Na grande maioria das vezes a realização desses eventos é feita em municípios muito pequenos e que não contam com infra-estrutura adequada para eventos.
A partir daí começam os inúmeros desafios.
A Comunicato inicia seu trabalho a partir do momento que é definido o município do evento. É feita então uma visita técnica e reunião com o presidente do Sindicato Rural onde são passadas todas as orientações sobre como e quem convidar, definição e escolha do local (feita de forma conjunta), necessidades técnicas do evento, dentre outros.
Uma das grandes dificuldades é encontrar nesses pequenos municípios um local com as características necessárias para projeção, sonorização, alimentação e que comporte o número de participantes esperado.
A adaptação do local e faz necessária na grande maioria das vezes.
No caso específico de Goiás foram escolhidos 08 municípios que deveriam ser percorridos em apenas 03 dias e meio .
A programaçao teve início no dia 17/02, às 19h, em Anápolis.
Dia 18/02 em Goiatuba, Caiapônia e Rio Verde
Dia 19/02 foi a vez de Jussara, Posse e Porangatu
E no dia 20/02, finalizando às 12h, em Mineiros.
A dificuldade foi aumentada ainda pela logística de deslocamento da equipe, uma vez que a programação foi definida aleatoriamente e não com base nas distâncias e localização das cidades (vide mapa).
Distância entre cidades:
Anápolis / Goiatuba -229 km
Goiatuba / Caiapônia -366 km
Caiapônia / Rio Verde- 163 km
Rio Verde / Jussara- 295 km
Jussara / Posse - 656 km
Posse / Porangatú -515 km
Porangatú / Mineiros- 747 km
Totalizando 2.970 km rodados em 03 dias e meio.
Foram dias trabalhando na logística de distribuição de equipe, carros, motoristas, divisão de equipe técnica, divisão de equipe imprensa, deslocamento de equipamentos próprios.
Quatro equipes foram montadas para atender a essas necessidades, com 02 a 03 carros cada uma. Além da equipe Comitiva-Organização que acompanhava a cúpula do evento, formada pelo corpo diretiva da CNA e parlamentares que se somavam à cada cidade por onde passávamos.
Haviam assim equipes precursoras e equipes de acompanhamento do evento. No total foram 32 pessoas distribuídas pelas cidades.
Outro desafio é o deslocamento aéreo e terrestre das autoridades (presidente da CNA e os autoridades convidadas que a acompanham em cada evento) e comitiva.
Para este deslocamento haviam carros executivos para fazer o deslocamento interno nos municípios, e 03 aeronaves (01 king air e 02 sênecas), que cumpriam cronograma baseado em tempo diferenciado de vôo de cada aeronave a necessidade de horário de chegada de cada equipe.
Mas o mais inusitado ficava por conta das equipes precursoras que tinham a missão de montar o evento em condições bastante arbitrárias. Até por uma questão de custo havia a necessidade de contratação de serviços locais, o que movimentou bastante a economia das cidades sede, mas gerava uma certa insegurança por desconhecimento do nível técnico oferecido.
Isso demandava mais tempo de montagem e a necessidade de inúmeros testes e ensaios.
Demografia das Cidades:
Anápolis - 334.613 habitantes
Goiatuba - 32.492 habitantes
Caiapônia - 16.226 habitantes
Rio Verde - 176.502 habitantes
Jussara - 22.596 habitantes
Posse - 31.417 habitantes
Porangatú - 42.356 habitantes
Mineiros - 52.935 habitantes
A complexidade aumentava ainda mais quando o assunto era o roteiro e programação dos eventos.
A realização de 03 eventos, num mesmo dia, em locais diferentes, com os mesmos atores, aumentava a sincronia que precisava existir entre eles e a logística implícita nessa organização.
A abertura do evento era feita por um técnico da CNA, que terminava sua apresentação e era seguido por um dos parlamentares ou autoridades presentes. Terminada essa primeira parte saia da cidade o primeiro avião, rumo à próxima localidade, levando parte da equipe composta normalmente pelo técnico, 01 parlamentar, 01 presidente de uma Federação de Agricultura que fazia parte da Comitiva e 01 assessor.
A presidente da CNA dava continuidade ao evento em seguida saia para a próxima cidade. Estavam prontos para sair então os 02 últimos aviões levando o restante da comitiva, parlamentares restantes e a imprensa.
A única dificuldade aqui estava na sincronia do deslocamento. O avião da presidente era um King Air que voa mais rápido do que o Seneca (avião da imprensa). E a imprensa precisava estar no próximo local no momento exato do pouso da presidente.
Ao chegar na próxima cidade o evento já havia iniciado com os técnicos e estava na hora da entrada da presidente.
E assim foi de um evento para outro.
A equipe de Organização da Comitiva em total sintonia com as equipes de trabalho local, que não terminavam seu trabalho com a saída da Comitiva da cidade. Eles tinham ainda a função de finalizar o evento que era seguido por um almoço ou jantar para os produtores rurais locais (aproximadamente 1000 em cada cidade).
Em meio a tudo isso algumas particularidades climáticas. O tempo era de chuva e os vôos nos aviõezinhos bastante turbulentos, gerando um desgaste ainda maior em todas as equipes que se deslocavam.
Este certamente foi um dos eventos mais complexos e inusitados já realizados pela Comunicato Eventos Inteligentes, que demandou, simultaneamente, e em locais diferentes, o trabalho de uma equipe interna de mais de 60 pessoas, além dos terceirizados e imprensa.
