Agenda e Programação da viagem:
Ações pré-evento
- Envio de um Kit com boné e protetor solar para motivar e despertar a curiosidade dos participantes
- Teaser Eletrônico | Reservar a data
- Hotsite exclusivo (1) | Informações gerais (hotel, aéreo, agenda, etc) e confirmação de presença
- Reminder | Contagem regressiva e informações finais
Evento - 1º dia
O evento teve início no dia 01 de junho (quarta-feira) com o deslocamento de participantes de todo o Brasil até o Aeroporto de Ilhéus e de lá um transfer os levaria até a Ilha de Comandatuba.
Ao chegar no hotel, todos foram recebidos ao som do axé da Bahia com a dança de baianas tradicionais que ofereceram um welcome drink e um colar típico.
Na recepção, o check in foi facilitado (2), pois com as informações que o participante preencheu no hotsite, tanto ele quanto o seu acompanhante só precisavam assinar a ficha da EMBRATUR e pegar a chave do seu quarto.
Ao chegarem nos quartos, já foram contemplados com um Kit Boas vindas (3)com 01 Ecobag, 02 toalhas personalizadas e 02 chinelos personalizados de acordo com o tamanho que ele solicitou.
Mesmo com todas as informações do evento disponibilizadas no hotsite, os participantes recebram no quarto uma carta de boas vindas ressaltando algumas regras da viagem e um guia de bolso com a agenda detalhada de toda a viagem.
Para facilitar a integração de todos, eles também ganharam um bottom imantado com o seu nome para utilizar durante todo o período do evento.
A primeira noite da viagem foi a mais especial, pois tivemos um Jantar de Premiação(4)(5) para reconhecer o sucesso dos campeões. Por ser um jantar especial, não faltou elegância, todos os participantes estavam em traje de gala para receber a diretoria da Nextel que compareceu ao evento para fazer a entrega dos troféus, dentre eles tivemos a presença do Diretor Comercial; do Gerente Nacional de Contas Corporativas e do Vice Presidente de RH.
Todos os participantes foram chamados ao palco pela Mestre de Cerimônias Fiorella Mattheis(6) que é apresentadora da Rede Globo para serem homenageados e reconhecidos.
Durante toda a premiação tivemos transmissão simultânea para registrar cada momento.
Após o jantar e a premiação, que foram realizados no Salão Comandatuba, a festa estava só começando, pois tivemos um show exclusivo de tributo ao Tim Maia cantado pelo seu filho, o cantor Léo Maia(7) e com a presença de músicos da banda do pai.
Para encerrar tivemos a presença do jogador Kaká, do Real Madrid e da Seleção Brasileira de Futebol para abrilhantar e noite e fechar com chave de ouro.
Mas ao voltarem para o quartos, os nossos campeões tiveram outra surpresa, ganharam um Kit Vinho composto por uma garrafa e alguns acessórios.
Evento - 2º dia
Para o segundo dia, 02 de junho (quinta-feira), tivemos passeios locais ao longo do período da manhã e da tarde, de acordo com a solicitação do participante via hotsite, que poderia escolher entre o passeio Encontro das Aguas (8) ou o passeio pela Lama Negra (9). Ambos monitorados pela Agência Um Eventos e pela Capitania de Comandatuba.
Por serem passeios exclusivos, o número de participantes era limitado, portanto demos a opção aos participantes de escolherem o dia e horário de realização e assim criando uma agenda flexível para que ele pudesse desfrutar da melhor maneira que lhe fosse conveniente, mas mesmo assim gerando integração e oferecendo atividades lúdicas.
Após este dia tranqüilo, oferecemos um jantar diferente de tudo que eles estavam acostumados, criamos um Jantar de Experiência Gastronômica. Convidamos a renomadíssima chefe de cozinha Morena Leite (10) para assinar o cardápio daquela noite, com pratos e ingredientes escolhidos e produzidos por ela, que levou uma equipe para Comandatuba.
Este jantar foi realizado na Aldeia, onde montamos uma cozinha em cima do palco, sendo assim os participantes puderem aprender com ela como fazer alguns pratos e puderam interagir com a chefe. Para não perder nenhum detalhe, tivemos transmissão de todos os pratos feitos.
Nesta noite fizemos um sorteio do livro da Chef Morena Leite, que foi autografado pela própria e todos receberão as receitas feitas naquela noite acompanhado de mais um brinde, um Kit Relaxante(11), composto por cremes e óleos.
Evento - 3º dia
Para o terceiro dia, 03 de junho (sexta-feira) seguimos como a mesma agenda no periodo da manhã e da tarde, com a realização dos passeios escolhidos pelos participantes, com uma nova sugestão de compras no vilarejo de Comandatuba, que possui lojas com artesanato local.
Para animar a terceira noite fizemos um Lual no Bar do Deck(12), com todos os participantes vestidos de branco e com um jantar bem informal.
Após o jantar tivemos a apresentação do DJ Peixe que comandou a pista de dança durante toda a madrugada.
Depois de tanta animação os participantes ganharam no quarto um brinde do artesanato local, uma “baiana” feita de cabaça.
