A Gauche possui uma rede de contato e relações com empresas de RSVP, montadores, hotéis, espaços alternativos, empresas de locação de equipamentos, mestre de cerimônias capacitados a proferir palestras, recepcionistas brasileiras residentes no exterior fluentes em idiomas, atrações culturais típicas com brasileiros residentes no exterior, e todos os demais parceiros necessários a execução e condução destes eventos. Baseado nesta estrutura, foi montado todo um escopo de roteiro que englobasse apresentação técnica, projeto de cenografia, gastronomia típica e musical que pudesse ser montado e remontado em vários paises a custos compatíveis com rapidez e versatilidade. Foram pesquisadas receitas da gatronomia típica brasileira cujos ingredientes e modo de fazer pudessem ser reproduzidos fielmente , da mesma forma os ritmos musicais brasileiros mais apreciados em cada mercado no exterior. A preocupação com a produção destes itens necessita traduzir a beleza e as maravilhas do Brasil
Pré-evento
- Contratação de uma empresa de relações públicas e confirmação de presença, especializada no mercado turístico do local de realização do evento, com mailing atualizado. A Gauche Eventos possui relações comerciais com várias empresas locais especializadas em promo marketing além de vários consultores independentes que realizam o trabalho de rsvp local.
- Confecção de convite eletrônico no idioma local para envio ao trade
- Levantamento de opções de local (Áreas em hotéis, salões de convenções, restaurantes, buffets, clubes, casas de show) compatível com o evento, destando-se a necessidade de ser em um local de fácil acesso aos participantes, e com as facilidades necessárias, como estacionamento no caso dos EUA. A Gauche Eventos possui relações comerciais com várias redes de hotel como o Hyatt, Marriot, Intercontinental, Crowne, etc. Além de cadastrados vários locais alternativos como restaurantes, museus, salões etc.
- Viabilização de catering típico, retratando a gastronomia do Brasil. Em vários seminários foi necessário o destaque de uma gastronomia regional típica ( baiana, cearense, gaúcha , etc ).
- Levantamento de atrações culturais estabelecidas no local que traduzissem a diversidade e riqueza da cultura brasileira, manifestadas por meio de dança, musica e artes plásticas.
- Levantamento de recepcionistas devidamente qualificadas segundo os requisitos soliciados pelo Cliente : nível universitário e fluentes no idioma do local do evento.. A Gauche Eventos já possui um cadastro de profissionais que se adequam a este perfil e cuja maioria já trabalharam nos eventos realizados pela empresa nos 34 países em que já organizou eventos.
- Contratação de fotógrafo para cobertura do evento com a disponibilização de um CD com no mínimo 200 fotos, logo após o evento . Se houver necessidade também fazemos a inclusão em ftp em até 24 horas para disponibilização para a imprensa.
- Concepção e impressão de sinalização e banners para decoração do espaço com fotografias dos polos e destinos do Brasil. Todas as imagens foram produzidas pela agência de publicidade, cabendo a Gauche Eventos a escolha do material e a criação da cenografia.
- Locação de Equipamentos de áudio-visual, de comunicação e informática para exposição da palestra. Se houver necessidade poderá haver a tradução simultânea da palestra para idiomas mais raros, como o russo e o chinês. Em alguns locais a palestra no idioma local e não em inglês , confere ao evento uma gentileza , reconhecida pelos agentes e operadores.
- Contratação de Serviço de Internet Banda Larga e Sem Fio (wireless) para acesso a portais e se for o caso de pesquisas ou fotos online.
- Recepção e armazenamento de material promocional onde é definido o local para onde devem ser encaminhados os materiais promocionais para distribuição aos participantes. Os materiais eventualmente não utilizados serão recolhidos e armazenados.
- Confecção de brindes personalizados, a serem sorteados.
Trans Evento
Abaixo relacionamos os pontos que destacamos como excelência de atendimento :
- Simultaneidade : A agenda promocional da EMBRATUR contemplou vários seminários simultâneos. Como uma dupla de produtores da Gauche Eventos sempre acompanha todos os seminários já foram atendidos quatro seminários em 4 países diferentes simultaneamente com equipes distintas e com materiais específicos.
