores momentos e entrevistas/opinião de alguns convidados.
• Durante o evento, nossos cinegrafistas gravaram entrevistas voluntárias com alguns convidados, que comentaram sua percepção do e Offsite e deixaram uma mensagem de incentivo para os organizadores. Após o evento, estes vídeos foram disponibilizados no hotsite da área.
• Enviamos caixas de bombons, como agradecimento, para os convidados dos “Momentos de Inspiração".
