A Levitatur traçou metas a serem atingidas, levando em consideração estatísticas de eventos realizados anteriormente, inclusive do ramo de Urologia. Nosso intuito era satisfazer as expectativas da Comissão Organizadora na logística do evento e auxiliá-los na captação de inscritos do mesmo. Com as metas traçadas e o projeto pronto, fomos para a parte prática.
O primeiro item a ser definido e seguido foi o cronograma. Com o cronograma, agendamos as visitas técnicas a Campos do Jordão, definimos as datas limites para acordos/contratos com os fornecedores, marcamos reuniões com os clientes potênciais, definimos data limite para: inclusão do evento no site, envio de mailings, divulgação nos principais canais de busca; entre outras datas estipuladas para o bom desenvolvimento de nosso agenciamento.
Após o cronograma, partimos para a análise geográfica. Nossa primeira preocupação estava lincada ao deslocamento dos participantes à cidade do evento “Campos do Jordão”. A cidade esta localizada no interior de São Paulo, na Serra da Mantiqueira, a aproximadamente 173 km de São Paulo e 350 km do Rio de Janeiro. Apesar de não ter aeroporto, a proximidade com os maiores Aeroportos do Brasil (Aeroporto de Guarulhos – SP e Aeroporto do Galeão – RJ), facilitou no deslocamento de participantes do mundo inteiro, assim como a vasta opções de horários de ônibus de viagem regular que possibilitava o descolamento de países e cidades mais próximas.
Ainda levando em consideração os participantes que se deslocariam de cidades vizinhas, temos grandes rodovias que interligam essas cidades: Ayrton Senna, Via Dutra, Rodovia Floriano Rodrigues Pinheiro.
No entanto a logística de descolamento não parava por aí, tinhamos que ter uma atenção especial pois chegando no Aeroporto, ainda teria no mínimo 173 km para chegar ao local do evento. Estudamos a malha aérea de São Paulo e Rio de Janeiro e identificamos os horários com mais chegadas de vôos. Com esses dados, definimos horários para saída de transfers através de vans, microonibus e ônibus, que além de gerar economia aos participantes do evento, é considerado ambientalmente correto por minimizado o uso de veículos particulares, diminuindo a quantidade de gases tóxicos liberados na atmosfera.
A partir dai, começou as negociações com todos os fornecedores. Procuramos as principais cias aéreas brasileiras e conseguimos acordos de descontos para todos os participantes do evento, independente do horário de vôo. Negociamos os transfer com empresas locais e de outras cidades próximas, com o objetivo de melhor atender todos os participantes, com informações mais precisas e valores atrativos.
Partimos para as negociações com a rede hoteleira, bloqueando uma média de 800 apartamentos, divididos em 30 hotéis, com 01 ano de antecedência, o que nos possibilitou melhores tarifas, melhores negociações com nossos clientes, auxiliando em suas logísticas e os acompanhando em visitas técnicas.
O ponto crucial no fechamento do acordo com as redes hoteleiras, foi o bem estar dos participantes, prezando atendimento, localização e ambiente agradável. Conseguimos adequações em horários de check-in e check-out; antecipação nos horários do café da manhã principamente para os hóspedes que participavam da organização do evento; quebras nas quantidades mínimas exigidas de diárias para economia dos participantes e possibilidade de vendas para os hotéis.
Faltava assim o fechamento apenas dos fornecedores de passeios. Realizamos uma visita e um estudo de campo com as principais empresas de Turismo Receptivo da Região. Avaliamos o público alvo do evento, e o número de acompanhantes adultos e crianças. Definidos o fornecedor, e os passeios comercializados, finalizamos em dia os acordos com os fornecedores e partimos para treinamento de nossa equipe.
Prezamos pelo atendimento ágil, de forma clara, objetiva e personalizada. Com esse intuito, nossa equipe realizou uma visita técnica para conhecer todos os hotéis, assim como um pouco mais da cidade. De volta ao escritório, criamos uma ficha técnica com todas as informações pertinentes ao evento, elaboramos a confirmação de reserva padrão com todas as informações claras e objetivas, assim como as políticas de alteração e cancelamento. Treinamos os mesmos para realizarem um atendimento personalizado, sempre com disposição a auxília-los no que fosse necessário. Disponibilizamos atendimento 24 horas / 07 dias por semana para facilitar o contato, por se tratarem de médicos que muitas vezes possuim uma carga horária extensa.
Com nossos produtos negociados e com a equipe preparada, partimos para a tecnologia. Criamos mailings com uma das melhores ferramentas de mala direta disponíveis no mercado, que conta com sistema de testes para amenizar erros e bloqueios de spam. Esses mailings foram programados para serem enviados quinzenalmente, e após o fechamento do cliente, o mesmo era excluido da lista de envio.
Realizamos anúncios no ADWords, sistema de anúncios do canal Google de pesquisa, fazendo com que o nosso evento aparecesse sempre em primeiro lugar nas pesquisas, o que facilitava o participante do evento, obter informações do mesmo. Nosso site conta com todos os produtos oferecidos totalmente on-line, como passagem aérea, traslados, hotelaria, passeios; gerando maior comodidade e economia para o cliente, pois além das reservas, consegue fazer o pagamento através de boleto ou cartão de crédito, sem sair de casa, a qualquer hora do dia e com segurança.
Voltada agora para a comissão organizadora, desenvolvemos um Sistema Gerencial on-line, onde a Comissão, através de um login e uma senha, consegue acompanhar todo o movimento do evento, assim como os valores pagos pelos participantes e pela própria comissão, gerando uma total transparência nos seviços prestados pela Levitatur.
Esse sistema disponibiliza diversos tipos de relatórios, com os seguintes dados: reservas dos hotéis: nome do hotel, período de estadia, tipo de acomodação, nome do hóspede; etickets emitidos: localizador, número do eticket, nome do passageiro, rota; passeios: data do passeio, roteiro; transfer: nome do passageiro, tipo de veículo, horários, nome do motorista e empresa responsável; entre outras coisas. Tudo isso, sempre com o intuito de passar a Comissão uma total clareza de informações e comodidade para acompanhar a viagem completa de todos os participantes do evento, podendo auxilia-los em caso de entrega de brindes, preparações para receptivo dos hóspedes na cidade, entre outras coisas.
Falamos um pouco da técnologia e inovações que realizamos nesse evento, e agora vamos entrar nos identificadores econômicos.