- Definição da Cenografia : O grande desafio concentrou-se na definição de materiais de fácil montagem e definitivos, que pudessem ser usados em vários seminários para a viabilização de seus custos. A Gauche pesquisou em vários países soluções viáveis, sendo afinal escolhidas estruturas côncavas desmontáveis, cobertas com painéis impressos em spandex que poderiam ser modificados a cada evento. Foram impressos 14 painéis com imagens fornecidas pela agência de publicidade. Sua utilização era definida de acordo com os destinos mais procurados em cada mercado , sendo em geral usadas duas estruturas desmontáveis transportadas pela equipe de produção. A Gauche encontrou este fornecedor no interior dos EUA que possui a patente das estruturas, que não são fabricadas no Brasil, assim como as máquinas de impressão no tecido spandex, com resolução fotográfica.
- Definição do Catering : Em uma primeira fase foi feito o uso de caterings dos próprios hotéis e a distribuição de brindes com doces brasileiros como cocada, paçoca, bombom de cupuaçu, bombons de frutas e balas de frutas. Em uma segunda fase, conseguiu-se implementar junto as cozinhas dos hotéis itens típicos, com receitas enviadas pela Gauche. Foi um trabalho de pesquisa para a definição de itens que possuíssem ingredientes disponíveis no mercado local. Desde 2008, os seminários possuem pelo menos dez diferentes itens mais dois itens brasileiros, como pão de queijo, acarajé, caldinho de feijão, empada, etc.
- Montagem : Devido aos altos custos de execução de eventos no exterior, a montagem tem que se concentrar em uma manhã. Isto inclui duas salas, coffee break, coquetel, palco, cenografia e supervisão de catering. Nossa dupla de produtores possui um cronograma de metas horário que pressupõe grande pro atividade, experiência, responsabilidade e criatividade.
- Desmontagem e remontagem : Para a economia de locação de espaços, a sala de apresentação relativa ao momento 1 precisa ser desmontada e remontada com palco , sonorização de show, iluminação cênica e mesas bistrô para coquetel típico, com Buffet típico e bar de caipirinhas. O tempo disponível para tal varia de 40 a 70 minutos.
- Escolha de atração cultural: Primeiramente é levantado qual o ritmo brasileiro mais apreciado pelo público local. Após isto, são levantados os artistas brasileiros locais que apresentam tal expressão cultural. Em alguns mercados o levantamento é dificultado pela pouca presença da colônia brasileira. Passa-se então ao levantamento de países próximos, cujos custos de deslocamento não inviabilizem o budget. Grande preocupação é que a atração musical seja de bom gosto e com vestimentas condizentes com a imagem produzida pelo Plano Aquarela. Sempre são solicitados vídeos de apresentações anteriores e o repertório é pré-aprovado.
- Registro: As fotos precisam retratar aspectos pré-definidos o que gera um procedimento padrão definido pela Gauche e distribuído com antecedência ao fotógrafo local em sua língua nativa.
- Acompanhamento: A listagem de presença, as fotos do evento e as pesquisas implementadas precisam ser informadas em tempo real ao Departamento de Marketing da EMBRATUR para a confecção de newsletter no dia seguinte e envio de e-mail marketing e agradecimento de presença
Pós Evento
Foram gerados os seguintes relatórios:
- Relatório Fotográfico com CD de fotos
- Relatório de E-mail marketing, com a relação de convidados, relação de confirmados e relação dos presentes
- Relatório de expositores locais
- Relatório de todos os serviços contratados
- Envio dos questionários aplicados de pesquisa de satisfação
Com estes relatórios já foi possível reformular datas e locais mais adequados para agendas posteriores.
Também são gerados relatórios por equipe fiscalizadora da EMBRATUR onde são levantados os aspectos que necessitam ser melhorados, reformulados ou cancelados, em uma sinergia que permite o constante desenvolvimento do conceito e execução.