Evento – 4º dia
No quarto dia, 04 de junho (sábado) os últimos participantes realizaram seus passeio e puderam curtir algumas atividades de lazer oferecidas pelo hotel.
Neste dia enviamos a todos os quartos as informações do check out e transporte aéreo, para facilitar e organizar toda a logística.
Para fechar a nossa última noite, tivemos um Jantar Brasileiro(13), com um cardápio típico da Bahia e algumas atrações. Para receber os participantes na Aldeia, tivemos um show de capoeira(14) feita pela comunidade local e para acompanhar o jantar tivemos um show de voz e violão(15) com uma dupla de músicos.
E como não poderia faltar, ao chegar no quarto os participantes ganharam um Kit Regional com diversos quitutes e guloseimas local.
Evento – 5º dia
No quinto e último dia, 05 de junho (domingo) tivemos o check out de todos os participantes que seguiram de transfer(16) do Hotel Transamérica Ilha de Comandatuba até o Aeroporto de Ilhéus e de lá retornaram para as suas cidades.
Ação pós-evento
A Agência Um criou um DVD especial para os participantes, contendo um vídeo com os melhores momentos e um CD com fotos de todos os dias e momentos da viagem.
Inovações Tecnológicas
O local de realização do evento, a Ilha de Comandatuba, não possui sinal para os aparelhos da Nextel e diante de um evento da empresa, não podíamos permitir que os nossos participantes, todos os usuários de Nextel, ficassem sem poder utilizar o seu celular por 5 dias.
Por isso, em parceria com a Nextel montamos uma antena móvel com sinal Nextel. Trata-se de uma carreta que comporta toda a tecnologia necessária para emissão de sinal no perímetro do hotel.
É uma carreta com gerador próprio e o controle é remoto, ou seja, qualquer alteração poderia se feita de São Paulo, no centro de TI da Nextel.
De uma forma econômica, prática e usando a tecnológica, resolvemos a questão da ausência de sinal da Ilha de Comandatuba.
Outro item tecnológico que usamos para abordar os participantes foi o sistema de televisão do hotel, onde tínhamos um canal só para a Nextel e lá passávamos informações como agenda e atividades. Conseguíamos passar a informação em tempo real para todos os participantes, pois sempre que as TVs eram ligadas, já sintonizavam no canal do evento.
Desafios
Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de criar uma Viagem de Incentivo nos mesmos padrões do Presidente Concil’s que é uma viagem internacional, mas com diferenciais. Reconhecer e valorizar os ganhadores gerando integração. Reunir as informações de ganhadores do Brasil todo e fazer um atendimento padronizado e seguro. E por ser a primeira edição, despertar a curiosidade e motivação dos vendedores para a próxima edição.
Desafios x Soluções
1 – Como fazer uma viagem nacional nos mesmos padrões que uma viagem internacional?
Temos belezas raras no Brasil e a escolha pela Ilha de Comandatuba não foi por acaso. O intuito era levar os participantes para um lugar único, que não tivesse em nenhum outro lugar do mundo. Valorizar o Brasil e evidenciar as nossas qualidades.
2 – Mesmo não sendo os principais vendedores da Nextel, como reconhecer e valorizar os ganhadores?
Desde o momento que os participantes souberam que eram os ganhadores, eles foram tratados de forma única e transformadora. Atendimento personalizado para dúvidas via telefone e e-mail, as melhores opções de aéreo, transporte personalizado para todos, serviço all inclusive no hotel, passeios gratuitos, brindes todas as noites, show exclusivo do Léo Maia e presenças especiais da Fiorella e do Kaka.
3 - Como gerar integração entre 130 participantes que não se conhecem?
Como ponta pé inicial, todos deveriam usar um pin com o seu nome durante todo o evento. Todos os passeios turísticos sugeridos foram feitos em pequenos grupos para gerar um contato. Todos os jantares foram montados em mesas redondas para 8 pessoas, para que todos pudessem conversar.
4 – Como reunir as informações de participantes de todo o Brasil em um único meio de comunicação e conseguir dar respostas rápidas sobre o cadastramento e dúvidas para o cliente?
Um hotsite foi lançado com a função de interagir com o público de forma rápida e eficiente. As atualizações eram imediatas e acompanhadas por todos os convidados. O cadastro de todos os participantes foi realizado através da ferramenta, bem como todas as informações de logística, hospedagem, transportes terrestres e aéreos foram divulgados também por ele.
5- Criar um diferencial com relação a todas as outras viagens da Nextel.
Para criar um diferencial, realizamos atividades exclusivas como o Show do Léo Maia, o Jantar Gastronômico com a Morena Leite e a presença da Fiorella Mattheis como mestre de cerimônia. Em nenhuma outra viagem da Nextel, temos presença de pessoas famosas e atividades tão exclusivas e seletas. Todos os artistas foram brifados para interagirem com o público e reforçarem o mérito de todos que estavam ali.
6 – Como despertar a curiosidade dos participantes e motivação para a edição do próximo ano?
Com o formato de viagem realizado e as atividades propostas, aliadas a um atendimento totalmente exclusivo, todos os participantes deixaram o evento ansiosos com a próxima edição. As atividades exclusivas, o local sugerido e agenda completa de atrativos gerou uma motivação extra para outros competidores.
